三級秘書考點參考

1、錄像考試知識點匯總錄像考試知識點匯總一般：（1）看秘書的著裝，看是否著職業(yè)裝（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置（3）在打電話時，注意：①電話要在鈴響三聲內接電話②要用禮貌用語，如您好等？③上班時間不得占用電話聊天（4）保密：①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因為老板炒你，賭氣泄密。（一）關于商務活動中的簽字儀式注意：迎客：秘書在大門口迎接，領導在會議室等待迎接；客人應坐在右邊；簽字廳應整潔干凈；簽字桌應為長桌，桌布應為綠色；

2、實現(xiàn)應準備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等；桌上要擺放雙方國旗；入座座位，助簽人應在主簽人的后面；其他隨從人員的位置要注意；合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共飲香檳酒互相慶祝；最后談話要注意：不談政治、宗教；不問婚否；身子預言：注意OK在不同國家的意思不同。（二）宴請注意：場地的選擇；點菜時要注意對方有無忌口；迎客的方式；入座的順序；關于在宴請的過程中出現(xiàn)的一些聊天注意事項；可

3、能涉及到招標書的準備工作和投標，注意其日期；秘書要為上司準備好信息資料；電話保密工作；會議通知包括哪些內容；管理上司日志時，若上司日志發(fā)生變化，則應當先調整上司日志，再調整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對方，并致歉。考試大提供（三）有關商務旅行注意：做好出行前的準備，擬定出訪方案；包括意圖和目的，出訪時間、地點和路線，費用情況和簡單要求等。準備好后要想上司匯報。召開全體出訪人員預備會，給上司提醒。（四）有關溝通：可能員工家

4、屬來鬧事秘書有無做到換位思考；耐心傾聽；秘書有無做到日常接待，如倒水等；如果對方著急，秘書不可以急，應該有耐心；秘書在接待過程中要注意保密工作；與對方說話時，不能出現(xiàn)有“讓我告訴你……的電話和地址”，即在未經領導的授權下，不能說出領導的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示；若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進去向領導說，而應寫成便條形式，把領導叫出來匯報。領導在未吱聲的情況下，秘書不應該說出該如何如何決定。實務考點匯總實務

5、考點匯總文書處理與擬寫1、文書審核的工作程序對文件草稿從內容到形式所做的全面檢查和修正工作。（1）明確審核范圍（2）確定是否需要行文（3）審核文書內容（4）檢查文字表達（5）檢查文件體式（6）檢查文書在處理程序上是否妥善完備2、檔案利用的工作程序:是開發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。（1）熟悉庫藏（2）分析利用需求（3）選擇檔案利用方式（4）獲取檔案（5）提供檔案3、電子檔案管理的工作程序在計算機系統(tǒng)中形成的具有查考利用價

6、值的社會活動的原始記錄。（1）電子檔案的收集積累（2）電子檔案的歸檔（3）電子檔案的保管（4）電子檔案的利用4、文書擬寫通告、通報、決定、請示批復函、招標書、投標書、計劃、總結、述職報告、講話稿、市場調查報告以上文種重在記住結構、常用語，到時會寫。事務管理1、禮賓次序確定步驟亦稱禮賓序列，是在商務交往中對參觀訪問、出席活動、參加儀式的來自不同國家、不同地區(qū)、不同團體、不同單位、不同部門、不同身份的組織或個人的尊卑、先后的順序和位次，所進

7、行的合乎禮儀慣例的具體排列。（1）確定禮賓次序方案（2）提前通知有關各方（3）按禮賓次序排列座次、名次、出場次序2、安排涉外迎送工作程序（1）確定迎候人員（2）準備迎賓的物品（3）見面講究禮節(jié)（4）送行前的拜訪（5）安排送行儀式3、會見會談工作程序會見也叫禮節(jié)性會晤，通常是半小時左右，屬于禮貌性的應酬。會談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實質性問題交流情況、交換意見、達成協(xié)議等，專題性較強。（1）約定（2）通知對方有關事項（3）

8、準備工作：背景資料、會見場所布置、人員安排（4）迎接客人9、改進辦公事務工作程序（1）定義一個需要加以分析和改進的流程（2）確定衡量流程的關鍵指標并對該流程進行評價（3）尋找所存在問題和差距的原因（4）根據(jù)以上分析提出可行的改進方案（5）實施改進方案10、改進辦公事務的流程（1）確定問題（2）分析有關資料（3）確定造成問題的可能的原因（4）提出可能的解決方案11、突發(fā)事件的預防措施發(fā)生的事情是不可預見的或突然發(fā)生的，并帶來危險，需要立即

9、采取應對措施，盡力控制。主要有火災、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。（1）以書面形式確定緊急情況處理程序（2）根據(jù)書面程序，對所有工作人員進行培訓（3）讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名（4）實行緊急情況模擬演練（5）明確各級管理人員在緊急情況下所負的任務和職責（6）保證配備相關的設備和資源以隨時處理緊急情況（7）保證定期檢查和更新設備12、突發(fā)事件的應對措施（1）準備清楚的書面緊急情況處理程序（2）用這些程序培訓所有人員（3

10、）在可利用的地方清楚地顯示有關緊急程序（4）實行緊急情況模擬演練來測試編寫的程序（5）明確員工在緊急情況下的職責（6）保證工作場所有受過緊急情況處理培訓的人員（7）保證配備相關的設備和資源以隨時處理緊急情況（8）保證定期檢查和更新設備會議管理會議管理1、會議籌備方案的擬訂內容包括：確定會議的主題和議題、名稱、議程、時間和地點、所需的設備和工具、會議文件的范圍以及文印或復制工作、與會代表的組成、經費預算、住宿和餐飲安排、會議的籌備機構與人

11、員分工。作用有：確保會議的周密組織、服務質量和溝通協(xié)調到位、確保領導的意圖得以貫徹執(zhí)行。（1）組建會議籌備委員會（2）分成籌備小組（3）形成籌備方案（4）領導審核方案2、會務檢查工作程序內容包括：會議準備是否充分、會議期間能否排除各種干擾、環(huán)境條件與用品準備、文件材料的準備情況、會場布置情況的檢查、會議保衛(wèi)工作的檢查以及其他。（1）開會檢查的程序1）會議籌備機構對會議的準備情況進行自我檢查2）會議領導小組確定匯報會的時間和地點并發(fā)出協(xié)調

12、會通知3）召開協(xié)調會并在會上現(xiàn)場解決問題4）匯報會后對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實（2）現(xiàn)場檢查的程序1）指定現(xiàn)場檢查的路線和確定現(xiàn)場檢查的重點2）制作檢查單，以便記錄和匯總3）按照既定的檢查重點逐一現(xiàn)場核對并明確記錄4）對未達到要求的整理出整改和修訂意見并予以糾正3、會議文件審核工作程序內容包括：審核會議文件的準確性和完整性，審核會議文件與會議主題的關系，審核會議文件是否存在與國家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內容，審核會議內容是

13、否經過調查研究、是否與實際相符，提交會議討論的文件是否進行了會商，審核會議文件是否做到了中心突出、觀點明確、條理分明、事實準確。（1）起草該文件的秘書就內容進行自審（2）主觀秘書進行初審（3）如內容涉及部門較多，要進行會審（4）審核修改后，主要領導或主管領導進行終審4、擬訂會議的應急方案內容包括：會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題（人員、場地、設備、資料、健康與安全、行為等問題），出現(xiàn)問題時負責解決的會議工作人員。（1）預測不可預知的情況（2