第二章 事務(wù)管理 第一節(jié)

1、第二章事務(wù)管理本章提示本章介紹涉外接待，辦公室環(huán)境管理、辦公室日常事務(wù)管理、辦公用品和設(shè)備管理以及信息管理等知識，使學(xué)習(xí)者能比較全面系統(tǒng)地了解了四級秘書的日常性辦公室事務(wù)工作的內(nèi)容，同時(shí)還要求學(xué)習(xí)者能夠比較熟練地掌握秘書辦事的工作程序和操作技巧。第一節(jié)接待學(xué)習(xí)目標(biāo)在這一節(jié)里主要介紹如何接待來訪團(tuán)體的知識和技巧，使學(xué)習(xí)者學(xué)會(huì)制定接待工作計(jì)劃，安排迎送來訪團(tuán)體，安排來訪者食宿、交通、行程和參觀娛樂活動(dòng)。一、制定接待工作計(jì)劃接待來訪團(tuán)體的第一

2、項(xiàng)工作介紹制定接待工作（一）相關(guān)知識1、接待規(guī)格秘書必須能根據(jù)來訪者的身份確定接待規(guī)格。接待規(guī)格是從主陪人的角度而言的。接待規(guī)格有3種，如圖21所示。（1）高規(guī)格接待。即主要陪同人員比主要來賓的職位要高的接待。如一公司副總經(jīng)理接待上級單位派來了解情況的工作人員，或記得一位重要客戶，而這客戶的職位不過是某公司部門經(jīng)理。高規(guī)格接待表明對被接待一方的重視和友好。（2）對等接待。即主要陪同人員與主要來賓的職位相當(dāng)?shù)慕哟＿@是最常用的接待規(guī)格。（

3、3）低規(guī)格接待。即主要陪同人員比主要來賓的職位藝低的接待。這種接待規(guī)格常用于基層單位，比如某部領(lǐng)導(dǎo)到下屬企業(yè)視察，其企業(yè)的最高領(lǐng)導(dǎo)的職位也不會(huì)高于部領(lǐng)導(dǎo)，這就屬于低規(guī)格接待。高規(guī)格接待固然能表現(xiàn)出重視、友好，但它和占用主陪人的很多時(shí)間，經(jīng)常使用和影響其正常工作，低規(guī)格接待有時(shí)是因單位的級別造成的，有時(shí)是另有原因，用的不好，會(huì)影響雙方的關(guān)系，對等接待是最常用的接待方式。2、接待規(guī)格的確定秘書首先要了解客人的身份和來訪目的，據(jù)此確定由誰來出

4、面接待最合適。接待規(guī)格否認(rèn)最終決定權(quán)是在上司那里，秘書僅提供參考意見。當(dāng)接待規(guī)格定下來以后，秘書應(yīng)當(dāng)把我方主要陪同人員的姓名、身份以及日程安排告知對方，征求對方意見，得到對方認(rèn)可。另外，影響到接待規(guī)格的還有如下一些因素：（1）對方與我方的工作。當(dāng)對方的來訪事關(guān)重大或我方非常希望發(fā)展與對方的關(guān)系時(shí)往往以高規(guī)格接待。（2）一些突然的變化會(huì)影響到既定的接待規(guī)格。如上司生病或臨時(shí)出差，只得讓他人代替，致使接待規(guī)格降低。遇到這類情況，應(yīng)該盡量提前

5、先客人解釋清楚，向客人道歉。（3）對以前接待過的客人，接待規(guī)格最好參照上一次的標(biāo)準(zhǔn)。3、接待計(jì)劃的主要男人接待計(jì)劃的最重要內(nèi)容有4項(xiàng)：確定接待規(guī)格、日程安排、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、工作人員。位的全稱、業(yè)務(wù)范圍、發(fā)展態(tài)勢，來訪者人數(shù)、姓名、性別、身份（國籍）、宗教信仰；有時(shí)還要對主賓有更多的了解，如個(gè)人愛好、性格、特長等。了解得越多、越具體，準(zhǔn)備工作就越有針對性，接待成功的把握就越大。這些男人很多可以直接向來訪者一方了解。2、草擬接待計(jì)劃在與來訪一方

6、協(xié)商，并征得上司的同意后，制定成詳細(xì)的接待計(jì)劃。前面已經(jīng)進(jìn)過如何確定接待規(guī)格。接待規(guī)格決定了其他的人員、日程安排及經(jīng)費(fèi)開支，包括誰到機(jī)場、車站迎接、送別；誰全程陪同；宴請的規(guī)格、地點(diǎn)；住宿賓館的等級、房間標(biāo)準(zhǔn)等。這些都受到接待規(guī)格的制約，都要在計(jì)劃中寫清楚。在具體制定接待計(jì)劃時(shí)，應(yīng)有如下男人(1)主要陪同人員。(2)主要工作人員（接待小組成員）。(3)住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量。(4)宴請地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)。(5)會(huì)見、會(huì)談地點(diǎn)、參與人員。

7、(6)參觀游覽地點(diǎn)、陪同人員。根據(jù)具體情況，可以對內(nèi)容添加或刪減。3、與本單位相關(guān)部門溝通情況接待計(jì)劃涉及到本單位哪個(gè)部門，秘書要事先與之商量溝通，商定就是的時(shí)間、涉及內(nèi)容、地點(diǎn)、人員等事項(xiàng)。4、與來訪者溝通情況日程安排初步定好后，要報(bào)告給來訪一方，看還有什么藥修改的，一般要尊重來訪一方的意見。對于實(shí)在難以辦到的要求，要如實(shí)向?qū)Ψ浇忉屒宄?、報(bào)請上司審批接待計(jì)劃是由秘書草擬的，但一定要經(jīng)由上司審定批準(zhǔn)才行。經(jīng)雙方認(rèn)可并經(jīng)上司批準(zhǔn)的接待

8、計(jì)劃一般就不應(yīng)該再改動(dòng)了。（四）注意事項(xiàng)（1）如果本單位有接待方面的規(guī)章制度，秘書應(yīng)嚴(yán)格遵照執(zhí)行，不得擅自更改接待標(biāo)準(zhǔn)。（2）要注意了解來賓的飲食習(xí)慣，特別是與宗教相關(guān)的飲食忌諱。比如，為信仰伊斯蘭教的客人安排飲食時(shí)，應(yīng)該選擇清真餐廳。有時(shí)在一個(gè)代表團(tuán)中會(huì)有不同宗教信仰的客人，就需分別滿足他們的要求。（3）在接待過程中，要特別這樣做好保密工作，重要的文件、資料要保管好；不能讓客人參觀的地方，決不安排。注意內(nèi)外有別，嚴(yán)格機(jī)密。二、安排迎送