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文檔簡介
1、<p> 普及會計電算化面臨的問題與對策</p><p> 隨著我國經(jīng)濟(jì)與國際大市場的接軌,利用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算和會計管理,實現(xiàn)會計電算化,已成為會計工作現(xiàn)代化的重要組成部分和會計改革的重要內(nèi)容。80 年代中后期以來,特別是進(jìn)入 90 年代,我國的會計電算化事業(yè)已有了一定的發(fā)展,對推動會計工作和更好地為經(jīng)濟(jì)管理服務(wù)發(fā)揮了不可低估的作用。但會計電算化工作在眾多的中小城市還是剛剛起步,現(xiàn)階段急需一
2、批既懂電算化知識又熟悉會計業(yè)務(wù)的復(fù)合人才,來帶動會計電算化事業(yè)發(fā)展速度。普及會計電算化事業(yè)是 、深化會計改革,進(jìn)一步提高會計工作水平的迫切要求,更是實現(xiàn)我國科學(xué)技術(shù)現(xiàn)代化建設(shè)的需要。一、會計電算化的基本理論 (一)會計電算化的含義 會計電算化的概念有廣義和狹義之分。狹義的會計電算化是指以電子計算機(jī)為主體的當(dāng)代電子信息技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用;廣義的會計電算化是指與實現(xiàn)會計工作電算化有關(guān)的所有工作,包括會計電算化軟件的開發(fā)和應(yīng)用、會計電算化
3、人才的培訓(xùn)、會計電算化的宏觀、會計電算化的制度建設(shè)、會計電算化軟件市場的培育與發(fā)展等。</p><p> ?。ǘ嬰娝慊淖饔?從會計發(fā)展的歷史來說,會計電算化的出現(xiàn)和發(fā)展是一次重大的變革,在紛繁復(fù)雜的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中,其意義不僅僅在于節(jié)省了人力和時間,而且在轉(zhuǎn)換企業(yè)經(jīng)營機(jī)制、增強(qiáng)企業(yè)競爭能力、提高企業(yè)經(jīng)營管理水平等方面都具有重要作用。具體表現(xiàn)在以下幾個方面:</p><p> ?。?)
4、提高會計數(shù)據(jù)處理的時效性和準(zhǔn)確性,提高會計核算的水平和質(zhì)量,減輕會計人員的勞動強(qiáng)度; (2)提高經(jīng)營管理水平,使財務(wù)會計管理由事后管理向事中控制、事先預(yù)測轉(zhuǎn)變,為管理信息化打下基礎(chǔ); (3)推動會計技術(shù)、方法、理論創(chuàng)新和觀念更新,促進(jìn)會計工作進(jìn)一步發(fā)展。二、會計電算化所面臨的問題 會計電算化工作在我國取得了很大的,不僅培訓(xùn)了大量的會計人員,而且會計電算化試點及普及面逐步擴(kuò)大,影響越來越深,但在實施過程中還存在著不可忽視的問題:</
5、p><p> 共 13 頁 第 6 頁 (一)對會計電算化的認(rèn)識還不到位 (1)一些領(lǐng)導(dǎo)對實施會計電算化的重要意義缺乏足夠的認(rèn)識。沒有認(rèn)識到開展會計電算化是時代發(fā)展的必然,是管理現(xiàn)代化的需要。(2)由于傳統(tǒng)的手工記賬方式長期被人們所接受,加上目前各項管理都是建立在手工記賬的基礎(chǔ)之上,要改變?nèi)藗冮L期形成的習(xí)慣方式,有較大難度。(3)部分管理人員認(rèn)為電算化僅僅是“以機(jī)代賬”,軟件只需一次投入即可,出現(xiàn)了只重視硬件換代,
6、不注意軟件升級的情況。從 386、486、一直到奔騰 4 機(jī)型換了幾次,但財務(wù)軟件仍停留在“古老”的FoxBASE開發(fā)的DOS版上。(4)由于一些財務(wù)負(fù)責(zé)人對電算化知識不掌握,對電算化管理很陌生,只習(xí)慣于手工記賬的管理。尤其對會計電算化的保密性、安全性存在空白,因而對會計電算化數(shù)據(jù)可靠性發(fā)生質(zhì)疑,造成不會管,不敢管的混亂局面,嚴(yán)重影響了會計電算化的普及和推廣。</p><p> (二)電算化基礎(chǔ)管理工作十分薄弱
