項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)

1、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù),海南省檔案局焦正高 副處長(zhǎng)2012年4月,內(nèi)容,一、項(xiàng)目建設(shè)程序二、相關(guān)概念與項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)三、項(xiàng)目檔案管理的依據(jù)四、項(xiàng)目文件形成的質(zhì)量監(jiān)控五、項(xiàng)目文件的歸檔范圍和保管期限的劃分 六、歸檔項(xiàng)目文件的質(zhì)量要求七、項(xiàng)目文件的整理歸檔八、項(xiàng)目檔案的匯總整理與移交 九、項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收,一、項(xiàng)目建設(shè)基本程序,四大環(huán)節(jié)：決策 設(shè)計(jì) 施工 竣工驗(yàn)收 六階段：項(xiàng)目建議書階段（擬建

2、項(xiàng)目設(shè)想）可行性研究階段（從技術(shù)與經(jīng)濟(jì)上進(jìn)行分析論證）設(shè)計(jì)文件階段（招標(biāo)選擇單位進(jìn)行初步、技術(shù)、施工圖設(shè)計(jì)）建設(shè)準(zhǔn)備階段（征地拆遷、材料訂貨、招標(biāo)選擇施工單位等）建設(shè)實(shí)施階段（建設(shè)、施工、監(jiān)理單位對(duì)工程進(jìn)度、質(zhì)量、投資 的管理與控制）竣工驗(yàn)收階段（自查、初驗(yàn)、專項(xiàng)、總驗(yàn)）,,,,,二、相關(guān)概念和項(xiàng)目檔案的特點(diǎn) （一）相關(guān)概念 項(xiàng)目文件：指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)

3、、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。 項(xiàng)目檔案：指經(jīng)過(guò)鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件。 項(xiàng)目文件是項(xiàng)目檔案的前身，項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目文件的歸宿,建設(shè)項(xiàng)目：指建筑、安裝等形成固定資產(chǎn)的活動(dòng)中，按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工，獨(dú)立組成的，在經(jīng)濟(jì)上統(tǒng)一核算、行政上有獨(dú)立組織形式、實(shí)行統(tǒng)一管理的單位。（小區(qū)）單位工程：在建設(shè)中，根據(jù)合同，具有獨(dú)立施工條件，可單獨(dú)作為成本計(jì)算對(duì)象

4、的工程。（獨(dú)立樓房）分部工程：在單位工程中，按結(jié)構(gòu)部位、路段長(zhǎng)度及施工特點(diǎn)或施工任務(wù)劃分為若干個(gè)分部工程。（建筑、水電、門窗）分項(xiàng)工程：在分部工程中，按不同的施工方法、材料、工序等劃分為若干個(gè)分項(xiàng)工程。,二、相關(guān)概念和項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)（二）項(xiàng)目檔案的特點(diǎn),1、數(shù)量大 2、形成時(shí)間長(zhǎng)3、形成的單位多 4、專業(yè)性強(qiáng) 5、種類和載體的多樣性 6、成套性,三、建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理依據(jù),《檔案法》《建筑法》《海南省檔案管理辦法》《建

5、設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》《基本建設(shè)檔案管理資料管理暫行規(guī)定》《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》《海南省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則》GB/T11811-2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求；DA/T28-2002國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范,四、項(xiàng)目文件形成的質(zhì)量監(jiān)控,1、統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào),①成立項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌組織開展項(xiàng)目檔案工作；②參照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和

6、保管期限表》制定本項(xiàng)目檔案的歸檔范圍，印發(fā)各參建單位遵照?qǐng)?zhí)行，要求各自負(fù)責(zé)收集；③在與參建各方簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理、供貨等合同時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確參建單位的收集、整理、歸檔的范圍、時(shí)間、套數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)等，并預(yù)留部分工程款，保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)歸檔后結(jié)算 。,,（一）建設(shè)單位文件的質(zhì)量監(jiān)控,2、建立網(wǎng)絡(luò)，明確職責(zé),建設(shè)單位在進(jìn)入項(xiàng)目開始運(yùn)作的階段后必須加強(qiáng)項(xiàng)目檔案工作，指定一位負(fù)責(zé)人分管檔案工作，確定專門的檔案工作機(jī)構(gòu)和人員

