利用erp強化物資采購管理

1、全國中文核心期刊財會月刊陰一、采購管理環(huán)節(jié)存在的問題1.物料采購與物料管理為一體。目前有些企業(yè)將銷售職能部門與采購職能部門并在一起。這種模式下，其缺點是：物料管理、采購管理、供應商管理由一個職能部門來完成，缺乏必要的監(jiān)督和控制機制。同時在這種模式下，供應部擔負著維系生產用原材料供給的重任，為保證原材料的正常供應，必然會加大采購量，尤其是在原材料漲價時，這樣容易帶來不必要的庫存積壓和增加大量的應付賬款。2.業(yè)務信息共享程度弱，這是傳統(tǒng)采購

2、模式下最突出的缺陷。淤對供應商資源的共享。由于大部分的采購操作和與供應商的談判是通過電話來完成，沒有必要的文字記錄，采購信息和供應商信息基本上由每個業(yè)務人員自己掌握，信息沒有共享。其帶來的影響是：業(yè)務的可追溯性弱，一旦出了問題，難以調查；采購任務執(zhí)行的優(yōu)劣在相當程度上取決于人，人員的崗位變動對業(yè)務的影響大；缺少對供應商的資質評價和歸檔管理。于對物資信息的共享。物資采購工作量大，業(yè)務繁雜，品種多，工作中如果缺乏有效的工具，采購人員為了采購

3、計劃的準確，經常要到庫房查詢，手段落后，效率低。盂采購合同跟蹤困難。采購訂單、到貨情況、訂貨周期不能有效控制，使原材料的供應數量、供應時間不能保證生產需要。榆企業(yè)整體資源的共享。采購、銷售、生產、財務之間信息未能實現(xiàn)共享，大量數據重復錄入、各部門溝通不順暢，企業(yè)內部各方面資源調配不均衡，管理者不能實時了解每一項業(yè)務的前后進程，付款環(huán)節(jié)與采購環(huán)節(jié)脫節(jié)。3.采購控制通常是事后控制。其實不僅是采購環(huán)節(jié)，許多企業(yè)對大部分業(yè)務環(huán)節(jié)基本上都是事后控

4、制，無法在事前進行監(jiān)控。雖然我們承認事后控制也能帶來一定的效果，但是事前控制畢竟能夠為企業(yè)減少許多不必要的損失，尤其是如果一個企業(yè)橫跨多個區(qū)域，其事前控制的意義將更為明顯。二、利用ERP系統(tǒng)改進采購管理1.ERP系統(tǒng)將屬于庫存的職責從采購管理中分離出來，采購管理提供了請購、采購訂貨、采購到貨、采購發(fā)票、采購結算的完整采購流程。而庫存管理主要是對已入庫的存貨進行管理，包括入庫、出庫、調撥、盤點等，能有效地跟蹤庫存的出入庫情況，分析庫存的異

5、常狀態(tài)，針對庫存的短缺、超儲、安全庫存提供了預警機制，提供鮮活的動態(tài)庫存信息，為采購、銷售等部門進行決策提供依據。從庫存管理角度講，希望存貨的資金占用最少，存貨的數量越少管理也越容易，而采購部門希望存貨的數量“多”些以保證生產要求，這樣的一對矛盾使得庫存管理部門盡可能地結合生產消耗來制定相關的庫存補充計劃，包括最大—最小計劃、物料調配計劃等，而采購部門通過對存貨的定期檢查來避免缺貨。經過一段時間的運行，其存貨必然會調整到一個相對合理的水

6、平。2.ERP系統(tǒng)物流管理和資金流管理分離，即將通知財務付款職能放到財務部門，體現(xiàn)資金流隨物流而動的管理思路，避免了對供應商付款中的很多人為因素，同時對盲目采購也起了相當的限制作用。應付款管理與采購系統(tǒng)集成使用，接收采購系統(tǒng)中的采購發(fā)票，進行審核，同時生成相應的應付款憑證，并傳遞到總賬系統(tǒng)，它可以追蹤每一筆采購業(yè)務的應付款、付款情況并進行賬齡分析，進行供應商及往來款項的管理，進行合理的資金調配，提高資金的利用效率。3.ERP系統(tǒng)基礎信息

