科技檔案管理中文件版本控制設(shè)想_第1頁
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文檔簡介

1、<p>  科技檔案管理中文件版本控制設(shè)想</p><p>  摘 要:版本更換頻繁是由技術(shù)文件性質(zhì)決定的,如何在版本頻繁更換情況下,既可以一目了然了解到文件換頁(版)的全部過程,又隨時可以進行不同版本的綜合分析,由此掌握技術(shù)改進過程,這是對科技文件管理者提出的新要求。本文闡述了科技檔案工作中版本多重化現(xiàn)象、產(chǎn)生原因及帶來的管理問題。為解決多版本文件混淆問題,提高科技文件管理水平,促進科技文件利用率而提

2、出了管理改進方法并在實踐工作中收到良好的應用效果。 </p><p>  關(guān)鍵詞:科技檔案管理;版本;控制 </p><p><b>  1 版本更換原因 </b></p><p>  科技檔案與行政命令、通知、指示等文書檔案形式不同,它由科技文件歸檔形成,與參加任務的類型、參試單位、參試設(shè)備、具體技術(shù)指標要求等密不可分,反映了一個不斷更新、修

3、改和完善的技術(shù)活動過程。造成科技文件變更的原因復雜,從任務立項開始,需要經(jīng)過各單位、分系統(tǒng)和靶場陣地間協(xié)調(diào)聯(lián)試,不斷發(fā)現(xiàn)問題并對相應技術(shù)文件進行或小幅改動,或整體變動;也有因為任務型號變動需要作出適應性調(diào)整或升級改動。 </p><p><b>  2 版本更換形式 </b></p><p>  對于僅作局部文字修改或更動內(nèi)容量較小的文件,或從文件擬制初稿至審查定型期

4、間改動次數(shù)較少的技術(shù)文件,一般采取換頁形式。由制文單位發(fā)出更改通知單,標明需更換的頁碼和改動內(nèi)容。 </p><p>  對于文件內(nèi)容改動量較大,或定型期間更改次數(shù)頻繁,容易引起歧義的技術(shù)文件,則使用全版本更新方式。由制文單位下發(fā)文件換版通知單,標明作廢版本的制文日期和發(fā)文編號,明確新版本批準和使用日期,附著新版本文件重新下發(fā)使用。 </p><p>  3 目前版本控制處理及存在問題 &

5、lt;/p><p>  對換頁文件的處理:一般是找出對應文件,按照更換通知要求,直接剔除原文件中換頁部分,更換成新文件頁,并將換頁通知單附著在文件末尾,續(xù)排文件頁數(shù),同時修改文件管理數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù),被替換的部分作銷毀處理。 </p><p>  對換版文件的處理:按照換版通知單要求,直接使用最新版本文件,同時修改數(shù)據(jù)庫,標明換版時間,舊版本文件作銷毀處理。 </p><p>

6、;  兩種換文方式均使用該文最初登記的文件流水編號和分類檔案號。其優(yōu)點是操作簡單,文件查新一目了然。但此種簡單的處理方式也帶來一些問題。 </p><p>  3.1 從文件使用角度看,不利于科研單位探索研發(fā)。對專業(yè)技術(shù)干部來說,文件查詢目的并非僅限于追求最新版本內(nèi)容。從科技檔案查詢、借閱內(nèi)容分析,有相當一部分技術(shù)干部查詢科技文件是為了進行專項課題研究或撰寫科技論文或收集成果研究素材?;诖耍麄兏雨P(guān)注的是一項

7、科技活動的整體性、連續(xù)性和延展性,僅依靠最新版本數(shù)據(jù)是無法恢復出完整科技活動全貌的,往往需要進行多個版本的數(shù)據(jù)進行橫向比對、驗證,從中探尋存在的問題和技術(shù)變更點,理清技術(shù)升級或新技術(shù)支持的思路,摸索問題解決的線索,驗證改動后對任務實施產(chǎn)生的影響和效果,提高后續(xù)同型號任務執(zhí)行效率。因此,僅存檔最新版本的科技文件資料無法完全滿足科研需要。 </p><p>  3.2 從檔案管理角度看,不利于有效反映科技文件管理全程

8、性和完整性。無論換頁還是換版文件,由于一直采用最初的文件編號,導致一份文件即便是更換多次,在系統(tǒng)中也只能查詢到一個最新版本的文件。而且,目前使用的科技文件管理系統(tǒng)存在標注字數(shù)受限問題,當版本更換頻繁時也不可能實現(xiàn)全部記錄在案,更導致文件變更記錄時有時無,不但無法了解文件更換全過程,而且抹殺了文件管理工作量。 </p><p>  另外,資料室管理人員交接頻繁,經(jīng)常處理類似換版文件的人員很清楚該類型文件的查找規(guī)律,