7、，加強(qiáng)管理和監(jiān)督指導(dǎo)。同時(shí)，把檔案工作網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)展到項(xiàng)目參與建設(shè)的每個(gè)單位，明確各參建單位檔案工作責(zé)任人及分管領(lǐng)導(dǎo)。如某建設(shè)項(xiàng)目檔案工作網(wǎng)絡(luò)圖,業(yè)主總工室（辦公室）,,檔案室,,計(jì)劃部,工程部,財(cái)務(wù)部,監(jiān)理單位,設(shè)計(jì)單位,施工一隊(duì),施工二隊(duì),,領(lǐng)導(dǎo)：協(xié)調(diào)工作工作人員：具體工作,,（總承包）,,施工一隊(duì),施工二隊(duì),施工五隊(duì),3、統(tǒng)一制度，規(guī)范管理,項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、法人）要制定要項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)規(guī)定、辦法、標(biāo)準(zhǔn)和制度等，并印發(fā)到各參建

8、單位貫徹執(zhí)行 （如項(xiàng)目檔案資料管理辦法、竣工文件編制規(guī)定、項(xiàng)目檔案分類方案、項(xiàng)目文件歸檔范圍及保管期限表、項(xiàng)目檔案整理操作規(guī)程、竣工檔案驗(yàn)收辦法、檔案庫(kù)房管理制度、檔案利用制度、檔案保密制度等）,4、申報(bào)登記，接受監(jiān)督 根據(jù)1997年8月19日國(guó)家檔案局頒布施行《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》的規(guī)定，國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目要做好申報(bào)登記。,（二）設(shè)計(jì)單位文件的質(zhì)量監(jiān)控,1、設(shè)計(jì)單位明確設(shè)計(jì)任務(wù)后，應(yīng)明確形成文件的質(zhì)量要求，保證每張施

9、工圖應(yīng)有圖號(hào)、圖名、設(shè)計(jì)人、校對(duì)人、審核人簽名。2、規(guī)范設(shè)計(jì)變更文件的編制和傳送。3、設(shè)計(jì)文件要按專業(yè)、文號(hào)順序進(jìn)行積累。4、設(shè)計(jì)任務(wù)完成后，需向建設(shè)單位移交經(jīng)規(guī)范整理的全套檔案（含電子件），并詳列項(xiàng)目全部的技術(shù)文件、變更文件、圖紙勘誤表目錄。,（三）監(jiān)理單位文件的質(zhì)量監(jiān)控,1、明確職責(zé)，根據(jù)《建設(shè)法》和監(jiān)理制度的規(guī)定，負(fù)責(zé)“三控制、兩管理、一協(xié)調(diào)”即對(duì)工程質(zhì)量、工期和投資控制；合同和信息管理；協(xié)調(diào)各方關(guān)系。檢查、審核參建各方項(xiàng)目

10、檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2、向法人提交工程監(jiān)理檔案材料。一是參與招標(biāo)時(shí)，協(xié)助法人明確文件歸檔條款；二是在設(shè)計(jì)階段監(jiān)理時(shí)，對(duì)設(shè)計(jì)文件、圖紙進(jìn)行檢查、歸檔驗(yàn)收；三是施工階段監(jiān)理時(shí)，對(duì)施工單位項(xiàng)目文件形成積累監(jiān)控；對(duì)來(lái)自法人、設(shè)計(jì)和施工單位的文件進(jìn)行完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)進(jìn)行審核。,（四）施工單位文件的質(zhì)量監(jiān)控,施工單位形成的施工文件和負(fù)責(zé)編制的竣工圖是反映項(xiàng)目真實(shí)貌和質(zhì)量的主要依據(jù)，數(shù)量比重最大，是項(xiàng)目檔案的主要組成部分?？刂剖侄危阂皇且怨?/p>