7、 會計電算化雖然在很大程度上減輕會計人員的工作量,但同時也增加了操作人員、系統(tǒng)維護(hù)人員等責(zé)任,帶來了許多新的要求,提出了新的問題。實施會計電算化,就需要建立與之相配套的一系列內(nèi)部控制制度加以約束,才能充分發(fā)揮電算化的優(yōu)勢。目前,會計系統(tǒng)不少單位沒有嚴(yán)密的管理制度或有章不循,使得會計電算化不能正常健康運(yùn)轉(zhuǎn)。加上基礎(chǔ)工作薄弱,建立在此基礎(chǔ)上的電算化管理也就出現(xiàn)一些問題,導(dǎo)致手工與計算機(jī)并行時間過長,增加了會計人員的工作量。</p>
8、;<p> ?。ㄈ┤狈嬰娝慊瘜I(yè)人才 由于會計電算化是一門融計算機(jī)學(xué)、信息學(xué)、會計學(xué)、管理學(xué)為一體的綜合學(xué)科,對員工的要求比較高。雖然大多數(shù)會計人員都已接受過計算機(jī)培訓(xùn),但在實際工作中應(yīng)用效果不盡人意。表現(xiàn)在:</p><p> (1)會計人員知識不全面。許多年齡較大的會計人員對會計業(yè)務(wù)比較熟悉,但對計算機(jī)知識了解有限,而年青人則相反。要使得計算機(jī)知識和會計工作經(jīng)驗有機(jī)結(jié)合,還有待時日。(2
9、)計算機(jī)培訓(xùn)教材老化。計算機(jī)技術(shù)發(fā)展很快,幾年時間,計算速度提高了幾十倍。軟件操作系統(tǒng)也有質(zhì)的變化。而現(xiàn)在的教材大多是幾年前的,所介紹的知識陳舊,實用性不強(qiáng),經(jīng)過這樣培訓(xùn)并通過考試的人員實際操作能力差,只是拿個證而已。(3)對會計人員的再培訓(xùn)和定期考核缺乏,沒有系統(tǒng)性。</p><p> 四)會計軟件存在缺陷 會計軟件的質(zhì)量是會計電算化工作的物質(zhì)基礎(chǔ),決定著電算化工作的深人程度,也關(guān)系到能否順利的做好“甩賬”工
10、作。但目前財政系統(tǒng)使用的軟件還存在著諸多的問題和不足。(1)安全性與保密性差。許多軟件缺乏操作日志記錄功 共 13 頁 第 7 頁能,對操作人、操作時間和操作內(nèi)容沒有具體記錄,出現(xiàn)問題不便于追究責(zé)任。另外,數(shù)據(jù)庫缺少必要的加密措施,可以很方便的從外部打開修改。還有一些商業(yè)軟件為了占領(lǐng)市揚(yáng),為用戶提供修改以前年度賬目等功能。這些都為會計資料的真實可靠埋下了隱患,容易產(chǎn)生問題。(2)各核算模塊缺乏銜接??傎~、固定資產(chǎn)、工資等模塊間數(shù)據(jù)不能順
11、利地相互傳遞,以實現(xiàn)自動轉(zhuǎn)賬、相關(guān)查詢等功能,不能做到“無縫連接”,因此也就無法充分發(fā)揮計算機(jī)在數(shù)據(jù)處理上的先進(jìn)性。</p><p> (五)相關(guān)的法規(guī)沒有得到認(rèn)真的貫徹執(zhí)行 關(guān)于電算化的法規(guī),財政部頒布了三個重要文件,它們是 1994 年以財 27號文件發(fā)布的《電算化管理辦法》和《會計核算軟件基本功能規(guī)范》以及 1996年以 17 號文件發(fā)布的《會計電算化工作規(guī)范》,這是我國會計電算化納入法制軌道的標(biāo)志。但在
12、實際工作中,相當(dāng)多的會計人員根本就不知道這些法規(guī)的具體內(nèi)容,而對于實際工作的違規(guī)行為,也沒有相應(yīng)的部門去檢查和監(jiān)督。同時單位也未建立嚴(yán)格的管理制度,無法確保相關(guān)的法令真正貫徹和執(zhí)行。</p><p> ?。藛T分工不合理,不利于會計電算化的發(fā)展 很多單位在實施電算化后,人員的分工仍采用手工模式,不利于電算化的健康發(fā)展,也不利于建立電算化環(huán)境下的內(nèi)部牽制制度。電算化以后,會計工作增加了新的內(nèi)容,如系統(tǒng)維護(hù)等,而傳
13、統(tǒng)手工模式下的一部分工作已由計算機(jī)代替,如總賬與明細(xì)賬的核對等,所以應(yīng)當(dāng)對原有的手工模式進(jìn)行重新設(shè)置,以保證電算化的正常運(yùn)行和順利發(fā)展。三、會計電算化所面臨問題的解決對策 針對上述存在的問題,對電算化實施后的人員管理、使用管理、操作管理、檔案管理及維護(hù)管理中的對策進(jìn)行分析討論,以供企業(yè)建立、健全相關(guān)的管理制度提供參考。</p><p> ?。ㄒ唬╇娝慊到y(tǒng)的人員管理 會計電算化是由人來實現(xiàn)的,加強(qiáng)電算化的人員管理
