業(yè)務(wù)流程整理培訓(xùn)資料ppt

1、2024/4/1,1,企業(yè)信息化項(xiàng)目,----業(yè)務(wù)流程整理培訓(xùn),XXXXX軟件公司XXX,XXXX有限公司,2024/4/1,2,業(yè)務(wù)流程整理概述 20分鐘業(yè)務(wù)流程圖繪制方法 30分鐘業(yè)務(wù)流程整理注意事項(xiàng) 10分鐘業(yè)務(wù)流程整理練習(xí) 25分鐘問題交流 10分鐘,提綱,2024/4/

2、1,3,提綱,業(yè)務(wù)流程整理概述 培訓(xùn)目標(biāo) 業(yè)務(wù)流程整理目標(biāo) 業(yè)務(wù)流程概述 業(yè)務(wù)流程整理成果規(guī)范 業(yè)務(wù)流程圖繪制方法與業(yè)務(wù)流程整理注意事項(xiàng)業(yè)務(wù)流程整理練習(xí)問題交流,2024/4/1,4,,,參與業(yè)務(wù)流程的 設(shè)計(jì)和繪制,培訓(xùn)目標(biāo),學(xué)會(huì)繪制流程圖的方法,明確流程整理的原理,,2024/4/1,5,,,參與業(yè)務(wù)流程的 設(shè)計(jì)和繪制,培訓(xùn)目標(biāo),學(xué)會(huì)繪制流程圖的方法,明確流程

3、整理的原理,,什么是業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)流程整理意義標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程內(nèi)容對(duì)自身工作影響,原來如此。。。,2024/4/1,6,,,參與業(yè)務(wù)流程的 設(shè)計(jì)和繪制,培訓(xùn)目標(biāo),學(xué)會(huì)繪制流程圖的方法,明確流程整理的原理,,什么是業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)流程整理意義標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程內(nèi)容對(duì)自身工作影響,什么是業(yè)務(wù)流程圖業(yè)務(wù)流程圖繪制要求業(yè)務(wù)流程圖繪制練習(xí),我也會(huì)了,2024/4/1,7,,,參與業(yè)務(wù)流程的 設(shè)計(jì)和繪制,培訓(xùn)目標(biāo),

4、學(xué)會(huì)繪制流程圖的方法,明確流程整理的原理,,參與業(yè)務(wù)調(diào)研計(jì)劃制定完成調(diào)研工作底稿參與業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)與繪制對(duì)自身工作影響,成功也有我一份,2024/4/1,8,業(yè)務(wù)流程概念,業(yè)務(wù)流程是指在組織內(nèi)部“流轉(zhuǎn)”的一系列相關(guān)的活動(dòng)業(yè)務(wù)流程不僅僅限于一個(gè)單一的功能或者單一的部門業(yè)務(wù)流程能夠貫穿始終地反映經(jīng)營情況,什么是業(yè)務(wù)流程,2024/4/1,9,業(yè)務(wù)流程概念,行為 責(zé)任 輸入在流程中的關(guān)鍵行

5、為流程中的關(guān)鍵責(zé)任 每一行為的主要輸入來源,輸出顧客（服務(wù)對(duì)象）時(shí)間和成本每一行為的關(guān)鍵交付成果每一行為輸出的接受者 與每一行為相關(guān)的努力/時(shí) （內(nèi)部和外部） 間/成本,業(yè)務(wù)流程構(gòu)成要素,2024/4/1,10,業(yè)務(wù)流程成果規(guī)范,業(yè)務(wù)流程圖 流程描述 崗位職責(zé)按具體業(yè)務(wù)繪制業(yè)務(wù)流程圖業(yè)務(wù)流程圖節(jié)點(diǎn)的描述 相關(guān)人員的崗位及職責(zé),內(nèi)部制度