11、形式的文件，要注意統(tǒng)一文號(hào)；二是施工記錄，必須真實(shí)、準(zhǔn)確、耐久、有序、規(guī)范和完備的簽署手續(xù)；三是竣工圖必須字跡、線條清晰，圖面整潔，修改到位。,五、項(xiàng)目文件的歸檔范圍和保管期限的劃分,1、歸檔范圍,對(duì)于具體的某個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的歸檔范圍，項(xiàng)目法人可參照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》或《企業(yè)檔案工作規(guī)范》表A．7項(xiàng)目建設(shè)類或相關(guān)主管部門所列的歸檔范圍結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況予以適當(dāng)拓寬或縮減。（主要?dú)w檔范圍是反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職

12、能活動(dòng)且具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件）,2、收集職責(zé)⑴項(xiàng)目準(zhǔn)備階段：建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集積累項(xiàng)目立項(xiàng)及前期準(zhǔn)備文件及設(shè)備、工藝和涉外文件；勘察設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集積累勘察、設(shè)計(jì)文件。⑵項(xiàng)目施工階段：由各承包單位或分包單位負(fù)責(zé)收集各自承包項(xiàng)目形成的全部文件；項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集積累項(xiàng)目監(jiān)理文件，并受建設(shè)單位委托監(jiān)督檢查項(xiàng)目建設(shè)中的文件收集積累任務(wù)，而且向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)證材料等文件。⑶項(xiàng)目試運(yùn)行階段：試運(yùn)行單位負(fù)責(zé)收集

13、、積累在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運(yùn)行中形成的文件；項(xiàng)目器材供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理單位負(fù)責(zé)收集、積累所承建項(xiàng)目的器材供應(yīng)和財(cái)務(wù)管理中形成的文件。,3、項(xiàng)目檔案保管期限的劃分,⑴項(xiàng)目檔案的保管期限主要有永久、長(zhǎng)期（50年）和短期（15年）三種保管期限；⑵編制項(xiàng)目檔案保管期限表主要參照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》來(lái)制定 ⑶影響項(xiàng)目檔案保管期限劃分的因素有：技術(shù)因素；功能因素；時(shí)間因素；典型因素；作者因素；名稱因素,五、歸檔項(xiàng)目文件的質(zhì)量要

14、求,1、字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，蓋章簽字手續(xù)完備。 2、需永久．長(zhǎng)期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等)書寫、繪制，凡為易褪色材料（如復(fù)寫紙、熱敏紙即傳真紙）形成的并需要永久和長(zhǎng)期保存的文件，應(yīng)附一份復(fù)印件。,3、復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和 影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定的質(zhì)量要求。4、錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。5、長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。6、歸

15、檔的項(xiàng)目文件應(yīng)為原件。7、圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。8、歸檔文件要齊全、完整。,9、竣工文件的編制要求,①竣工文件由施工單位負(fù)責(zé)編制，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核，由設(shè)計(jì)單位編制的竣工圖應(yīng)明確施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽字認(rèn)可責(zé)任 ②竣工圖應(yīng)真實(shí)反映項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況，如施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變或變更超過(guò)35%的，應(yīng)重新繪制竣工圖；,③建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)或委托有資質(zhì)的

16、單位編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖； ④如施工圖施工沒(méi)有變動(dòng)的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章，可做竣工圖歸檔； ⑤不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》統(tǒng)一又疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面，圖面折在里面，利于保護(hù)圖跡永久保存，不易褪化；,⑥監(jiān)理單位應(yīng)督促和協(xié)助竣工圖編制單位檢查竣工圖編制完成情況，以便發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后能夠及時(shí)修改及補(bǔ)齊； ⑦項(xiàng)目竣工圖一般為兩套，另有要求除外。如在城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)

