科技檔案管理

1、科技檔案管理,主講：王莉敏,科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡稱?？萍紮n案是檔案中的一大門類，與其他檔案相比，它無論是在內(nèi)容構(gòu)成與形成規(guī)律上，還是在管理與作用特征上，均有自己的顯著特點。為了做好檔案管理工作，我們首先應(yīng)認識這一管理對象。因為科技檔案的前身是科技文件材料。所以，在這一講里我們主要講述什么是科技文件材料、科技檔案，科技文件材料與區(qū)別、基本形式、作用與特點、及科技檔案的基本種類和內(nèi)容構(gòu)成等幾方面的問題，主要目的是給大家講清科技檔案的概

2、念。,第一講 科技文件材料與科技檔案概述,一、科技文件材料與科技檔案的概念　?。ㄒ唬┛萍嘉募牧系母拍罴昂x 定義： 科技文件材料（即科學(xué)技術(shù)文件材料）是記錄和反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動的文字、圖表、聲像等不同形式技術(shù)文件的總稱。,含義：,（1）科技文件材料是人們在從事科技、生產(chǎn)活動中產(chǎn)生、形成的，它真實的記錄和反映了科技、生產(chǎn)活動的全過程。明確科技文件材料產(chǎn)生和形成的領(lǐng)域，有助于區(qū)分科技文

3、件材料與一般文書材料的界限。 （2）科技文件材料是科技、生產(chǎn)活動的直接記錄，它直接記錄和反應(yīng)科技、生產(chǎn)活動的全過程和結(jié)果，是第一手材料。明確科技文件材料是科技、生產(chǎn)活動的直接記錄，有助于科技文件材料和科技資料兩者區(qū)分。 （3）科技文件材料是指一切記錄有科技內(nèi)容的和與之有關(guān)聯(lián)的文件材料的總稱，包括科技文字材料、科技圖樣、科技表冊、科技照片以及科技錄音和錄像等。,（二）科技檔案概念及含義,定義： 科學(xué)技術(shù)檔案（

4、以下簡稱科技檔案）是企事業(yè)單位和國家機構(gòu)、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應(yīng)當歸檔保存的科技文件材料。含義： 1.定義闡述了科技檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì) 2.定義明確須初始記錄 3.定義規(guī)定了歸檔文件需有價值,二、科技檔案與相關(guān)事物的聯(lián)系與區(qū)別,（一）科技檔案與科技文件材料的聯(lián)系與區(qū)別聯(lián)系：1、科技檔案是由科技文件材料有條件地歸檔轉(zhuǎn)化而來的，其條件一定是要具有保存價值的

5、科技文件材料，這是科技文件材料轉(zhuǎn)化為科技檔案的基礎(chǔ)，這也表明并非所有科技文件材料都要作為科技檔案加以保存。2、科技文件材料轉(zhuǎn)化為科技檔案必須履行歸檔移交手續(xù)。3、歸檔的科技檔案經(jīng)常會以復(fù)制件的形式被科技、生產(chǎn)所采用，這時科技檔案就轉(zhuǎn)化為科技文件材料，如產(chǎn)品恢復(fù)生產(chǎn)時將保管的檔案復(fù)制下來，作為科技文件材料使用。,區(qū)別：,1、從性質(zhì)上看，科技文件材料是按照規(guī)程在科技、生產(chǎn)活動中形成的原始記錄；科技檔案是科技、生產(chǎn)活動的歷史記錄。2、從

6、功能上看，科技文件材料是指導(dǎo)現(xiàn)行科技生產(chǎn)活動的依據(jù)；科技檔案是備查考的歷史憑證。3、從來源上看，科技文件材料是科技人員按照生產(chǎn)活動的需要有針對性編制而成的；科技檔案是由科技文件材料的歸檔形成的，但又不局限于科技文件材料，還含有部分非科技文件材料。4、從存在形式上看，科技文件材料由形成科技、生產(chǎn)活動的單位管理；科技檔案由歸檔的科技部門或有關(guān)人員整理組卷，移交給本單位檔案機構(gòu)實行集中統(tǒng)一管理。,（二）科技檔案與科技資料的聯(lián)系與區(qū)別,聯(lián)系

7、： 1、兩者內(nèi)容屬性相同，同屬科技信息的范疇。 2、在一定條件下可以相互轉(zhuǎn)化。區(qū)別： 1、在與科技、生產(chǎn)活動的關(guān)系上，就一個單位來說，科技檔案是本單位科技生產(chǎn)活動的歷史記錄，是直接記述和反映本單位科技、生產(chǎn)活動；而科技資料是與本單位的科技、生產(chǎn)活動沒有直接的聯(lián)系。 2、從來源上看，科技檔案主要是科技文件材料歸檔移交而來；而科技資料是為參考目的從外單位購買、搜集而來的。 3、從

