關(guān)于外包項目采購管理的探究

1、關(guān)于外包項目采購管理的探究◆邱艷華(桂林理工大學(xué))【摘要】隨著社會的不斷發(fā)展，人們的生活節(jié)奏也變得越來越快，社(五)建立完善的采購異樣檢查機制會競爭也愈演愈烈。為了在激烈的競爭環(huán)境中占有一席之地，許多異樣是指采購的數(shù)量或花費金額超過預(yù)期的情況。如果我們企業(yè)在想方設(shè)法的提高工作效率。在這一歷史背景之下，外包項目建立完善的采購異樣檢查機制就能及時發(fā)現(xiàn)問題，及時改正錯誤，作為一種新的管理制作模式漸漸發(fā)展起來。但由于外包項目是剛可以在很大程度上

2、避免一些不必要的損失。剛產(chǎn)生的新的發(fā)展模式，在其運營和管理方面仍有許多問題需要慢二、外包項目采購管理存在的問題慢改進。將主要針對外包項目的采購管理方面進行探討研究。由于外包項目是最近幾年才逐漸發(fā)展起來的，在外包項目采【關(guān)鍵詞l外包項目采購管理探究購管理方面仍然存在這許許多多的問題，下面我們將會一條一條我們大部分人對剛剛興起的外包項目或許還不是十分的了解，用比較通俗的話來講，外包項目就是企業(yè)為了提高工作效率，節(jié)約生產(chǎn)成本，確保企業(yè)核心的工

3、作，將企業(yè)的部分不屬于核心工作的業(yè)務(wù)交給其他的更權(quán)威的組織或機構(gòu)來完成。采用外包的形式不僅可以讓企業(yè)集中力量研究發(fā)展企業(yè)的最關(guān)鍵的業(yè)務(wù)，還可以有利于企業(yè)吸收一些先進的科學(xué)技術(shù)，同時還可以讓企業(yè)和為外包項目提供服務(wù)的組織或機構(gòu)取得互利共贏的效果。但要想充分發(fā)揮外包項目的優(yōu)勢，我們首先應(yīng)該學(xué)習(xí)怎樣做好外包項目的采購管理的工作。下面我們將主要探討分析外包項目采購管理的相關(guān)內(nèi)容。一、外包項目采購管理的內(nèi)容外包項目采購管理對我們的外包項目完成到最

4、好是必不可少的，它包括很多方面的內(nèi)容，具體實施起來過程也很繁瑣。如果要想真正的學(xué)好外包項目的采購管理，我們就必須要有足夠的耐心來分析研究它的方方面面。(一)編制一份合理的科學(xué)的采購計劃制定一份內(nèi)容清晰明了、包括采購費用和耗資情況的詳細的計劃書是外包項目采購的最基本的也是最開始的工作。雖然編制計劃書不會花費太多的時間，但卻會讓我們在以后的工作中節(jié)省很多時間。采購計劃是我們開展工作的行動指南，是采購管理工作順利完成的必備法寶之～。采購計劃的

5、內(nèi)容也十分復(fù)雜，規(guī)范規(guī)定的任何一項都不能漏掉，否則將會嚴重影響外包項目采購管理工作的進展。(二)樹立外包項目采購的成本意識外包項目采購會花費大量的成本，在采購過程中我們應(yīng)該堅持性價比最高、注重公司成本和項目成本以及避免無辜花費的原則，憑借高效的速度、優(yōu)良的產(chǎn)品、良好的服務(wù)等一系列的有利條件，團結(jié)一切可以團結(jié)的力量，爭取在最短的時間內(nèi)，用最少的費用取得最好的效果，以此來贏得信賴、獲得口碑。(三)挑選最符合外包項目管理要求的組織或機構(gòu)來管理

6、選擇合適的供應(yīng)商是外包項目管理是否成功的重要決定因素。供應(yīng)商是外包項目管理中非常重要和合作伙伴，供應(yīng)商的好壞將會直接影響到項目后續(xù)工作的執(zhí)行成效。一個優(yōu)秀的供應(yīng)商應(yīng)該是可以和我們共同享用資源、共同承擔(dān)風(fēng)險，最終合作雙方實現(xiàn)互利共贏的群體。所以，我們在選擇供應(yīng)商是應(yīng)該謹慎小心，多多征求他人的意見，以便于幫助我們找到最好的合作伙伴，從而進一步促進企業(yè)的發(fā)展。(四)充分利用外界環(huán)境因素外包項目的外界環(huán)境對外包項目采購計劃的制定有著十分重要的影

