會議管理實(shí)務(wù) 電子教案項(xiàng)目三 會中服務(wù)教案

1、項(xiàng)目三項(xiàng)目三會中服務(wù)教案會中服務(wù)教案一、教學(xué)目的一、教學(xué)目的會議期間，是秘書工作最活躍的階段，秘書工作能力受到最嚴(yán)格的考驗(yàn)，秘書的中心工作任務(wù)是掌握會議動態(tài)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)指揮與控制，并通過精心的組織和良好的服務(wù)，使會議既定的目標(biāo)進(jìn)行。二、教學(xué)重點(diǎn)二、教學(xué)重點(diǎn)會議接站、簽到與接待；會議記錄；案例分析。三、教學(xué)難點(diǎn)三、教學(xué)難點(diǎn)編寫會議簡報；保障會議安全；技能訓(xùn)練。四、教學(xué)時數(shù)四、教學(xué)時數(shù)6課時五、教學(xué)內(nèi)容五、教學(xué)內(nèi)容接站、報到、簽到與入場安排接

2、站、報到、簽到與入場安排案例導(dǎo)入：案例導(dǎo)入：（在總經(jīng)理辦公室）李總：“小王，與會代表從今天起就會陸續(xù)到達(dá)，接站、報到、簽到與入場安排等相關(guān)事項(xiàng)，你去負(fù)責(zé)一下。有什么困難直接向我匯報”王俐：“好的，我會盡快落實(shí)的?！彼伎迹喝绻闶峭趵?，你準(zhǔn)備如何落實(shí)？任務(wù)分析：任務(wù)分析：接站、報到、簽到與入場安排是會議工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。秘書工作人員應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，提前了解交通、住宿服務(wù)等相關(guān)的服務(wù)信息。做好接站、報到、簽到與入場安排等工作可以作為考評

3、一個秘書人員的工作績效。知識導(dǎo)航：知識導(dǎo)航：一、做好接站工作接站：主辦方要安排人員在機(jī)場、港口、火車站迎接。確定迎接規(guī)格，陪同人員。制作引導(dǎo)標(biāo)識和指示路牌。必要時候?qū)τ诟呒夘I(lǐng)導(dǎo)要安排獻(xiàn)花和歡迎隊(duì)伍。秘書人員應(yīng)在與會者報到之前預(yù)先了解好其所乘的飛機(jī)、車、船的班次、車次。如無法了解，應(yīng)在規(guī)定的報到日期內(nèi)安排好車輛和接站人員。最好在車站、機(jī)場設(shè)一接待站，制作一塊醒目的牌子或橫幅，寫明“會議接待處“等字樣。待與會人員到來，盡快將客人送往會場或會

4、議駐地。這是報到工作的第一步。二、做好報到工作當(dāng)與會人員來到會場或會址報到時，秘書人員應(yīng)熱情、禮貌地接待：(1)首先對與會者的到來表示歡迎；(2)應(yīng)將事先準(zhǔn)備好的會議文件和用品，包括會議須知等材料以及住宿房間的號碼、餐券等發(fā)給與會者；(3)盡可能引導(dǎo)客人到其住宿的房間，稍作簡單介紹后提醒客人稍事休息，以解除旅途的疲勞，并叮囑會議的第一項(xiàng)議程的時間、地點(diǎn)。三、做好簽到工作按會議簽到工作的基本要求，能夠完成會議的簽到工作。為了隨時掌握報到人

5、數(shù)，要認(rèn)真搞好簽到工作。秘書人員在會議召開前應(yīng)準(zhǔn)備好簽到所需的用品。目前，簽到的方式主要有兩種。會議簽到的目的，是為了統(tǒng)計到會人數(shù)，同時也能夠有效地保證會議的安全。簽到工作是準(zhǔn)確統(tǒng)計到會人數(shù)的重要手段，做好簽到工作有利于今后證實(shí)與會情況和聯(lián)系工作。此外，有些會議不一定簽到，僅憑會議通知、出席證、列席證或入場券便可進(jìn)入會場。有的小型內(nèi)部會議，由于與會者都是秘書所熟悉的人員，也可由秘書在事先準(zhǔn)備的名單上采取來一位，劃一位的方式。（三）注意事

6、項(xiàng)1.準(zhǔn)備簽到用品要充分。2.簽到人員的組織要落實(shí)。三、案例閱讀張家界會議接待成功案例張家界會議接待成功案例中國國務(wù)院信息研究中心會議會議主辦單位:中國國務(wù)院信息研究中心會議協(xié)辦單位:湖南張家界國際旅行社會議名稱:中國國務(wù)院信息研究中心會議會議地點(diǎn):張家界國際大酒店參會人數(shù):150人本次中國國務(wù)院信息研究中心會議非常重要張家界市委對我社接待本次會議也作了重要指示與部署.我社對本次會議更加作了精心策劃與安排.為了舉辦好此次會議，中國國務(wù)院

7、信息研究中心領(lǐng)導(dǎo)非常重視，會議前夕還派專員專程前來張家界對我社接待工作進(jìn)行實(shí)地考察，并一再強(qiáng)調(diào)此次會議的重要性，要求我社全力確保會議接待成功，同時也對我社接待前期準(zhǔn)備工作表示了充分的肯定。會議期間，因考慮到參會人員情況我社把接站、接機(jī)、代辦返程票等工作放置重點(diǎn)，真正讓每位參會者，輕松抵達(dá)，快樂返程。為了營造良好的會議氣氛，在本社的籌劃下對會議酒店進(jìn)行全方位的內(nèi)外布置，如:充氣主題拱門、空中彩球、彩旗布置、會議室背景噴繪等等，使會議氣氛顯

8、得即熱烈又莊重。會議用餐，我社也是嚴(yán)格把關(guān)，針對會議成員的特點(diǎn)，在菜譜及口味方面，力求每位與會人員都能吃得有特色吃得滿意、吃得舒心。在旅游方面，我社調(diào)派了5臺最豪華旅游空調(diào)大巴及精干導(dǎo)游員，雖然隊(duì)伍龐大，但在旅游中途確秩序井然，真正做到進(jìn)入景區(qū)一個也不少，回到酒店一個也不漏的地步讓他們游得開心玩得快樂使他們對張家界流連忘返。整個會議及旅游接待安排總體來說做到了周密妥善，充分得到了與會代表及張家界市委的高度贊賞。會議安排細(xì)節(jié)：會議安排細(xì)節(jié)

9、：酒店安排：酒店報到安排：大門上掛橫幅一條，門口豎歡迎牌，大堂擺簽到處，電梯口及要道設(shè)指示牌，我社提供二名工作人員，簽到處設(shè)返程票登記，機(jī)票免費(fèi)代訂，旁邊豎會議日程安排表；我司會議前五日制作好會議代表證，二日前制作好所有橫幅，內(nèi)容由對方公司提供；我司在會議半個月前給對方提供酒店位置圖，及來酒店指南，打的費(fèi)用等情況。旅游安排：旅游安排：60人提供2輛3337座新金龍旅游車，每車安排一名全程導(dǎo)游（持國家導(dǎo)游證，我社優(yōu)秀導(dǎo)游），我張家界社安排