8、作用性質(zhì)上看，科技檔案具有查考的歷史憑證作用；而科技資料主要用于現(xiàn)實的參考作用。,（三）科技檔案與文書檔案的聯(lián)系與區(qū)別,從聯(lián)系而言，它們同屬檔案的范疇。兩者的區(qū)別主要是形成領(lǐng)域與內(nèi)容性質(zhì)的不同。區(qū)分兩者的意義在于： （1）便于各自實現(xiàn)科學(xué)管理與有效利用?？萍紮n案與文書檔案在形成規(guī)律、整理方法、檢索途徑上均有所不同，分開管理便于各自實現(xiàn)科學(xué)管理和有效利用。 （2）有利于檔案的流動。檔案的流動一是指兩種檔案的進館方向的

9、不同，基層單位文書檔案進綜合檔案館，科技檔案進科技專業(yè)檔案館；二是隨企業(yè)產(chǎn)權(quán)的變動或重組，不可避免地會出現(xiàn)檔案的流動。日常進行分類整理，可以避免檔案流動時的再整理工作。,三、科技文件材料及科技檔案的基本形式,（一）文字科技文件材料及科技檔案 1、機械工業(yè)產(chǎn)品文字文件材料及科技檔案 2、科文字文件材料及科技檔案 3、基建文字文件材料及科技檔案 4、設(shè)備文字文件材料及科技檔案（二）圖樣科技文件材料及科技檔案

10、 1、機械制造業(yè)基本產(chǎn)品圖樣 2、建筑工程圖樣 3、其他專業(yè)性圖樣 4、設(shè)備圖樣,,（三）表格式科技文件材料及科技檔案 1.機械制造業(yè)基本產(chǎn)品表格式材料 2.設(shè)備儀器表格式材料 3.基建表格式材料（四）非紙質(zhì)載體的科技文件材料及科技檔案　1.電子文件材料　2.聲像文件材料,四、科技文件材料與科技檔案的作用、特點,（一）科技文件材料的作用、特點科技文件材料的作用：

11、 1、科技文件材料是指導(dǎo)科技、生產(chǎn)、建設(shè)活動的重要依據(jù)。 2、科技文件材料是繼承科技知識的重要手段。 3、科技文件材料是提高經(jīng)濟效益的重要工具?？萍嘉募牧系奶攸c： 1、專業(yè)技術(shù)性。 2、成套性。 3、更改性。 4、通用性。 5、現(xiàn)實性。,（二）科技檔案的作用、特點,科技檔案的作用 1、信息儲備作用。 2、依據(jù)憑證作用。 3、經(jīng)濟效益作用。

12、4、情報作用。 科技檔案的特點 1、專業(yè)性特點。 2、種類多樣性特點。 3、成套性的特點。 4、現(xiàn)實性特點。,五、科技檔案的基本種類和內(nèi)容構(gòu)成,（一）生產(chǎn)技術(shù)科技檔案及其內(nèi)容構(gòu)成 生產(chǎn)技術(shù)科技檔案簡稱生產(chǎn)技術(shù)檔案，是人們從事物質(zhì)生產(chǎn)活動所形成的檔案。物質(zhì)生產(chǎn)活動可分為工業(yè)生產(chǎn)（含手工業(yè)和工藝品生產(chǎn)）和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)（含林、牧、副、漁業(yè)生產(chǎn)）兩大門類。因此，生產(chǎn)技術(shù)檔案可分為工業(yè)

13、生產(chǎn)技術(shù)和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案兩種。,1.工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案及其內(nèi)容構(gòu)成,由于產(chǎn)品部類的繁多，工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案的內(nèi)容也就十分復(fù)雜。從共性上講，一般包括產(chǎn)品檔案、工藝檔案和標準檔案等。 此外，圍繞產(chǎn)品形成的對產(chǎn)品改進、發(fā)展及銷售有重要依據(jù)和參考作用的市場技術(shù)信息、用戶意見反饋材料及產(chǎn)品廣告等，也應(yīng)作為工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案的組成部分。,2.農(nóng)業(yè)科技檔案及其內(nèi)容構(gòu)成,農(nóng)業(yè)科技檔案是在農(nóng)、林、牧、副、漁各業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)活動中形成的檔案

14、。它是種類繁多、綜合性強的科技檔案。包括種子檔案、作物栽培檔案，植物保護檔案、林業(yè)檔案、畜牧檔案、水產(chǎn)檔案及農(nóng)業(yè)生態(tài)環(huán)境和農(nóng)業(yè)區(qū)劃檔案。,（二）基本建設(shè)科技檔案及其內(nèi)容構(gòu)成,基本建設(shè)科技檔案簡稱基建檔案，它是在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工和使用、維修活動中形成的科技檔案。即是一個建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投入使用的全過程中形成的應(yīng)當歸檔保存的文件材料。 基建檔案的特點是建設(shè)項目

15、成套，即圍繞一項工程項目的進行所形成的具有保存價值的文件形成一套基建檔案。由于一項工程項目的進行會涉及若干個單位，因此圍繞一項工程項目的進行，至少會形成工程設(shè)計檔案、工程施工檔案、工程竣工檔案和工程監(jiān)理檔案等四類檔案，并分別對應(yīng)存放在上述四個單位。其中，由建設(shè)單位保存的工程竣工檔案內(nèi)容幾乎包括了全部四類檔案內(nèi)容。 為了解四類檔案的內(nèi)容構(gòu)成，先了解一下一個基建工程項目進行的大體過程及其產(chǎn)生的文件。按照基建活動的一般