14、,充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢,并對其進(jìn)行合理分工,以利于形成有效的內(nèi)部牽制,是管理者的重要職責(zé)。</p><p> 因此,在日常管理中應(yīng)當(dāng)制定合理的人事制度,確保電算化工作有一支穩(wěn)定的高效的隊伍。電算化系統(tǒng)涉及的有關(guān)人員很多,如電算化系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、操作人員、操作員、審計人員,等等。企業(yè)為使電算化系統(tǒng)能有效運(yùn)作提供各種有效的會計管理信息,從而提高企業(yè)的經(jīng)營效率,就必須對電算化系統(tǒng)的相關(guān)人員進(jìn)行管理。&
15、lt;/p><p> 共 13 頁 第 8 頁 計算機(jī)代替手工以后,憑證一經(jīng)錄入,進(jìn)行審核后,軟件自動完成記賬,結(jié)賬,編制報表的工作,因此對手工環(huán)境下的憑證傳遞程序,審核環(huán)節(jié)等都要進(jìn)行調(diào)整。在對崗位進(jìn)行重新設(shè)置過程中,有的員工可能不再擔(dān)任財務(wù)工作,主管人員應(yīng)做好思想工作,防止員工的蓄意破壞。而替代手工以后,內(nèi)部牽制的內(nèi)容發(fā)生了變化,由于計算機(jī)自動完成賬證、賬表的核對,這時的賬證核對就顯得特別重要,對記賬憑證的審核就
16、成為工作的重點。同時由于計算機(jī)軟件開發(fā)人員熟悉軟件結(jié)構(gòu)設(shè)計,應(yīng)限制其擔(dān)任記賬、出納工作。由于計算機(jī)執(zhí)行了大多數(shù)的核算工作,會計工作的重心也轉(zhuǎn)移到管理、分析上來。因此,應(yīng)對員工的職責(zé)進(jìn)行重新調(diào)整。并加強(qiáng)員工的財務(wù)知識和計算機(jī)知識的培訓(xùn)。</p><p> ?。ǘ╇娝慊到y(tǒng)的使用管理 電算化的使用管理的任務(wù)是要保證系統(tǒng)正常運(yùn)行,完成預(yù)定的任務(wù),保證系統(tǒng)內(nèi)各類資源信息的安全與完整。電算化的使用管理包括機(jī)房的管理、財務(wù)
17、數(shù)據(jù)和財務(wù)軟件管理、電腦的操作管理、電腦操作權(quán)限的管理、軟件的操作規(guī)程等等。1、機(jī)房主要起兩方面的作用,一是給計算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造良好的運(yùn)行環(huán)境,保護(hù)計算機(jī)設(shè)備二是防止各種非法人員進(jìn)入機(jī)房,保護(hù)機(jī)房內(nèi)的設(shè)備,機(jī)內(nèi)程序與數(shù)據(jù)的安全。2、財務(wù)數(shù)據(jù)及財務(wù)軟件管理,其任務(wù)是保障數(shù)據(jù)的安全、確保軟件的可靠。3、電腦的操作管理 電腦使用操作管理的目的在于規(guī)定哪些人能夠使用電腦,如何使用電腦,以使電腦產(chǎn)生合法、有效的會計信息。4、電腦操作權(quán)限的規(guī)定 操作權(quán)
18、限是指各類操作人員所能運(yùn)行的操作的權(quán)限。5、電腦軟件操作規(guī)程 操作規(guī)程是指系統(tǒng)運(yùn)行過程中應(yīng)注意的事項。它們是保證系統(tǒng)正確安全運(yùn)行、防止各種差錯的有效辦法。</p><p> ?。ㄈ╇娝慊到y(tǒng)的檔案管理 電算化系統(tǒng)檔案是指企業(yè)因生產(chǎn)經(jīng)營活動所引發(fā)的交易行為,經(jīng)過會計處理形成的各種會計憑證、會計賬冊以及會計報告等專業(yè)資料,它是企業(yè)經(jīng)營活動的歷史紀(jì)錄,也是企業(yè)、審計人員和稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行業(yè)務(wù)查核和企業(yè)進(jìn)行決策的重要依據(jù)。
