職務分析與職位說明書(ppt42)

1、1,職務分析與職位說明書,人力資源部 2010-07,2,您是否遇到過以下問題？,屬下員工對工作的角色與工作內(nèi)容產(chǎn)生沖突和誤解重疊或不明確的職責權(quán)限，結(jié)果造成重復工作或互相推諉抱怨不知道自己該干些什么招聘、錄用與工作要求不相符的員工員工職責不明確，延誤工作，造成的客戶投訴……,3,職務分析的意義和目的職務分析一些概念職位說明書的編寫職位說明書的主要內(nèi)容編寫要求與進度安排,本課程主要內(nèi)容,4,職 務 分 析 概 念

2、,職務分析又稱為工作分析，是指全面了解、獲取與工作有關的詳細信息的過程，具體來說，是對組織中某個特定職務的工作內(nèi)容和職務規(guī)范（任職資格）的描述和研究過程，即制訂職務說明和職務規(guī)范的系統(tǒng)過程,注意點：職務分析著眼點在于工作本身的特點，而不是工作者的狀況。,5,職 務 分 析 的 意 義,6,工作內(nèi)容和責任,職位目的使命,任職資格,關鍵績效指標,工作關系,職務分析的五大模塊,7,職務分析公式---6W1H,6W： 做什么？（WHAT）

3、 為什么？（WAY） 誰來做？（WHO） 時間？ （WHEN） 在哪里？（WHERE） 為誰？ （FOR WHOM）（與哪些人發(fā)生工作關系 ）1H： 如何做？（HOW）（怎樣從事工作活動以達到預期的結(jié)果 ）,8,職務分析的基本方法,問卷調(diào)查法觀 察 法面 談 法工作日志法關鍵事件描述法,9,職務分析的基本方法,A、訪談法（面談法）1、就某一職務或職位面對面的詢問任職者對工作的意見和看

4、法；2、對任職者的工作態(tài)度和工作動機等較深層次的內(nèi)容有詳細的了解3、面談一般以標準化或非標準化程序進行，以標準化訪談格式記錄B、工作日志法1、由任職人員按時間順序、詳細記錄自己的工作內(nèi)容和工作過程，然后進行歸納、分析總結(jié)；一般以半小時為時間段,10,2、可獲取大量可靠的信息3、工作量大，歸納工作繁瑣C、關鍵事件描述法1、指確定關鍵的工作任務以獲得工作上的成功。關鍵事件是工作成功或失敗的行為特征或事件2、主要集中于與“職務

5、要求”相適應的工作行為分析3、是動態(tài)的行為定向分析的方法,職務分析的基本方法,11,職位說明書,12,職位說明書與崗位職責的區(qū)別,職位說明書是對職務的全息、立體的描述對任職條件有明確具體的要求有明確的關鍵績效指標與職務分類、職位定級有關聯(lián),傳統(tǒng)的崗位職責是對崗位的平面、簡略的陳述一般沒有任職條件的要求只是孤立的職責反映一般的應知應會要求與員工發(fā)展、職位等級無直接關聯(lián),,13,,職位目標---3W,WHY

6、 崗位設立的目的WITHIN 崗位的職權(quán)范圍WHAT 崗位主要工作內(nèi)容,主要職責按照由主到次順序書寫列舉主要工作內(nèi)容用關鍵動詞表述所擔負的責任,14,,職位說明書的主要內(nèi)容,一份完整的職位說明書主要包括工作描述和任職資格兩大部分,一、職位概況二、職位說明三、任職資料,15,職位說明主要包含以下基本內(nèi)容（1）工作識別（2）履行的職責（3）關鍵績效指標（4）工作關系,職位說

7、明書的主要內(nèi)容,16,工作識別包括：職位名稱、部門、職位編號、隸屬關系一個好的名稱將很接近工作內(nèi)容的性質(zhì)，并能把一項工作與其他工作區(qū)分開來。,在職責描述中應盡力避免出現(xiàn)如“執(zhí)行需要完成的其他任務”或“所分配的其他任務”這樣籠統(tǒng)的描述如果經(jīng)常性的工作內(nèi)容不能被明確的描述出來，很可能會成為員工逃避責任的借口或造成日后工作推委、職責不清等現(xiàn)象,職位說明書的主要內(nèi)容,17,職位說明書的主要內(nèi)容,在職位說明書中還應當界定工作承擔者的權(quán)限范圍，