16、程序，一個新建項目會經(jīng)過前期準備階段、設(shè)計階段、施工階段和竣工階段。（看書上20頁）,（三）設(shè)備儀器科技檔案及其內(nèi)容構(gòu)成,設(shè)備儀器科技檔案，也稱儀器設(shè)備科技檔案簡稱設(shè)備檔案。設(shè)備檔案是指各種機器設(shè)備、車輛、船舶和儀器、儀表的檔案材料，其特點是按型號成套。 此外，與基建工程連在一起的設(shè)備，如某些化工裝置以及鋼鐵企業(yè)的各種熔煉爐，釀酒設(shè)備檔案，與基本建設(shè)檔案一般很難分開，可以作為基建檔案的一個組成部分。,（四） 科學(xué)技

17、術(shù)研究檔案及其內(nèi)容構(gòu)成,科學(xué)技術(shù)研究檔案簡稱科研檔案，是指在自然科學(xué)技術(shù)研究活動中形成的科技檔案。就是這項社會實踐活動的直接記錄，它記載和反映了科技研究活動的全部過程和具體成果。,（五）專門性質(zhì)科技檔案,專門性質(zhì)科技檔案，是指某些專門性科技部門或人員在自然觀測等活動中形成的專門檔案。主要有以下八種。 1.地質(zhì)檔案 2.測繪檔案 3.氣象檔案

18、4.天文檔案 5.水文檔案 6.地震檔案 7.環(huán)境保護檔案 8.醫(yī)療衛(wèi)生檔案 在上述科技檔案類別中，以科學(xué)技術(shù)研究檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案、工業(yè)產(chǎn)品檔案最為普遍。專門業(yè)務(wù)檔案一般屬專門部門的業(yè)務(wù)檔案，如氣象部門的氣象檔案、天文臺的天文檔案等，由于這些檔案具有很強的專業(yè)性，且按行業(yè)或部門都有各自專門的成文的整理標

19、準與方法，因此在本書中只是作為簡單的介紹。,第二講　科技檔案的前期管理,一、科技文件材料的形成與積累 （一） 科技文件材料的形成工作 這里將重點講一下對科技文件材料的編號、更改、審簽。 1.科技文件材料編號 科技文件材料的編號，就是根據(jù)科技文件材料的形成規(guī)律，按照一定的要求和方法，用字母和數(shù)字組成一組代號，用來表示科技文件材料的內(nèi)容與特征的一種“技術(shù)語言”。

20、（1）科技文件材料編號的要求。 （2）科技文件材料編號方法。 （3）科技文件材料編號與科技檔案編號的區(qū)別和聯(lián)系。 2.科技文件材料更改方法 科技文件材料的更改，就是按照一定的原則與要求，采用特定的方式和方法，改變科技文件材料某些內(nèi)容的一項工作。 3.科技文件材料審簽程序 介紹一般和幾種主要科技文件材料的審簽程序。

21、 （1）一般科技文件材料的審簽程序。 （2）主要科技文件材料的審簽程序。,（二）科技文件材料的積累工作,科技文件材料積累工作是指按科技生產(chǎn)活動的程序，通過一定的方法將正在使用的科技文件材料適當集中并妥善保管的一項工作。1.積累范圍（1）對科技生產(chǎn)活動的價值。 （2）積累范圍應(yīng)大于歸檔范圍。2.積累方法（1） 研究科技文件材料積累范圍。（2）納入科技工作程序。（3）強化日常積累工作。（4）

22、建立健全文件登記制度。,（三）科技文件材料管理措施,（1）實行“三納入”和“四同步”管理。 （2）將科技文件材料的形成、積累列入經(jīng)濟責(zé)任制考核范圍 （3）檔案部門要參加各項生產(chǎn)、技術(shù)的鑒定、驗收、創(chuàng)優(yōu)、評獎活動，以確?？萍嘉募牧系耐暾?、準確、系統(tǒng)。 （4）檔案部門應(yīng)從歸檔的角度對科技文件材料標準執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查。 監(jiān)督和檢查的基本內(nèi)容有： ①形成的科技

23、文件材料是否齊全、完整、成套、準確。 ②科技文件材料的幅面、格式、名稱、編號、更改等，是否符合有關(guān)標準，責(zé)任簽字是否符合規(guī)定要求。 ③科技文件材料的編制，是否符合有關(guān)標準的規(guī)定。 ④圖樣的標題欄格式、內(nèi)容填寫是否符合有關(guān)標準，簽字手續(xù)是否完備。 ⑤文字材料的原稿，是否用藍黑墨水書寫在規(guī)范的用紙上，字跡是否工整、清晰。

24、⑥圖紙（藍圖）的折疊方法是否符合規(guī)范、標準。,二、科技文件材料的鑒定、整理,科技文件材料鑒定與整理，是指歸檔科技文件材料的鑒定、組卷與案卷編目。（一）科技文件材料的鑒定工作 在科技文件材料整理工作中，首先應(yīng)對科技文件材料進行鑒定工作，其內(nèi)容主要包括： 1.完整性鑒定 2.準確性鑒定,（二）科技文件材料組卷,案卷是科技檔案管理和利用的基本單元。 1.組卷要求

