憑證管理的詳細(xì)設(shè)計(jì)

1、哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,,第三章 憑證管理的詳細(xì)設(shè)計(jì),本章主要內(nèi)容憑證管理的總體設(shè)計(jì)憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì)憑證查詢與匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì)憑證審核與記賬的詳細(xì)設(shè)計(jì)期末轉(zhuǎn)賬憑證處理的詳細(xì)設(shè)計(jì),哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),一、憑證管理的功能模塊劃分二、憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì) 三、常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)

2、計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理完成憑證的填制、查詢、匯總、審核、記賬、期末轉(zhuǎn)賬憑證處理等功能。它是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的重要組成部分。由于憑證管理是用戶日常工作中使用最為頻繁的子系統(tǒng)，因此，要求具備友好的用戶界面，讓用戶能夠快速、輕松、方便、靈活地完成憑證處理工作。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系

3、艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,從會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程看，憑證管理是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的上游子系統(tǒng)，是會(huì)計(jì)信息處理的起點(diǎn)，是整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源頭，所有賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)告等信息都來源于憑證，都是有關(guān)憑證數(shù)據(jù)加工處理的結(jié)果，可以想象如果計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度極快，數(shù)據(jù)處理能力極強(qiáng)，那么在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中只需存儲(chǔ)賬戶信息和憑證數(shù)據(jù)即可，其他賬表信息完全可以由憑證數(shù)據(jù)派生得出。之所以存儲(chǔ)有關(guān)賬戶的發(fā)生額與余額數(shù)據(jù)，就是因?yàn)橛?jì)算機(jī)的

4、運(yùn)算速度和數(shù)據(jù)處理能力還是有限的。在憑證管理中，采集和加工的數(shù)據(jù)是否正確、完整、可靠，必將波及下游系統(tǒng)。因此，如何確保數(shù)據(jù)的正確性、完整性和可靠性，也是憑證管理設(shè)計(jì)中應(yīng)考慮的主要問題。憑證管理的功能模塊劃分如圖3-1所示。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)

5、設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理所涉及到的數(shù)據(jù)基表，絕大多數(shù)在系統(tǒng)管理中已經(jīng)設(shè)計(jì)，沒有設(shè)計(jì)的有憑證數(shù)據(jù)基表和常用摘要字典，以及各種期末轉(zhuǎn)賬機(jī)制憑證定義基表。期末轉(zhuǎn)賬機(jī)制憑證的定義分為自定義結(jié)轉(zhuǎn)、對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)五種，對應(yīng)地設(shè)計(jì)了五個(gè)機(jī)制憑證轉(zhuǎn)賬定義基表

6、。各基表的作用及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如下。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,1．憑證基表的作用及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 憑證基表名稱為Pz。在Pz基表中存儲(chǔ)核算年度的所有憑證數(shù)據(jù)，包括已記賬憑證和未記賬憑證，而以前年度憑證存儲(chǔ)在歷史數(shù)據(jù)基表（Lpz）中。憑證基表是整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)量最

7、大的基表，特別是歷史數(shù)據(jù)基表（Lpz），盡管按本教材的設(shè)計(jì)思想不追求三范式，但在該基表的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)，也應(yīng)盡可能地節(jié)省存儲(chǔ)空間。Pz基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如表3-1所示。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑

8、證管理的功能模塊劃分,表3-1 憑證基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,表3-1 憑證基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)

9、的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,2．常用摘要字典的作用及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 在憑證管理系統(tǒng)中，憑證錄入是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，能否快速、輕松、方便地完成憑證錄入，并確保錄入的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整是憑證管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的瓶頸問題。然而在憑證錄入過程中，由于摘要需要輸入較多漢字（賬套語言設(shè)置為“漢字”），而其他數(shù)據(jù)項(xiàng)錄入則相對簡單，因此，簡化摘要輸入就顯得尤

10、為重要。簡化摘要輸入的方法主要是利用常用摘要字典來實(shí)現(xiàn)，將常用摘要存儲(chǔ)在該字典中，在憑證錄入時(shí)摘要便可從該字典中選取。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,其實(shí)現(xiàn)方法有兩種： 第一，由賬套主管或指定的人員來建立并維護(hù)公用常用摘要，其優(yōu)點(diǎn)是可以做到摘要的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范

11、化，可以利用摘要來進(jìn)行必要的統(tǒng)計(jì)分析，其不足是摘要維護(hù)不能及時(shí)進(jìn)行，摘要使用不方便，必須由指定人員錄入后方可使用，且摘要太多，查找不便； 第二，每個(gè)用戶建立并維護(hù)自己的個(gè)人常用摘要，其優(yōu)點(diǎn)是更加符合個(gè)人的習(xí)慣，體現(xiàn)個(gè)性化，維護(hù)及時(shí)，隨時(shí)使用隨時(shí)維護(hù)，且摘要不多，查找方便，其不足是摘要不系統(tǒng)、不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范、不便于必要的統(tǒng)計(jì)分析，在不用摘要進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析的情況下，該方法比較適宜。由此可見，兩種方法各有優(yōu)缺點(diǎn)，比較好的解決方法是在賬套

12、參數(shù)設(shè)置時(shí)，由系統(tǒng)管理員或賬套主管根據(jù)本單位的實(shí)際需要自行選擇。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,常用摘要字典名稱為Zy。在Zy中可能存儲(chǔ)各用戶公用的常用摘要，也可能存儲(chǔ)各用戶專用的常用摘要，這要根據(jù)賬套參數(shù)設(shè)置時(shí)“常用摘要形式”的值來確定，若其值為“公用”則存儲(chǔ)各用戶公用的