17、目，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定編制一份主要建筑物及綜合管線竣工圖給城建檔案館,⑧所有竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章,竣工圖章如下圖所示（圖章尺寸60mmX80mm）,六、項(xiàng)目文件的整理歸檔,項(xiàng)目文件整理的原則項(xiàng)目文件組卷的方法項(xiàng)目文件組卷的流程案卷的分類排列項(xiàng)目檔案的編號(hào)項(xiàng)目檔案案卷目錄的編制,整理原則,根據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）規(guī)定：遵循科技文件的形成規(guī)律保持案卷內(nèi)科技文件的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系

18、統(tǒng)便于檔案的保管和利用,尊重形成規(guī)律,科技檔案的形成有其自身規(guī)律，反映科技活動(dòng)各階段、環(huán)節(jié)的特殊要求，不得輕易破壞。日常形成積累有一定基礎(chǔ)，有的已處于預(yù)立卷狀態(tài)。 因此利用原基礎(chǔ)可起到事半功倍的效果。,保持文件間的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng),項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)之一就是成套性。成套性就是文件之間的聯(lián)系性。有機(jī)聯(lián)系是文件內(nèi)容內(nèi)在的、本質(zhì)的、自然的聯(lián)系，而不是人為的聯(lián)系。,文件有機(jī)聯(lián)系的幾種狀態(tài),某一項(xiàng)目或單位工程、分部分項(xiàng)工程的文件

19、。某一問(wèn)題、事故處理形成的一組文件。請(qǐng)示與批復(fù)一組會(huì)議材料就某一變更事項(xiàng)產(chǎn)生的報(bào)告、批復(fù)、洽商材料、會(huì)議紀(jì)要等系統(tǒng)編號(hào)的變更令、變更通知單、工程聯(lián)系單、材料報(bào)驗(yàn)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等有時(shí)間或文號(hào)聯(lián)系。設(shè)備選購(gòu)、開箱、試運(yùn)行三階段形成的文件，既自成體系、又互為聯(lián)系。,便于檔案保管利用,是檔案整理工作目的和要求與前兩個(gè)整理原則矛盾時(shí)，應(yīng)以第三個(gè)原則為重,組卷方法,管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或項(xiàng)目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷；勘察設(shè)計(jì)

20、材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件按項(xiàng)目或?qū)I(yè)組卷；項(xiàng)目施工文件按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)定及原材料試驗(yàn)文件按單項(xiàng)工程、單位工程組卷；項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)，水電、暖通、電梯、消防，環(huán)保等順序組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、臺(tái)件等組卷；監(jiān)理文件按文種組卷。,若干組卷方法介紹,項(xiàng)目組卷法或單位、分項(xiàng)工程組卷法。階段、專業(yè)、結(jié)構(gòu)組卷法問(wèn)題組卷法時(shí)間組卷法文件名稱組卷法來(lái)源組卷法,項(xiàng)目或單位、分項(xiàng)工程組卷

21、法,將一個(gè)項(xiàng)目或單位工程、分部、分項(xiàng)工程看做一個(gè)基本單元，組成一個(gè)案卷。如： 案卷1：?？陔姀S地基處理文件； 案卷2：東方電廠一號(hào)機(jī)鍋爐焊接及熱處理檢驗(yàn)記錄；,以一個(gè)發(fā)電機(jī)組為例：汽機(jī)間上部結(jié)構(gòu)工程主廠房地下結(jié)構(gòu)工程除氧煤倉(cāng)上部結(jié)構(gòu)工程主廠房建筑工程,,,,地基處理文件施工記錄樁基處理的效果分析、結(jié)論與評(píng)價(jià)、樁基檢測(cè)報(bào)告變更文件及工作聯(lián)系單重大問(wèn)題及缺陷處理記錄隱蔽工程驗(yàn)收記錄（以上各組

