行政收發(fā)文管理制度

1、11.目的為更好規(guī)范和完善公司各部門對(duì)公司行政收發(fā)文的管理，特制定本制度。2.范圍適用于公司內(nèi)部各部門行政類文件的收發(fā)管理。3.職責(zé)3.1行政部：負(fù)責(zé)公司行政部的文件的起草、保管和公司文件的保管、管理、歸檔工作及外來(lái)行政單位行政類文件的承辦、歸檔工作。3.2各部門：負(fù)責(zé)本部門文件的起草、保管和管理工作。3.3總經(jīng)理負(fù)責(zé)及時(shí)對(duì)各類文件的審批工作。4.內(nèi)容4.1文件分類。行政類文件公司內(nèi)部行政收發(fā)文和公司外部行政單位行政收發(fā)文，公司內(nèi)部行政

2、收發(fā)文是指以各部門為單位之間的收發(fā)文，如請(qǐng)示、報(bào)告等，由各部門負(fù)責(zé)起草、收集、整理。公司外部行政收發(fā)文是指公司與外單位之間公文往來(lái)，由公司行政部負(fù)責(zé)起草、收集整理及歸檔。4.2文件的保管。各部門文員負(fù)責(zé)本部門文件的保管。4.3文件的編號(hào)公司內(nèi)部行政類文件收發(fā)文，應(yīng)按規(guī)定的編號(hào)要求編制，各部門文件的編號(hào)：34.4.5文件的歸檔。所在部門文員負(fù)責(zé)本部門文件的歸檔工作，所有歸檔文件應(yīng)該是“正本”，而不能是復(fù)印件或傳真件等。4.4.6文件的發(fā)放

3、。各部門發(fā)文，各部門文員應(yīng)在《發(fā)文登記表》上登記。各部門之間文件的傳遞發(fā)放時(shí)，應(yīng)讓接收部門人員在《收文登記表》上簽字。4.4.7外部單位行政文件。公司對(duì)外單位行文，由行政部負(fù)責(zé)編制，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后寄發(fā)至外單位。外單位來(lái)文由行政部登記后，交總經(jīng)理進(jìn)行批示，然后由行政部負(fù)責(zé)承辦及歸檔。4.4.8各部門文員每年年初負(fù)責(zé)將上一年度的文件整理完畢后，統(tǒng)一交檔案管理員歸檔。5.相關(guān)記錄《發(fā)文登記表》《收文登記表》6、相關(guān)文件《文件控制程序》《檔案管