精打細算之行政后勤

1、管理部,布衣公子 精心制作,課程綱要,布衣公子 精心制作,一 企業(yè)行政管理概述,企業(yè)組織架構(gòu)中，較為完善的，都少不了一個行政部門，然而在民營企業(yè)的現(xiàn)實管理中，這個部門又倍受其他部門和人員的非議，其原因是行政工作多是服務性的，而且工作成績又沒有明顯的結(jié)果，在工作考核中又不能量化，一般容易被老板忽視，在有的公司甚至被老板認為是可有可無的，所以該部門的主管人員在目前來說，流失量比一般其他部門主管人員流失量要大得多。其實，行政部作為公司

2、的一個幕僚部門，肩負整個公司的管理重任，不僅為公司正常的運轉(zhuǎn)提供了服務平臺，而且為公司的所有活動提供各種支持和服務。同時也是一個結(jié)交三教九流、兩道兼吃、磨練口才、修煉身心、通向社會的大熔爐。,布衣公子 精心制作,一 企業(yè)行政管理概述,一般說來，企業(yè)設(shè)立行政管理部門的初衷往往是將主營業(yè)務（研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等）之外的事務性工作剝離開來，使得企業(yè)的管理者能夠集中精力做主營業(yè)務。隨著企業(yè)的逐步發(fā)展和壯大，我們又從行政中分離出市場、財務、人力

3、資源、客戶服務等等專門機構(gòu)。不斷派生的專門機構(gòu)因為其職能的單一性而顯得愈發(fā)重要，在企業(yè)中的作用也更加明顯，相形之下，作為“母體”的行政工作就日益顯得沒落，分出去的全部是相對重要的工作，留下來的純粹是事務性工作。因此對于許多企業(yè)來說，行政工作似乎越來越?jīng)]有重要性可言，在管理者眼中，行政平日里的工作就是東修西補、保潔保安、收發(fā)傳真、前臺接待等，工作雖不可或缺但也無關(guān)大局。這是對企業(yè)行政工作的偏見，真正意義上的企業(yè)行政全然不是這個樣子。專

4、門的行政管理部門，諸如辦公室、總經(jīng)理辦公室、總務部、行政部等等雖擔負著企業(yè)行政管理的組織實施、具體操作，但只是行政管理工作中的一個部分、一個環(huán)節(jié)，是整個行政管理系統(tǒng)中的一個小系統(tǒng)。,布衣公子 精心制作,一 企業(yè)行政管理概述,案例：有位老師，有一次在北京講課，有個同學與他交換了一張名片，他發(fā)現(xiàn)這個同學的名片上面寫著“不管部”，當時嚇了一跳，就問那位同學：“為什么有這個部門呢？”那位同學笑了笑說：“我們這個叫法比較特殊，意思就是其他

5、部門都不管的事歸我們管，所以叫‘不管部’。”,布衣公子 精心制作,一 企業(yè)行政管理概述,由此可見，在企業(yè)中人們對行政的理解很混亂，而且組織結(jié)構(gòu)可大可小，有的企業(yè)小到在人事部下面的兩個人負責行政事務，大到集團下設(shè)四大中心，其中一個中心就叫“行政管理中心”，這已經(jīng)是很大的“行政”概念了，基本上已經(jīng)跳躍出了事務性的工作，參與了權(quán)力性的工作。,布衣公子 精心制作,一 企業(yè)行政管理概述,首先，我們需要進一步認知行政的概念。目前，人們對企業(yè)

6、行政的理解仍然比較模糊。大體上，人們對“行政”的認知有兩種解釋。第一種解釋，也是最為中規(guī)中矩的解釋就是“政令的執(zhí)行”。對于“行政”最原始的理解是“權(quán)力”的概念，這在我國政府部門中得到很好的表現(xiàn)，例如我國關(guān)于政府公務員行政序列、行政職能、行政權(quán)力的交割等。又例如我們國家還專門成立了國家行政學院。例如，鳳凰衛(wèi)視的老板劉長樂先生的名片上就印了“行政總裁劉長樂”，你認為這里的“行政”指的是權(quán)力還是事務呢？很顯然是權(quán)力的代表。,布衣公子 精

7、心制作,一 企業(yè)行政管理概述,第二種解釋，它指的是事務性的工作。企業(yè)其他職能部門的叫法都比較統(tǒng)一，如“財務部”、“人力資源部”、“銷售部”、“市場部”等都是特定職能部門的固定叫法，但只有行政這一塊的叫法是五花八門的，有的企業(yè)叫“總裁辦”，有的企業(yè)叫“辦公室”，有的企業(yè)叫“行政部”，還有的叫“綜合管理中心”、“不管部”等。,布衣公子 精心制作,一 企業(yè)行政管理概述,廣義的行政管理事務，簡單理解就是企業(yè)中除去基本的“研發(fā)”“生產(chǎn)”