13、常用摘要；若其值為“個(gè)人”則存儲(chǔ)各用戶專用的常用摘要。然而無論存儲(chǔ)公用常用摘要還是專用常用摘要，Zy的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)都無需變化。常用摘要不設(shè)計(jì)歷史數(shù)據(jù)基表，但需按賬套加以區(qū)分，不同賬套有不同的常用摘要，即使采用專用常用摘要形式，同一用戶在不同賬套也會(huì)有不同的常用摘要，何況不同賬套可能會(huì)采用不同的常用摘要形式，同一用戶在不同賬套也可能會(huì)有不同的業(yè)務(wù)職責(zé)，因此，常用摘要無法在各賬套之間公用。Zy的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如表3-2所示。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì)

14、,,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,表3-2 常用摘要基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,在表3-2中，當(dāng)“常用摘要形式”設(shè)置

15、為“公用”時(shí)，“用戶編號”組合主鍵失去效用，但為使其為非空，系統(tǒng)應(yīng)為其賦值（應(yīng)為常用摘要維護(hù)人員編號），此時(shí)真正的主鍵是“賬套號+摘要編號”，其中“摘要編號”在同一賬套內(nèi)必須惟一；當(dāng)“常用摘要形式”設(shè)置為“個(gè)人”時(shí)，Zy的主鍵是“賬套號+用戶編號+摘要編號”，其中“摘要編號”在同一賬套、同一用戶內(nèi)必須惟一，而在不同賬套或不同用戶范圍內(nèi)允許重復(fù)。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊

16、劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,3．自定義結(jié)轉(zhuǎn)基表的作用及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 該基表是為自動(dòng)生成自定義結(jié)轉(zhuǎn)機(jī)制憑證而設(shè)計(jì)的，其基表名稱分別為Zdyjz。自定義結(jié)轉(zhuǎn)是系統(tǒng)中最具靈活性的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬設(shè)置方式，任何期末攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)均可通過自定義結(jié)轉(zhuǎn)方式進(jìn)行定義。其基表結(jié)構(gòu)如表表3-3所示。各字段的意義和存儲(chǔ)內(nèi)容詳見期末轉(zhuǎn)賬憑證處理。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要

17、內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,表3-3 自定義結(jié)轉(zhuǎn)基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,4．對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)定義基表的作用及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

18、對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)不僅可實(shí)現(xiàn)兩個(gè)科目的一對一結(jié)轉(zhuǎn)，還提供科目的一對多結(jié)轉(zhuǎn)，對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)的會(huì)計(jì)科目可為上級科目，但其下級科目的體系結(jié)構(gòu)必須一致，即具有相同的明細(xì)科目，并且其輔助核算賬類也必須一一對應(yīng)。對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)只能結(jié)轉(zhuǎn)期末余額，不能結(jié)轉(zhuǎn)發(fā)生額，若要結(jié)轉(zhuǎn)發(fā)生額，則需在自定義結(jié)轉(zhuǎn)中設(shè)置。對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)定義基表是為自動(dòng)生成相應(yīng)的轉(zhuǎn)賬機(jī)制憑證而設(shè)計(jì)的。其基表名稱為Dyjz，Dyjz的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如表3-4所示。各字段的意義和存儲(chǔ)內(nèi)容詳見期末轉(zhuǎn)賬憑證處理。,憑證管理的數(shù)據(jù)

19、存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,表3-4 對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)定義基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì)

20、,,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,表3-4 對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)定義基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,5．主營業(yè)務(wù)成本結(jié)轉(zhuǎn)基表的作用及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 主營業(yè)務(wù)成本結(jié)轉(zhuǎn)是按期末商品（或產(chǎn)品）的銷售數(shù)量乘以庫存商品（或產(chǎn)成品）的平均單位成本（或售價(jià)，或計(jì)劃價(jià)）計(jì)算各類商品的主營業(yè)務(wù)成本并進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。主營業(yè)務(wù)成本結(jié)轉(zhuǎn)涉及庫存商品、主

21、營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)成本三個(gè)會(huì)計(jì)科目，這三個(gè)科目的下級明細(xì)科目結(jié)構(gòu)必須相同且一一對應(yīng)，同時(shí)要有數(shù)量核算，且不能設(shè)置為部門、往來、項(xiàng)目等輔助核算。主營業(yè)務(wù)成本結(jié)轉(zhuǎn)定義基表是為自動(dòng)生成相應(yīng)的轉(zhuǎn)賬機(jī)制憑證而設(shè)計(jì)的。其基表名稱為Xscbjz，Xscbjz的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如表3-5所示。 其中cykmbh字段需要根據(jù)企業(yè)類型來確定，對于商業(yè)企業(yè)一般應(yīng)為“商品進(jìn)銷差價(jià)”科目編號；對于工業(yè)企業(yè)一般為“產(chǎn)品成本差異”科目編號；對于其他類型企業(yè)可根據(jù)實(shí)

22、際情況從上述兩種編號中選擇其一。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,表3-5 主營業(yè)務(wù)成本結(jié)轉(zhuǎn)定義基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,