7、響，我們應(yīng)該學(xué)會觀察，抓住一切可以利用的外界有利條件，促進我們采購計劃的開展。黲260的具體分析影響外包項目發(fā)展的一系列問題。(一)過分強調(diào)技術(shù)，忽略管理現(xiàn)在的許多外包項目在采購階段制定采購計劃時編制的既有項目指導(dǎo)書過分強調(diào)對于所需科學(xué)技術(shù)的要求，反而忽略了規(guī)范的外包項目管理要求對企業(yè)發(fā)展的重要性，使得外包項目的執(zhí)行人員在操作過程中遇到很多無法確定的問題，給工作的順利開展添加了許許多多本來可以避免的問題，不僅浪費了大量的人力、物力和財力

8、，嚴重時還會造成取得的最終效果完全不符合我們的要求的嚴重后果。(二)采購過程中產(chǎn)生的費用和產(chǎn)品質(zhì)量無法同時達到最優(yōu)外包項目在采購的具體開展階段所采用的采購方式有時雖然花費較低，但是最終取得的效果往往不符合我們最初的要求；另一方面，有時為了取得我們理想中的效果往往需要花費大量的費用，而這巨額費用往往會超出了我們的預(yù)期費用。綜上所述，外包項目在采購過程中的費用與質(zhì)量是很難平衡的，我們需要絞盡腦汁，盡我們所能采取一個最優(yōu)方案，爭取用較低的費用

9、產(chǎn)出質(zhì)量較好且符合生產(chǎn)使用要求的產(chǎn)品。(三)缺乏完善的評價系統(tǒng)外包項目在具體的開展運作過程中不具備完善的、多方式的關(guān)于項目供應(yīng)商的評價系統(tǒng)。評價系統(tǒng)的缺乏會在一定程度上影響供應(yīng)商的產(chǎn)品的完成質(zhì)量。因為如果具備相關(guān)的完善的評價系統(tǒng)，當(dāng)產(chǎn)品質(zhì)量不符合我們要求時，我們可以給與差評。而評價的好壞會直接影響到供應(yīng)商的形象，為了不影響自身的發(fā)展，供應(yīng)商會自然而然的提高產(chǎn)品的質(zhì)量。所以說，完善的評價系統(tǒng)可以起到一定的監(jiān)督作用，進而維護好企業(yè)的經(jīng)濟利益

10、。(四)合同不符合外包項目在合同方面的管理要求目前，由于外包項目發(fā)展的不夠完善，企業(yè)與供應(yīng)商之間簽訂的一些合同并不完全符合外包項目在采購管理方面的要求，有的合同內(nèi)容基本與所從事的經(jīng)濟活動無關(guān)，有的合同甚至還會存在著很明顯的本質(zhì)性的錯誤。這些錯誤如果被忽略，在有些情況下會嚴重損害到自身企業(yè)的利益和進一步更好地發(fā)展，嚴重時還會將自己的企業(yè)打擊的一敗涂地，所以我們必須意識到這個問題的嚴重性并加以改正。三、外包項目采購管理方面的改進措施(一)強

11、調(diào)技術(shù)與管理同樣重要在外包項目采購過程中指定采購計劃是要注意技術(shù)和管理同樣重要。只有在制定計劃時注意了管理在采購過程中的作用，才能讓我們的采購工作能夠有序進行，避免許許多多的問題，同時可以大大提高我們的工作效率和工作質(zhì)量，進而促進我們的進一步發(fā)展。因為如果只有過硬的技術(shù)，缺乏有序的管理體制，我們的工作在開展過程中將會非常容易遇到意想不到的困難，影響我們的工作進展，嚴重時還會可能阻礙我們的(下轉(zhuǎn)第294頁)造成的外包費用甚至提高續(xù)約的價格