8、“銷售”這些直接創(chuàng)造企業(yè)效益的業(yè)務性工作之外的全部事務 狹義的行政管理往往又將其中比較專業(yè)的“人事管理”與“財務管理”工作獨立出來所剩下的工作事務。 這些剩下的事務又可以劃分為兩個方面：行政辦公管理和后勤服務管理，我們可以將其統(tǒng)稱為“行政后勤管理”。,布衣公子 精心制作,二 企業(yè)行政管理內(nèi)涵與特點,行政管理的本質(zhì)就是服務。行政部門應以服務為本，甘當幕后英雄的角色。行政以服務于企業(yè)為最終目的，行政部門應該兢兢業(yè)業(yè)、認真細致

9、地做好種種行政事務工作，把領(lǐng)導和員工從繁重、瑣碎的行政事務和生活瑣事中解脫出來。行政部門的工作永遠不會成為企業(yè)關(guān)注的中心。不但不可能，而且不應該。因為，如果一個企業(yè)的關(guān)注點不幸竟在于行政部門，那只能說明行政工作做得實在太糟糕，影響了企業(yè)各方面的工作，影響了企業(yè)最終目標的實現(xiàn)，以致于引起了大家的關(guān)注。,布衣公子 精心制作,二 企業(yè)行政管理內(nèi)涵與特點,行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復雜。行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的和不起眼

10、的事務。但這些事務只不過是行政管理這棵大樹上的枝枝葉葉而已。行政工作在其廣度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企業(yè)其他方面的業(yè)務。行政工作涉及到企業(yè)內(nèi)部上上下下、左左右右、里里外外的溝通和協(xié)調(diào)。行政管理的廣度涉及到整個公司或集團的全部運作過程；行政管理的深度又涉及到許多局外人難以想象的細微末節(jié)；行政管理的重要是因為它是領(lǐng)導和各部門、眾員工之間的橋梁；行政管理的敏感是因為它涉及到每個成員的切身利益。,布衣公子 精心制作,二

11、 企業(yè)行政管理內(nèi)涵與特點,眾所周知，行政管理是不涉及公司具體產(chǎn)品(含活動、服務)的生產(chǎn)(或提供)的，它是為生產(chǎn)(或提供)產(chǎn)品(或活動、服務)過程提供相應的資源和服務，以及對過程中的人和事進行規(guī)范組織、監(jiān)控?？傮w來講，行政工作有以下十二字概述：搞好服務、管好事務、參與業(yè)務。這是行政工作的特點，行政工作人員了解工作特點后可以有針對性、有重點、有目的地開展工作。,布衣公子 精心制作,三 行政管理體系組成,行政辦公管理體現(xiàn)的是對行政事務的

12、綜合性管理，具有較強的協(xié)調(diào)性、中樞性和業(yè)務性。主要包含有：①行政制度建設(shè)及紀律監(jiān)督；②文書檔案管理（文書撰寫與發(fā)文管理、文件收發(fā)、報刊信函收發(fā)、文書歸檔管理、圖書管理）；③印章及資質(zhì)、證件管理；④會務工作管理；⑤公共關(guān)系管理；⑥接待預訂服務；⑦辦公自動化建設(shè)；⑧員工文體活動、旅游等。,布衣公子 精心制作,三 行政管理體系組成,后勤管理體現(xiàn)的是行政組織的物質(zhì)性資源供給與配置管理，具有較強的保障性、服務性和社會性。主要包

13、含有：①食堂管理；②宿舍管理；③車輛（含司機）管理；④安全與消防管理；⑤治安管理；⑥環(huán)境管理；⑦物資管理（如辦公用品等）；⑧名片、表單及印刷品管理；⑨固定資產(chǎn)管理等。,布衣公子 精心制作,四 全面提升行政工作,首先是要加強企業(yè)行政管理的制度建設(shè)?！皼]有規(guī)矩不成方圓”，制度是企業(yè)管理的基石。企業(yè)應注重行政制度的建設(shè)與加強，通過制度正本清源。,布衣公子 精心制作,四 全面提升行政工作,其次是要全面實行流程化管理。行

14、政工作總是千頭萬緒，制度只是基礎(chǔ)，行政上的許多環(huán)節(jié)需要靠流程圖來實現(xiàn)，流程圖的好處就在于它能夠簡單明了地說明工作的關(guān)鍵點，做到“分工清晰、責權(quán)明確”，使行政的各項工作條理清楚，有利于工作效率和工作質(zhì)量的提升。,布衣公子 精心制作,四 全面提升行政工作,第三是要加強表格化管理。工作流程有了、責任權(quán)利明確了，具體的實施就可以靠表格來實現(xiàn)。表格是行政工作中的一個非常好的工具，許多復雜的工作只要用表格完全能說清楚，特別是一些需要有追溯性的工

15、作，通過簡單的表格就可以實現(xiàn)。,布衣公子 精心制作,四 全面提升行政工作,最后是提倡“辦公自動化”。辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）改變過去復雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標準。,布衣公子 精心制作,五 行政工作的發(fā)展通路,（中華英才/智聯(lián)/前程無憂）招聘網(wǎng)——職位分類——行政/后勤類： 行政總監(jiān)；行政