6、核算方法關(guān)鍵點(diǎn)與該業(yè)務(wù)相關(guān)的主要與該業(yè)務(wù)相關(guān)的 該業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度會(huì)計(jì)核算分錄,業(yè)務(wù)流程成果報(bào)告主要內(nèi)容,2024/4/1,11,提綱,業(yè)務(wù)流程整理概述 業(yè)務(wù)流程圖繪制方法與流程圖基本知識(shí)講解流程圖的繪制流程圖交付要求業(yè)務(wù)流程整理注意事項(xiàng)業(yè)務(wù)流程整理練習(xí)問題交流,2024/4/1,12,,流程圖是一種工具，可用來了解、分析和歸檔公司的流程和活動(dòng)，幫助確定改善機(jī)會(huì)

7、。一張流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所要求的輸出的一系列的步驟。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,什么是流程圖？,2024/4/1,13,流程圖繪制,流程圖繪制主要包括以下三項(xiàng)內(nèi)容：理解流程編制流程圖完善流程圖,2024/4/1,14,流程圖繪制,流程圖繪制基礎(chǔ),有明確定義的開端和結(jié)束有輸入必有輸出在整個(gè)企業(yè)組織中“流動(dòng)”不局限于單一的功能和部門,,,,,,流程,,輸入,,輸出,,,2024/4/1,15,流程圖繪制,

8、流程/子流程概述企業(yè)活動(dòng)流程圖直接闡明組織的主要業(yè)務(wù)/功能單位（部門級(jí)）的關(guān)鍵目標(biāo)流程步驟描述中級(jí)組織單位（部門級(jí)）的任何活動(dòng)在一個(gè)流程中能得到主要的輸入、輸出信息任務(wù)描述個(gè)人能完成的活動(dòng)所有個(gè)人應(yīng)完成的工作組成他/她的崗位職責(zé),2024/4/1,16,,文件/表格：該標(biāo)識(shí)文件，包括表格，字母和報(bào)告。它既可表示輸入，又可表示輸出。可在該標(biāo)識(shí)上寫下標(biāo)題用以代表特定的文件。,,系統(tǒng)/數(shù)據(jù)庫：該標(biāo)識(shí)用于表明信息從現(xiàn)有的計(jì)算

9、機(jī)系統(tǒng)中流入或流出。該計(jì)算機(jī)系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入，處理或輸出?？稍跇?biāo)識(shí)中寫明特定的系統(tǒng)名稱。,流程圖繪制標(biāo)識(shí),一套標(biāo)準(zhǔn)的符號(hào)能幫助我們快速并一致地溝通流程圖。,2024/4/1,17,流程操作：該標(biāo)識(shí)用于指示一項(xiàng)需要人工處理的活動(dòng)，例如手工處理一個(gè)文件（如手寫的采購單），或人工檢查一個(gè)文件。,流程參見:該標(biāo)識(shí)用于指示從一個(gè)流程轉(zhuǎn)向下一個(gè)流程。,,流程圖繪制標(biāo)識(shí),,數(shù)據(jù)信息:該標(biāo)識(shí)用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。,,2024/4/1,18,

10、決定批復(fù)：該菱形框代表一個(gè)決定或批復(fù)。它給人以強(qiáng)烈的視覺提示，即此處需要作出決定或批復(fù)。該標(biāo)識(shí)經(jīng)常用在流程欄中。其右方聯(lián)接“否”的情況，下方聯(lián)接“是”的情況。,方向標(biāo)記：流向箭頭代表任務(wù)執(zhí)行時(shí)的次序，它們引導(dǎo)著流程。它們可以在所有三欄中使用。流向從左到右代表輸入被接收并被處理；流向從上到下代表任務(wù)被完成。,,流程圖繪制標(biāo)識(shí),2024/4/1,19,存檔:該框代表一個(gè)文檔在此處需要被存檔。,開始/結(jié)束:該框用以表示一個(gè)流程的開始和