25、 按GB／T11822－2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》術(shù)語定義： 案卷：由相互聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。 組卷原則：組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。 組卷原則的具體含義有以下幾個方面： （1） 遵循科技文件材料的形成規(guī)律。 （2）保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系。

26、 （3）便于檔案的保管與利用。,,2.組卷方法（1）按項目組卷。　?。?）按子項組卷?！　。?）按階段或工序組卷?！　。?）按結(jié)構(gòu)組卷　?。?）按專業(yè)組卷。　?。?）按地區(qū)組卷。（7）按時間組卷。　?。?）按問題組卷?！　。?）按文件名稱或性質(zhì)組卷?！　。?0）按作者組卷。 對科技文件材料進行組卷的方法有相當大的靈活性，不同組卷者面對同一對象，由于對文件形成規(guī)律與有機聯(lián)系認識的不

27、同或表現(xiàn)方法不同，會選擇不同的組卷方法。,（三）卷內(nèi)文件材料的排列,1.圖樣材料的排列2.文字材料的排列 文字材料的排列，最基本的有以下幾種方法： （1）按重要程度排列。 （2）按時間順序排列?！　?（3）按邏輯關(guān)系排列。 （4）如果有譯文的外文資料，一般要求譯文材料在前，其相對應(yīng)的原文材料在后。 3.圖文混合材料的排列 案卷內(nèi)既有圖樣，又有文字材

28、料，一般要求文字材料在前，圖樣材料在后。,（四）科技文件材料案卷編目,案卷編目是對科技文件材料組卷以后進行的一項工作，基層檔案部門應(yīng)予以協(xié)助指導(dǎo)。 1.編目的含義與要求 案卷編目，是以案卷為對象，采取一定的方法固定系統(tǒng)整理成果，揭示案卷內(nèi)容和成分的一項工作。 案卷編目應(yīng)符合以下要求：一是能固定對科技文件材料系統(tǒng)整理的成果，正確揭示案卷文件的內(nèi)容與成分，為保管和利用工作提供方便。二是編目應(yīng)

29、規(guī)范、標準，要求文字簡明，字跡清楚，書寫工整。,2.編目工作的內(nèi)容與方法（1） 編寫頁號。（2） 編制卷內(nèi)目錄。 編寫項目的含義與方法： ①順序號：按卷內(nèi)文件排列順序編寫的流水號。從1起依次標注。 ②文件題名：又稱文件標題，填寫科技文件材料標題的全稱。 ③文件編號：填寫文件的文號或圖樣的圖號。 ④責(zé)任者：指科技文件材料的直

30、接編制部門或主要責(zé)任者。 ⑤日期：指文件的編制日期。 ⑥頁號：填寫每份科技文件材料頁面上標注的頁號。（3）填寫備考表。（4）編制案卷封面。 編制案卷封面工作的內(nèi)容有： ①案卷題名。 ②立卷單位。 ③編制日期。 ④保管期限。 ⑤密級。 ⑥檔號。,（五）復(fù)制圖折疊與案卷裝訂

31、的要求,1.復(fù)制圖的折疊（1）需裝訂成冊的復(fù)制圖。（2）不裝訂成冊的復(fù)制圖的折疊方法有以下兩種。 第一種折疊方法。首先沿標題欄的長邊方向折疊，然后再沿標題欄的短邊方向折疊成A4的規(guī)格，使標題欄露在外面。 第二種折疊方法。首先沿標題欄的短邊方向折疊，然后再沿標題欄的長邊方向折疊成A4的規(guī)格，使標題欄露在外面。,2.案卷裝訂的要求 案卷是否要裝訂，國家有關(guān)部門沒有統(tǒng)一要求

32、，可以裝訂，也可以不裝訂，兩者各有利弊。裝訂可采用卷夾的形式，不裝訂可采用卷盒的形式，各單位可自行選擇。 若案卷不裝訂，卷內(nèi)文件應(yīng)編件號，且每份文件上要加蓋“檔號章”。 裝訂的案卷應(yīng)注意下列問題： 一是圖紙折疊時應(yīng)留出裝訂線，避免以后裝訂時再重新折疊。 二是長期保存的，裝訂時應(yīng)取掉金屬物，并且不要用易生銹的金屬材料裝訂。裝訂時左側(cè)三眼裝訂，裝訂長度占

33、卷長度的1／2。 三是因折疊案卷左右厚度不均，裝訂前左側(cè)裝訂處應(yīng)填紙板，以保證案卷的平整。 四是圖樣折疊時可采用不同折疊方法，避免案卷上厚下薄或下厚上薄現(xiàn)象。,三、科技文件材料的歸檔,（一）科技文件材料歸檔前的檢查 科技文件材料的歸檔是指將企事業(yè)單位內(nèi)部各職能部門和所屬單位在各項工作和活動中產(chǎn)生和形成的、具有保存價值的文件材料，按照歸檔制度移交給企事業(yè)單位檔案部門集中保存

