試析如何用溝通激勵員工

1、2004年第lO期(總第10期)邊疆經(jīng)濟(jì)與文化T陬BORDERECONOMYANDCI枷IRE№1020D4e∞日日1No10灞褥麴褥廁瀚湮激鰳域重童亞娜，王琪(東北財(cái)經(jīng)大學(xué)邶A學(xué)院，遼寧大連，1160為)摘要：人和人之間依靠溝通來傳達(dá)信息。而企業(yè)猶如一部大機(jī)器，良好的溝通就像機(jī)器中添加的潤滑關(guān)鍵詞：溝通；激勵；渠道中圖分類號：腳29文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1672—5409(2004)10一0045—02企業(yè)猶如一部大機(jī)器，而良好的溝

2、通就像機(jī)器中添加的潤滑劑。主管與部屬之間如缺乏良好的溝通，輕者打擊士氣，造成部門效率低下，重者相互之間形成敵意，工作難以進(jìn)行?，F(xiàn)代企業(yè)管理中一個(gè)越來越顯而易見的變化是：命令和訓(xùn)斥轉(zhuǎn)而被留心和傾聽所代替。管理的過程被視為溝通的過程，是上司與部屬之間不斷回旋的過程。情感的溝通是最令人心動的溝通。一、溝通具有激勵作用激勵的每一個(gè)因素都必須與溝通結(jié)合起來，激勵的整個(gè)過程本身也必須依靠溝通——沒有溝通就沒有激勵乃至管理。在多數(shù)時(shí)候，激勵的成功有賴

3、于溝通的方式。有這樣一個(gè)實(shí)例：有一家旅行社，在幾個(gè)國家共有大約三十個(gè)營業(yè)部，可是當(dāng)時(shí)旅游業(yè)處于不景氣的階段，所以其業(yè)務(wù)不能達(dá)到預(yù)定目標(biāo)。起初旅行社經(jīng)理解決問題的方法是把有關(guān)的備忘錄在員工中間傳閱，上面列出了一些基本的數(shù)字，其中有：旅行社計(jì)劃的年銷售額、來自各方面的收入等。這樣做的結(jié)果并沒有使銷售曲線上升，而且員工的士氣大大下降。員工不再認(rèn)為他們?yōu)橐患页晒Φ钠髽I(yè)工作，而是認(rèn)為企業(yè)垮了，并認(rèn)為企業(yè)把失誤歸之于他們。對于企業(yè)的員工來說，這些數(shù)

4、字只是一些難以想象的大數(shù)目，完全不能與個(gè)人聯(lián)系起來，只是覺得毫無希望?；谶@種情況，董事會開會通過了一個(gè)新的方案。經(jīng)理對巨大的虧損作了攤銷處理，并顯示為一系列較小的數(shù)字，每個(gè)分支機(jī)構(gòu)分?jǐn)傄环?。這些數(shù)字是與需要達(dá)到的銷售指標(biāo)聯(lián)系起來的，是超出常規(guī)業(yè)務(wù)的，為的就是達(dá)到指標(biāo)。假如達(dá)到了指標(biāo)，將向每個(gè)分支機(jī)構(gòu)每周提供兩次額外的度假機(jī)會。這樣做不僅使員工和這些數(shù)字聯(lián)系起來，而且讓他們覺得通過努力，是完全可以達(dá)到目標(biāo)的。這一次的結(jié)果就完全不同了，銷

5、售數(shù)字慢慢地上升，缺口被補(bǔ)上了。員工也基于成就感而繼續(xù)努力，使得銷售指標(biāo)持續(xù)上升?？梢钥隙ǖ恼f，這個(gè)成功例子的關(guān)鍵因素就是溝通。數(shù)字和達(dá)到目標(biāo)的人并沒有改變，然而員工覺得與自己相關(guān)了，問題也變得有把握了。其實(shí)公司并沒有增加巨大的成本，只不過多花了一些時(shí)間去思考，想到了合適的溝通辦法。二、溝通的渠道分析1組織內(nèi)部的信息溝通運(yùn)用兩種渠道：正式渠道和非正式渠道。(1)正式渠道是指由組織建立起來的渠道信息溝通的方式可分為上行交流、下行交流和平行

6、交流。以上三種正式渠道的使用，一般都有嚴(yán)格的規(guī)定。為了進(jìn)行有效的信息溝通，這些渠道必須始終暢通無阻。上行渠道最易發(fā)生阻塞，如果阻收稿日期：2004—0r7一05作者簡介：童亞娜(1975一)，女，山西臨汾人，東北財(cái)經(jīng)大學(xué)MBA，從事管理學(xué)應(yīng)用研究；王琪(1977一)，女，遼寧沈陽人，東北財(cái)經(jīng)大學(xué)加認(rèn)，從事人力資源及相關(guān)法律法規(guī)研究。洲刪舢J『W刪M圈萬方數(shù)據(jù)邊疆經(jīng)濟(jì)與文化2004年第lO期企業(yè)管理塞，則表示組織的政策、程序、雇員關(guān)系出現(xiàn)