8、包括決策的權(quán)限、對其他人實施監(jiān)督指導的權(quán)限、經(jīng)費的預算支出核準權(quán)限等（在主要職責和工作內(nèi)容描述中體現(xiàn)）,職位說明書應體現(xiàn)對任職者主要工作的績效考核標準和要求,18,,職位說明書的編寫,19,,職位說明書填寫內(nèi)容,職位概況設立本職位的目的職位的相關說明職位職責狀況主要職責描寫職責發(fā)生頻度及時間占用比任職資格教育水平相關工作經(jīng)驗（年數(shù)）知識技能/才能其他要求,20,職位概況－職位設立目的（主要職責）,請以最精確簡潔的

9、陳述，說明本職位存在之基本目的。撰寫注意事項：先將工作內(nèi)容完成再歸納主要職責（工作目的）此職位的目的需要與其他職位有所區(qū)別，如果此職位不存在，什麼重要的事不能完成?請注意層次上的差異，例如經(jīng)理與課長之職位目的應有基本的不同一般目的陳述總是始于一個動詞。繼續(xù)陳述這一動詞起著什么樣的作用，要達到什么目的。注意：職位目的陳述不包括如何完成結(jié)果的過程。,職位說明書填寫內(nèi)容,21,職位概況－職位設立目的,舉例：發(fā)展及推

10、動人事政策及制度，促使人力資源充分發(fā)揮及運用指導及管理公司的營運建立并維持與客戶之間良好的 關系計劃、指導和控制公司的財務活動，包括借款和盈余的管理，,應該做的事,目 的,以配合公司的經(jīng)營與發(fā)展以達到符合董事會的計劃和方針的發(fā)展營利目標以達成所賦予之銷售目標及業(yè)務擴展保證最大的回報，保障股東的利益,職位說明書填寫內(nèi)容,22,職位概況－職位的相關說明,在工作關系一欄中，將列明該職位在日

11、常工作中與企業(yè)內(nèi)部和企業(yè)外部頻繁發(fā)生工作聯(lián)系的對象，此工作聯(lián)系對象為一個群體，而非某個崗位或人例如：法務專員的工作對象為：各部門、各工廠（內(nèi)部）律師事務所、司法機關（外部）,職位說明書填寫內(nèi)容,23,直接上級指的是該職位的工作結(jié)果的直接匯報人的職位名稱下級指的是該職位直接或間接分配工作的人員的職位（人數(shù)）例如：計劃部經(jīng)理直接上級為營運中心副總監(jiān)下級為生管課長、物控課長、供應課長、各工廠PMC課長（5-6人）,職位概況－

12、職位的相關說明,職位說明書填寫內(nèi)容,24,,職位概況設立本職位的目的職位的相關說明職位職責狀況主要工作內(nèi)容、職責描寫職責發(fā)生頻度及時間占用比任職資格教育水平相關工作經(jīng)驗（年數(shù)）知識技能/才能其他要求,職位說明書填寫內(nèi)容,25,撰寫職責說明,每一條主要工作內(nèi)容可分三部分：行為動詞制定，建議，檢查，確保，表達，聯(lián)絡 目的為誰，為什么 最終結(jié)果實現(xiàn)什么結(jié)果,職位說明書填寫內(nèi)容,26,此職責說明不

13、完整。為什么進行維護程序？最終結(jié)果可能是為減少虛耗的生產(chǎn)時間。,舉例說明：維修工程師,制定和維護既定的預防性維護保養(yǎng)程序,職位說明書填寫內(nèi)容,27,主要工作內(nèi)容填寫步驟,職位說明書填寫內(nèi)容,28,在主要工作內(nèi)容中只須寫出重要的職責，不需列舉細節(jié)雜項，可省略臨時交辦事項在主要工作內(nèi)容中用動詞開始描述完成工作的方法或采取的行動，以目的或欲達成之成效結(jié)尾每項工作內(nèi)容應注明發(fā)生的頻率，如每月的時間占比。時間百分比代表沒項主要工作內(nèi)容應該投

14、入的時間，每一職責時間不要小於5%，總共不可超出100%,主要工作內(nèi)容撰寫注意事項,職位說明書填寫內(nèi)容,29,,,,,,,,,,,,,,合并相關任務舉例,職位說明書填寫內(nèi)容,30,崗位職責－動詞舉例,在使用動詞時，應盡可能準確，避免使用“負責”等模糊詞。特別對同一項工作幾個職位都有參與的情況,應明確地區(qū)分各個職位的角色和重要程度,職位說明書填寫內(nèi)容,31,能用于衡量向企業(yè)目標靠近的進度 能回答“我們?nèi)绾魏饬砍晒Α?符合“SMART”