23、第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,6．匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)基表的作用及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 該基表用于期末自動(dòng)計(jì)算外幣賬戶的匯兌損益，并自動(dòng)生成匯兌損益轉(zhuǎn)賬憑證，匯兌損益只處理外匯存款戶、外幣現(xiàn)金戶、外幣結(jié)算的各項(xiàng)債權(quán)和債務(wù)等賬戶，不包括所有者權(quán)益類賬戶、成本類賬戶和損益類賬戶。匯兌損益的入賬科目不能帶有任何輔助核算，包括部門、往來、項(xiàng)目、數(shù)量、外幣等。匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)定義基表名稱分別為Hdsyjz。其基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如表3-6所示。,憑證管理的數(shù)據(jù)

24、存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,表3-6 匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,7．期間損益結(jié)轉(zhuǎn)定義基表

25、的作用及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 期間損益結(jié)轉(zhuǎn)用于在一個(gè)會(huì)計(jì)期間終止時(shí)，將損益類科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤科目中，從而及時(shí)反映企業(yè)利潤的盈虧情況。期間損益結(jié)轉(zhuǎn)主要是對管理費(fèi)用、營業(yè)費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用、主營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)成本、營業(yè)外收支等科目的結(jié)轉(zhuǎn)。若損益科目具有輔助核算，則應(yīng)與對應(yīng)的本年利潤科目具有相同的輔助核算賬類。期間損益結(jié)轉(zhuǎn)定義基表是為自動(dòng)生成相應(yīng)的轉(zhuǎn)賬機(jī)制憑證而設(shè)計(jì)的。其基表名稱為Qjsyjz。其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如表3-7所示。,憑證管理的數(shù)

26、據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,表3-7 期間損益結(jié)轉(zhuǎn)基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,常用摘要具有兩種設(shè)計(jì)方

27、案，這兩種方案各有優(yōu)缺點(diǎn)。 在絕大多數(shù)軟件中，都采用公用的常用摘要方案，這樣設(shè)計(jì)的優(yōu)點(diǎn)固然很多，但也有諸多缺點(diǎn)，主要表現(xiàn)為不能滿足每個(gè)用戶的習(xí)慣，不便于記憶，制單時(shí)尋找摘要速度較慢，由于摘要數(shù)據(jù)由統(tǒng)一的一個(gè)或少數(shù)幾個(gè)人員來維護(hù)，所以常用摘要數(shù)據(jù)得不到及時(shí)的增補(bǔ)或更新，在不用摘要進(jìn)行查詢、匯總、統(tǒng)計(jì)等數(shù)據(jù)處理的情況下，則沒有必要采用公用常用摘要。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的

28、功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,而應(yīng)該尊重各用戶的不同習(xí)慣，建立自己的常用摘要，系統(tǒng)中的每個(gè)用戶都維護(hù)和使用自己的常用摘要，這樣既符合各人的習(xí)慣，又便于記憶，并且對每個(gè)用戶而言，其常用摘要相對較少，從而可以提高摘要的尋找速度，但如此設(shè)計(jì)也存在一定問題，如果某些用戶工作不認(rèn)真，亂建常用摘要，并不及時(shí)對其進(jìn)行整理，那么當(dāng)系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)間較長時(shí)，就會(huì)使常用摘要變多、變

29、亂，解決這一問題的措施是由用戶本人、賬套主管（或指定人員）定期對常用摘要進(jìn)行整理。常用摘要維護(hù)具有增加、修改、刪除等功能，其界面如圖3-2所示。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,

30、哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,（1）賬套號：由系統(tǒng)根據(jù)用戶登陸時(shí)所選擇的賬套自動(dòng)填入。 （2）用戶編號：由系統(tǒng)根據(jù)用戶登陸時(shí)的登錄號自動(dòng)填入。 （3）摘要編號：必須輸入。在采用公用常用摘要情況下，摘要編號在同一賬套內(nèi)必須惟一，一般采用數(shù)字編碼，如“0001”、“0002”等；在采用個(gè)人常用摘要情況下，用戶可根據(jù)自己的習(xí)慣編號，但自己所使用的摘要編號必須惟一。

31、 （4）摘要：必須輸入。輸入常用摘要的具體內(nèi)容。應(yīng)簡潔明了，盡可能做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,（5）摘要助記碼：可為空，摘要助記碼可采用摘要前八個(gè)漢字拼音字頭構(gòu)成助記碼，如“應(yīng)付材料款”其助記碼可編為“YFCLK”。 （6）科目編號：在制單時(shí)，摘

32、要往往與應(yīng)借或應(yīng)貸會(huì)計(jì)科目之間具有一定聯(lián)系，如“付某單位材料款”可能與銀行存款科目有關(guān)，在制單時(shí)，選擇常用摘要的同時(shí)，應(yīng)借或應(yīng)貸會(huì)計(jì)科目自動(dòng)產(chǎn)生，從而加快制單速度。該數(shù)據(jù)項(xiàng)可用值列表在科目字典中選取。 （7）科目全稱：在選擇科目編號時(shí)自動(dòng)填入。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),

33、,記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，賬簿數(shù)據(jù)的正確與否完全取決于記賬憑證，記賬憑證是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源頭，填制憑證是最基礎(chǔ)和最頻繁的工作，因此，必須確保憑證的準(zhǔn)確完整。填制憑證有兩種方式，一種方式是先手工編制憑證，然后將其輸入計(jì)算機(jī)。這種方式適用于單機(jī)運(yùn)行，或系統(tǒng)剛剛投入運(yùn)行，計(jì)算機(jī)處理與手工處理并行階段。這種方式由于需要依賴手工操作，自動(dòng)化程度較低，且難以保證手工憑證與機(jī)內(nèi)憑證的一致性。另一種方式是直接上機(jī)制證，即在不編制手工憑證的情況下，

