采購檔案管理

1、采購檔案管理一、目的：保證采購檔案資料的真實(shí)性、完整性和有效性，不得偽造、變造、隱匿或者擅自銷毀。二、適用范圍：對企業(yè)采購活動中形成的具有查考、利用和保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、磁盤、光盤等不同載體的歷史記錄進(jìn)行收集、查閱、發(fā)放。三、歸檔范圍：企業(yè)采購檔案的歸檔范圍包括：（一）企業(yè)采購計劃執(zhí)行文件1.采購年度計劃與月度計劃（直接材料、間接材料、輔材等）2.采購計劃執(zhí)行文件（經(jīng)審批的訂單，月度零星購買合同與請購單一起歸檔)3.到貨的

2、檢驗(yàn)記錄副本。（檢驗(yàn)報告、驗(yàn)收報告）4.每月到貨情況統(tǒng)計分析表（到貨達(dá)成率）（二）企業(yè)采購前期準(zhǔn)備文件1.采購框架合同、協(xié)議書與供應(yīng)商的技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量協(xié)議、保密協(xié)議，合同評審表；2.評審前期情況匯總報告或談判報告，包括無效供應(yīng)商名單及說明、定點(diǎn)候選供應(yīng)商名單，報價商談情況3.采購方式變更申請批復(fù)（供應(yīng)商切換、供應(yīng)商的工程變便），合同依法補(bǔ)充、修改、中止或終止等相關(guān)記錄（包含附件變便記錄）。；4.采購文件及采購人確認(rèn)記錄，包括供方評審、評

3、審細(xì)則、評并建立崗位責(zé)任制度。采購合同簽訂后一個月內(nèi)由經(jīng)辦人員或責(zé)任人將該采購項(xiàng)目的全套文件材料進(jìn)行收集整理后交檔案管理人員歸檔。采購框架合同，由經(jīng)辦人員或責(zé)任人次月10號前把上月與供方合作情況的相應(yīng)資料收集整理后交檔案管理人員歸檔。五、歸檔要求：（一）采購檔案內(nèi)容齊全完整；（二）采購檔案規(guī)格統(tǒng)一，文件、資料用紙規(guī)格一律采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙（工程圖紙可根據(jù)具體情況確定）（三）采購檔案原則上使用原始件，不可用復(fù)印件替代（復(fù)印件需經(jīng)部門主管簽

4、字備注原件用途）；（四）采購檔案中的簽名、印鑒手續(xù)齊全，首頁應(yīng)有“采購檔案目錄”字樣；便于保管和利用。（五）檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)歸檔檔案的管理，按照歸檔內(nèi)容要求，負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄，并保證采購檔案的標(biāo)識清晰有效，確保采購檔案安全保管、存放有序、查閱方便；光盤、磁盤等無法裝訂成冊的應(yīng)在檔案中統(tǒng)一編號索引，單獨(dú)保存。（六）計劃性物資按種類、時間順序進(jìn)行編號歸檔，檔內(nèi)檔案材料按照采購工作流程排列依次為計劃、計劃執(zhí)行文件、到貨檢