19、根據(jù)對企業(yè)會計電算化狀況的調(diào)查分析,60%企業(yè)實行手工與計算機(jī)并行的模式,大大地降低了會計核算的效率。在對未脫賬的原因進(jìn)行分析時,有 40的企業(yè)認(rèn)為只采用電算化形式有丟失會計資料的風(fēng)險。由此可見,電算化檔案管理在實際工作中還存在著很多的問題,對電算化的檔案管理進(jìn)行研究,具有重要的現(xiàn)實意義。</p><p> 共 13 頁 第 9 頁 對電算化檔案的管理,其具體管理措施為:1、明確會計檔案管理的權(quán)責(zé):</p
20、><p> 明確規(guī)定會計檔案管理員的各項權(quán)責(zé),并定期或不定期檢查會計檔案管理員是否確實執(zhí)行應(yīng)做的工作。</p><p> 會計電算化檔案與手工記賬的傳統(tǒng)會計檔案相比,內(nèi)容有所增加。會計檔案不僅包括打印輸出的各種賬薄,報表,憑證,還包括保存數(shù)據(jù),財務(wù)軟件的磁盤和光盤。2、建立定期備份和檢查制度 計算機(jī)會計數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)是保證會計數(shù)據(jù)安全,準(zhǔn)確,真實的重要措施。電算化會計檔案管理人員應(yīng)定期將
21、相會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)上,并設(shè)立備查登記薄。并登記備份的時間,數(shù)量及保管方式等。因為磁性介質(zhì)的不穩(wěn)定性,所以必須進(jìn)行定期的檢查和復(fù)制。以防止會計信息損壞和丟失。3、會計檔案的存放要求 以紙張作為介質(zhì)保存的會計電算化檔案,其存放要求和手工檔案的存放要求是一致的。以磁性介質(zhì)保存的會計資料要注意該種磁性介質(zhì)對保存環(huán)境的要求,并做好分類和索引工作,定期檢查備份的完好情況。4、會計檔案保密規(guī)定 會計檔案管理要依照資料的機(jī)密程度設(shè)定不同的保管制度
22、,以防止資料被復(fù)制、偽造、非法出版、變更、蓄意毀滅賬冊、非法備份磁盤等種種行為,同時要完善保護(hù)措施和各種應(yīng)變措施。5、嚴(yán)防計算機(jī)病毒 近年來計算機(jī)病毒造成單位會計信息重大損失的報道不勝枚舉,隨著Internet 的普及,病毒的傳播方式增加了,傳播的速度也大大加快,因此應(yīng)采取嚴(yán)格的措施,防止</p><p> ?。ㄋ模╇娝慊到y(tǒng)的維護(hù)管理 維護(hù)主要是對電算化系統(tǒng)的軟硬件及系統(tǒng)所處的環(huán)境的維護(hù)管理。由于維護(hù)所花時間相
23、當(dāng)長,所以維護(hù)成本占整個系統(tǒng)成本的 70左右,一些單位實施電算化后,不對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù),認(rèn)為計算機(jī)比人可靠。其實,電算化的實施,只表明電算化工作的開始,軟件設(shè)計是否合理,功能是否完善,是否存在運(yùn)算邏輯上的錯誤,都必須在使用中才能發(fā)現(xiàn),因此,系統(tǒng)的維護(hù)是一項很重要的工作,具體表現(xiàn)在:1、電算化系統(tǒng)維護(hù)的承擔(dān)人員 共 13 頁 第 10 頁 使用商品化軟件的單位,程序維護(hù)工作是由銷售廠家負(fù)責(zé),單位負(fù)責(zé)操作維護(hù),單位可不配備專職的維護(hù)員,而由指
24、定的系統(tǒng)操作員兼任。2、電算化系統(tǒng)維護(hù)工作的內(nèi)容 對于電算化系統(tǒng)的維護(hù)管理,其工作內(nèi)容包括:硬件維護(hù)和財務(wù)軟件的維護(hù)。硬件維護(hù)為:</p><p> 1實施對系統(tǒng)硬件設(shè)備的日常檢查和維護(hù),以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行 2系統(tǒng)發(fā)生故障時,要及時進(jìn)行故障排除并進(jìn)行系統(tǒng)恢復(fù)工作和資料備份工作,確保數(shù)據(jù)完整、有效 3在系統(tǒng)擴(kuò)充時負(fù)責(zé)安裝、維護(hù),直至運(yùn)行正常 4系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時,做好系統(tǒng)的適應(yīng)性工作。</p>&
