市管部檔案管理細(xì)則

1、1.01.0總則總則1.1為規(guī)范格市場(chǎng)的檔案、保證各類文件資料和實(shí)物的安全管理，特制定本規(guī)定。1.2檔案定義：檔案是指公司在各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料和實(shí)物。1.3管理部門：山東市場(chǎng)管理部人資科負(fù)責(zé)此規(guī)定的制定、修改、廢止及起草工作。1.4適用范圍：山東市場(chǎng)管理部下轄各市場(chǎng)。2.02.0檔案范圍檔案范圍2.1山東市管部要求歸檔文件資料、實(shí)物包括：2.1.1市管部下發(fā)規(guī)章制度、總字號(hào)和通字號(hào)等文件。2.1.2人事檔案、工資

2、發(fā)放表等。2.1.3會(huì)議記錄及培訓(xùn)資料等。2.1.4與經(jīng)銷商簽訂的購(gòu)銷協(xié)議、專柜協(xié)議、促銷品協(xié)議、年度合作協(xié)議合同等復(fù)印件。2.1.5資產(chǎn)管理資料。2.1.6市場(chǎng)聯(lián)絡(luò)的相關(guān)函件。2.1.7會(huì)計(jì)帳簿、經(jīng)銷商檔案等資料。3.03.0檔案的分類檔案的分類3.1檔案按其職能性質(zhì)設(shè)為：一級(jí)類目和二級(jí)類目。3.2檔案分類，一級(jí)類目設(shè)置如下：1.經(jīng)營(yíng)管理類代字：012.人事行政管理類代字：023.財(cái)務(wù)類代字：033.3檔案分類二級(jí)類目的設(shè)置方法如下：

3、（可根據(jù)需要設(shè)置）3.3.1經(jīng)營(yíng)管理類的二級(jí)類目：按工作職能設(shè)置。3.3.2人事行政管理類的二級(jí)類目：按問題性設(shè)置。3.3.3財(cái)務(wù)類的二級(jí)類目：按憑證、帳薄、報(bào)表等分別設(shè)置?！斗诸愄?hào)標(biāo)識(shí)和案卷排列方法說明》（格式見附件FS300301）《檔案分類表》（格式見附件FS300302）《檔案分類、歸檔范圍、保管期限表》（格式見附件FS300303）3.4檔案按其密級(jí)分為：通用文件和密級(jí)文件。3.4.1通用文件：指涉及內(nèi)容無(wú)需保密的文件。3.4

4、.2密級(jí)文件：指涉及內(nèi)容重要、機(jī)密且要求在一定時(shí)間內(nèi)嚴(yán)格限制閱讀范圍的，并由專人負(fù)責(zé)處理傳遞和保管的文件。分為：絕密、機(jī)密、秘密三類。3.4.3絕密文件包括：財(cái)務(wù)報(bào)表、經(jīng)銷商檔案（帳務(wù)）、銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表、活動(dòng)方案、資產(chǎn)報(bào)表、刮獎(jiǎng)卡等重要資料。6.3對(duì)照片、聲像、磁盤等載體的檔案統(tǒng)一存放專用柜。6.4檔案要遠(yuǎn)離易燃、易爆和腐蝕性氣源，嚴(yán)禁吸煙和使用明火，檔案柜內(nèi)應(yīng)施放防霉、防蟲藥劑，檔案柜要嚴(yán)密上鎖，確保檔案安全性。6.5市場(chǎng)檔案必須專人專

5、管，保證安全。市管部下發(fā)的制度、政策性文件以及操作手冊(cè)等，必須妥善保管；由市場(chǎng)管理部人資科負(fù)責(zé)將下發(fā)已廢止的文件全部收回，統(tǒng)一銷毀；訂貨會(huì)方案、促銷方案資料，活動(dòng)結(jié)束后，立即作銷毀處理；市場(chǎng)函件保管期限超過3個(gè)月后可銷毀。銷毀檔案必須列清單，由兩人以上進(jìn)行銷毀，市場(chǎng)負(fù)責(zé)人監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字后交市場(chǎng)管理部人資科備案。6.6嚴(yán)禁擅自變賣、銷毀處理各類檔案。7.07.0其他要求其他要求7.1檔案是商業(yè)機(jī)密，保守機(jī)密是檔案保管人應(yīng)盡職責(zé)，

6、保管人應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行保密制度，提高警惕，堅(jiān)持原則，樹立嚴(yán)格的保密觀念，做到不失密，不泄密，確保檔案的安全。否則給予責(zé)任人警告以上處分，后果嚴(yán)重的予以開除。7.2嚴(yán)禁非工作人員進(jìn)入檔案區(qū)域，檔案保管人不得議論檔案內(nèi)容，不得將檔案私自提供給他人，更不得利用工作之便私自拍照、復(fù)制和抄錄密級(jí)檔案損害公司利益，違者予以開除。7.3市管部人資科必須每半年對(duì)所管轄市場(chǎng)的檔案是否規(guī)范立卷、全面歸檔、保管安全等情況進(jìn)行檢查。8.08.0附則附則8.1本規(guī)定由