34、的過程。 對歸檔的文件材料進行檢查，主要包括以下三個方面： 1.檢查歸檔文件材料的質(zhì)量是否符合要求 2.檢查歸檔文件材料是否完整齊全 3.檢查歸檔文件材料是否經(jīng)過系統(tǒng)整理,（二）科技文件材料歸檔制度,歸檔制度中的有關(guān)歸檔要求，既要體現(xiàn)在相關(guān)管理制度中，又要體現(xiàn)在檔案管理制度中，并做到彼此銜接。1.歸檔范圍　　 確定歸檔范圍的標準：

35、 確定歸檔范圍，就是確定一個單位內(nèi)哪些科技文件材料應(yīng)該歸檔。確定歸檔范圍的標準是：科技文件材料是否具有保存價值。凡是直接記錄和反映本單位科技、生產(chǎn)活動的，具有現(xiàn)實和長遠保存價值的科技文件材料，都應(yīng)列入歸檔范圍。,確定歸檔范圍的基本方法： （1）研究和分析本單位科技、生產(chǎn)活動的范圍，從而掌握本單位在科技、生產(chǎn)活動中形成的科技文件材料的種類和成分，確定歸檔范圍中應(yīng)包括哪些方面的科技文件材料。

36、 （2）掌握本單位基本職能活動，將本單位在基本職能活動中形成的科技文件材料作為歸檔范圍的主體，并研究和分析圍繞其基本職能活動進行的其他科技、生產(chǎn)活動中形成的科技文件材料，從而確定這些科技文件材料的歸檔范圍。 （3）正確劃定本單位科技文件材料與科技資料、科技文件材料與文書材料的界限。 （4）根據(jù)國家及專業(yè)主管部門確定的科技文件歸檔范圍，結(jié)合本單位實際，確定具體的科技文件材料的歸檔范圍。

37、 幾種主要科技文件材料的歸檔范圍： （1）科研項目文件材料的歸檔范圍。（書上59頁） （2）基建項目文件材料的歸檔范圍。 （3）產(chǎn)品生產(chǎn)和設(shè)備儀器文件材料的歸檔范圍。,2.歸檔時間 科技文件材料何時歸檔為宜，應(yīng)以科技生產(chǎn)活動的特點與規(guī)律合理確定。 （1）項目結(jié)束后歸檔。 （2）按文件單元歸檔?？萍嘉募牧暇唧w歸檔形式有兩種

38、：①按項目階段歸檔。②子項結(jié)束后歸檔。 （3） 按年度歸檔。 （4）隨時歸檔。,3.歸檔份數(shù) 歸檔份數(shù)是指同一項科技文件應(yīng)歸檔幾份。需要確定科技文件歸檔份數(shù)時，要考慮以下幾方面: （1）要考慮歸檔材料的重要程度。尤其是永久文件，要視情況，應(yīng)歸檔若干份副本供日常使用。 （2）要考慮開架閱覽的需要。對利用頻繁的、不保密的科技文件材料，應(yīng)多復(fù)制一份副本

39、供開架閱覽使用。 （3）根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，凡需要上報上級有關(guān)部門或科技專業(yè)檔案館的文件材料，應(yīng)對歸檔的份數(shù)做出相應(yīng)規(guī)定。,4.歸檔要求（1）歸檔工作的主體。（2）歸檔文件的質(zhì)量。（3）建立科技文件材料歸檔審批制度。5.歸檔手續(xù) 科技文件材料履行歸檔手續(xù)有兩層含義： 一是由科技人員編制項目歸檔說明書，對項目來源、技術(shù)水平、實施過程及歸檔文件質(zhì)量等作簡介，其作用是便于歸

40、檔驗收，同時能為以后編制項目級檢索工具提供依據(jù)，這對于利用者是十分重要的參考。 二是填寫移交清單。這是對科技文件材料進行接收和歸檔的憑證，便于交接雙方分清責(zé)任。,四、科技資料工作,（一）科技資料形式和特點 1.什么是科技資料 科技資料是為了科技工作參考目的而搜集的科技文獻材料。 2.科技資料的形式 （1）科技資料按載體和記錄方式可分為以下四種形式：

41、 一是印刷型科技資料。這種資料以紙張為載體，以印刷為手段。 二是縮微型科技資料。它是以感光材料為載體，以照相為手段。 三是數(shù)碼型科技資料。它是由電子計算機生成的磁性材料為載體，以二進制數(shù)碼形式儲存在磁盤、光盤等為記錄手段。 四是聲像型科技資料。它是以磁帶、錄像帶、照片、幻燈片等技術(shù)為手段，在視覺和聽覺上給人以直觀感覺。 （2）科技資料按使用

42、和加工等級可分為以下三種形式： 一是一次性文獻材料。它是以科技生產(chǎn)活動及其成果為依據(jù)而制作的原始文獻材料。 二是二次性文獻材料。它是對一次性文件材料進行加工整理后形成的文獻材料。 三是三次性文件材料。它是對前兩次文獻材料進行綜合分析編纂的成果后，就形成了三次文獻材料。三次文獻材料的特點是具有系統(tǒng)性、綜合性和預(yù)測性等，給科技交流和科研決策起到參考作用。,（3）科技資料