34、直接上機(jī)編制憑證并在打印機(jī)上實(shí)時(shí)地輸出憑證。這種方式適用于網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行，采用網(wǎng)絡(luò)版軟件在多臺(tái)計(jì)算機(jī)上并行運(yùn)行。這種方式能大大提高系統(tǒng)效率，確保輸出憑證與機(jī)內(nèi)憑證的一致性。故憑證的錄入方式以直接上機(jī)制證方式為宜。 憑證填制的功能較多，需要輸入的信息也較多，因此，要求界面設(shè)計(jì)要合理，且要方便操作。將所有的功能都設(shè)計(jì)在工具欄內(nèi)，除功能菜單外，將常用功能設(shè)計(jì)在工具欄內(nèi)并設(shè)置了快捷鍵。如圖3-3所示。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)

35、系 艾文國教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,其主要功能包括“文件”、“制單”、“查看”、“工具”等，其中“文件”主要是打印輸出功能；“制單”主要包括增加憑證、插入分錄、刪除分錄、調(diào)用常用憑證、生成常用憑證、沖銷憑證等功能；“查看”主要包括查憑證、查科目余額、查科目預(yù)算、查明細(xì)賬、查輔助明細(xì)賬等功能；“工具”包括計(jì)算器、會(huì)計(jì)日歷等

36、功能。 1．增加憑證 （1）憑證號：有些軟件仍然遷就過去的手工處理習(xí)慣，設(shè)計(jì)對憑證進(jìn)行分類的功能，在賬套參數(shù)設(shè)置中將憑證類型設(shè)置為收款、付款、轉(zhuǎn)賬等，并對其分別編號，這在會(huì)計(jì)信息化情況下已完全失去意義，無論是憑證查詢，還是賬務(wù)處理都沒有必要對憑證進(jìn)行分類。在不分類情況下，建議憑證號采用按月連續(xù)編號，憑證號由6位編碼組成，其編碼方案為：月份（2位）+月份憑證順序號（4位），并將該編碼方案在軟件中固定下來，不允許用戶選

37、擇，這樣設(shè)計(jì)的原因有兩個(gè)：,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,其一，該憑證編碼方案具有明顯的優(yōu)越性，由憑證號的前兩位即可知憑證的所屬月份，由后四位便可知憑證在所處月份的順序號； 其二，可以簡化系統(tǒng)開發(fā)工作，增加諸多憑證分類方法，既無實(shí)際意義，又增加系統(tǒng)的復(fù)雜性。憑證號由系統(tǒng)根據(jù)賬套數(shù)據(jù)基表中的“當(dāng)前月份”和“月憑證號”兩個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)自動(dòng)生成。憑證號在所屬月份內(nèi)必須連續(xù)

38、，每月都從“0001”號開始（由期末結(jié)賬設(shè)置），之后每存儲(chǔ)一個(gè)憑證，憑證號自動(dòng)加1。 在采用網(wǎng)絡(luò)版多人同時(shí)制單時(shí)，系統(tǒng)所顯示的憑證號只是參考憑證號，真正的憑證號只有在憑證保存時(shí)才給出（系統(tǒng)根據(jù)各用戶的保存次序給出），如果多個(gè)用戶同時(shí)保存，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行并發(fā)控制（并發(fā)控制由數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)完成，不需編程）；在采用單機(jī)版一人制單時(shí)，系統(tǒng)所顯示的憑證號即為真正憑證號。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT

39、?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,（2）制單日期：由系統(tǒng)根據(jù)服務(wù)器系統(tǒng)日期自動(dòng)產(chǎn)生，不需輸入。該日期決不能根據(jù)終端機(jī)系統(tǒng)日期產(chǎn)生，否則可能會(huì)產(chǎn)生憑證制單日期錯(cuò)誤。并且在系統(tǒng)投入運(yùn)行前，必須將服務(wù)器系統(tǒng)日期調(diào)整正確。制單日期一般情況下不必改動(dòng)，在因故障產(chǎn)生日期錯(cuò)誤時(shí)，可進(jìn)行修改或用系統(tǒng)日歷輸入。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,（3）摘要：必須輸入，在20個(gè)漢字之內(nèi)。摘要主要用

40、漢字表述（賬套語言設(shè)置為“漢字”）。為了減輕輸入漢字的負(fù)擔(dān)，應(yīng)采取一些簡化的措施。其做法是提供常用摘要的記憶功能、動(dòng)態(tài)拼接功能和由上向下的自動(dòng)轉(zhuǎn)抄和復(fù)制功能。如果某一摘要（或摘要的一部分）是經(jīng)常重復(fù)使用的，用戶（在采用公用摘要時(shí)，為具有摘要維護(hù)權(quán)限的用戶）可以在不退出制單狀態(tài)下，用“摘要”功能隨時(shí)為指定的摘要定義編碼、助記碼、摘要內(nèi)容和會(huì)計(jì)科目，以便以后輸入摘要時(shí)使用。摘要既可直接輸入，也可用“預(yù)覽”功能從常用摘要中選取，選取時(shí)可根據(jù)摘

41、要編碼或助記碼選取，在摘要預(yù)覽窗口需要設(shè)計(jì)編碼和助記碼兩個(gè)摘要查詢條件輸入框，在此只需輸入摘要編碼或助記碼的前導(dǎo)子集即可，如摘要內(nèi)容為“應(yīng)付材料價(jià)款”，其助記碼為“YFCLK”，輸入Y、YF、YFC、YFCL或YFCLK均可，在預(yù)覽窗口中就會(huì)出現(xiàn)輸入助記碼所對應(yīng)的一條或多條摘要內(nèi)容，輸入的助記碼越準(zhǔn)確，所獲得的無用摘要就越少。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,所謂摘要的動(dòng)態(tài)拼