22、成一個(gè)案卷）,樁基,階段或?qū)I(yè)、結(jié)構(gòu)組卷法,即按工程、設(shè)備的結(jié)構(gòu)、工程進(jìn)行的不同階段組卷。使用于施工文件。 例：　　 XX電廠土地征用文件（階段） XX局機(jī)關(guān)辦公樓排水結(jié)構(gòu)竣工圖 XX公司主廠房管道水壓檢驗(yàn)記錄,問(wèn)題組卷法,將涉及同一問(wèn)題（同一特定問(wèn)題、同一類問(wèn)題）的文件組成一卷。適用于管理性文件。 例如：

23、 （1）省市計(jì)經(jīng)委、省能源集團(tuán)關(guān)于項(xiàng)目建議書的請(qǐng)示、批復(fù) （2）省能源集團(tuán)、省市計(jì)經(jīng)委、市人民政府等關(guān)于工程預(yù)可行性、可行性研究報(bào)告的請(qǐng)示、批

24、復(fù)、通知。 （3）**加工廠水文地質(zhì)勘察報(bào)告,時(shí)間組卷法,內(nèi)容針對(duì)同一時(shí)間的文件可以組成一個(gè)案卷。時(shí)間特征明顯的文件可采用此方法。 例如： 海南東線高速公路工程1標(biāo)段1993年8月份計(jì)量支付 報(bào)表； ?？诃h(huán)城高速公路工程3標(biāo)段2006年1—3月份施工日記；,名稱組卷法,就是將相同名稱（文種）的文件組成一卷。 例如： 海島建設(shè)公司董事會(huì)2010年1-6月份

25、會(huì)議紀(jì)要 東方火電廠2標(biāo)段設(shè)計(jì)變更技術(shù)聯(lián)系單 臨高思源學(xué)校一期工程房屋拆遷協(xié)議書 大隆水庫(kù)工程監(jiān)理部2006年1-50號(hào)工作聯(lián)系單,來(lái)源組卷法,將來(lái)自同一地區(qū)、作者或內(nèi)容針對(duì)同一地區(qū)的文件組成一卷。 例如： ?華能?？诠娟P(guān)于文昌風(fēng)電廠機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免問(wèn)題的批復(fù) ?文昌風(fēng)電廠工程指揮部關(guān)于XX村房屋拆遷協(xié)議書,,合理分卷,檢查補(bǔ)充,卷內(nèi)文件整理

26、,卷內(nèi)目錄與備考表填寫,案卷封面填寫,案卷裝訂,項(xiàng)目文件組卷的流程,1、檢查補(bǔ)充,對(duì)照歸檔范圍，將接收進(jìn)來(lái)的材料再檢查一遍，確保符合原始、完整、準(zhǔn)確等要求。區(qū)分不作為科技檔案歸檔的文件。如文書文件、普發(fā)性文件、重份文件、事務(wù)性文件等,2、合理分卷,案卷是最低層次的類下面最小的類，是檔案構(gòu)成的基本單元。組卷的目的就是將零散文件通過(guò)某種方法形成一個(gè)個(gè)案卷。卷和卷之間相對(duì)獨(dú)立，卷內(nèi)文件保持有機(jī)聯(lián)系。卷分為卷盒、卷夾。卷盒厚度以不超過(guò)4

27、公分為宜；卷夾厚度以2公分左右為宜；不超過(guò)６公分。卷盒內(nèi)可以存放用軟卷皮裝訂的一個(gè)或多個(gè)卷夾；也可以采用件保管的方法。,3、卷內(nèi)文件整理,查漏補(bǔ)缺對(duì)破損文件進(jìn)行修校對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制去除金屬物超出卷盒幅面的科技文件應(yīng)疊裝，按照A4大小粘貼折疊（圖紙折疊方法見(jiàn)GB/T 10609.3）,卷內(nèi)文件排列：按文件間的聯(lián)系、重要程度、時(shí)間順序、工程部位排列。科技（項(xiàng)目）文件一般文字材料在前圖樣在后；譯文在前原文在后。

