會計外文翻譯--電算化會計檔案的管理

1、電算化會計檔案的管理沙維爾·津森【摘 【摘 要】 要】 隨著會計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，會計檔案的管理工作也發(fā)生了變化，手工會計下所釆用的檔案管理辦法已不適應(yīng)電算化會計的需要。因此，必須加強會計電算化系統(tǒng)的檔案建設(shè)，即加快會計檔案管理的信息化建設(shè)，以適應(yīng)新時期會計電算化提出的新要求，建好用好電子財務(wù)檔案，提高財務(wù)檔案管理工作水平和財務(wù)管理工作效率，更好的服務(wù)于企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)?！娟P(guān)鍵詞】 【關(guān)鍵詞】 會計電算化 會計檔案管理 檔

2、案建設(shè) 電子財務(wù)檔案 所謂會計電算化，是指計算機技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用，即釆用電子計算機替代人工記賬、算賬、報賬，以及對會計信息進行分析和利用的工程。會計電算化后，提高了會計核算與物資管理的準確性、規(guī)范性和工作效率，減輕財會人員的勞動強度，使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來，更好地參與單位的經(jīng)營決策，加強財務(wù)管理。加強會計檔案管理信息化是企業(yè)會計電算化改革和發(fā)展的客觀需要，是時代發(fā)展的必然，是會計檔案管理發(fā)展方向。管好

3、用好財務(wù)檔案是企業(yè)財會工作向高水平發(fā)展的重要前提。手工會計方式下，數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄，出現(xiàn)記錄錯誤的可能性加大，而且同一類數(shù)據(jù)可能會重復多次記錄。數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“紙”介質(zhì)，保存這些介質(zhì)需要占用很大的空間，還需進行防火、防水、防潮、防盜等工作。在電算化會計工作環(huán)境下，數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“磁盤” ，磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的釆用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間，也使數(shù)據(jù)存取方便，同時通過數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工記錄中出現(xiàn)重復記錄的現(xiàn)象。磁性

4、介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外，還要進行防病毒、防磁化等工作。山于磁盤存在著物理易損性，需要對磁盤進行備份工作。眾所周知，傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴肅性，不得隨意篡改。在企業(yè)信息化建設(shè)的過程屮，財務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要會計檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)電子財務(wù)檔案，實現(xiàn)

5、財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，是搞好企業(yè)財務(wù)檔案管理的必然選擇。各級企事業(yè)單位實行會計電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計算機磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，財務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調(diào)閱均在計算機上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。本文根據(jù)工作的實踐，總結(jié)出會計電算化會計檔案具有以下顯著特點。第一，較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案，會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域擴大了。第二，傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的

6、財務(wù)人員處理和運用。由于信息量大、保障要求高，僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗來處理問題是不行的，必須依賴于先進的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎(chǔ)，以計算機技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟數(shù)學等為手段，建立決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)能對一個問題提出多種方案，并對方案進行比較、分析和優(yōu)化，最大限度地提高財務(wù)保障的決策水平和決策質(zhì)量。4、做好電算化會計檔案工作是會計工作中的重要部分。電算化會計檔案是電算化會計活動的產(chǎn)物，又

7、是電算化會計活動的客觀表現(xiàn)，在經(jīng)濟活動中具有史料和查證作用。所以加強電算化會計檔案管理是電算化會計工作連續(xù)進行的保證，是電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證，是電算化會計信息系統(tǒng)正常運行的保證。因此，必須做好會計憑證的收集和整理、會計賬簿的收集和整理、會計報表的收集和整理、會計電算化系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理、磁盤數(shù)據(jù)的收集和整理。5、提高財務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)。財務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素

8、質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財務(wù)檔案干部隊伍，是財務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。財務(wù)部門要補充具有計算機、通信、微電子等學歷背景的技術(shù)人員，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況，滿足信息化建設(shè)工作的需要;加強財務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育，以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進行培訓為原則，著重加強財務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓，提高其掌握和運用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能。建立合理的財務(wù)檔案管理人員的效績考核

9、評價規(guī)定，對財務(wù)檔案管理信息化能力強、成績好的單位和個人要及時進行表彰，激勵大家學信息化、用信息化。此外，還要對計算機信息化技術(shù)人員進行一定的檔案工作、財務(wù)管理工作知識和技能的介紹，使其了解財務(wù)檔案工作的客觀規(guī)律，更好地為財務(wù)檔案管理信息化提供技術(shù)支持。電算化會計檔案中易有以下問題：1、實行會計電算化之后，存貯在硬盤上的會計數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份。根據(jù)《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定，賬務(wù)數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建

10、立。備份次數(shù)每月不得少于一次；備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù);用做備份的軟盤必須妥善保管；備份軟盤應(yīng)貼上保護標簽并用印章或封條簽封；備份軟盤應(yīng)裝在保護封條和包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進行轉(zhuǎn)貯；雙備份下的兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點保管。2、會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)，執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患。會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體是計算機。計算機系統(tǒng)山硬件和軟件構(gòu)成。由于硬件系統(tǒng)存在物理易損性，一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故