43、按流通的范圍可分為：公開資料，是指在國內(nèi)外刊物上發(fā)表的科技資料；內(nèi)部資料，是只能在內(nèi)部交流或發(fā)行，不能在全國公開發(fā)行，更不能流向國外的科技資料；機密資料，是指在一定時間限制內(nèi)不能公開，需要保密的科技資料，按機密程度可分為秘密、機密、絕密三個等級。 （4）科技資料按產(chǎn)生的領(lǐng)域的內(nèi)容不同可分為：科技檔案復(fù)制件；科技報告；政府出版物；專利文獻；會議文獻；學(xué)位論文；產(chǎn)品樣本；技術(shù)標準；技術(shù)規(guī)程；科技成果匯編。 3.科技資料的特

44、點 在現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展、千變?nèi)f化中，科技資料作為科技知識的主要存在形式具有以下的特點：內(nèi)容新；更新快；范圍廣；數(shù)量大，內(nèi)容交叉。,（二）科技資料的管理和利用,科技資料的管理工作，包括科技資料的搜集、分類、排架、鑒定、提供服務(wù)等工作。 1.科技資料的搜集工作 （1）科技資料搜集工作的要求：科技資料的搜集工作是根據(jù)其特點所決定的。一是搜集要廣泛。二是搜集要全面。三是搜集要及時。四是搜

45、集要具有針對性。 （2）科技資料搜集的方法：訂購，交換，索取，網(wǎng)上查詢等。 （3）科技資料的登記：登記前對需保存的科技資料的審核；對科技資料登記的方法，包括批量登記和分冊（或份）登記。,2.科技資料的分類 科技資料分類是根據(jù)其不同內(nèi)容，按學(xué)科性質(zhì)來進行系統(tǒng)分類。科技資料分類有：一般分類法；國際十進分類法；圖書分類法。3.科技資料的排架 科技資料排架的目的

46、就是便于保管和利用。根據(jù)科技資料不同形式需要采取以下不同的排架方法：流水排架法；分類排架法（按年度、類型、專業(yè)分專題）。,4.科技資料的鑒定 科技資料鑒定工作是科技資料管理工作的一項重要任務(wù)。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，科技資料的使用壽命也在隨之縮短，加之保管占地面積的不足，鑒定工作就成為我們保管科技資料的一項經(jīng)常性工作。在鑒定過程中，要根據(jù)國家的標準和要求制定出本單位的鑒定標準和范圍。5.科技資料的提供服務(wù)

47、 一是編制檢索工具和參考資料。檢索工具包括：分類目錄、專題目錄；參考資料包括：指南手冊、專題資料匯編、資料簡報等等。二是科技資料提供服務(wù)的方式有：借閱，報道服務(wù)，網(wǎng)絡(luò)查詢。利用者查閱到所需的科技資料后，管理人員應(yīng)積極主動地做好提供服務(wù)工作。,第三講　科技檔案實體管理,一、科技檔案的收集工作（一）科技檔案收集工作的內(nèi)容與意義 科技檔案的收集工作，是指檔案業(yè)務(wù)部門按照一定的原則和方法將科技檔案集中

48、保存的一項工作。 1.收集工作的內(nèi)容 科技檔案的收集工作按收集工作的層次劃分，主要有兩方面的內(nèi)容：基層檔案機構(gòu)采取一定的原則與方法收集科技部門移交的科技文件；科技檔案館采取一定的原則與方法收集基層檔案部門移交的科技檔案。這兩個層次的收集工作在主體與對象上是有所區(qū)別的。 2.收集工作的方法 （1）接收。 （2）補收。 （3）征集。 （4）征購。

49、 （5）代存。 3.收集工作的意義　 （1）執(zhí)行科技檔案工作基本原則的重要體現(xiàn)。 （2）開展科技檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)。 （3）標志事物屬性變化。 （4）維護國家和企事業(yè)單位利益的需要。,（二）科技檔案收集工作的要求,基層檔案部門在進行科技檔案的收集時，應(yīng)該注意以下幾個問題。 1.要認真貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則 2.要遵循科技檔案的自然

50、形成規(guī)律 3.要保證科技檔案的完整、準確,(三)基層科技檔案的收集工作,根據(jù)上述科技檔案收集工作的內(nèi)容、方式和原則，基層檔案部門收集工作的方法主要有以下幾種。 1.按歸檔制度規(guī)定接收歸檔 （1）定向、定內(nèi)容接收歸檔。 （2）抓住關(guān)鍵階段或環(huán)節(jié)接收歸檔。 ①機械產(chǎn)品檔案。 ②基建檔案?！　?③設(shè)備檔案。 ④科研

51、檔案。 2.采用多種結(jié)合方式收集 歸檔接收是基層檔案部門收集科技檔案的基本方法，為了保證庫藏科技檔案的完整性，還應(yīng)同時采取多種適合的方式進行收集。 （1）檔案部門與計劃管理部門相結(jié)合。 （2）接收歸檔與現(xiàn)場收集相結(jié)合。 （3）定期收集與隨時收集相結(jié)合。 （4）無償收集與有償收集相結(jié)合。 （5）內(nèi)部收集與外部收集相結(jié)合。