11、結(jié)束。,,流程圖繪制標(biāo)識(shí),,2024/4/1,20,流程圖連接標(biāo)識(shí)：該標(biāo)識(shí)用于流程圖中頁和頁的連續(xù)或者用于從一個(gè)決定框轉(zhuǎn)到另一頁或另一個(gè)流程。當(dāng)畫到頁底時(shí)，可以在圖中最后一項(xiàng)內(nèi)容后使用連接標(biāo)識(shí)。連接標(biāo)識(shí)的畫法：在標(biāo)識(shí)內(nèi)以A開始，然后寫上后續(xù)流程所在的頁碼。例如，A/2是指在第2頁上尋找A節(jié)點(diǎn)。然后在合適的地方畫上對(duì)應(yīng)的流程連接標(biāo)識(shí)。在該標(biāo)識(shí)上寫下相同的字母以及被連接的頁碼。,,流程圖繪制標(biāo)識(shí),,,A,繼續(xù)“是”情況下的流程,是,否,狀

12、況表是否被批準(zhǔn)?,A,,對(duì)狀況表作修改,2024/4/1,21,在決定框之前使用手工操作標(biāo)識(shí)：如果流程分叉為是/否，則有人作出決定。用決定框來表示。由于所作的決定和批復(fù)很少無效，因此在決定框之前通常有人工活動(dòng)標(biāo)識(shí)。,,,是,否,有效否？,,流程圖繪制標(biāo)識(shí),,驗(yàn)證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的有效性,2024/4/1,22,,,流程圖繪制,供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫,,,,,,,存檔框應(yīng)該盡可能描述系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、和其它信息的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)/信息框應(yīng)當(dāng)描述行動(dòng)框中生成的

13、數(shù)據(jù)和信息表,,,,對(duì),錯(cuò),新供應(yīng)商詳細(xì)情況,供應(yīng)商價(jià)格清單,?,X,新供應(yīng)商詳細(xì)情況,供應(yīng)商價(jià)格清單,,選擇供應(yīng)商,,選擇物料供應(yīng)商,,選擇物料供應(yīng)商,,選擇供應(yīng)商,2024/4/1,23,流程圖繪制,主要特征起始點(diǎn)、終止點(diǎn)和客戶應(yīng)該清楚和一致輸入和輸出應(yīng)當(dāng)盡可能量化為每一個(gè)任務(wù)框標(biāo)明負(fù)責(zé)的人員和部門為每一個(gè)任務(wù)框標(biāo)明人員的職務(wù)/負(fù)責(zé)的范圍做到對(duì)流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖詳細(xì)程度應(yīng)達(dá)到足以

14、識(shí)別無效率的活動(dòng),2024/4/1,24,詢問一個(gè)流程活動(dòng)的問題包括：,流程圖繪制,流程/任務(wù)生成什么？職員怎樣執(zhí)行它？為什么要這樣做？何時(shí)、由誰對(duì)它進(jìn)行復(fù)核？流程活動(dòng)需要多少時(shí)間？流程活動(dòng)何時(shí)需要？錯(cuò)誤/問題的種類，頻率和發(fā)生原因是什么？怎樣處理錯(cuò)誤/問題/例外？輸出什么？輸出多少？輸出至哪里？,流程范圍控制目標(biāo)主要控制點(diǎn)涉及部門及表格流程流轉(zhuǎn)時(shí)間特定政策,,2024/4/1,25,建議步驟:從一個(gè)高層次

15、的流程開始,如有必要,到下一層次的流程(比如,子系統(tǒng))確定每個(gè)子系統(tǒng)的開始和結(jié)束(保持重點(diǎn)) 確定關(guān)鍵輸入和輸出按步驟進(jìn)行每個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)子流程節(jié)約時(shí)間: 如果陷入困境,休息一下或跳到另一方面采用標(biāo)準(zhǔn)的流程圖符號(hào)在過程中或在每一子流程的結(jié)束確認(rèn)流程和技術(shù)改進(jìn)機(jī)會(huì)認(rèn)定流程的準(zhǔn)確性,流程圖繪制的技巧,2024/4/1,26,流程圖的格式宋體標(biāo)題采用14號(hào)字體、加粗、中間對(duì)齊部門采用10號(hào)字體、加粗、下劃線、中間對(duì)齊框內(nèi)采用

