淺談會計電算化【畢業(yè)論文】

1、<p><b>　　畢業(yè)論文</b></p><p><b>　?。?0 屆）</b></p><p><b>　　淺談會計電算化</b></p><p><b>　　摘 要</b></p><p>　　隨著計算機技術的普及和知識經(jīng)濟的興起趨

2、勢，會計電算化代替手工操作體現(xiàn)了實效性，使會計業(yè)務信息處理省時、省事、高效便捷，不僅減輕了會計人員的勞動強度，提高了會計工作的效率和質量，同時也促使著會計工作職能的改變，使得會計電算化能更有效的服務于人。在實施會計電算化的過程中，初始化的工作尤為重要，初始化不當，結果將會在日后的工作中逐漸顯現(xiàn)出來。初始化的工作比較復雜，所以財務人員應與技術人員充分協(xié)調(diào)交流，牢記實施要點，避免一些常見的失誤，高效完成初始化工作。</p>&

3、lt;p>　　在會計電算化系統(tǒng)中，初始化工作包括設置系統(tǒng)參數(shù)、設置科目、建立各種賬簿文件、定義輔助核算、定義報表以及錄入余額數(shù)據(jù)或者是發(fā)生額數(shù)據(jù)等等。初始化工作只能進行一次。本文就會計電算化的核算方法、規(guī)則選用、科目設置、報表定義等方面需要注意的問題進行探討。</p><p>　　關鍵詞 ：會計電算化；初始化；對策</p><p><b>　　目 錄</b>&l

4、t;/p><p>　　第一章 緒 論- 4 -</p><p>　　1.1 實施項目前有哪些準備工作- 4 -</p><p>　　1.2 系統(tǒng)運行前后的管理工作有哪些- 4 -</p><p>　　第二章 科目設置注意事項- 6 -</p><p>　　2.1 科目設置的規(guī)范性- 6 -</p>

5、;<p>　　2.2 科目設置簡潔性原則- 6 -</p><p>　　2.3 科目的擴展性需求 - 6 -</p><p>　　第三章 數(shù)據(jù)錄入及報表初始化- 7 -</p><p>　　3.1 數(shù)據(jù)錄入時的注意事項- 7 -</p><p>　　3.2 報表初始化應注意哪些問題- 8 -</p>

6、;<p>　　第四章 結語- 9 -</p><p>　　參考文獻- 10 -</p><p>　　第一章 緒 論</p><p>　　1.1 實施項目前有哪些準備工作</p><p>　　在項目的具體實施工作之前，企業(yè)的會計電算化實施項目人員應與電算化軟件相關技術人員溝通協(xié)調(diào)好方案。</p><

7、p>　　單位的會計電算化操作或主管人員對自己所在單位的會計管理工作較為熟悉，了解電算化項目所需的功能和管理制度。然而，在項目實施的時候，企業(yè)的會計管理人員本身對自己企業(yè)所需的功能和需要達到怎樣的管理水平還處于判斷階段。而軟件公司的設計人員則對該軟件的功能非常了解，但是又對實施單位的具體業(yè)務不熟悉，不清楚實施單位需要實現(xiàn)哪些具體的管理目標，哪些功能對單位的會計核算重要，哪些功能對會計核算無關緊要，單位所要求實現(xiàn)的功能，是否符合客觀條

8、件。那么，就要求單位的會計主管人員和軟件公司的實施項目人員進行溝通協(xié)調(diào)，對軟件的具體功能和單位的具體核算目標進行研究，將二者結合起來，從而避免在實際的實施工作中產(chǎn)生不必要的失誤，同時制定標準化實施方案。</p><p>　　1.2 系統(tǒng)運行前后的管理工作有哪些</p><p>　　系統(tǒng)運行前應注意問題，</p><p>　　選擇合適的會計電算化軟件目前市場上會計軟件

