機(jī)關(guān)公文及常用文種寫作知識(shí)講稿

1、機(jī)關(guān)公文及常用文種寫作知識(shí)講稿大家好！按照局統(tǒng)一安排，今天由我與大家一起共同學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)公文與常用文種的寫作知識(shí)。 在開始之前，首先說明兩點(diǎn)：一是這次所講的公文要緊指行政機(jī)關(guān)公文，黨的機(jī)關(guān)公文的不 一致點(diǎn)穿插說明；二是希望大家以聽為主，以聯(lián)系工作思考為主，大量的內(nèi)容將發(fā)到局域網(wǎng), 供大家參考。結(jié)合我局實(shí)際，今天我們要緊學(xué)習(xí)三個(gè)方面的內(nèi)容：第一講，機(jī)關(guān)公文的格 式與行文規(guī)則；第二講，常用公文與文種的寫法；第三講，如何寫好機(jī)關(guān)公文。因個(gè)人水平

2、有限，有不正確與不到位的地方，請(qǐng)大家批判指正。第一講機(jī)關(guān)公文的格式與行文規(guī)則公文在我國歷史上由來已久，新中國成立后，公文的范疇比過去擴(kuò)大了。目前人們習(xí)慣 上懂得的公文分為兩大類：一類是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體在辦理公務(wù)中形成與使 用的通用公文；另一類是外交、軍事等領(lǐng)域使用的專用公文。我們這里要緊是討論行政機(jī)關(guān) 的通用公文處理問題。行政機(jī)關(guān)的公文（包含電報(bào)，下同），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效 力與規(guī)范體式的文書，是依

3、法行政與進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。從這個(gè)定義中，我們能夠看 出機(jī)關(guān)公文的重要作用。就我局來講，要傳達(dá)貫徹國家礦產(chǎn)資源管理的方針政策、法律法規(guī), 對(duì)礦產(chǎn)資源勘查開發(fā)活動(dòng)實(shí)施監(jiān)督管理；要組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)與監(jiān)督地質(zhì)災(zāi)害防治工作；要 向上級(jí)請(qǐng)示問題、匯報(bào)情況，要答復(fù)礦業(yè)權(quán)人的請(qǐng)求事項(xiàng)等等，都離不開公文這一重要工具。 能夠說，離開了這個(gè)工具，我們的行政管理與行政執(zhí)法活動(dòng)將寸步難行。我相信，大家一定 有比較深切的體會(huì)。那么，行政機(jī)關(guān)的公文具體包含什

4、么種類呢？根據(jù)國務(wù)院2000年8月公布的《國家行 政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，共有十三類，十四種。大家能夠參照學(xué)習(xí)。黨的機(jī)關(guān)公文種類: 決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、公報(bào)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議 紀(jì)要等14種。在長期的工作實(shí)踐中，為了能用最少的語言，表達(dá)最多的內(nèi)容與信息，機(jī)關(guān)公文逐步形 成了固定的格式與運(yùn)行傳遞的制度，并在《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中有明確的規(guī)定。 掌握公文的格式與運(yùn)行要求，是做好公文處理工作的一

5、個(gè)基本條件?，F(xiàn)在，我們分別進(jìn)行簡 要的介紹。一、公文的格式根據(jù)規(guī)定，公文通常由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、 標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、印章、成文FI期、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印 發(fā)機(jī)關(guān)與印發(fā)日期等部分構(gòu)成。一份完整的公文，我們通常把它分為文頭、主文、文尾三部分。這里，我們結(jié)合下圖逐 項(xiàng)予以說明：（一）文頭部分。位于公文首頁上端，通常約占A4型公文紙的1/3或者2/5面積。注意: 發(fā)文字號(hào)的

6、年份要用阿拉伯?dāng)?shù)字完整填寫，不能把''1997〃寫成、'97〃，讓人誤解為''1097〃或者 ”2097〃等；括號(hào)要用六角括號(hào)'、1） 〃，而不是“（）〃或者'、[]〃；機(jī)密以上的公文要卬文件份 數(shù)序號(hào)；通常上行文需要標(biāo)注簽發(fā)人姓名。這里，大家要注意請(qǐng)示的格式：一是上報(bào)公文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為 80mm,留出的空白供上級(jí)機(jī)關(guān)批示文件使用。二是上報(bào)公文需要標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名

7、，平行排 列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋字, 東西。要善于思考，在理論與實(shí)踐的結(jié)合中，在上級(jí)決策部署與本地實(shí)際的結(jié)合中發(fā)現(xiàn)問題， 提練觀點(diǎn)。要善于''沙里淘金〃，面對(duì)浩瀚的材料，善于鑒別，善于去偽存真，去粗取精。要 善于從老問題中挖掘新內(nèi)容，從多角度去分析它、把握它，從中挖掘出新的觀點(diǎn)，''化腐朽 為神奇〃。二要注重結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新。講話稿起草不一致于文學(xué)創(chuàng)作，它在

8、結(jié)構(gòu)上有一定的模式 與規(guī)范。但結(jié)構(gòu)是為主題服務(wù)的，為了滿足主題的需要，在結(jié)構(gòu)安排上就不能凝固僵化，而 要有所創(chuàng)新，讓聽眾容易把握脈絡(luò)，給聽眾產(chǎn)生一種美感。三要注重語言的創(chuàng)新。講話稿固 然要求平實(shí)、樸素，但這絕不等于排斥語言生動(dòng)與創(chuàng)新；固然不需要像純文學(xué)創(chuàng)作那樣講究 辭藻華麗、講究繪聲繪色、講究靈活動(dòng)感，但也絕不能灰頭土臉、味同嚼蠟。適當(dāng)運(yùn)用一些 修辭手法，能夠大大增強(qiáng)文稿的可持續(xù)性、抄、照搬、照傳〃的毛病，就容易發(fā)生 '