7、高度共享。具體到采購管理中，供應商名單、倉庫檔案、存貨分類、合同管理等信息在購、銷、存、財務各個環(huán)節(jié)高度共享，以往這些工作都是通過電話來完成，而ERP系統(tǒng)要求所有的采購單據都要在系統(tǒng)中進行記錄，這樣做對采購管理會帶來如下變革：淤業(yè)務的可追溯性強。ERP系統(tǒng)可隨時查詢任何時候與任何供應商發(fā)生的采購業(yè)務，并可以查出該筆業(yè)務進行的狀態(tài)，包括庫存接收的數量、采購退貨的數量、發(fā)票數量等。于減少業(yè)務操作中的人為因素。對供應商的管理在采購管理中是一個

8、中心環(huán)節(jié)，使用ERP系統(tǒng)后，系統(tǒng)將按照設定的指標對供應商的狀態(tài)進行分析，包括供應商供貨質量分析、數量分析、ABC分析等，并從中總結規(guī)律制定相應的供應商管理策略，如設定相應的配額和詢價優(yōu)先級等。這樣將業(yè)務人員的調動對工作的影響盡可能減少，新來的業(yè)務人員可以通過系統(tǒng)方便地查詢某一類供應商的名單、聯(lián)系方式、歷史供貨記錄，并按照設定的供應策略進行采購業(yè)務。4.控制體系完備?！笆虑翱刂?、事中監(jiān)督、事后分析”這一管理理念在ERP系統(tǒng)中的具體運用，是

9、ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)信息系統(tǒng)最明顯的區(qū)別。淤審批嚴格。雖然在傳統(tǒng)模式下，我們也強調采購管理要按照一定的層次進行控制，但是在實際操作中，尤其是跨地區(qū)的公司要做到這點非常難。通過ERP系統(tǒng)建立采購單據的審批控制流程，可以控制不同職責的員工采購物料種類以及采購金額的上限，超過一定的金額必須經主管領導審批，否則ERP系統(tǒng)中將無法繼續(xù)處理該單據，包括接收相應的貨物、進行付款等。如果一個公司采取集中財務模式，那么配合采購流程的控制，其效果將更明顯。于監(jiān)

10、督有方。在采購業(yè)務處理過程中，監(jiān)督人員（不僅指采購部門領導）若通過查詢發(fā)現(xiàn)業(yè)務處理有問題，則可以終止或暫停業(yè)務處理，直到問題解決為止。如若發(fā)現(xiàn)某訂單屬于重復訂單，可以將其暫停，查明原因或取消該訂單。茵利用ERP強化物資采購管理中國船舶重工集團第七O七研究所施佳杰上旬窯65窯陰全國中文核心期刊財會月刊陰一、采購管理環(huán)節(jié)存在的問題1.物料采購與物料管理為一體。目前有些企業(yè)將銷售職能部門與采購職能部門并在一起。這種模式下，其缺點是：物料管理、

11、采購管理、供應商管理由一個職能部門來完成，缺乏必要的監(jiān)督和控制機制。同時在這種模式下，供應部擔負著維系生產用原材料供給的重任，為保證原材料的正常供應，必然會加大采購量，尤其是在原材料漲價時，這樣容易帶來不必要的庫存積壓和增加大量的應付賬款。2.業(yè)務信息共享程度弱，這是傳統(tǒng)采購模式下最突出的缺陷。淤對供應商資源的共享。由于大部分的采購操作和與供應商的談判是通過電話來完成，沒有必要的文字記錄，采購信息和供應商信息基本上由每個業(yè)務人員自己掌握

12、，信息沒有共享。其帶來的影響是：業(yè)務的可追溯性弱，一旦出了問題，難以調查；采購任務執(zhí)行的優(yōu)劣在相當程度上取決于人，人員的崗位變動對業(yè)務的影響大；缺少對供應商的資質評價和歸檔管理。于對物資信息的共享。物資采購工作量大，業(yè)務繁雜，品種多，工作中如果缺乏有效的工具，采購人員為了采購計劃的準確，經常要到庫房查詢，手段落后，效率低。盂采購合同跟蹤困難。采購訂單、到貨情況、訂貨周期不能有效控制，使原材料的供應數量、供應時間不能保證生產需要。榆企業(yè)整

13、體資源的共享。采購、銷售、生產、財務之間信息未能實現(xiàn)共享，大量數據重復錄入、各部門溝通不順暢，企業(yè)內部各方面資源調配不均衡，管理者不能實時了解每一項業(yè)務的前后進程，付款環(huán)節(jié)與采購環(huán)節(jié)脫節(jié)。3.采購控制通常是事后控制。其實不僅是采購環(huán)節(jié)，許多企業(yè)對大部分業(yè)務環(huán)節(jié)基本上都是事后控制，無法在事前進行監(jiān)控。雖然我們承認事后控制也能帶來一定的效果，但是事前控制畢竟能夠為企業(yè)減少許多不必要的損失，尤其是如果一個企業(yè)橫跨多個區(qū)域，其事前控制的意義將更