9、品牌繁多，其功能和售后服務也參差不齊，單位應結合自身實際進行選擇。如行政事業(yè)單位實行的是預算會計制度，企業(yè)實行的是企業(yè)會計制度，前者可能只需要簡單的標準化軟件，僅俱帳務處理和報表功能就夠了，甚至單機就可以，而后者則要求高的多，一般需要遠程、網(wǎng)絡連接，多計算機、多人員操作、多權限設定等。建議單位應根據(jù)行業(yè)需求選擇有實力的軟件公司， 因為它們經(jīng)驗豐富、實力雄厚，著眼于未來，其開發(fā)的軟件始終領導行業(yè)潮流，在不停的后繼開發(fā)、升級后，會讓本單位所

10、選購軟級功能日益完善，操作使用管理更加方便，從而適應會計不斷發(fā)展的要求。</p><p>　　做好系統(tǒng)的初始化設置系統(tǒng)的初始化設置，是帳務軟件使用過程中的一次性工作。系統(tǒng)初始化過程中設定的會計科目代碼結構及一些參數(shù)，在結束建帳后即無法修改，所以用戶系統(tǒng)初始化的設置將對帳務處理的質量和工作效率產(chǎn)生直接的影響，可見系統(tǒng)初始化設置這項基礎工作一定要作好。</p><p>　　在人機并行階段積累經(jīng)

11、驗，為正式運行打好基礎會計電算化軟件是一種特殊軟件，使用時必須要確保萬無一失，因此軟件必須經(jīng)過試運行， 即手工與會計電算化軟件并運行階段，才能投入正式運作。(一般不能少于3個月)在此期間，單位應逐步組織制定一套適合本單位會計電算化的基本操作規(guī)程、管理制度，配備人員，劃定分工， 分別授權，明確職責。由于軟件在開發(fā)時采用數(shù)字模擬方式，與單位實際會計業(yè)務總會出現(xiàn)差距，所以在并行階段肯定會碰到或發(fā)現(xiàn)一些問題，用戶應利用銷售商提供的免費維護期，積

12、極與服務人員溝通，不斷有效改進和完善所用軟件，并逐步積累一些經(jīng)驗，為以后的正式運行奠定堅實的基礎。</p><p><b>　　運行后的應用管理．</b></p><p>　　電算化后的內(nèi)部控制手工條件下，會計部門根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務性質分成不同的崗位，各崗位可以相互核對、相互制約，從而形成一個內(nèi)部牽制網(wǎng)。電算化后，經(jīng)濟業(yè)務的記錄、存儲和處理集中由計算機完成，這種方式雖減少了

13、手工抄寫的錯誤，使數(shù)據(jù)準確性得到保證， 但另一方面，集中式的處理使大部分職能由計算機統(tǒng)一完成，這就無法通過類似手工的牽制方法檢查錯誤。會計信息越來越重要，而數(shù)據(jù)的可靠性和正確性與內(nèi)部控制功能的強弱有直接相關性。會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制比手工條件下的內(nèi)部控制更加復雜，技術性更高。如果內(nèi)部控制不嚴，就有可能造成錯誤的會計記錄，甚至有可能產(chǎn)生舞弊現(xiàn)象。所以電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制在整個系統(tǒng)運行過程中至關重要，如出納與會計分離、錄入與審核分離、必要

14、的上機操作記錄和操作日志制度，并根據(jù)會計電算化內(nèi)部控制中不相容職務予以分離的原則，對各類人員的權限資格進行控制，每個人只能完成其中一部分工作，任何人都不應在未授權的情況下，完成操縱經(jīng)濟業(yè)務、數(shù)據(jù)處理和輸出資料。例如：程序員應當只能編制程序或修改程序，不能參與數(shù)據(jù)輸入和數(shù)據(jù)處理；操作員只能輸入或輸出某些資料，不能編制程序或修改程序等等，只有這樣，才能有效降低甚至杜絕</p><p>　　第二章 科目設置注意事項&l

15、t;/p><p>　　2.1 科目設置的規(guī)范性</p><p>　　建賬時要將收集到的會計科目加入軟件系統(tǒng)，建立財務系統(tǒng)的會計科目體系。一般在建立賬套的同時，電算化軟件會根據(jù)你所選擇的單位性質，按照會計規(guī)則默認安裝一套在會計科目。而這些默認安裝的大多都是總賬科目，一般都會滿足單位的需求了，不用再手工建立。在電算化帳務系統(tǒng)中除了像手工賬務一樣要使用會計科目外，還要為每一個會計科目加入一個編碼，另

