貨代操作流程

1、貨代操作流程貨代操作流程根據貨代的工作特征，日常工作中貨代操作流程劃分為以下“接單、訂艙、拖車內裝、報關、文件、費收和其他”各環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)相輔相成。一、貨代操作流程的接單部分接單工作原則上應該成為日常中“最優(yōu)先”的工作環(huán)節(jié)，一般要求接單必須快捷、高效，在第一時間內用最短時間確認業(yè)務的可操作性并予以安排。接單人員一般要求自接到委托書后15分鐘內完成以下三部分基本信息的確認。(注)對于部分無法短時間內確認的信息，依然必須及時安排并予以跟蹤，

2、如根據客戶和操作需要流轉到下一環(huán)節(jié)，先安排流轉后跟進處理，以保證下一環(huán)節(jié)的有序操作。1、審核客戶委托內容和確認客戶服務要求(客服或者接單員)(1)接單人員必須預先審核客戶的委托內容?？蛻舭l(fā)來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：托運人發(fā)貨人、船公司船期、起運港、目的港中轉港、貨名、柜型柜量、運價條款與運價、托運人的簽字或蓋章等。(2)接單人員必須預先確認客戶服務要求。(客服或者接單員)普通服務要求一般包括是否需要：到預付訂艙、拖車內裝、商

3、檢和報關等。到預付訂艙確認即對(1)內容的確認對于拖車內裝、商檢和報關的服務要求，必須同時確認貨物和單證備齊時間、服務要求時間等，注明在客戶訂艙單上。特殊服務要求一般包括是否需要：普通服務外其他的附加服務。對于特殊服務要求，必須得到部門主管和或者其他相關職能的核批后才可以接受和安排。2、運價核對、確認(客服或者接單員)客服人員收到訂艙單后，必須對運價和其他服務費用進行確認。(1)對來自銷售部的業(yè)務，須與銷售員核對運價和其他服務費用是否正

4、確，并由銷售員在訂艙單上簽字確認，然后再向相應船公司訂艙。(注)特殊情況可先口頭與銷售員確認待銷售員返回公司再補簽字確認(2)對于公司業(yè)務，須與市場相關人員或航線主管人員及時確認后再安排訂艙。3、艙位確認(客服或者接單員)根據客戶委托，確認反饋符合要求的艙位。二、貨代操作流程的訂艙部分一般要求預定開航日7天前必須安排訂艙，對可以提前接受委托的船公司應爭取頭批訂艙，旺季時候根據市場情況適當提前一般要求在預定開航日5工作日前完成訂艙，對于該

5、時間限制以內的業(yè)務委托一般要求在接單日內完成訂艙，最遲一個工作日內完成訂艙。1、新建委托(訂艙操作員)訂艙操作員必須及時在操作系統(tǒng)內創(chuàng)建業(yè)務編號、新建業(yè)務檔案，輸入業(yè)務有關數據。輸入業(yè)務數據包括但不限于此：業(yè)務各屬性、發(fā)收通信息、服務要求、提單要求、船名航次(如可能)、開航日期、起運港、中轉港、目的港、箱型箱量、貨名與數量，以及代理(如需要)等。2、訂艙過程(訂艙操作員)(4)向倉庫做內裝委托，需向倉庫發(fā)出書面委托。清晰顯示配船信息(包

6、括船公司、船名航次、訂艙號提單號、箱型箱量、起運港、中轉港代碼、目的地等)、裝柜時間、貨物數據(包括件數、毛重、體積)、協議費用等(5)向倉庫委托時間，一般最遲必須在預約貨物裝箱時間的前一工作日的中午之前，并在當日下午4點前確認安排(包括倉庫是否已經領取設備交接單、提箱點的確認、空箱狀況確認)(6)向倉庫委托時，必要情況下應注明提空柜的時間要求(7)跟蹤到貨物情況(8)跟蹤裝箱、裝箱單、進港四、貨代操作流程的報關部分(操作員)(1)得到

7、相關銷售或者客服確認后方能安排(2)根據船公司、碼頭、航線和貨物等情況，前瞻判斷合適的報關時間。如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協商并告知可能的風險(3)最遲在同客戶約定報關日期的前一工作日，再次同客戶確認報關資料的發(fā)送情況(4)收到報關資料后的第一時間對報關資料進行預審，有問題立即處理(5)在約定的報關日期前一工作日下班前，把完整的報關資料送報關行(6)對于報關資料，要求復印留底對于重要報關資料如核銷單等，必須在做登記(7)跟蹤