14、為明顯。二、利用ERP系統(tǒng)改進采購管理1.ERP系統(tǒng)將屬于庫存的職責從采購管理中分離出來，采購管理提供了請購、采購訂貨、采購到貨、采購發(fā)票、采購結算的完整采購流程。而庫存管理主要是對已入庫的存貨進行管理，包括入庫、出庫、調撥、盤點等，能有效地跟蹤庫存的出入庫情況，分析庫存的異常狀態(tài)，針對庫存的短缺、超儲、安全庫存提供了預警機制，提供鮮活的動態(tài)庫存信息，為采購、銷售等部門進行決策提供依據。從庫存管理角度講，希望存貨的資金占用最少，存貨的數

15、量越少管理也越容易，而采購部門希望存貨的數量“多”些以保證生產要求，這樣的一對矛盾使得庫存管理部門盡可能地結合生產消耗來制定相關的庫存補充計劃，包括最大—最小計劃、物料調配計劃等，而采購部門通過對存貨的定期檢查來避免缺貨。經過一段時間的運行，其存貨必然會調整到一個相對合理的水平。2.ERP系統(tǒng)物流管理和資金流管理分離，即將通知財務付款職能放到財務部門，體現(xiàn)資金流隨物流而動的管理思路，避免了對供應商付款中的很多人為因素，同時對盲目采購也起

16、了相當的限制作用。應付款管理與采購系統(tǒng)集成使用，接收采購系統(tǒng)中的采購發(fā)票，進行審核，同時生成相應的應付款憑證，并傳遞到總賬系統(tǒng)，它可以追蹤每一筆采購業(yè)務的應付款、付款情況并進行賬齡分析，進行供應商及往來款項的管理，進行合理的資金調配，提高資金的利用效率。3.ERP系統(tǒng)基礎信息高度共享。具體到采購管理中，供應商名單、倉庫檔案、存貨分類、合同管理等信息在購、銷、存、財務各個環(huán)節(jié)高度共享，以往這些工作都是通過電話來完成，而ERP系統(tǒng)要求所有的

17、采購單據都要在系統(tǒng)中進行記錄，這樣做對采購管理會帶來如下變革：淤業(yè)務的可追溯性強。ERP系統(tǒng)可隨時查詢任何時候與任何供應商發(fā)生的采購業(yè)務，并可以查出該筆業(yè)務進行的狀態(tài)，包括庫存接收的數量、采購退貨的數量、發(fā)票數量等。于減少業(yè)務操作中的人為因素。對供應商的管理在采購管理中是一個中心環(huán)節(jié)，使用ERP系統(tǒng)后，系統(tǒng)將按照設定的指標對供應商的狀態(tài)進行分析，包括供應商供貨質量分析、數量分析、ABC分析等，并從中總結規(guī)律制定相應的供應商管理策略，如設

18、定相應的配額和詢價優(yōu)先級等。這樣將業(yè)務人員的調動對工作的影響盡可能減少，新來的業(yè)務人員可以通過系統(tǒng)方便地查詢某一類供應商的名單、聯(lián)系方式、歷史供貨記錄，并按照設定的供應策略進行采購業(yè)務。4.控制體系完備。“事前控制、事中監(jiān)督、事后分析”這一管理理念在ERP系統(tǒng)中的具體運用，是ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)信息系統(tǒng)最明顯的區(qū)別。淤審批嚴格。雖然在傳統(tǒng)模式下，我們也強調采購管理要按照一定的層次進行控制，但是在實際操作中，尤其是跨地區(qū)的公司要做到這點非常難

19、。通過ERP系統(tǒng)建立采購單據的審批控制流程，可以控制不同職責的員工采購物料種類以及采購金額的上限，超過一定的金額必須經主管領導審批，否則ERP系統(tǒng)中將無法繼續(xù)處理該單據，包括接收相應的貨物、進行付款等。如果一個公司采取集中財務模式，那么配合采購流程的控制，其效果將更明顯。于監(jiān)督有方。在采購業(yè)務處理過程中，監(jiān)督人員（不僅指采購部門領導）若通過查詢發(fā)現(xiàn)業(yè)務處理有問題，則可以終止或暫停業(yè)務處理，直到問題解決為止。如若發(fā)現(xiàn)某訂單屬于重復訂單，可