16、外還需要注意科目的性質、余額的方向，需要輔助核算的科目還要進行輔助核算方面的設置。財政部已制定的各行業(yè)會計制度中都系統(tǒng)的給出了總賬科目及少量二級科目的名稱及編碼。在設定總賬科目編碼時必須符合財政部門指定的會計制度中的相關規(guī)定，從而保證科目代碼的規(guī)范系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。</p><p>　　2.2 科目設置簡潔性原則</p><p>　　科目的設置要簡潔。在滿足管理要求和適合計算機處理的前提下，

17、力求代碼簡潔明了、位數(shù)越短越好，既便于記憶又能提高錄入憑證的速度，要避免那些冗長且無用的科目影響日常工作效率。</p><p>　　2.3 科目的擴展性需求 </p><p>　　科目設置中應該考慮到業(yè)務的發(fā)展和會計核算的進步，注意科目的擴展性。會計科目體系一經(jīng)設定，其代碼結構就無法改變。修改結構只能通過重新建賬實現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此

18、在設計代碼時一定要充分考慮各方面的要求。確定某一級明細科目的代碼長度通常是以上級科目中所含明細科目最大可能達到的個數(shù)來確定的，例如，假設“應收賬款”通常以客戶或單位為來設置明細科目，明細科目的數(shù)量不同單位差異很大，少則幾十個，多則成百上千，兩位碼長難以滿足要求，要增至三位甚至更長，由于同級科目必須使用等長的科目編碼，其他二級科目也要使用三位或更長的科目編碼先按客戶所屬地區(qū)分類，設置二級明細。如果設定的分段代碼位數(shù)較長而絕大多數(shù)上級科目所

19、包含的明細科目個數(shù)不多時，其他科目的憑證輸入速度勢必會受到影響。為了解決這一矛盾，像這樣的科目在設置中便需要一些技巧，一般的會計軟件會提供一定的輔助核算的功能，可以將這類科目的輔助核算的性質設置為“往來核算”，將往來單位作為輔助核算的明細項進行核算，這樣既減少了明細科目的設置，又增加了往來核算的明晰性與靈活性。如果不想采用輔助核算可將明細科目先分類，按分類</p><p>　　數(shù)據(jù)錄入及報表初始化</p&g

20、t;<p>　　3.1 數(shù)據(jù)錄入時的注意事項</p><p>　　在完成科目設置的工作后，即可將各科目余額輸入系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)啟用的月份不同，原始數(shù)據(jù)的錄入也有區(qū)別。賬務系統(tǒng)在一月份啟用時只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。</p><p>　　如果賬務系統(tǒng)在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和一月到啟用賬務系統(tǒng)之前各月的累計

21、發(fā)生額，這是為會計報表所準備的數(shù)據(jù)，如不輸入累計發(fā)生額，由于會計數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性，在以后的查詢及報表中如需要全年累計發(fā)生額，系統(tǒng)將無法提供正確的數(shù)據(jù)。但是僅僅是錄入各月份的發(fā)生額，再查詢以前月份的賬戶的明細時，還是不能得到結果，為了解決這個問題可以采用兩種方法：一種方法是如果單位的業(yè)務量小，憑證的數(shù)量較少，可以采取手工錄入追加憑證的方法；另一種方法適用于更換財務軟件的單位，與軟件公司的人員協(xié)商，使用特定的軟件，將過去使用的軟件的數(shù)據(jù)轉出來

22、，再導入到新的軟件系統(tǒng)中，這樣做可能會存在一定的風險，丟失某些數(shù)據(jù)?？傊?，在會計年度中間實施會計電算化，數(shù)據(jù)的初始所涉及的問題較多，應盡量在會計年度的開始或者是結尾，來更換財務軟件。</p><p>　　初始余額發(fā)生額數(shù)據(jù)錄入完成以后，軟件會自動地核對總賬與明細賬之間、借貸雙方之間、總賬與輔助核算之間的平衡關系，但是對這個步驟不要掉以輕心，急于進行日常的工作，應該將錄入的數(shù)據(jù)與手工賬之間進行仔細核對，確認二者之間