9、能夠做到心中有數(shù),但剛參加工作的新同志,往往因不清楚版本更換過程造成同名文件錄入或使用混亂。而這種經(jīng)驗型的管理方式既不利于文件管理正規(guī)化和標準化,也不利于細致全面的良好工作作風的循環(huán)和延續(xù)。因此,對換版文件進行規(guī)范化管理勢在必行。 </p><p>  3.3 從質(zhì)量管理角度看,不利于文件質(zhì)量管理全程控制。中國國家質(zhì)檢總局、國標委2008年12月30日頒布,2009年3月1日實施了《質(zhì)量管理體系要求》(GB/T1

10、9001-2008/ISO9001:2008),其中對文件和記錄控制進行了詳細規(guī)定,強調(diào)了全過程監(jiān)控。要求確保文件的更改和現(xiàn)行修改狀態(tài)得到標識,并確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本。海上測控部也特別編制了《質(zhì)量管理手冊》,具體規(guī)范了文件、記錄、設(shè)計和開發(fā)、關(guān)鍵過程、糾正措施管理等質(zhì)量控制程序。在文件控制程序中明確規(guī)定:改動內(nèi)容較少時采用換頁方式,多次修改(一般修改次數(shù)累計在三次以上)或改動幅度較大時應換版。明確資料室在質(zhì)量管理中職責為

11、“完成更改文件的發(fā)放,及時更換、修改文件的查閱標識(包括檢索數(shù)據(jù)庫信息),銷毀作廢頁和作廢文件。但文件銷毀必須經(jīng)過鑒定和核實,確定無利用價值后方能作銷毀處理,在未作出鑒定或該型號任務尚未完成前,不能作銷毀處理”。因此,簡單地以文件最新版本作為銷毀依據(jù)是不符合質(zhì)量管理規(guī)定的,應該從科技文件后續(xù)利用價值和研究需求、嚴格落實質(zhì)量管理的角度出發(fā),進行清晰標識,抓好不同版本科技文件的存儲、檢索、鑒定和處置</p><p>

12、<b>  4 解決方案設(shè)想 </b></p><p>  為解決科技文件版本更換帶來的諸多問題,同時提高科技文件管理水平,促進科技文件利用率,進行了版本控制方法的改進。 </p><p>  對于換頁文件,因為更換頁數(shù)和內(nèi)容量較小,既可將更新文件頁及時替換原版相應文件頁,將換頁通知單連同替換出的原版文件頁一起附在文件最后,文件頁碼續(xù)排;也可以直接將換頁通知單和新頁直

13、接續(xù)排文件末尾。由于變動小,這樣操作既保證了文件最新版本的查新,又方便隨時進行新舊文件的比對,充分體現(xiàn)出不同版本的關(guān)聯(lián)性和創(chuàng)新點。 </p><p>  對于換版文件,保留最新版本,舊版本文件暫時不予注銷,作為相關(guān)歷史資料進行累積。同時在該文件封面和文件管理系統(tǒng)中備注說明換版通知、批準更換時間等改動情況。 </p><p>  需要注意的是,兩種換文方式在收文登記時均不再占用更新前的收文編

14、號,而是按照正常收文流程進行登記和錄入,保證收文時間和流水號對應,不會因為新版本文件占用老版本文件號而產(chǎn)生了時間跨越,因此造成誤解。在文件檢索時也可以做到同名文件一次性全部檢索列出,查詢者可以清晰看到該文換(頁)版次數(shù)、批準時間等變更情況。 </p><p>  隨著該型號任務結(jié)束,所有相關(guān)技術(shù)文件進行歸檔時,資料管理人員檢索出所有換頁(版)文件,列出清單。由機關(guān)業(yè)務處牽頭,組織專業(yè)技術(shù)人員進行鑒定,從科技文件的

15、連續(xù)性和繼承性、歷史價值等因素綜合評定,確定科技文件各種版本的后續(xù)利用價值,明確需要歸檔的版本文件。資料室按照鑒定結(jié)果進行全套版本或部分版本的文件歸檔工作,將明確不需要保留的版本文件列具清單,按照《質(zhì)量管理手冊》中文件注銷程序銷毀,并在歸檔數(shù)據(jù)庫中注明。這樣既保證了任務資料完整齊套,版本連續(xù)、清晰,查詢方便,提高了科技文件利用率,也滿足了科技資料質(zhì)量管理要求,利于資料管理人員養(yǎng)成細致良好的工作習慣,不會因為版本更換而迷惑,干擾正常文件管

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