52、 （6）正常收集與特殊收集相結(jié)合。,（四）專業(yè)檔案館的收集工作,專業(yè)檔案館的設(shè)立是檔案工作管理體制的重要內(nèi)容，它在整個科技檔案工作中具有舉足輕重的作用，隨著檔案館館藏的豐富終將會顯示出其在歷史研究與現(xiàn)實利用中的主體地位。 1.進館范圍及其確定的原則 （1）部門檔案館。 ①專業(yè)原則。 ②價值原則。 ③分級保存原則。 （2）城建檔案館。

53、 ①堅持滿足城市可持續(xù)發(fā)展的原則。 ②堅持價值原則?！　?③堅持分級管理的原則?！　?④堅持綜合原則。 2.進館制度 科技檔案館的收集工作方法有接收進館、征集、征購進館、代保管等，在接收進館上主要有三項進館制度。 （1）無償進館制。 （2）相關(guān)單位主送制。 （3）有關(guān)單位補送制。,（五）產(chǎn)權(quán)重組與流動中檔案的流向,1.國有企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動中檔案的流向

54、2.國有破產(chǎn)企業(yè)檔案的流向3.外商投資企業(yè)變更、終止時檔案的流向,二、科技檔案的整理工作,整理工作是科技檔案管理工作的重要業(yè)務(wù)內(nèi)容。只有經(jīng)過系統(tǒng)整理和科學(xué)編目，才能使收集起來的科技檔案處于有序狀態(tài)，便于保管和利用。,（一）科技檔案整理工作的概念,1.科技檔案整理工作的內(nèi)容 　　科技檔案整理工作的內(nèi)容就是由檔案部門對收集來的科技檔案，按照其形成規(guī)律和特點，進行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列及編目的工作。 　　從一個科技項目的文件

55、材料形成和運動的全過程來說，它的整理工作是通過兩項工作過程來完成的： 　　第一個過程，在科技文件形成以后和歸檔以前，由科技業(yè)務(wù)部門， 即科技文件的形成者，在科技檔案部門的協(xié)助、指導(dǎo)下所進行的整理工作。其主要內(nèi)容是對文件材料進行鑒別，將文件材料組成案卷，并對案卷進行基本的編目工作。 　　第二個過程，是在科技文件材料歸檔以后，由檔案部門獨立進行的整理工作（已不同于第一個過程中的整理工作）。其主要內(nèi)容包括：對收進的科技檔案案卷

56、進行科學(xué)分類、排列和編制科技檔案號等工作。 科技檔案的整理工作，包括系統(tǒng)整理和科學(xué)編目兩部分。,2.科技檔案整理工作的原則 　　整理工作的原則是：遵循科技檔案的形成規(guī)律，保持其間的有機聯(lián)系，便于科技檔案的保管、保密和利用。 客觀事物有機聯(lián)系主要表現(xiàn)在以下方面： （1）客體對象的聯(lián)系。 　?。?）工作程序的聯(lián)系。 　?。?）專業(yè)的聯(lián)系。表

57、現(xiàn)為科技對象整體內(nèi)專業(yè)間的聯(lián)系。 （4）事物性質(zhì)的聯(lián)系。表現(xiàn)為按事物的屬性對其進行歸類。 　?。?）時空的聯(lián)系。表現(xiàn)為事物發(fā)展過程中的時空聯(lián)系。 　　（6）來源的聯(lián)系。 3.科技檔案整理工作的做法 　　（1）不同種類的科技檔案要分開整理。 　　（2）大類內(nèi)以套為整理分類的基本單元。 　?。?）套內(nèi)不同階段、專業(yè)或來源等形成的科技文件應(yīng)分開整理，以體現(xiàn)一套檔案內(nèi)科

58、技文件間的有機聯(lián)系。 （4）卷內(nèi)文件與案卷的排列應(yīng)體現(xiàn)出客觀事物發(fā)展的過程與連貫性。 （5）不同載體、不同密級、不同保管期限的文件應(yīng)分別組卷。 （6）對整理對象按預(yù)先編制的分類方案進行統(tǒng)一分類、編號和排架。,（二）科技檔案的分類,科技檔案的分類就是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)、特點和相互聯(lián)系，把一個立檔單位內(nèi)部科技檔案劃分成一定的類別，從而使全部科技檔案形成一個具有一定從

59、屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級的系統(tǒng)。 1.分類的要求 對科技檔案的分類與對其他事物的分類一樣，首先應(yīng)遵循形式邏輯分類的一般規(guī)則，其次應(yīng)從客觀事物的自身特點出發(fā)。 （1）科技檔案的分類應(yīng)符合本單位或本系統(tǒng)的科技生產(chǎn)活動的實際。 （2）對同一上位類的劃分，堅持用同一分類標準。 （3）分類應(yīng)按邏輯規(guī)則從總體到局部，逐級進行。 （4）在一個專業(yè)

