項目主管的時間管理

1、項目主管的時間管理——時間管理技能的自我分析即使對于最有經驗的管理者來說，有效的時間管理仍然是一項較難對付的日常事務。對已充分計劃過的重復性工作管理時，管理者可以不太費力地實現有效地時間管理。但是，對于一個必須設計、安排、控制資源和控制獨一無二的，一類一個的項目或任務中各項活動的項目主管來講，由于連續(xù)發(fā)生的各種不可預測的問題流?？赡軙褂行У剡M行時間管理變的不大可能。下面的例子是設計用來使你意識到：在傳統(tǒng)組織與項目環(huán)境中均存在時間管理的

2、困難。在例子開始前，考慮到項目的特征，你必須先作以下假設：?你是一位項目主管，且項目是為外部客戶的。?項目費用估計為350萬，期限2年。?2年期被分為三個階段：第Ⅰ階段——一年，自二月1日開始；第Ⅱ階段——6個月；第Ⅲ階段——6個月，你現在處于第一階段末，(第Ⅰ、Ⅱ階段之日約有兩周時間，你現在處于倒數第二周的周一)工作已基本完成。?依據你項目所處階段，項目需雇用35～60人。?你，作為項目主管，在項目辦公室中有三位全職副主管向你直接匯

3、報。三位項目副主管分別負責工程、費用控制和制造(物料采購被包括作為制造項目副主管職責的一部分）。?階段Ⅰ看上去正在時間，費用及性能限制條件內進行。?每周三上午10點～12點，你有一次安排的小組會議。所有項目辦公小組成員、以及來自所有相關直線組織的職能小組成員均參加該會議。直線管理者由于不是小組成員，將不出席小組會議。對他們來說，既要出席所有的項目小組會議，又要發(fā)揮直線管理者的職能是不可能的，即使被邀請，他們也可能不出席小組會議，因為對他

4、們來講，僅僅為了論討十分鐘的業(yè)務而出席兩個小時的會議不是有效的時間管理(不要假設，小組會議日程可能會有解決這一問題的可能性)?，F在為星期一早晨，你正在家吃早餐，等車來接你，你剛一進辦公室，便被靠知有各種問題、情況、任務反不得不進行調查，基于發(fā)生的這些問題和情況，你的問題是為下一周來有效的時間管理。你得一次一個地完成每一天。每天會向你提出10個問題或情況，并給你必須的解決時間，你必須為以后五天的每一天盡量擴大時間，以實現最高的生產效率。很

5、明顯“生產率”這一詞可有好幾種含意，你必須決策“有效果的工作”指什么。為了簡便起見，讓我們假設，你的精力周期為：你可以在一“八小時日”中做八個小時有效的工作。除了吃飯，你不必安排無用時間。但是，你必須明白，在項目環(huán)境中，項目主管不斷地會同時抓所有工作，而這些工作直線管理者，直線人員，甚至執(zhí)行人員都感道不太可能實現的。按每天的10項任務，你會發(fā)現一張將每天上午9∶00下午5∶00分割完成半小時一塊的工作表，你的工作是來決策每塊將要完成的任

6、務。下面為計劃工作中需作的假設。?因司機要求，不允許延時工作。?下周的家庭義務防礙了在家工作，因此，你不能在下午5∶00后安排任何工作。?項目主管一工作，便被告知10項任務。如果你陷入有關優(yōu)先級或解決方式的兩種或更多項選擇的問題中。那么在每一活動下面的空白處寫一個或兩個便條來判斷你的回答。評分系統(tǒng)改須確認每項活動的優(yōu)先級。然后，在標有“方法”的列中，你必須根據該項下面的表格挑選完成任務的方法。同時，你必須在“完工”列中將你打逄親自來做的

7、活動填至恰當的時間位置、因為你工作的方式可能取決于我是否有充分的時間來完成該項活動。注意，給你提供了一塊地方用以跟蹤轉移過來的活動。這意味著，如果你找算將星期一表格中的三項活動移至星期二，那么你必須看一下星期二的計劃，將它們記錄下來以防忘記。在你完成星期五的工作計劃之前，你得不到任務分配，利用跟在星期五工作記劃后的評分表格，你可以看著日常工作計劃來填恰當的分配，你要為自己的決策要么得正分要么得負分，在加和時應減去負分。完成五天的工作計劃

8、后，填注后面用于回答總結問題的工作總結計劃?，F在你不被告知如何評價得分，因為那樣可能會影響你的回答。星期一的活動：活動描述優(yōu)先級1.在星期四與客戶的會議之前，必須更新階段Ⅱ的詳細計劃。(時間=1小時)2.制造管理員打電話告訴你，他不能為明天的產品運行測驗找到一臺確定的設備3.今天下午3～5點，當地大學有一次精彩的系列月報告會，副總裁指示你去參加聽報告。公司提供汽車、開車去學校需1個小時的時間(時間=3小時)。4.一位制造商的代表今天想拜

9、訪你，向你說明為什么他們的產品優(yōu)于你現在使用的產品(時間=半小時)。5.你必須向副總裁寫一份兩頁的周況報告，報告需在星期三下午1∶00前放在其辦公桌上(時間=1小時)。6.一位副總裁打電話建議你與其他的項目主管聯系，以獲得一個周進度報告的整體結構(時間=半小時)。7.一位職能管理員通知你，由于一項另一項目的計劃偏差，你的第二階段開始里程碑將偏離正常狀況，因為不能獲得他的人員，你想知道你是否能看一下具體詳細計劃，修改一下它(時間=2小時)