28、管理性文件一般正本在前底稿在后，批復(fù)在前請(qǐng)示在后，結(jié)果在前過(guò)程在后，,幾種卷內(nèi)文件的排列方法,圖樣文件：按隸屬關(guān)系；按總體和局部的關(guān)系；按圖號(hào)順序；按地區(qū)特征；按時(shí)間順序文字型文件：按重要程度；按時(shí)間；按地區(qū)；按內(nèi)在聯(lián)系（復(fù)文在前，來(lái)文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后）圖文混合型：一般是文字在前，圖樣在后；如果文字只起補(bǔ)充說(shuō)明作用的，圖樣在前，文字在后。,卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)的編寫：案卷內(nèi)項(xiàng)目文件以件為單位裝訂的，逐件蓋檔號(hào)章

29、，并以件為單位編寫頁(yè)號(hào)；整卷裝訂的，從001起編頁(yè)號(hào)。以有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)。（根據(jù)2008年版國(guó)標(biāo):科技案卷構(gòu)成一般要求，整卷裝訂也可以件為單位編寫頁(yè)號(hào)）。已有頁(yè)號(hào)的文件可不再重新編寫頁(yè)號(hào)。,4、卷內(nèi)文件目錄與備考表的填寫,最好激光打印字段格式符合要求字體大小適當(dāng)。,填寫卷內(nèi)目錄,序號(hào)：文件在卷內(nèi)的順序號(hào)文件編號(hào)：完整的代字代號(hào)責(zé)任者：文件的形成者，單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。文件材料題名：文件名稱。注意無(wú)名稱、或名稱不能揭示內(nèi)

30、容的應(yīng)自擬并加【】。日期：文件形成時(shí)間，用8位數(shù)字表示20010226表示。頁(yè)數(shù)：填寫每件文件的總頁(yè)數(shù)。備注：需說(shuō)明的情況。,卷內(nèi)目錄檔號(hào)：,,24—J.1—001—1（文件級(jí)檔號(hào)，08年版科檔案卷要求，第四部分應(yīng)為序號(hào)）,24—J.1—001,卷內(nèi)目錄,檔號(hào):24—J.1—001（案卷級(jí)檔號(hào)）,檔號(hào):24—J.1—001—010（文件級(jí)檔號(hào)，第四部分為所在卷大流水編號(hào)的第10頁(yè)）,卷 內(nèi) 備 考 表

31、 的 編 制,,5、案卷封面填寫,案卷封面內(nèi)容填寫：案卷題名：揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容立卷單位：案卷的形成單位。起止日期：卷內(nèi)文件的起止時(shí)間保管期限：對(duì)照保管期限表，從案卷保管單位的角度確定是永久、長(zhǎng)期、短期。密級(jí)：卷內(nèi)科技文件的最高密級(jí)。檔號(hào)：檔案的編號(hào),,,,,,,案 卷 封 面 的 編 制,案卷題名的擬寫方法1：案卷題名=項(xiàng)目名稱+單位工程名+分部（分項(xiàng)）+路段（專業(yè)

32、、階段、結(jié)構(gòu)）+文件內(nèi)容+文件名方法2:案卷題名=責(zé)任者+問(wèn)題（時(shí)間、地區(qū)等）+文種,例：（1） 海文高速公路工程 K50+20~K110+15 項(xiàng)目名稱 單位工程 路基壓實(shí)度評(píng)定 表 文件內(nèi)容 文件名（2） 美蘭機(jī)場(chǎng) 候機(jī)樓 電氣線路竣工 圖 項(xiàng)目名稱 單位工程

33、 專業(yè)階段 文件名,（3）海南廣場(chǎng)1號(hào)樓　　供水排水　　施工　　圖　 項(xiàng)目名稱　　　　專業(yè)名　　階段　文件名（4）瓊州大橋　　橋面沉降觀測(cè)　　記錄　　　項(xiàng)目名稱　　　內(nèi)容　　　　文件名（5）海南東線高速公路　 K100＋10~K150＋15路基　中間檢驗(yàn)報(bào)驗(yàn)單 項(xiàng)目名稱　分項(xiàng)工程　　文件名,,,,（ 6 ）