42、接，就是允許用戶多次使用常用摘要功能，將兩個(gè)或兩個(gè)以上的常用摘要拼成一個(gè)新的摘要，如先通過在預(yù)覽窗口輸入“YFCLK”，獲得一個(gè)摘要“應(yīng)付材料款”，在該摘要的任何位置定位光標(biāo)，如“應(yīng)付”后定位光標(biāo)，再用“預(yù)覽”功能輸入“WZZGC”，其中“WZZGC”是“五州軋鋼廠”摘要的助記碼，選定后就形成“應(yīng)付五州軋鋼廠材料款”摘要。由于記賬需要，憑證上的每一行都必須輸入摘要。但多數(shù)情況下同一個(gè)憑證中各行的摘要內(nèi)容都是相同的，因此，憑證錄入應(yīng)具備摘

43、要的自動(dòng)轉(zhuǎn)抄功能，在輸完一行憑證內(nèi)容轉(zhuǎn)入下一行時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將上行摘要內(nèi)容轉(zhuǎn)抄到下一行。如果對常用摘要建立了對應(yīng)科目，則在選擇常用摘要時(shí)，同行的會(huì)計(jì)科目也會(huì)自動(dòng)填入，當(dāng)采用動(dòng)態(tài)拼接功能時(shí)，以先選優(yōu)先原則填入會(huì)計(jì)科目，如果第一次選擇的摘要有對應(yīng)科目，則該科目填入后，再選取摘要進(jìn)行拼接時(shí)，該科目不變。但可用科目選擇功能予以改變。一般情況下，此方法可以加快制單的速度，其效率取決于摘要和對應(yīng)科目之間的聯(lián)系是否緊密。值得說明的是在同一憑證的各行中，

44、摘要并不一定相同，一個(gè)憑證可以具有多個(gè)摘要，即一個(gè)憑證可以有多項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,（4）科目編號、科目全稱、科目賬類：為了提高輸入速度和確保科目的準(zhǔn)確性，幾乎所有的會(huì)計(jì)軟件，在制單時(shí)會(huì)計(jì)科目都不是輸入的，而是從科目字典的末級科目中選取，由于科目字典中的末級科目較多，因此，應(yīng)設(shè)計(jì)快速查詢功能，根據(jù)輸入的科目編號、助記碼、科目名稱等查詢條件，從科目字典中

45、將末級科目標(biāo)志為“√”的科目列出以供選擇。在憑證填制界面顯示科目全稱，而在存儲(chǔ)憑證時(shí)存儲(chǔ)科目編號，這無疑是一種正確的做法。在先手工制證，然后輸入計(jì)算機(jī)的情況下，用戶需查閱科目字典，并將科目編號和科目名稱事先寫在憑證上，然后由錄入員依樣輸入計(jì)算機(jī)。而在直接上機(jī)制證方式下，應(yīng)采用科目的無記憶輸入法。其特點(diǎn)概括如下：在輸入會(huì)計(jì)科目時(shí)，可以輸入科目編號的前導(dǎo)子集。如“銀行存款-人民幣戶-工行橋南分理處”科目所對應(yīng)的科目號為“10020101”，

46、輸入該科目時(shí)，可輸入1、10、100、1002、100201或10020101，操作員能記住幾位就輸幾位，輸入的編號越準(zhǔn)確，所獲得的無用科目就越少，選擇就越快，當(dāng)什么都不輸入時(shí)，系統(tǒng)將科目字典中所有的末級科目全部列出以供選擇，選擇科目后系統(tǒng)要進(jìn)行科目使用權(quán)限驗(yàn)證，如果在數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置中設(shè)置了制單科目限制，則制單程序?qū)⒏鶕?jù)權(quán)限字典檢查制單人與科目使用權(quán)限的對應(yīng)關(guān)系，若制單人對所選的會(huì)計(jì)科目無使用權(quán)，則系統(tǒng)提示警告信息后不返回所選科目.,哈爾

47、濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,否則，若制單人對所選的會(huì)計(jì)科目有使用權(quán)，或者數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置中沒有設(shè)置制單科目限制，則系統(tǒng)返回所選科目的編號和全稱，并將科目全稱賦給憑證填制界面的科目全稱數(shù)據(jù)項(xiàng)，而將科目編號賦給憑證填制界面的科目編號數(shù)據(jù)項(xiàng)，將科目賬類賦給憑證填制界面的科目賬類數(shù)據(jù)項(xiàng)，不過考慮界面空間因素，科目編號和科目賬類兩個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)為非顯示項(xiàng)。真正存儲(chǔ)在憑證基表中的是科目編號和科目賬

48、類，而不是科目全稱。科目的無記憶輸入法，還為用戶提供了另一種科目輸入方式，即科目助記碼輸入方式，用助記碼來快速尋找科目，如“銀行存款-人民幣戶-工行橋南分理處”科目的助記碼就是“YRG”，這種編碼有重碼的可能，因此，不能用于數(shù)據(jù)處理，但可方便查詢科目，加快制單輸入速度卻有奇妙的作用。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,若操作員不習(xí)慣輸入科目編號，則可以采用科目助記碼輸入方式來選