15、 精明原則,定義關鍵績效指標KPI–要點,32,關鍵績效指標（KPI）設定原則,,,,,,重要性原則要選擇對公司戰(zhàn)略目標、關鍵成功因素起重要作用的關鍵業(yè)績指標，不是指標越多越好,,,,具體性原則要體現(xiàn)績效目標之間的因果關系，針對關鍵成功因素具體闡述所衡量的關鍵業(yè)績指標,可衡量原則可定期收集所需的準確、完整的數(shù)據(jù)，定量指標可以量化計算，定性指標可以用雙方都能理解的標準（階段目標、階段效果、時間節(jié)點等）衡量,時效性原則確保在需要的時

16、候能夠得到所需的數(shù)據(jù),可實現(xiàn)原則績效考核指標必須在考核對象的責任和權(quán)力范圍之內(nèi)，是可以通過努力后實現(xiàn)的,挑戰(zhàn)性原則在上階段的績效表現(xiàn)基礎上具有一定挑戰(zhàn)性，需要付出工作努力和發(fā)展自身能力才能實現(xiàn),KPI設計需要遵循的原則,有效的績效指標及其目標的制訂需要遵循重要性與具體性、可衡量性、挑戰(zhàn)性、可實現(xiàn)性和時效性(SMART)等原則。,“S”,“M”,“A”,“R”,“T”,33,,職位概況設立本職位的目的職位的相關說明職位職責狀況

17、主要工作內(nèi)容、職責描寫職責發(fā)生頻度及時間占用比任職資格教育水平相關工作經(jīng)驗（年數(shù)）知識技能/才能其他要求,職位說明書填寫內(nèi)容,34,任職資格,請歸納說明本職所需的最低教育、知識、技能與經(jīng)驗水平（如：若你需要招聘擔任本職的員工，那么應聘者應當具有什么樣的背景或知識？）注意：此處的要求可能同目前任職者的技能與經(jīng)歷不完全一致,職位說明書填寫內(nèi)容,35,任職資格（續(xù)）,教育：學歷、專業(yè)(如必要)、職稱(如必要)相關工作

18、經(jīng)驗(年數(shù))：一般工作經(jīng)驗要求、專業(yè)工作經(jīng)驗要求（應盡可能詳盡）知識：一般知識、專業(yè)知識及相關知識要求職業(yè)素質(zhì)要求：完成工作必備的專業(yè)技能、能力素質(zhì)要求，其它要求：完成崗位工作必須具備的品格、個性等特質(zhì)要求（如必要）,職位說明書填寫內(nèi)容,36,職位說明書編寫要求,,1、職位說明書主要由任職者編寫，空缺職位由直接主管編寫；所有職位說明書由部門經(jīng)理、總監(jiān)主要負責分析修訂；2、職位說明書按人力資源部提供統(tǒng)一格式編寫，并以WORD文檔形

19、式錄入電腦，以便于傳閱、修改和保存；3、職位代碼由人力資源部統(tǒng)一編訂；4、主要職責是該職位設置的目的和意義所在，表明該職位在組織中應發(fā)揮的作用；5、主要工作內(nèi)容是主要職責的具體化，詳細描述該職位日常的主要職業(yè)行為，包含職權(quán)，并按工作重要性和耗用工作時間長短順序編寫。,37,職位說明書撰寫中應注意的問題,描述直接簡潔，用詞正確，一般不用主語全部使用現(xiàn)在時態(tài)，每一工作內(nèi)容描述均以主動動詞開頭不以任職人的現(xiàn)狀作為過高或過低的標準臨

20、時團隊或項目小組一般不撰寫職務說明書兼職人員合并崗位或選擇主要崗位編寫職務說明書通過三級審核認定,38,案例,職位說明書審定,A公司財務部經(jīng)理是公司元老，在財務部工作15年，今年50歲，中專學歷，因工作較出色上個月被破格評為會計師，他對財務部經(jīng)理職務說明書中任職資格描述如下： 1、中專以上學歷 2、10 年以上財務工作經(jīng)驗 3、熟練操作財務專用軟件 4、會計類中級職稱 5、熟悉國家稅務、財政、

21、金融法規(guī)問題：以上內(nèi)容需要修改嗎，如何修改？,39,本次職位分析問卷的形式是職位說明書，下一階段我們將以訪談或研討會的形式更全面地了解目前各個職位的具體內(nèi)容和職責請注意，職位說明書涉及的是目前職位的情況，而非有關個人的材料。這不是對您的工作表現(xiàn)的評估。在您填寫時，請寫出您的職位對您的要求，而非您個人的背景或工作表現(xiàn)在回答時請詳細、準確 -不要有所保留或者夸大。崗位職責應列舉今年會開展的職責，而且崗位職責將是績效考核的基礎。所提供的