34、世紀(jì)大橋基礎(chǔ)及下部結(jié)構(gòu) 單位工程名稱 1號(hào)墩鉆孔樁、立柱、蓋梁 質(zhì)量評(píng)定 　 表 分部工程名稱 內(nèi)容 文件名稱 （7）海南省地震局 關(guān)于省檔案館庫(kù)房地震安全性評(píng)價(jià)的 作者

35、 問(wèn)題 通知、評(píng)價(jià)報(bào)告、評(píng)價(jià)結(jié)果、審批意見(jiàn)書 文件名,（案卷脊背式樣）,,,,,1)整卷裝訂的，用電鉆三孔一線線繩裝訂 2)以件單位裝訂組卷的，在左側(cè)用不銹鋼釘裝訂或縫紉機(jī)踏線。并在每件文件首頁(yè)空白處加蓋檔號(hào)章。,6、案卷的裝訂或裝盒,案卷的分類排列,項(xiàng)目?jī)?nèi)分類項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目施工文件項(xiàng)目竣工文件項(xiàng)目

36、設(shè)備文件項(xiàng)目驗(yàn)收文件排列:按照類別、階段、時(shí)間等要素排列,分類編號(hào)　　例1：,綜合檔案室（010）,C人事教育,B黨務(wù)活動(dòng),G特種載體,A行政管理,D基本建設(shè),E會(huì)計(jì)檔案,F設(shè)備檔案,2宿　舍,3廠　房,4海文高速公路,1辦公樓,綜合（前期）類1,監(jiān)　理3,施　工4,設(shè)　備5,聲像類6,,,,,,,1卷 2卷 3卷 4卷 122卷,,,,,,,,,,,,,

37、,,,,,,,,,,,,設(shè)計(jì)2,,,,,,一級(jí)類目名稱及代號(hào),,二級(jí)類目名稱及代號(hào),基 本 范 圍,,,,,辦公樓 1,宿舍 2,食堂 3,俱樂(lè)部 4,同一工程項(xiàng)目?jī)?nèi)，包含從工程立項(xiàng)、勘探測(cè)繪、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過(guò)程。,基本建設(shè)類JJ,,檔號(hào)：JJ.1—001,項(xiàng)目檔案檔號(hào)的編制,檔號(hào)構(gòu)成：全宗號(hào)-分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或　目錄號(hào)）-案卷號(hào) 如：010-D-1分類編號(hào):適用于大中型項(xiàng)

38、目 項(xiàng)目代號(hào)+項(xiàng)目?jī)?nèi)分類號(hào)+案卷順序號(hào) 如：D.4.1-122大流水編號(hào):適用中小型項(xiàng)目 項(xiàng)目代號(hào)+案卷順序號(hào) 如：DAG-50,,檔案館建設(shè)項(xiàng)目代號(hào),,檔號(hào)的編制說(shuō)明 如： 010-D?4 ?1-122,案卷號(hào)三級(jí)類目號(hào)二級(jí)類目號(hào)一級(jí)類目號(hào)全宗號(hào),,,,,,,,,,,,,編制項(xiàng)目檔案案卷目錄,項(xiàng)目文件整理成果的反映項(xiàng)目檔案保管

39、和查詢的工具,案卷目錄,七、項(xiàng)目文件的歸檔,1、建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)、各施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目完成后。將經(jīng)整理、編目后所形成的項(xiàng)目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求．向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交歸檔；工程分包的，由分包單位向總包單位移交，再由總包單位匯總整理后建設(shè)單位移交，項(xiàng)目各參建單位在完成項(xiàng)目檔案編制后，用鉛筆編寫臨時(shí)檔案號(hào)。,2、根據(jù)基本建設(shè)程序和項(xiàng)目特點(diǎn)．歸檔可按階段分期進(jìn)行．也可在單項(xiàng)工程或單位工程完成并通過(guò)竣工驗(yàn)收后與竣工驗(yàn)收文件一并