12、不超過上述成本，企業(yè)便仍要接受現(xiàn)任服務(wù)商的價格。(二)來自服務(wù)商的風(fēng)險1、外包業(yè)務(wù)服務(wù)商的獨立性財務(wù)工作涉及到企業(yè)商業(yè)活動的方方面面，所以首先，企業(yè)與服務(wù)商之間必須能保證不相容崗位的設(shè)立。由于外包程度不同，服務(wù)商所行使職責(zé)的崗位數(shù)量也不同。從簡單的會計、出納的分崗，到服務(wù)商從業(yè)人員與企業(yè)相關(guān)內(nèi)部控制崗位職能的不能兼容。其次，保證各不相容崗位的從業(yè)人員是非關(guān)聯(lián)的。主要包括經(jīng)濟利益，關(guān)聯(lián)關(guān)系等形式。再次，服務(wù)商不參與企業(yè)商業(yè)活動。包括不能替

13、企業(yè)招攬客戶，不與企業(yè)發(fā)生除了代理業(yè)務(wù)之外的任何其他重大往來業(yè)務(wù)。與企業(yè)客戶存在其他直接或間接經(jīng)濟利益，會威脅服務(wù)商的財務(wù)代理業(yè)務(wù)正常進行。服務(wù)商本應(yīng)屬于獨立于企業(yè)的合作關(guān)系。服務(wù)商應(yīng)盡力保持一種出世的態(tài)度，只承擔(dān)代理合同內(nèi)約定的業(yè)務(wù)，而對其他的業(yè)務(wù)則應(yīng)保持獨立性。2、服務(wù)商的質(zhì)量問題目前我國從事代理記賬的這些機構(gòu)和個人往往以短期贏利為目的，相對落后的運營模式，相對更快的人員流動，其中小部分更是缺乏財務(wù)技能的沉淀和更新，過分注重與政府的

14、關(guān)系，輕視業(yè)務(wù)本身的質(zhì)量，造成行業(yè)內(nèi)提供質(zhì)量參差不齊。缺乏內(nèi)部控制的服務(wù)商，沒有完善的管理體系的承包者，不能滿足企業(yè)提高財務(wù)信息質(zhì)量，降低會計風(fēng)險的意愿，反而加大了企業(yè)財務(wù)外包的風(fēng)險。3、信息不對稱由于在信息流中，企業(yè)負責(zé)收集原始信息，而由服務(wù)商進行處理分析，企業(yè)與服務(wù)商之間必然存在著一定的信息不對稱狀況。這就可能造成幾種結(jié)果，一是企業(yè)并不清楚服務(wù)商提供外包業(yè)務(wù)實際發(fā)生的成本。外包費用的確定較為模糊。二是企業(yè)在進行決策時，內(nèi)部報告的形成

15、過程往往是不具體的，企業(yè)沒有對報告的質(zhì)量進行評估權(quán)利。三是企業(yè)無法知曉服務(wù)商提供會計信息作的真實完整性。即使在存在無關(guān)第三方進行審計的情況下，由于審計工作的性質(zhì)只能保證會計信息的整體公允，而在非重大方面則不能保證查出服務(wù)商的舞弊和侵占資產(chǎn)等情況。4、信息保密性這一方面也可以說是服務(wù)商的信譽問題。當(dāng)企業(yè)把財務(wù)業(yè)務(wù)外包出去后，必然面對這樣一種風(fēng)險，本來只存在于企業(yè)內(nèi)部甚至是只有高層才獲知的部分財務(wù)信息，會交給服務(wù)商處理，這些屬于企業(yè)的商業(yè)機

16、密的信息是否會被其他的第三方獲得就有了一定的風(fēng)險，由此可能會給企業(yè)帶來巨額損失。三、啟示事實上，財務(wù)外包只是能夠幫助企業(yè)更快找到解決問題的方法，只能縮短一部分財務(wù)流程或減少部分工作量，并不能完全解決企業(yè)的所有財務(wù)問題。所以，要使財務(wù)外包能夠?qū)崿F(xiàn)成本、戰(zhàn)略等預(yù)期目標，發(fā)包方就必須要樹立科學(xué)的外包觀念，要認識到財務(wù)外包是一種充分利用外部資源以擴展自身核心競爭力的重要方式，更是一種長遠戰(zhàn)略。一方面要積極利用承包方的特殊人才和能力，以產(chǎn)生最大的