25、lt;p> 財務(wù)軟件的維護(hù)主要有軟件銷售廠家負(fù)責(zé)。3、電算化系統(tǒng)的費(fèi)用管理 實施電算化的目的,主要是提高會計工作的效率,降低企業(yè)運(yùn)行的成本。而財務(wù)部門自身也有控制成本的要求。一些財務(wù)部門在實行電算化后,費(fèi)用激增。當(dāng)然,電算化開始時,購置軟硬件、培訓(xùn)、手工和電算化的同步運(yùn)行,增加費(fèi)用是難免的,但從長遠(yuǎn)來看,企業(yè)因為實施電算化得到的收益應(yīng)大于實施電算化而增加的費(fèi)用,否則,電算化就失去了存在的價值。</p><p&
26、gt; 作為一個財務(wù)管理人員,控制自身部門的成本是當(dāng)然的責(zé)任。對于電算化系統(tǒng)來說,控制費(fèi)用主要從以下著手:</p><p> 1合理配置各種計算機(jī)設(shè)備與軟件,降低費(fèi)用 會計電算化工作的費(fèi)用中,計算機(jī)設(shè)備與軟件占有相當(dāng)大的比例,各單位應(yīng)按本單位的需要,進(jìn)行可行性研究,合理編制預(yù)算,配置各種設(shè)備與軟件。</p><p> 2會計部門的組織精簡 會計信息管理就是要借助計算機(jī)的功能使會計繁重
27、的工作精簡,成功的會計信息管理約為人工會計成本的三分之一左右。另外,為使會計電算化系統(tǒng)產(chǎn)生理想的效果,在導(dǎo)入會計信息系統(tǒng)時,企業(yè)一定要做好兩件事:①企業(yè)組織再造工程的完成,做到因事設(shè)人。②業(yè)務(wù)流程管理合理化,使企業(yè)事務(wù)處理流暢有效并能產(chǎn)生環(huán)環(huán)相扣的稽核功能。</p><p> 此外,平時要做好對會計人員的時間管理工作,使員工在有限的工作時間內(nèi)完成數(shù)量多、質(zhì)量高的工作。</p><p>
28、 3合理配置人員,降低人員費(fèi)用 共 13 頁 第 11 頁 電算化后,一方面原的工作崗位會精簡,另一方面還會增加新的崗位,合理配置人員不僅可以提供系統(tǒng)的利用效益,更好地為管理服務(wù),還可以降低人員費(fèi)用。</p><p> ?。?)有效利用計算機(jī)設(shè)備 要結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)量的多少以及會計信息化的要求,有計劃地購買適當(dāng)?shù)能浻布到y(tǒng),使計算機(jī)設(shè)備有效充分利用。購買硬件系統(tǒng),一定要選擇質(zhì)量過關(guān)的生產(chǎn)廠家和穩(wěn)定的機(jī)型,購買軟件系統(tǒng)
29、時,要結(jié)合企業(yè)自身的特點,軟件最好具有二次開發(fā)功能,以適應(yīng)未來的變化。四、會計電算化的發(fā)展趨勢 電算化會計隨著電子計算機(jī)技術(shù)的產(chǎn)生而產(chǎn)生,也必將隨著電子計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而逐步完善和發(fā)展??梢灶A(yù)見,電算化會計將出現(xiàn)或可能出現(xiàn)以下發(fā)展趨勢:(一)獲得普遍推廣和應(yīng)用,大范圍的信息處理網(wǎng)絡(luò)得以建立。電算化信息理從形式上看是信息處理手段的變化,實質(zhì)上卻是生產(chǎn)方式的轉(zhuǎn)變,是一種先進(jìn)的生產(chǎn)力,因而具有廣闊的發(fā)展前景。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及人們對電子技術(shù)認(rèn)識
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