23、無誤后再進行日常的操作。原因是大多數(shù)軟件在錄入憑證后，初始的余額便無法改動，當使用一段時間后再發(fā)現(xiàn)初始的數(shù)據(jù)有錯誤，便沒有辦法改動，只能用調(diào)整憑證進行調(diào)整，或者是作廢掉該賬套重新再建立一賬套，重新初始化。</p><p>　　3.2 報表初始化應注意哪些問題</p><p>　　會計報表是會計工作流程中的最后一個環(huán)節(jié)，在會計軟件中通常都預置了通用的會計報表，但除通用會計報表外，單位一定還需

24、要其他報表，這些報表是無法預置的，需要重新設定。報表通常由表標題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設置是關鍵所在。表體中有兩類數(shù)據(jù)，一類是固定的表項目，另一類是變動的數(shù)值性數(shù)據(jù)。數(shù)值性數(shù)據(jù)須設置取數(shù)公式，從賬薄、其他報表中取來，隨賬薄中的數(shù)據(jù)變化而變化。但是取數(shù)公式的格式在不同的會計軟件產(chǎn)品中各不相同，必須參考會計軟件所屬的用戶操作手冊。在定義報表的過程中，需要用到很多函數(shù)，財務人員一般不容易掌握。因此在初始化的過程中，這一項工作

25、一般由軟件公司的項目實施人員與單位的財務人員來共同完成。定義完報表以后還應該注意報表的校驗公式的定義，校驗報表內(nèi)部、報表之間的勾稽關系，避免出現(xiàn)一些低級的錯誤。</p><p>　　需要注意的是，如果是集團公司，集團內(nèi)的各分公司向總公司提供的電子報表應嚴格符合集團公司所要求的格式，這樣集團公司才能夠進行合并、匯總工作。因此，為了做到嚴格的統(tǒng)一，像這一類的報表，集團公司應該首先定義出標準的報表，然后向分公司下發(fā)，分

26、公司通過接收報表的方式，將標準化的報表接收到自己單位的賬套中，而不應該由分公司自己定義這一類報表。</p><p>　　與一般的報表相比較，現(xiàn)金流量表的制作相對困難了一些。對于現(xiàn)金流量表的具體制作，不同的軟件提供了不同的方法，各種方法之間的差別也比較大，我們在這里簡單地總結一下，大致可以分為兩種方式：第一種是在制作憑證的同時將涉及現(xiàn)金流的分錄，歸納到不同的現(xiàn)金流項目中去；另一種方法是事后調(diào)整，制作憑證的時候不進行

27、歸類，等到會計期末，再由專門的制表人統(tǒng)一進行調(diào)整制作。這兩種方式各有利弊，第一種方式直截了當，做完憑證后隨時可以得到現(xiàn)金流量表，但是對于憑證的制作人員的要求較高，憑證制作人員應熟悉現(xiàn)金流量表的制作。第二種方式對于憑證制作人員的要求較低，但是將工作量積攢到會計期末，制表人員的工作量較大，修改相應憑證后，制表人還得重新進行調(diào)整。單位可以根據(jù)自己的實際情況來選擇適合的方式</p><p><b>　　第四章

28、 結語</b></p><p>　　在會計實踐中，只有建立電算化會計信息系統(tǒng)，才能實現(xiàn)會計電算化，這不僅可以把廣大財會人員從復雜的記帳、算帳、報帳中解脫出來，而且大大提高會計工作效率，為管理提供全面、及時、準確的會計信息。同時，促進會計工作職能的轉變和工作規(guī)范化，促進會計理論和會計技術的不斷提高，對于新形勢下會計電算化工作的高效實施，有著重要的現(xiàn)實性和指導意義。總之，會計電算化的初始工作是一項技術性較

29、強的，涉及方面較廣泛的，內(nèi)容較復雜的工作。只有在會計電算化的初始工作中注意上面所提到的問題，高質量地完成初始化工作，才能避免在今后的工作中走不必要的彎路，才能最大地發(fā)揮軟件的功能。</p><p><b>　　參考文獻</b></p><p>　　[1]王淑萍。財務會計學[M].科學出版社，2004.</p><p>　　[2]趙偉。加入WTO