招標(biāo)投標(biāo)檔案整理工作流程及要求

1、專業(yè)檔案整理工作流程及要求專業(yè)檔案整理工作流程及要求一、歸檔時(shí)間：一、歸檔時(shí)間：1、原則上每一個(gè)項(xiàng)目招標(biāo)結(jié)束，就需將所有的相關(guān)資料整理裝訂后送至檔案室進(jìn)行歸檔，并做好移交記錄，政府采購(gòu)中心專業(yè)檔案每年還需進(jìn)行集中轉(zhuǎn)移銷毀等工作。2、對(duì)于正在進(jìn)行的各項(xiàng)工作所涉及的文件，各部門應(yīng)作好‘預(yù)先歸檔’工作。3、代理機(jī)構(gòu)（分散采購(gòu)及建設(shè)工程項(xiàng)目）進(jìn)場(chǎng)交易的項(xiàng)目檔案在招標(biāo)完成后就應(yīng)及時(shí)進(jìn)行移交歸檔。二、歸檔范圍：二、歸檔范圍：本中心進(jìn)場(chǎng)交易的政府采購(gòu)

2、項(xiàng)目和建設(shè)工程項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、數(shù)字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。招標(biāo)投標(biāo)【政府采購(gòu)】檔案存檔內(nèi)容包括：1、政府采購(gòu)中心集中采購(gòu)項(xiàng)目全過(guò)程資料2、分散采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)交易工作全過(guò)程資料3、建設(shè)工程項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)交易工作全過(guò)程資料4、自愿進(jìn)場(chǎng)交易項(xiàng)目的全過(guò)程資料三、歸檔流程：三、歸檔流程：1、收集：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（代理機(jī)構(gòu)）將招標(biāo)工作活動(dòng)中形成的文字材料完整地收集整理成冊(cè)。2、鑒定：對(duì)收集的材料逐份鑒定，確

3、認(rèn)是否屬于《檔案目錄》檔案裝盒一律采用無(wú)酸牛皮紙的無(wú)字檔案盒裝盒，其規(guī)格為：310㎜220㎜厚度分別為20㎜、30㎜、40㎜、50㎜、60㎜，根據(jù)需要統(tǒng)一規(guī)格相同的檔案盒，并在盒面固定位置加蓋全宗歸檔章。5、脊背制作：按專業(yè)檔案脊背格式統(tǒng)一制作檔案案卷脊背，并用專用牛皮紙打印、裁剪成標(biāo)準(zhǔn)大小，將脊背粘貼在對(duì)應(yīng)檔案的脊背處，并用透明膠帶密封兩側(cè)，保證脊背的清晰完整。6、檔案上架：檔案整理完畢后，按照檔案及盒號(hào)的順序依次放入檔案密集架，便于

4、查找和利用，并做好相應(yīng)的臺(tái)賬數(shù)據(jù)。7、標(biāo)書(shū)清理投標(biāo)文件為一正多副，一正整理好移交監(jiān)管單位保存，一副存檔備查（跟隨相應(yīng)的檔案存檔），其余投標(biāo)文件副本整理移交招標(biāo)人或采購(gòu)人，未移交的投標(biāo)文件副本作為短期（一年）保存資料，由檔案資料員清理之后封箱處理，移交的相關(guān)投標(biāo)文件做好交接簽收表。以上未移交的投標(biāo)文件副本進(jìn)行定期銷毀，銷毀前由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人分別向部門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)后以函件形式通知招標(biāo)人或采購(gòu)人，待招標(biāo)人或采購(gòu)人確認(rèn)（如函告送達(dá)15天