17、價值；另一方面要在外包過程中加強自身的財務(wù)能力，培養(yǎng)優(yōu)秀財務(wù)人員。企業(yè)之所以會選擇將一些低端的、簡單的財務(wù)流程外包出去，目的就在于能夠?qū)⒆约河邢薜呢攧?wù)資源和人員用于高端的財務(wù)分析和戰(zhàn)略制定上面。只有這樣，才能在經(jīng)過財務(wù)外包期后順利地過渡到企業(yè)財務(wù)的自我創(chuàng)新和發(fā)展階段，從根本上提高發(fā)包方的財務(wù)管理水平，杜絕對外包方的過度依賴，從而為企業(yè)提供更好的決策管理。(上接第260頁)進一步的發(fā)展。(二)盡量平衡費用與質(zhì)量的關(guān)系在眾多的客觀因素的影響

18、之下，如果想外包項目在采購過程中的費用與質(zhì)量達到理想的平衡狀態(tài)幾乎是一項不可能完成的任務(wù)。但為了維護企業(yè)的利益，為了企業(yè)的進一步的更好的發(fā)展，我們必須要把不可能變?yōu)榭赡埽M可能的團結(jié)一切可以團結(jié)的力量，集思廣益，最終想出一個最優(yōu)的采購方案。因為當(dāng)外包項目采購過程中的費用與質(zhì)量取得平衡時，不但可以大大的減少采購費用，還可以保證產(chǎn)品的質(zhì)量，最終達到我們最初的想象的效果，從而促進企業(yè)與供應(yīng)商的發(fā)展，最終合作雙方實現(xiàn)互利共贏。(三)建立完善的評

19、價系統(tǒng)完善的評價系統(tǒng)是保證供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量的重要保障。因為評價系統(tǒng)可以直接展示出客戶對供應(yīng)商的評價，而評價的好壞將會直接影響到供應(yīng)商的形象。廣大的供應(yīng)商要想進一步發(fā)展，要想在激烈的競爭環(huán)境中占有一席之地，就必須維護好自己的形象。所以評價系統(tǒng)可以在很大程度上起著監(jiān)督供應(yīng)商的作用，從而進一步維護了眾多企業(yè)的利益。如果我們站在更高的層次上考慮，我們可以認為完善的評價系統(tǒng)為眾多企業(yè)營造了一個良好的合作氛圍。(四)簽訂完全符合要求的合同社會是

20、一個十分復(fù)雜的大熔爐，其復(fù)雜程度遠遠的超出了我們的想象。在這復(fù)雜的大熔爐中，無論身處什么樣的環(huán)境中，參與什么樣的工作，在制定和簽訂合同的時候，我們每個人都應(yīng)該嚴格按照國家和地方的相關(guān)法律規(guī)范辦事。因為在很多情況下，規(guī)范合法的合同將會成為我們維護自己切身利益的重要依據(jù)和最有力黲294的法寶。所以，對我們來說，完善外包項目采購管理合同已經(jīng)迫在眉睫。我們每個人都應(yīng)該盡自己所能，加快外包項目采購管理合同的完善速度，促進外包項目在采購管理方面的快

21、速有序的發(fā)展。四、結(jié)束語外包項目是隨著經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展才剛剛發(fā)展起來的新興形式。由于外包項目發(fā)展時間比較短暫，在很多方面仍然有很多欠缺的地方，尤其是在采購方面。我們需要花費大量的精力來仔細學(xué)習(xí)外包項目的采購管理方面的相關(guān)知識。外包項目的采購管理是一項十分復(fù)雜的任務(wù)，備受廣大企業(yè)管理人員的關(guān)注，其內(nèi)容涉及到很多的方面。但由于一些外界因素的影響，外包項目的采購管理方面仍然存在許多不足之處。我們需要盡我們一己之力，團結(jié)一切可以團結(jié)的力

22、量，利用一切可以利用的資源，思考一個有一個行之有效的措施，不斷的改善外包項目的采購管理方面的缺陷，讓外包項目的采購能夠不斷發(fā)展，促進我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，爭取為增強我國的經(jīng)濟實力貢獻自己的一份力量。參考文獻：[1]謝永結(jié)企業(yè)服務(wù)外包項目采購管理的研究和應(yīng)用[D]上海交通大學(xué)，2009，(08)[2]于秀娟項目采購管理問題研究[J]水運科學(xué)研究，2005，(04)[3]李梅花關(guān)于項目采購管理的幾點思考[J]科技風(fēng)，2008，(12)[4]鄭