行政專員工作流程

1、行政專員工作流程前臺(tái)接待（一）日常接待工作規(guī)范迎接客人（1）認(rèn)識(shí)的客人來(lái)訪：熱情、親切的招呼客人；（2）陌生客人的接待：熱情招待客人并問(wèn)清其姓名及公司或單位名稱。接待客人接待客人要注意以下幾點(diǎn)。（1）若客人要找的負(fù)責(zé)人不在時(shí)，要明確告訴對(duì)方負(fù)責(zé)人到何處去了，以及何時(shí)回本單位。請(qǐng)客人留下電話、地址，明確是由客人再次來(lái)單位，還是我方負(fù)責(zé)人到對(duì)方單位去。（2）客人到來(lái)時(shí)，我方負(fù)責(zé)人由于種種原因不能馬上接見(jiàn)，要向客人說(shuō)明等待理由與等待時(shí)間，若客

2、人愿意等待，應(yīng)該向客人提供飲料、雜志。（不能讓客人在公司內(nèi)部隨意走動(dòng)，特別是辦公區(qū)域，告知客人在接待區(qū)等待。（3）及時(shí)給客人奉茶水。（二）不速之客的接待有客人未預(yù)約來(lái)訪時(shí)，不要直接回答要找的人在或不在。而要告訴對(duì)方：“讓我看看他是否在?！蓖瑫r(shí)婉轉(zhuǎn)地詢問(wèn)對(duì)方來(lái)意：“請(qǐng)問(wèn)您找他有什么事？”如果對(duì)方?jīng)]有通報(bào)姓名則必須問(wèn)明，盡量從客人的回答中，充分判斷能否讓他與同事見(jiàn)面。如果客人要找的人是公司的領(lǐng)導(dǎo)，就更應(yīng)該謹(jǐn)慎處理。（三）電話接聽(tīng)流程（1）電

3、話接聽(tīng)①目的：當(dāng)我們接聽(tīng)電話時(shí)應(yīng)該熱情，因?yàn)槲覀兇碇镜男蜗?。②左手持?tīng)筒、右手拿筆。③電話鈴聲響過(guò)三聲之內(nèi)接起電話。④說(shuō)話必須清晰，正對(duì)著話筒，發(fā)音準(zhǔn)確。通電話時(shí)，不能大吼也不能喃喃細(xì)語(yǔ)，而應(yīng)該用你正常的聲音——并盡量用熱情和友好的語(yǔ)氣。你還應(yīng)該調(diào)整好你的表情。你的微笑可以通過(guò)電話傳遞。使用禮貌用語(yǔ)如“謝謝您”，“請(qǐng)問(wèn)有什么可以幫忙的嗎？”“不用謝?！雹萁勇?tīng)電話過(guò)程中應(yīng)該始終保持正確的姿勢(shì)。⑥電話接聽(tīng)完畢之前，不要忘記復(fù)誦一遍來(lái)電

4、的要點(diǎn)，防止記錄錯(cuò)誤或者偏差而帶來(lái)的誤會(huì)，使整個(gè)工作的效率更高。⑦向他們道謝和祝福。庫(kù)存管理（一）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)每月末，清理庫(kù)存（新鐵皮柜庫(kù)存、庫(kù)房庫(kù)存、工作服類庫(kù)存管理）好庫(kù)存的最新數(shù)據(jù)。庫(kù)房庫(kù)存管理流程，并記錄1)將庫(kù)房所有物品分類裝箱，并將箱子編號(hào)；2)將對(duì)應(yīng)編號(hào)箱內(nèi)物品登記、存檔，并貼在箱子上；3)將不宜裝入箱內(nèi)的物品，放在一起，記錄存檔，歸為其他類；4)所有箱子及箱內(nèi)物品的擺放應(yīng)有序、整潔；5)如箱內(nèi)物品有變化，則應(yīng)及時(shí)更新庫(kù)存，除

5、更改存檔，應(yīng)及時(shí)更改編號(hào)箱上的物品內(nèi)容記錄6)庫(kù)房的所有物品只能由綜合管理部相關(guān)負(fù)責(zé)人取出或放入，其余人員未經(jīng)許可不得隨意進(jìn)入庫(kù)房，否則后果自負(fù)。辦公用品庫(kù)存管理流程1)辦公用品庫(kù)存應(yīng)每月整理，并及時(shí)疏理出需要購(gòu)買(mǎi)的辦公用品；2)辦公用品應(yīng)分類存放管理，做好電腦存檔工作；3)辦公用品購(gòu)買(mǎi)，應(yīng)向上級(jí)申請(qǐng)，并及時(shí)購(gòu)買(mǎi)，放入庫(kù)存，更新存檔；4)辦公用品發(fā)放及領(lǐng)用后，應(yīng)及時(shí)更新電腦存檔；5)所有辦公用品應(yīng)有購(gòu)買(mǎi)單價(jià)記錄，每月底疏理各部門(mén)領(lǐng)用情況

6、；6)辦公用品庫(kù)管、發(fā)放、領(lǐng)取由綜合管理部相關(guān)負(fù)責(zé)人管理，其余人員不得私自動(dòng)用辦公用品，否則后果自負(fù)。工作服類庫(kù)存管理1)所有工作服分類存放，錄入電腦存檔；2)每次使用工作服后則需清洗干凈才可放入庫(kù)存；3)領(lǐng)用工作服需到綜合管理部申請(qǐng)并簽領(lǐng)用表，由綜合管理部相關(guān)負(fù)責(zé)人發(fā)放；4)每月整理工作服類的庫(kù)存，及時(shí)更新電腦存檔。(2)將最新的數(shù)據(jù)及時(shí)錄入電腦庫(kù)存中，保證庫(kù)存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確清晰。（3）信息錄入完畢后，將其發(fā)給行政部門(mén)主管。（4）若庫(kù)存中的