49、定會(huì)計(jì)科目，在輸入科目助記碼時(shí)，也需輸入其前導(dǎo)子集，如對上述科目，輸入Y、YR或YRG均可，在科目預(yù)覽窗口中就會(huì)出現(xiàn)與輸入助記碼對應(yīng)的一個(gè)或多個(gè)科目，以下過程與輸入科目編碼相同。當(dāng)然也可以直接輸入科目名稱，對于輸入的科目名稱，系統(tǒng)按包含關(guān)系匹配，在預(yù)覽窗口中就會(huì)出現(xiàn)科目字典中，科目全稱包含所輸科目名稱的一個(gè)或多個(gè)科目，以下過程與輸入科目編碼相同?？傊谥茊螘r(shí)會(huì)計(jì)科目是從科目字典的末級科目中選取的，而絕對不可直接輸入，所輸入的信息只不過

50、是為了在科目字典中查找與之匹配的末級科目而已，這樣可以確保所選取的會(huì)計(jì)科目在科目字典中存在。如果需要使用新會(huì)計(jì)科目，可先用系統(tǒng)管理中的科目字典維護(hù)功能，將新科目增設(shè)到科目字典中，然后在制單時(shí)才可使用。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,（4）輔助信息：為了會(huì)計(jì)系統(tǒng)后續(xù)處理的需要，在憑證錄入時(shí)，還需輸入一些輔助信息，在科目錄入之后，如果所錄入的會(huì)計(jì)科目涉及到部門核算、往來戶核算、

51、項(xiàng)目核算、外幣核算、數(shù)量核算，此時(shí)都需要錄入輔助信息。如當(dāng)涉及應(yīng)收、應(yīng)付等往來科目時(shí)，需輸入往來客戶、供應(yīng)商或個(gè)人的輔助信息，以便登記往來賬；當(dāng)涉及外幣科目時(shí)，需輸入外幣額和匯率，系統(tǒng)根據(jù)外幣匯率字典中的折算方式自動(dòng)計(jì)算本位幣金額。為了實(shí)現(xiàn)這些輔助信息的輸入，在科目字典數(shù)據(jù)基表中，設(shè)計(jì)了部門核算標(biāo)志、往來核算、項(xiàng)目核算、外幣核算、數(shù)量核算等字段。在憑證填制界面，如果所輸入的會(huì)計(jì)科目涉及到輔助信息時(shí)，則系統(tǒng)進(jìn)入輔助信息錄入窗口。由于輔助信

52、息比較多，科目所涉及的輔助核算不同，要求輸入的輔助信息也不同。當(dāng)涉及到資金結(jié)算科目時(shí)，需要輸入結(jié)算方式、票號、發(fā)生日期,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,當(dāng)涉及到部門時(shí)，需要輸入部門編號和部門名稱；當(dāng)涉及到往來客戶時(shí)，需要輸入客戶編號、客戶名稱、業(yè)務(wù)員、票號、發(fā)生日期；當(dāng)涉及到供應(yīng)商往來時(shí)，需要輸入供應(yīng)商編號、供應(yīng)商名稱、業(yè)務(wù)員、票號、發(fā)生日期；當(dāng)涉及個(gè)人往來時(shí)，需要輸入個(gè)人編

53、號和姓名；當(dāng)涉項(xiàng)目時(shí)，需要輸入項(xiàng)目編號、項(xiàng)目名稱；無論是科目、客戶往來、供應(yīng)商往來、個(gè)人往來、項(xiàng)目核算，都可能涉及到外幣，此時(shí)都要求輸入外幣編號和名稱，以及外幣金額和匯率；當(dāng)科目、部門核算、客戶往來、供應(yīng)商往來、項(xiàng)目核算涉及到數(shù)量時(shí)，都要求輸入數(shù)量和單價(jià)。各數(shù)據(jù)項(xiàng)的輸入如下。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,① 部門信息：當(dāng)科目涉及到部門核算時(shí)，則必須輸入部門信息，輸入時(shí)與制

54、單時(shí)會(huì)計(jì)科目輸入類同，必須從部門字典中選取，輸入時(shí)可輸入部門編號、部門助記碼、部門名稱，系統(tǒng)根據(jù)輸入的部門編號和助記碼，按前位匹配關(guān)系，根據(jù)輸入的部門名稱按包含關(guān)系，將滿足條件的部門列示在預(yù)覽窗口，輸入的信息越準(zhǔn)確，所獲得的無用部門就越少，選擇就越快，當(dāng)什么都不輸入時(shí)，系統(tǒng)將把部門字典中所有部門都列示出來以供選擇。選擇后系統(tǒng)將部門全稱賦給輔助信息界面的部門全稱數(shù)據(jù)項(xiàng)，而將部門編號賦給部門編號數(shù)據(jù)項(xiàng)，不過部門編號數(shù)據(jù)項(xiàng)為非顯示項(xiàng)。真正存儲(chǔ)

55、在憑證基表中的是部門編號，而不是部門全稱。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,② 往來信息：以客戶為例，當(dāng)科目涉及到客戶往來核算時(shí)，則必須輸入客戶往來信息，輸入時(shí)與部門信息輸入類同，輸入客戶編號、客戶助記碼、客戶名稱均可，從客戶字典中選取正確的客戶后，系統(tǒng)將客戶名稱賦給輔助信息界面的客戶名稱數(shù)據(jù)項(xiàng)，而將客戶編號和客戶所屬分類編號分別賦給客戶編號和客戶所屬分類編號兩個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)，不過