7、了問題，必須進(jìn)行檢查和整改。(2)非正式渠道是指因組織內(nèi)部成員之間的共同利益而形成的渠道這些利益可能是由工作、社會或組織外部的各種條件所產(chǎn)生。小道消息是一個(gè)信息量極大的渠道，管理者制定計(jì)劃所必須的信息，據(jù)估計(jì)有50％是從小道消息獲得的。這些小道消息可能經(jīng)常被曲解，盡管如此，仍比那些來自正式渠道的信息更具有參考性，而且傳播速度更快。2當(dāng)正式的信息渠道(如匯報(bào)、詢問)不能滿足對信息的需求時(shí)，就會產(chǎn)生非正式的信息交流非正式交流是未經(jīng)管理層批準(zhǔn)

8、的、不受等級結(jié)構(gòu)限制的交流。未經(jīng)管理層批準(zhǔn)的非正式交流是大量存在的，雇員中建立的朋友關(guān)系和小集團(tuán)的形成，會彌補(bǔ)正式交流的缺口。這種非正式信息交流系統(tǒng)有兩個(gè)目的：一方面員工在此間滿足他們的社會需求，另一方面它還能改進(jìn)組織績效，因?yàn)樗且环N可替代的、通常是快速的和有效的信息交流渠道。3非正式的溝通與正式的溝通具有同樣重要的意義一名良好的經(jīng)理并不僅僅是通過討論和發(fā)送記錄來向員工提供信息的，他們能使得工作場所變得有趣。工作確實(shí)是一件需要認(rèn)真對待

9、的事情，但卻不應(yīng)該把它搞得枯燥乏味。因?yàn)榇蠖鄶?shù)人在工作上所花的時(shí)間要比花在其他事情上的時(shí)間更多，他們都希望工作是愉快的。既要如此，就需非正式溝通與正式溝通兼而有之。事實(shí)證明，認(rèn)識到這一點(diǎn)的管理人員要比認(rèn)識不到的更善于激勵員工。三、順利溝通的正確過程管理者和企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)商定了企業(yè)的決定之后，常常親自把決定通知下屬員工，以顯示其重要性。問題是，管理者如何有效地把這些決定傳達(dá)給基層員工并確保他們理解與實(shí)施呢除了宣布高層的新要求之外，還必須學(xué)會

10、如何說服別人。具體溝通過程應(yīng)如下：1知道在這一方案上打算傳達(dá)什么內(nèi)容；2對新的方案表現(xiàn)出積極的態(tài)度；3為了進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)概念，需事先與核心員工進(jìn)行磋商，讓他們參與發(fā)言，陳述其中的一部分內(nèi)容，這不僅表明了一種周全的準(zhǔn)備工作，還意味著其他員工支持這一項(xiàng)目；4以循序漸進(jìn)的方式傳達(dá)所有的指示。把整囡洲舢舢J，yu唰蝴體任務(wù)分割成各個(gè)部分，使每一個(gè)小步子簡單明了且易于理解；5征詢員工如何實(shí)現(xiàn)目的建議；6不要貿(mào)然反對員工提出的意見，要充分聽一7?。?/p>

11、7不要隱藏信息，要公開；8在員工提出問題之前，不要害怕承認(rèn)自己還有一些阻礙因素未考慮到，但要給人留下這樣的印象：沒有任何障礙能阻擋得了我們；9制定時(shí)間表，分配工作任務(wù)。確保自己親自負(fù)責(zé)一些沒人想干的最艱苦的工作。四、結(jié)束語在整個(gè)溝通的過程中，有一些方面是要特別注意的：1要學(xué)會正確的傾聽要以獲得信息為目的與員工進(jìn)行交談，接受并理解別人向自己傳遞的信息；要用身體語言表示對別人的信息感興趣；在別人說話的時(shí)候，不要想著自己下面要說什么，而是應(yīng)該

12、盡可能的集中注意力傾聽別人所說的內(nèi)容；在傾聽的同時(shí)還要進(jìn)行歸納總結(jié)，以了解說話者所要表達(dá)的真正意圖。2要學(xué)會藝術(shù)地回答問題對于管理者來說，有時(shí)下屬會帶著有關(guān)工作、公司、程序、變革、甚至個(gè)人的問題來找你。在這種情況下，管理者要仔細(xì)傾聽問題的來龍去脈，了解究竟發(fā)生了什么事，并事先預(yù)測員工會提出的問題。在回答問題之前要先仔細(xì)考慮；確保回答所有的問題；不要“略過”答案；不要替其他部門說話；更不要有意提供虛假的信息，如果是保密性的問題，應(yīng)不做回答

13、，而不是虛假的回答；對于公司要求保密的信息不要透露內(nèi)情。3要學(xué)會處理反對意見當(dāng)管理者向下屬分配工作任務(wù)或?qū)嵤┬鲁绦驎r(shí)，應(yīng)該預(yù)料到會有反對意見。這就要求管理者要仔細(xì)聽取反對意見；對于反對意見要持友好的態(tài)度；把反對意見看成是“提出的問題”，這就減少了達(dá)成一致意見過程中的障礙，還要記錄下反對意見，盡可能地加以解決，以此來減少其他反對意見出現(xiàn)的機(jī)會；不要回避或以半真半假的方式解釋問題，要坦誠地回答反對意見以贏得員工對你的尊重；決不要以沾沾自喜、