9、9;言之無物，空話連篇〃的弊端。這是公文寫作的大忌。五要統(tǒng)籌兼顧，科學(xué)組織。在遇到寫大材料，一人準(zhǔn)備匯報(bào)材料來不及的時(shí)候，就需要 多人合作，共同完成。經(jīng)驗(yàn)的做法就是采取''統(tǒng)一分一統(tǒng)〃的組織寫作方法，即：統(tǒng)一研究寫 作提綱，分頭去寫，最后一人統(tǒng)稿。市委、市政府的秘書部門比較常用。二、謀篇布局文章謀篇布局的好壞，直接影響表達(dá)效果，因此在確立了公文的主題后，就要圍繞主題 對(duì)整個(gè)公文結(jié)構(gòu)進(jìn)行謀篇布局，考慮文章的組織構(gòu)造及它們之

10、間的邏輯聯(lián)系，使其''首位開 闔，繁簡奇飛，各極其度?！ǎㄒ唬┗疽笠皇峭暾B貫，首尾圓合。所謂完整是指文章的結(jié)構(gòu)布局有頭有尾，首尾對(duì)應(yīng)，通篇一 體。要求文章的部分與部分之間，片斷與片斷之間，前言與后語之間，都要緊密連接，以一 貫之，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、完美。二是疏密相間，錯(cuò)落有致。我們?cè)诎才艑哟闻c段落時(shí)，長短要適當(dāng) 搭配，其密度不要均等，要根據(jù)公文主題表達(dá)的需要，有詳密、有疏落，使全篇布局疏密相 間，錯(cuò)落有致?？傊?，要有的放

11、矢，合理安排，才能使公文錯(cuò)綜其勢，舒緩自如，給人一種 抑揚(yáng)頓挫、節(jié)奏鏗鏘之感。三是波瀾起伏，曲折變化。''文似看山不喜平?！ㄎ恼虏季謶?yīng)該崇 曲忌直。謀篇布局的波瀾起伏與曲折變化，反映了客觀事物的錯(cuò)綜復(fù)雜與進(jìn)展變化，同時(shí)， 也能滿足讀者、聽者的審美要求。但是，務(wù)必合乎法度，既要出人意外，又要在情理之中， 要使開合、起落、曲直、伸縮等等，恰到好處。（二）基本內(nèi)容文章的結(jié)構(gòu)包含內(nèi)部結(jié)構(gòu)與外部結(jié)構(gòu)兩種。1、內(nèi)部結(jié)構(gòu)。所謂文章的

12、內(nèi)部結(jié)構(gòu)，就是文章思路的內(nèi)在邏輯結(jié)構(gòu)。在敘述性文體里， 稱之為''線索〃；議論性、說理性文體里，稱之為''脈絡(luò)〃。不管什么文體，只要有一貫到底的 思路，一脈貫穿的邏輯，它就必定有一縷貫穿的線索與脈絡(luò)。思路是線索與脈絡(luò)的基礎(chǔ)；線 索與脈絡(luò)是思路的表現(xiàn)形式。文章的主題、人物、事物、中心事件、感情等都能夠?yàn)榫€索， 如《項(xiàng)鏈》以項(xiàng)鏈這一事物為線索，《紅樓夢》以愛情悲劇為中心線索等，線索無形地穿梭 著全文的人物、事

13、件與景物，構(gòu)成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃囆g(shù)整體。作為我們行政機(jī)關(guān)，平常處理的公文要 緊是說理性質(zhì)的文體，基本遵循''提出問題一分析問題一解決問題〃的脈絡(luò)形態(tài)，它自身 務(wù)必要具有條理性、貫穿性與嚴(yán)謹(jǐn)性，即：分清先后順序，有條不紊地表達(dá)思想；合乎邏輯, 合乎人們的思維形式，使文章流暢貫穿；思想脈絡(luò)細(xì)密周嚴(yán)，沒有縫隙，沒有漏洞。2、外部結(jié)構(gòu)。所謂外部結(jié)構(gòu)，就是文章的外部存在形式。它的要緊內(nèi)容包含：一是層次 與段落。層次是指文章各部分內(nèi)容表達(dá)的

14、次序，它著眼于思想內(nèi)容的劃分，段落是行文時(shí)自 然形成的基本單位，它側(cè)重于文字表達(dá)的需要。層次與段落既有區(qū)別，又有聯(lián)系：層次著眼 于思想內(nèi)容的劃分，段落側(cè)重于文字表達(dá)的需要；通常來講，層次大于段落，即幾個(gè)段落表 達(dá)一個(gè)層次，但也有的時(shí)候段落的劃分恰好與層次一致，二者相等；層次安排方式有總分式、 并列式、遞進(jìn)式與對(duì)比式，根據(jù)作者的思想或者者線索來決定，段落劃分強(qiáng)調(diào)的是集中、完 整與勻稱。二是過渡與照應(yīng)。過渡與照應(yīng)是使文章內(nèi)容前后連貫的一種重