40、歸檔。 3、歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)．應(yīng)記述和反映建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收的全過(guò)程；真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程和竣工時(shí)的實(shí)際情況,圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備;文件質(zhì)量應(yīng)符合規(guī)定．,4、外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文,經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔． 5、項(xiàng)目文件的歸檔審查施工單位在項(xiàng)目竣工文件收集，編制和整理后．應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對(duì)文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷

41、質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會(huì)審,經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)．,6、項(xiàng)目文件的歸檔時(shí)間,除受委托進(jìn)行項(xiàng)目檔案匯總整理外,各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目文件向建設(shè)單位歸檔;有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時(shí)歸檔．,八、項(xiàng)目檔案的匯總整理與移交,（一）項(xiàng)目檔案的匯總整理（全部項(xiàng)目檔案的匯總整理應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)進(jìn)行或組織，其內(nèi)容包括： ）,a)根據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)規(guī)則以及項(xiàng)目實(shí)際情況

42、，設(shè)計(jì)、制定統(tǒng)一的項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系．小型項(xiàng)目直接按項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類;大中型項(xiàng)目按工程或?qū)I(yè)分類．下設(shè)屬類 b)依據(jù)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系對(duì)全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類和編號(hào);生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進(jìn)行分類和編號(hào)的,建設(shè)單位(并責(zé)成設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位)可用鉛筆臨時(shí)填寫檔案號(hào)．,c)對(duì)全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行清點(diǎn)、編目,并編制項(xiàng)目檔案案卷目錄及檔案整理情況說(shuō)明。 d)負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格,項(xiàng)目檔案編

43、制說(shuō)明包括兩個(gè)方面的內(nèi)容： 1．項(xiàng)目簡(jiǎn)介。（1）項(xiàng)目的構(gòu)成，項(xiàng)目的用途，項(xiàng)目的批準(zhǔn)單位和文號(hào)、批準(zhǔn)日期；（2）項(xiàng)目的總投資、占地面積和走向；（3）項(xiàng)目的籌建、動(dòng)工、試生產(chǎn)日期和正式竣工投產(chǎn)、交付使用日期；（4）項(xiàng)目的工藝、設(shè)備產(chǎn)品情況；（5）項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工、安裝、監(jiān)理單位；（6）項(xiàng)目的單位工程總數(shù)；（7）其他。,,2．項(xiàng)目檔案簡(jiǎn)介。（1）項(xiàng)目檔案整理的依據(jù)性文件；（2）項(xiàng)目檔案包括的主要文件材料內(nèi)容；（3）檔案的數(shù)量；（4）其

44、他需要說(shuō)明的問(wèn)題。,（二）項(xiàng)目檔案的移交,1、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后,建設(shè)單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求，在項(xiàng)目正式通過(guò)竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，向生產(chǎn)使用單位及其他有關(guān)單位辦理檔案移交．凡分期或分機(jī)組的項(xiàng)目，應(yīng)在每期或每機(jī)組正式通過(guò)竣工驗(yàn)收后辦理檔案移交。,2、建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其他有關(guān)單位應(yīng)辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點(diǎn)、簽字等交按手續(xù)：建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的，按企業(yè)檔案管理要求辦理。,

45、九、項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收,（一）《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》適用于各級(jí)政府投資主管部門組織或委托組織進(jìn)行竣工驗(yàn)收的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目。 （二）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目驗(yàn)收,（三）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)先按照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》完成項(xiàng)目形成的所有文件歸檔與整理工作，并嚴(yán)格按照《辦法》的附件2《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收內(nèi)容及要求》進(jìn)行自檢。自檢

46、合格后向按規(guī)定向組織的驗(yàn)收的檔案主管部門遞交《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案申請(qǐng)表》及報(bào)告，申請(qǐng)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。,感謝您的聆聽(tīng)！,個(gè)人資訊　　供職單位 海南省檔案局（館）　　效力部門 業(yè)務(wù)指導(dǎo)處、基建辦　 溝通路徑 18976073086 13907553508@1