審核組長的能力和要求 - 檢驗認證集團江蘇有限

1、審核風險的識別與防范審核風險的識別與防范江蘇評審中心江蘇評審中心白詠梅白詠梅關于認證風險，是近年來認證領域經常討論的話題，近幾年這方面的教訓亦不少。2003年武漢晨鳴漢陽紙業(yè)股份有限公司污水超標排放問題被央視《焦點訪談》欄目曝光，為之提供認證服務的華夏認證中心被停止環(huán)境認證3個月。2005年吳江某酒精廠污水超標排放央及鄰省浙江，被舉報至國家環(huán)?？偩?，當?shù)丨h(huán)保部門相關領導及責任人被查處，為之提供環(huán)評的南大環(huán)評科研所被停止環(huán)評一年。在我們身

2、邊，由江蘇評審中心認證的“宜興天音化工”2005年爆炸事件等。日常審核中，也出現(xiàn)了遇到高風險企業(yè)，審核員怕參加審核的現(xiàn)象。以上種種事實無不時刻在警示我們、提醒我們認證的風險與責任。一、認證風險存在的必然性審核風險一、認證風險存在的必然性審核風險1、認證市場的風險：一是認證市場的商業(yè)運作，與認證機構的獨立性與公正性之間的沖突，是認證風險存在的根本原因。突出表現(xiàn)為，利益驅使下的認證機構、咨詢機構、申請認證方三者之間剪不斷理還亂的連環(huán)關系。另

3、外，由于公眾對認證的期望值過高。一方面，市場競爭中越來越多的將是否通過管理體系認證作為市場準入的門票，導致一些組織急功近利，甚至出現(xiàn)虛假認證，買證賣證的違法現(xiàn)象。另一方面，獲證組織不切實際甚至是錯誤的宣傳，任意夸大認證的作用，給公眾以誤導，對擾亂起到了推波助瀾的作用。2、認證標準的通用性帶來的不確定性：管理體系標準的通用性，要求不具體，不能針對具體的行業(yè)、產品特點，給認證、審核帶來不確定性。3、審核的風險：一是審核的不對稱性，審核方與被

4、審核方分別處于支配和被支配的地位，可能導致受審核方接受不公正的審核結論，或審核方因利益的驅使而滿足受審核方的不當要求。二是審核的充分性與有效性不夠等，審核員識別、控制現(xiàn)場審核風險的能力不足等，造成審核的不確定性。認證的風險有它存在的必然性，如何規(guī)避認證風險是認證機構需要探討的一個課題。近年來，CNCA在逐步加大認證監(jiān)管力度，涉及認證機構、認證從業(yè)人員，并采取了一系列的措施如檔案抽查、食品行業(yè)專項檢查等，其目的一方面是規(guī)范認證市場，提高認

5、證質量；另一方面在很大程度上也是在規(guī)避認證風險。中國質量認證中心也相應出臺了一系列的政策、文件，旨在嚴格認證、規(guī)范審核。認證的風險有很多，核心問題是審核風險。而規(guī)避審核風險的根本途徑，應是提高審核的有效性。二、審核風險的識別與防范二、審核風險的識別與防范首先，審核員應樹立高度的風險意識，了解認證所承擔的社會責任。本文開頭所引事例說明，認證證書不僅僅是對組織管理體系的認可，對認證機構而言，認證更是一種社會責任，也是一種風險；對公眾而言，認

6、證則意味著一種保證、一種承諾。其次，審核員應樹立科學、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，嚴格執(zhí)行認證認可準則、審核員行為規(guī)范、審核作業(yè)規(guī)范，防止由于審核工作的不嚴謹而造成的審核風險。第三，審核員應注重專業(yè)知識的學習，提高專業(yè)能力，具備一定的識別風險與控制風險的能力。以下將重點探討如何規(guī)避審核風險。根據(jù)經驗，筆者認為，審核員在實施審核時，應關注以下幾個環(huán)節(jié)的工作。（一）重視審核準備，防止策劃的不充分造成的審核風險（一）重視審核準備，防止策劃的不充分造成的審

7、核風險1、獲取充分的認證信息，重視文件審核由于申請資料的通用性等原因，受審核方提供的申請資料有時不能完整、準確的反映一些重要的、關鍵的組織信息，不能給審核組特別是審核組長的審核準備提供全面的幫助。同時隨著認證市場日趨商業(yè)化，反映在咨詢領域內其急功近利行為越來越明顯，再加上管理體現(xiàn)場審核時，時常也會發(fā)現(xiàn)一階段審核的較大疏漏，造成二階段審核的被動與風險。根據(jù)經驗，筆者認為，一階段審核時，除上述幾個方面的要求外，應重點強調以下幾個方面的問題。

