市管部檔案管理細則

1、1.01.0總則總則1.1為規(guī)范格市場的檔案、保證各類文件資料和實物的安全管理，特制定本規(guī)定。1.2檔案定義：檔案是指公司在各項管理活動中形成的具有保存價值的文件資料和實物。1.3管理部門：山東市場管理部人資科負責此規(guī)定的制定、修改、廢止及起草工作。1.4適用范圍：山東市場管理部下轄各市場。2.02.0檔案范圍檔案范圍2.1山東市管部要求歸檔文件資料、實物包括：2.1.1市管部下發(fā)規(guī)章制度、總字號和通字號等文件。2.1.2人事檔案、工資

2、發(fā)放表等。2.1.3會議記錄及培訓資料等。2.1.4與經(jīng)銷商簽訂的購銷協(xié)議、專柜協(xié)議、促銷品協(xié)議、年度合作協(xié)議合同等復印件。2.1.5資產(chǎn)管理資料。2.1.6市場聯(lián)絡的相關函件。2.1.7會計帳簿、經(jīng)銷商檔案等資料。3.03.0檔案的分類檔案的分類3.1檔案按其職能性質(zhì)設為：一級類目和二級類目。3.2檔案分類，一級類目設置如下：1.經(jīng)營管理類代字：012.人事行政管理類代字：023.財務類代字：033.3檔案分類二級類目的設置方法如下：

3、（可根據(jù)需要設置）3.3.1經(jīng)營管理類的二級類目：按工作職能設置。3.3.2人事行政管理類的二級類目：按問題性設置。3.3.3財務類的二級類目：按憑證、帳薄、報表等分別設置。《分類號標識和案卷排列方法說明》（格式見附件FS300301）《檔案分類表》（格式見附件FS300302）《檔案分類、歸檔范圍、保管期限表》（格式見附件FS300303）3.4檔案按其密級分為：通用文件和密級文件。3.4.1通用文件：指涉及內(nèi)容無需保密的文件。3.4

4、.2密級文件：指涉及內(nèi)容重要、機密且要求在一定時間內(nèi)嚴格限制閱讀范圍的，并由專人負責處理傳遞和保管的文件。分為：絕密、機密、秘密三類。3.4.3絕密文件包括：財務報表、經(jīng)銷商檔案（帳務）、銷售統(tǒng)計報表、活動方案、資產(chǎn)報表、刮獎卡等重要資料。6.3對照片、聲像、磁盤等載體的檔案統(tǒng)一存放專用柜。6.4檔案要遠離易燃、易爆和腐蝕性氣源，嚴禁吸煙和使用明火，檔案柜內(nèi)應施放防霉、防蟲藥劑，檔案柜要嚴密上鎖，確保檔案安全性。6.5市場檔案必須專人專

5、管，保證安全。市管部下發(fā)的制度、政策性文件以及操作手冊等，必須妥善保管；由市場管理部人資科負責將下發(fā)已廢止的文件全部收回，統(tǒng)一銷毀；訂貨會方案、促銷方案資料，活動結(jié)束后，立即作銷毀處理；市場函件保管期限超過3個月后可銷毀。銷毀檔案必須列清單，由兩人以上進行銷毀，市場負責人監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字后交市場管理部人資科備案。6.6嚴禁擅自變賣、銷毀處理各類檔案。7.07.0其他要求其他要求7.1檔案是商業(yè)機密，保守機密是檔案保管人應盡職責，

6、保管人應認真執(zhí)行保密制度，提高警惕，堅持原則，樹立嚴格的保密觀念，做到不失密，不泄密，確保檔案的安全。否則給予責任人警告以上處分，后果嚴重的予以開除。7.2嚴禁非工作人員進入檔案區(qū)域，檔案保管人不得議論檔案內(nèi)容，不得將檔案私自提供給他人，更不得利用工作之便私自拍照、復制和抄錄密級檔案損害公司利益，違者予以開除。7.3市管部人資科必須每半年對所管轄市場的檔案是否規(guī)范立卷、全面歸檔、保管安全等情況進行檢查。8.08.0附則附則8.1本規(guī)定由