56、這兩個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)為非顯示項(xiàng)。真正存儲(chǔ)在憑證基表中的是客戶編號和客戶所屬分類編號，而不是客戶名稱。供應(yīng)商信息的輸入與客戶信息輸入相同，從供應(yīng)商字典中選取供應(yīng)商信息即可。個(gè)人信息的輸入相對簡單，從個(gè)人往來字典中選取個(gè)人往來信息即可。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,③ 項(xiàng)目信息：當(dāng)科目涉及到項(xiàng)目核算時(shí)，必須輸入項(xiàng)目信息。系統(tǒng)根據(jù)選擇的會(huì)計(jì)科目對應(yīng)的項(xiàng)目大類或項(xiàng)目檔案基表名，根據(jù)項(xiàng)目檔

57、案基表中的數(shù)據(jù)來輸入明細(xì)項(xiàng)目信息，也就是說項(xiàng)目信息是從項(xiàng)目檔案字典中選取的。項(xiàng)目信息輸入與會(huì)計(jì)科目輸入類同，系統(tǒng)根據(jù)輸入的項(xiàng)目編號；或助記碼；或項(xiàng)目名稱，將滿足條件的項(xiàng)目列示在預(yù)覽窗口，選擇正確的項(xiàng)目后，系統(tǒng)將項(xiàng)目名稱賦給輔助信息界面的項(xiàng)目數(shù)據(jù)項(xiàng)，而將項(xiàng)目編號賦給項(xiàng)目編號數(shù)據(jù)項(xiàng)，再將項(xiàng)目所屬分類號賦給項(xiàng)目分類編號數(shù)據(jù)項(xiàng)，項(xiàng)目編號和項(xiàng)目分類編號兩個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)為非顯示項(xiàng)。真正存儲(chǔ)在憑證基表中的是這兩個(gè)非顯示項(xiàng)，而不是項(xiàng)目名稱。,哈爾濱工業(yè)大學(xué)

58、 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,④ 外幣種類、折算方式：當(dāng)科目、往來、項(xiàng)目核算涉及到外幣時(shí)，則必須輸入外幣信息，由于一個(gè)賬套的外幣不會(huì)太多，因此，系統(tǒng)將把外幣匯率字典中所有外幣都列示出來以供選擇，選擇后系統(tǒng)將外幣名稱賦給輔助信息界面的外幣種類數(shù)據(jù)項(xiàng)，而將外幣編號賦給外幣編號數(shù)據(jù)項(xiàng)，將折算方式賦給折算方式數(shù)據(jù)項(xiàng)，不過外幣編號、折算方式兩個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)在輔助信息界面為非顯示項(xiàng)。真正存儲(chǔ)在憑證基表中的是

59、外幣編號和折算方式，而不是外幣種類。 ⑤ 外幣額、匯率：必須在選擇了外幣種類之后才可輸入，直接在輔助信息界面輸入即可。系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)外幣額、匯率和折算方式計(jì)算出本位幣金額，并將計(jì)算結(jié)果自動(dòng)帶入憑證當(dāng)前行的光標(biāo)所在欄中（借方金額欄或貸方金額欄）。此金額不可改動(dòng)，如若改動(dòng)則必須通過從新選擇科目后，再輸入科目、往來、項(xiàng)目等信息，再從新選擇外幣種類，并輸入外幣金額，并從新計(jì)算本位幣金額。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國

60、教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,⑥ 數(shù)量、單價(jià)：當(dāng)科目、項(xiàng)目核算涉及到數(shù)量時(shí)，則必須輸入數(shù)量和單價(jià)，直接在輔助信息界面輸入即可。系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)輸入的數(shù)量和單價(jià)計(jì)算出金額，并將計(jì)算結(jié)果自動(dòng)帶入憑證當(dāng)前行的光標(biāo)所在欄中（借方金額欄或貸方金額欄）。此金額不可改動(dòng)，如若改動(dòng)則需從新選擇科目、項(xiàng)目等信息，再從新輸入數(shù)量和單價(jià)，并從新計(jì)算金額。 ⑦ 結(jié)算方式：當(dāng)核算涉及到資金結(jié)算時(shí)，需要輸入結(jié)算方式，可采用下拉列表框方

61、式在現(xiàn)金結(jié)算、現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票、電匯、商業(yè)匯票、銀行本票、銀行匯票、信用卡、網(wǎng)絡(luò)結(jié)算、內(nèi)部轉(zhuǎn)賬、其他等可選值之間選取。 ⑧ 票號、業(yè)務(wù)員、發(fā)生日期：當(dāng)涉及到資金結(jié)算、客戶往來或供應(yīng)商往來時(shí)，需要輸入這三個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)。此時(shí)票號可輸入支票號或往來業(yè)務(wù)的單據(jù)號, 業(yè)務(wù)員可輸入該筆業(yè)務(wù)的銷售或采購人員，可用值列表從個(gè)人往來字典（一般情況下，在個(gè)人往來字典中都應(yīng)建立核算單位中所有銷售人員和采購人員檔案）中選取。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理

62、學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,輔助信息錄入完成之后，剛剛輸入的各項(xiàng)輔助信息都被顯示在圖3-3中數(shù)據(jù)區(qū)的下部，只有外幣在憑證中單獨(dú)占一行作為一條分錄。當(dāng)憑證填制輸入下一條分錄時(shí)，其上一條分錄的輔助信息將不被顯示，也就是說數(shù)據(jù)區(qū)下部的各輔助信息項(xiàng)只顯示當(dāng)前分錄的輔助信息。當(dāng)用鼠標(biāo)或鍵盤上下移動(dòng)憑證分錄時(shí)，各輔助信息項(xiàng)所顯示的內(nèi)容是不斷變動(dòng)的，其顯示的內(nèi)容取決于光標(biāo)所在的分錄。制單時(shí)對憑證的分錄數(shù)沒有