16、6－8號(hào)字體、普通不加粗、中間對(duì)齊連線采用與框內(nèi)同樣字體、中間對(duì)齊盡量避免相交線,業(yè)務(wù)流程圖交付要求,2024/4/1,27,業(yè)務(wù)流程成果規(guī)范,標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程圖樣本,2024/4/1,28,業(yè)務(wù)流程交付要求,標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程圖描述樣本,2024/4/1,29,業(yè)務(wù)流程交付要求,崗位職責(zé),2024/4/1,30,業(yè)務(wù)流程交付要求,內(nèi)部控制制度樣本,2024/4/1,31,業(yè)務(wù)流程交付要求,會(huì)計(jì)核算方法樣本,2024/4/1,32,起始點(diǎn)、終

17、止點(diǎn)和對(duì)象必須清晰輸入和輸出應(yīng)當(dāng)明確應(yīng)當(dāng)在合適的地方標(biāo)出估計(jì)時(shí)間（流程時(shí)間）為每一個(gè)任務(wù)框標(biāo)明人員的職務(wù)/負(fù)責(zé)的范圍做到對(duì)流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖詳細(xì)程度應(yīng)達(dá)到足以識(shí)別無效率的活動(dòng),業(yè)務(wù)流程圖交付要求,2024/4/1,33,提綱,業(yè)務(wù)流程整理概述 業(yè)務(wù)流程圖繪制方法與業(yè)務(wù)流程整理注意事項(xiàng)注意事項(xiàng)流程改進(jìn)業(yè)務(wù)流程整理練習(xí)問題交流,2024/4/1,34,需要 按實(shí)際情況繪制流程

18、需要 在整個(gè)組織內(nèi)思考流程需要 與流程牽涉的人員交流需要 在開始前確認(rèn)流程的起點(diǎn)和結(jié)束需要 高層次的流程圖需要 提問,不能 按照你自己的想當(dāng)然繪制流程不能 把流程圖局限在你自己的部門不能 在真空中工作不能 在確認(rèn)起點(diǎn)和結(jié)束點(diǎn)前試圖繪制 流程不能 陷入太多的細(xì)節(jié)不能 單獨(dú)努力,流程繪制應(yīng)注意的要點(diǎn),2024/4/1,35,流程問題技術(shù)和信息系統(tǒng)問題短期可解

19、決的問題或當(dāng)務(wù)之急,在流程繪制過程中,我們應(yīng)不僅理解現(xiàn)有的流程,而是更要確認(rèn)改進(jìn)的方面, 比如:,流程改進(jìn),2024/4/1,36,,關(guān)鍵步驟缺少重復(fù)勞動(dòng) (一個(gè)流程內(nèi)或是跨部門)不必要的文書工作不完全或冗余審查過程不必要的延誤勞動(dòng)密集型行為/任務(wù),一旦繪制完流程圖,我們能夠開始分析流程改進(jìn)的機(jī)會(huì). 特別地,我們能夠從以下方面發(fā)現(xiàn)問題,改進(jìn)工作流程:,流程改進(jìn),2024/4/1,37,,確認(rèn)新技術(shù)的潛在用處 (比如:自動(dòng)化,

20、更有效的獲取及共享信息等.)理解現(xiàn)有系統(tǒng)的限制(比如:由于批處理而導(dǎo)致信息不及時(shí),硬件容量限制,關(guān)鍵系統(tǒng)間缺乏界面),在流程繪制過程中,我們可以發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有系統(tǒng)的局限性和通過技術(shù)和信息系統(tǒng)使流程更有效的方法:,流程改進(jìn),2024/4/1,38,,需要立即處理的問題,以加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范,增加盈利能力或降低成本低投入但見效快的問題,一旦我們繪制完流程圖,我們可以找到提升企業(yè)管理水平的當(dāng)務(wù)之急 這些機(jī)會(huì)在于...,流程改進(jìn),2024/4/