8、⑴組織申請認證范圍的合理性：與QMS不同的是，EMS、OSAMS的審核范圍除考慮組織的主要生產、經營、服務活動外，還要考慮到相關要素、環(huán)境影響的可分性，法律法規(guī)要求應承擔的界限，特別是涉及多個產品、多個子公司、多個場所時，對審核范圍的界定應特別慎重，要充分考慮受審核方的管理權限、活動與場所。描述應準確、全面，必要時可在“某某產品生產及相關管理活動”前冠以地域等限制，如“蘇州國家旅游度假區(qū)”的審核范圍為：位于蘇州市太湖景區(qū)內東起胥口鎮(zhèn)西西

9、至…南至長沙島，規(guī)劃面積為11.2平方公里的：蘇州太湖國家旅游度假區(qū)的保護、開發(fā)…的行政管理。⑵必須提供完整的法規(guī)符合性證明資料，如環(huán)評（安評）批復、三同時驗收、合格的監(jiān)測報告及守法證明等，并詳細了解其內容，對有不滿足要求的結論，應跟蹤其糾正情況，否則不能輕率地實施（二階段）現(xiàn)場審核。另外，在特殊情況下，法規(guī)符合性證明范圍可予以延伸。如某集團公司，下設若干個子公司（在同一地址處），其中二個子公司申請14001認證，而其廢水排放、廢棄物處

10、理或委托其它子公司或委托集團統(tǒng)一處理。筆者認為，法規(guī)符合性證明除包括申請認證的兩個子公司外，應延伸至整個集團及其它子公司（同一地址處的）。⑶在對獲證組織進行復評換證審核前，應特別了解法律法規(guī)的持續(xù)遵守情況，在過去的三年中有無新、改、擴建項目，如有，應要求其提供有關的環(huán)評批復、三同時驗收等法規(guī)符合性證明資料，否則不能實施現(xiàn)場審核。只有在一階段的所有不符合項的糾正措施經驗證有效或評估糾正措施可接受后方可進行二階段審核。3、對高風險、專業(yè)性強

11、的行業(yè)，應充分考慮審核組的能力要求，特別是審核組長和專業(yè)審核員的安排，防止由于審核組能力不足而造成的審核風險。4、審核組長制定審核計劃時，應特別注意對以下事項作出合理安排：①在資源（人員、時間等）配置上保證對關鍵過程、重點區(qū)域審核的充分性；②抽樣的合理性；③必要的內外部溝通(時機)。5、在審核組實施正式的現(xiàn)場審核前，審核組長應安排審核組的內部溝通，一方面審核組長應將前期（或一階段）審核的重要信息予以傳達，使每一位審核員明確審核的重點及注

12、意事項，另一方面專業(yè)審核員應進行專業(yè)引導，指出審核的重點、法律法規(guī)的要求及審核風險所在。避免一種認識傾向，認為專業(yè)是專業(yè)審核員的事，與非專業(yè)審核員無關。特別是當審核組長為非專業(yè)審核員時，更應了解相關法律法規(guī)要求，把握審核的重點與風險。（二）提高現(xiàn)場審核的有效性，防范審核風險（二）提高現(xiàn)場審核的有效性，防范審核風險⑴QMS審核，多數(shù)在審核前不進行現(xiàn)場預訪問。筆者認為，可行時，現(xiàn)場審核前，審核組長有必要安排審核組成員實施以生產現(xiàn)場為主的現(xiàn)場

13、觀察，使審核組成員對受審核方的產品、設備水平、產品先進性、生產環(huán)境等有一定的了解，有助于對審核風險、審核重點的判定，確保不會有大的疏漏，特別是當審核組長為非專業(yè)審核員時，更有利于對全局的掌控，即時發(fā)現(xiàn)審核計劃的偏差和疏漏并予以調整。防止一種現(xiàn)象，特別是非專業(yè)審核員，在現(xiàn)場審核結束后，對受審核的產品、生產現(xiàn)場等知之甚少。⑵審核組長應依據(jù)計劃的安排實施內部溝通(必要時即時進行)，在交流中對涉及重大風險問題應明確提出并預以討論。特別是審核組長