63、限制，當(dāng)憑證的分錄數(shù)較多時(shí)，可用數(shù)據(jù)滾動(dòng)條、上下移動(dòng)鍵、翻頁鍵等滾動(dòng)憑證分錄數(shù)據(jù)。在某些軟件中設(shè)計(jì)了憑證的分頁管理功能，其實(shí)這樣設(shè)計(jì)的意義并不大，只要在制單時(shí)能夠滾動(dòng)顯示，在打印時(shí)能夠分頁打印即可。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,（5）借、貸方金額：如果核算科目涉及到外幣或數(shù)量時(shí)，借、貸方金額不需輸入，由系統(tǒng)自動(dòng)算出，并且不能直接修改，若要修改可通過從新選擇科目后，再修改外

64、幣額或數(shù)量，再由系統(tǒng)算出金額實(shí)現(xiàn)。如果核算科目沒有涉及到外幣或數(shù)量，則可直接在借方金額欄或貸方金額欄輸入金額，可用空格鍵調(diào)整金額的借貸方向。另外，在輸入借貸方金額時(shí)，經(jīng)常需要根據(jù)原始憑證進(jìn)行簡單的加減乘除運(yùn)算，為此在制單過程中系統(tǒng)應(yīng)提供計(jì)算器功能，當(dāng)計(jì)算結(jié)束，撤消計(jì)算器時(shí)，即可將計(jì)算結(jié)果帶回到當(dāng)前編輯行的借方欄（如不為借方，可用空格鍵調(diào)整到貸方），也可放棄計(jì)算結(jié)果。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第二節(jié)

65、 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,（6）附件張數(shù)：在附件張數(shù)處直接輸入即可。 （7）制單人：由程序根據(jù)系統(tǒng)登錄時(shí)的用戶登錄名自動(dòng)填入。 （8）插入、刪除分錄：在圖3-3憑證填制界面，無論是新增憑證還是修改已錄入的憑證，都可用“插分”功能在光標(biāo)所在位置之上增加一條分錄，并轉(zhuǎn)抄上行摘要，在此新增分錄行輸入憑證分錄信息。制單時(shí)可能需要?jiǎng)h除行分錄，則可用“刪分”功能將光標(biāo)所在行分錄刪掉，但憑證應(yīng)至少有兩條分錄。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理

66、學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,（9）數(shù)據(jù)查詢：在制單時(shí)，為了便于了解和控制有關(guān)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，用戶需要查詢相關(guān)科目或輔助核算數(shù)據(jù)，主要包括科目余額、科目預(yù)算額、科目明細(xì)賬、輔助核算明細(xì)賬等。 其實(shí)在會(huì)計(jì)核算環(huán)節(jié)實(shí)施控制的意義已經(jīng)不大，因?yàn)榇藭r(shí)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生，也就是說在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中實(shí)施內(nèi)部控制的作用有限，真正能夠發(fā)揮內(nèi)部控制作用的環(huán)節(jié)應(yīng)該是其它業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，在業(yè)務(wù)發(fā)生前或發(fā)生時(shí)實(shí)施控制

67、，而在業(yè)務(wù)發(fā)生后已為時(shí)過晚，只能起到借鑒和考核作用。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,盡管如此，也有必要實(shí)施必要的控制，如預(yù)算控制、部門費(fèi)用控制等。在進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢時(shí)，科目余額、科目預(yù)算額查詢比較簡單，根據(jù)分錄涉及的科目，從科目字典中讀出余額或預(yù)算額數(shù)據(jù)即可；科目明細(xì)賬查詢是根據(jù)分錄涉及的科目，調(diào)用明細(xì)賬生成程序生成并輸出明細(xì)賬；輔助核算明細(xì)賬查詢是根據(jù)分錄涉及的科目，以及對應(yīng)

68、的輔助核算賬類，調(diào)用輔助明細(xì)賬生成程序生成并輸出輔助明細(xì)賬?？颇棵骷?xì)賬和輔助明細(xì)賬的生成詳見第五章（賬簿管理）的相關(guān)內(nèi)容。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,（10）錄入后的處理：按照上述方法，填制完憑證內(nèi)容之后，并不等于憑證錄入已完成，還要用“保存”功能將輸入的內(nèi)容存入憑證基表（Pz）中，并打印輸出憑證后，憑證錄入才算完成。若選“作廢”則本次輸入的內(nèi)容作廢，系統(tǒng)會(huì)在保持原憑證

69、日期和參考憑證號的前提下，為用戶提供一張空白的憑證，用戶可以重新開始上述的憑證錄入工作。在一個(gè)憑證錄入完成并選“保存”時(shí)，系統(tǒng)要進(jìn)行兩項(xiàng)檢查，第一檢查借貸是否平衡，若不平衡，則給出錯(cuò)誤提示，用戶必須更正使之平衡；第二檢查是否有漏填項(xiàng)，在憑證錄入時(shí)，可以有空行，但不能有漏填項(xiàng)，在填入內(nèi)容的行中，摘要和科目必須輸入，借、貸方金額必須有一項(xiàng)不為零，而另一項(xiàng)為空（或零），若發(fā)現(xiàn)有漏填項(xiàng)，則系統(tǒng)會(huì)給出提示信息。只有在兩項(xiàng)檢查都正確時(shí)才可保存，并可