60、系統(tǒng)內(nèi)，各單位應(yīng)按本專業(yè)系統(tǒng)的分類大綱進行。,2.科技檔案分類方案的編制 編制一個合理和切實可行的科技檔案分類方案，是分類工作的重要內(nèi)容。 具體步驟如下：　　 （1）根據(jù)庫藏科技檔案的基本種類設(shè)大類，有多少種科技檔案， 就可以設(shè)置多少個大類；　　 （2）在每個大類中，根據(jù)科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點，按照已確定的分類標準和分類方法，進行類系展開，設(shè)置相應(yīng)的上位類和下位類，形成不同的

61、類別層次，構(gòu)成一個完整的類系；　　 （3）給每一個類目以固定的代字或代號；　　 （4）將形成的類目體系用文字敘述或圖表的形式表達出來；　　 （5）撰寫說明，指出分類方案的編制依據(jù)、分類標準、類目代字和代號的使用方法等。,3.科技檔案分類的基本方法 基層檔案部門對科技檔案的分類，應(yīng)該在分類方案的指導(dǎo)下分兩步進行。 第一步，對庫藏的全部檔案，按種類劃分大類。 　 第二

62、步，對每種科技檔案進行分類?！　?（1）工程項目分類法。　　 （2）型號分類法。　　 （3）課題分類法。　　 （4）專業(yè)分類法?！　?（5）地域分類法?！　?（6）時間分類法?！　?上述六種基本分類方法的共性是，對科技檔案的分類遵循了科技生

63、產(chǎn)活動的規(guī)律。 4.科技檔案分類方法的實際應(yīng)用（看書上89頁）,（三）科技檔案的編號,科技檔案號，是指保管單位的編號或代號。它是檔案部門用來反映科技檔案分類層次和保管單位排列順序的一組符號，是科技檔案分類號和保管單位順序號的組合體。 1.科技檔案號的編制要求　　 （1）科技檔案號，要反映科技檔案系統(tǒng)整理后的科學(xué)秩序，同科技檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致?！　?（2）科技檔案號，由代字和代號組成。代字使用漢語拼音

64、字母，代號使用阿拉伯數(shù)字?！　?（3）科技檔案號應(yīng)力求簡明，不要過于復(fù)雜煩瑣（最好設(shè)置三個層次）?！?.科技檔案號的編制（看書96頁）,（四）科技檔案的案卷排列,科技檔案案卷排列是科技檔案實體整理工作的最后一道程序，科技檔案的分類、編號工作最終以案卷排列予以固定方告一段落。下面就排列要求與方法作一介紹。 科技檔案排列的基本要求是，排列方法應(yīng)與整理分類的順序相 一致?？萍紮n案實體分類與編號的直接目的是解決案卷的

65、排列問題，因此科技檔案的排列順序理所當然地應(yīng)按分類方案的順序進行?？?技檔案的排列與排架方法有密切關(guān)系，按照科技檔案號的編制方法，相應(yīng)有兩種排架方法?！　?1.分類排架法　　 2.流水排架法,（五）科技檔案檢索工具的編制,科技檔案檢索工具，是指揭示科技檔案的內(nèi)容與外形特征，指引索取和組織科技檔案傳遞交流的工具。其基本功能是：存儲科技檔案信息指引索取科技檔案；組織傳遞交流科技檔案信息?！　?本節(jié)只介紹常用

66、手工檢索工具的編制。,1.總目錄　　 科技檔案總目錄，是以保管單位（案卷）為著錄對象，著錄項目組成的條目按照歸檔時間先后順序進行排列的一種目錄。在用途上它主要起庫藏管理作用。2.分類目錄 科技檔案分類目錄，是以保管單位為著錄對象，著錄項目組成的條目按科技檔案實體分類整理的順序進行排列的一種目錄。在用途上它既是一種庫藏目錄，又是一種檢索工具。3.專題目錄　　 科技檔案專題目錄，是根據(jù)專門的需要，按照

67、一定專題揭示科技檔案內(nèi)容和外形特征的一種目錄，利用它可以索取某一專門問題的科技檔案。（看書上101頁）,（六）引進項目檔案資料的整理（大家看一下書101頁）,三、科技檔案的保管工作,經(jīng)過整理的科技檔案從進入庫房起，將進入一個漫長的保管階段。科技檔案的收集、保管與利用是具有密切聯(lián)系的有機整體，保管工作所要解決的主要矛盾是科技檔案壽命的有限性與其作用時間長久性的矛盾，通過科學(xué)保管工作對收集的科技檔案做到保管有序、經(jīng)久耐用，為有效利用提供保障

68、。,（一）科技檔案保管工作概述,科技檔案保管工作是指在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下，維護科技檔案完整、準確、系統(tǒng)和安全的一項業(yè)務(wù)工作。　1.保管工作的內(nèi)容　　主要包括：　?。?）庫位管理?！　。?）庫房防護?！　。?）制定管理制度?！?.保管工作的意義　　 在科技檔案的整個運動過程中，保管階段是歷時最長的一個階段，它對整個檔案工作的影響是非常深遠的?！　。?）落實科技檔案工作基本原則的體現(xiàn)?！　。?）實現(xiàn)科技檔案長久