文控管理

1、文控管理文控管理辦法1、文件的接收文件的接收1）辦公室文控員負(fù)責(zé)文件的接收并負(fù)責(zé)登記，記錄應(yīng)注明文件的來(lái)源、主題、編號(hào)、版本號(hào)、接收日期等信息。2）呈送項(xiàng)目經(jīng)理或其指派人批示，批示處理意見(jiàn)和文件的分發(fā)意見(jiàn)。3）根據(jù)批示建立文件分發(fā)矩陣，分發(fā)矩陣包含應(yīng)分發(fā)的部門（單位）和份數(shù)。4）按照分發(fā)矩陣分發(fā)文件并做好記錄，記錄必須有接收人的簽字。2、文件的、文件的發(fā)送1）項(xiàng)目部所有向外呈送的文件全部交由文控員處理。2）文控員將文件呈送項(xiàng)目經(jīng)理或其指

2、派人審閱并簽發(fā)，如有不妥，則將文件返回制作部門，修改再送或作廢處理。3）對(duì)簽發(fā)的文件，及時(shí)發(fā)送到有關(guān)單位，并做好發(fā)送記錄。4）項(xiàng)目?jī)?nèi)部文件的發(fā)送可以不通過(guò)文控員，直接由各職能部門制發(fā)，基層的報(bào)告，資料也可以直接呈送各職能部門。3、文件的存檔、文件的存檔1)文件存檔以書面文字形式為主，輔以電子版本或其它形式。2)經(jīng)過(guò)文控員的所有接收、發(fā)送文件全部要留一份（或拷貝件）存檔。3)各部門的文件自行建立存檔。4、作、作廢文件的文件的處理各文件和資

3、料發(fā)放部門，對(duì)已作廢文件，應(yīng)及時(shí)從發(fā)放單位收回，并填寫作廢文件回收記錄。5、文件的更改、文件的更改1）內(nèi)部文件的更改由原文件的審批人更改。2）對(duì)于外部文件，無(wú)權(quán)進(jìn)行任何更改。任何變更只能是來(lái)自原發(fā)文單位。6、文控管理措施、文控管理措施1）由文控員統(tǒng)一管理收發(fā)各種文檔并分類歸檔，建立收發(fā)制度。按要求對(duì)文件資料進(jìn)行分類，建立信息查詢系統(tǒng)，保證文件可方便查閱。2）定期向業(yè)主報(bào)送各種報(bào)表，并接收業(yè)主下達(dá)的各種計(jì)劃、指令、文件。匯總工程進(jìn)度日、周