電子文件歸檔與管理規(guī)范gbt18894-2002

1、電子文件歸檔與管理規(guī)范（電子文件歸檔與管理規(guī)范（GBT188942002）作者：檔案館文章來源：本站原創(chuàng)點(diǎn)擊數(shù)：7082更新時間：200912211、范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)的一般方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于黨政機(jī)關(guān)產(chǎn)生的電子文件的歸檔與管理，其他社會組織的電子文件管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。2、規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨

2、后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。DAT18檔案著錄規(guī)則DAT22歸檔文件整理規(guī)則3、術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1電子文件electronicrecds指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。3.

3、2歸檔電子文件archivalelectronicrecds指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件（3.1）3.3背景信息context指描述生成電子文件（3.1）的職能活動、電子文件的作用、辦理過、完整性和有效性。4.2應(yīng)對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。4.3應(yīng)明確規(guī)定電子文件歸檔的時間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子

4、文件的質(zhì)量。4.4歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。4.5具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時，應(yīng)同時保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。4.6應(yīng)保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章。5、電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性保證5.1應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)

5、措施，從電子文件形成開始不間斷地對有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。5.1.1登記處理過程中的相互銜接的各類責(zé)任者（如起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等）。5.1.2登記處理過程中的各類操作者（打字者、發(fā)文者、收文者、存儲管理者等）。5.1.3登記處理過程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息（指示、簽名、印章、代碼等）。5.1.4登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標(biāo)識。5.2應(yīng)采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)措施，保證電子文件的真實(shí)性