電子文件歸檔與管理規(guī)范

1、電子文件歸檔與管理規(guī)范電子文件歸檔與管理規(guī)范GBT1889420021范圍本標準規(guī)定了在公務活動中產生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計的一般方法。本標準適用于黨政機關產生的電子文件的歸檔與管理，其他社會組織的電子文件管理可參照本標準。2規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達

2、成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。DA／T18檔案著錄規(guī)則DA／T22歸檔文件整理規(guī)則3術語和定義下列術語和定義適用于本標準。31電子文件electronicrecds指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。32歸檔電子文件archivalelectronicrecds指具有參考和利用價值并作

3、為檔案保存的電子文件(31)。33背景信息context指描述生成電子文件(31)的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環(huán)境等信息。34元數(shù)據metadata指描述電子文件(31)數(shù)據屬性的數(shù)據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據。35邏輯歸檔logicalfiling指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件(31)的管理

4、權限向檔案部門移交的過程。36物理歸檔physicalfiling指把電子文件(31)集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。3.7真實性authenticity目、內容等。523對電子文件采用防錯漏和防調換的標記。5.2.4對電子簽章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。53應建立電子文件完整性管理制度并采取相應的技術措施采集背景信息和元數(shù)據。54應建立電子文件有效性管理制度并采取相應的技術保證措施。55電子文件的處理和保存

5、應符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策，主要有：網絡設備安全保證；數(shù)據安全保證；操作安全保證，身份識別方法等。6電子文件的收集與積累61收集積累要求611記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留。正式文件是紙質的，如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的電子文件應當保留，否則可根據實際

6、條件或需要，確定是否保留。612當公務或其他事務處理過程只產生電子文件時，應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應隨時對電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。613對在網絡系統(tǒng)中處于流轉狀態(tài)，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。614對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文

7、字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。615對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格式，如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。616對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環(huán)境和相關數(shù)據。617對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈結技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子

8、文件以MPEG、AVl為通用格式。618對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數(shù)和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。619對通用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集。6110計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數(shù)、管理數(shù)據等應與電子文