五大舉措加強(qiáng)中小型私營(yíng)企業(yè)采購(gòu)管理

1、2011年4月刊總第308期商業(yè)研究現(xiàn)代交際145五大舉措加強(qiáng)中小型私營(yíng)企業(yè)采購(gòu)管理艾冬梅楊波（中南大學(xué)商學(xué)院湖南長(zhǎng)沙410000）［摘要］一個(gè)企業(yè)采購(gòu)管理的好壞，對(duì)企業(yè)的影響非常重要。以人為本，嚴(yán)格采購(gòu)審批制度，建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，堵塞采購(gòu)漏洞，合理采購(gòu)數(shù)量，讓企業(yè)的采購(gòu)管理很好地服務(wù)生產(chǎn)，引導(dǎo)企業(yè)走上健康發(fā)展之路。［關(guān)鍵詞］私營(yíng)企業(yè)采購(gòu)管理健康發(fā)展［中圖分類(lèi)號(hào)］F2［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］10095349（2011）04－0145

2、－02責(zé)任編輯：曹娜艾冬梅（1969），女，湖南邵東人，中南大學(xué)商學(xué)院MBA。楊波（1967），男，湖南洞口人，中南大學(xué)商學(xué)院MBA。當(dāng)前私營(yíng)企業(yè)發(fā)展迅速，日益成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)力量的一個(gè)重要組成部分。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，特別是生產(chǎn)任務(wù)突然發(fā)生變化，企業(yè)就會(huì)出現(xiàn)庫(kù)存不足或庫(kù)存過(guò)多的矛盾，采購(gòu)量的突然變化，常規(guī)的審批程序常常被打亂，采購(gòu)員往往利用機(jī)會(huì)從中牟利，導(dǎo)致企業(yè)采購(gòu)管理的難度加大。特別是一些企業(yè)的銷(xiāo)售商，對(duì)目標(biāo)企業(yè)的采購(gòu)員投其所好

3、，有的還不惜使用酒、美女，或以現(xiàn)金形式回扣提成。如何才能保證采購(gòu)人員身處物欲橫流、充滿誘惑的社會(huì)環(huán)境中，不為各種誘惑所動(dòng)，堅(jiān)持自己的職業(yè)道德底線，不為一已之私利而損害企業(yè)之公利，M公司根據(jù)自身的特點(diǎn)，從三個(gè)方面采取五大措施加強(qiáng)采購(gòu)管理，取得了較好的效果。M公司是一家由多個(gè)分公司組成的集團(tuán)公司，成立于1993年，年銷(xiāo)售額在3億元左右，屬于一個(gè)典型的中小型企業(yè)。公司的原材料、機(jī)配件的年采購(gòu)量在兩億元以上。如何才能保證采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程中不吃

4、拿回扣、不以次充好，或者弄虛作假、短斤少兩、搞暗箱操作？公司在不同的發(fā)展階段，采取了不同的措施和辦法：一、現(xiàn)金采購(gòu)業(yè)務(wù)這是企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)弊病高發(fā)區(qū)，公司采購(gòu)員要么是高管的親屬，或者是有相關(guān)能力人員擔(dān)保。上世紀(jì)80年代在廣東采購(gòu)員攜款潛逃的案件時(shí)有發(fā)生，這種案件一般數(shù)額都不大，破案也不具有經(jīng)濟(jì)性，這樣就可能讓一些外地的員工具有了犯罪的潛意識(shí)。而親屬或有擔(dān)保的員工，往往在心理上有別于外地員工，他們?nèi)绻诠境隽私?jīng)濟(jì)方面的問(wèn)題，無(wú)論是攜款潛逃或

5、是吃拿回扣，一經(jīng)查實(shí)，相關(guān)人員將負(fù)連帶責(zé)任，對(duì)公司的損失往往要給予賠償，自已也迫于名聲無(wú)法在家鄉(xiāng)安身，這樣做的成本相對(duì)大得多，所以這類(lèi)員工要可靠些，出現(xiàn)這種問(wèn)題的概率相對(duì)要低得多?，F(xiàn)金采購(gòu)現(xiàn)在是公司采購(gòu)管理的一個(gè)重要組成部分，雖然這一塊僅占總采購(gòu)量的20%左右，但往往因?yàn)闀r(shí)間緊、批量小、零散，個(gè)別商品的采購(gòu)在長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)沒(méi)有重復(fù)性而不具可比性，個(gè)別商品價(jià)格波動(dòng)大而難以控制，所以只能更多地從采購(gòu)人員本身素質(zhì)控制入手。二、非現(xiàn)金采購(gòu)非現(xiàn)金采購(gòu)有

6、嚴(yán)格的審批流程：銷(xiāo)售部接單后上報(bào)生產(chǎn)部，生產(chǎn)部核算后向企業(yè)管理部上報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，倉(cāng)庫(kù)核查上報(bào)庫(kù)存數(shù)量，企業(yè)管理部根據(jù)當(dāng)前庫(kù)存數(shù)量確定采購(gòu)數(shù)量報(bào)主管副總經(jīng)理審批，然后報(bào)送采購(gòu)部采購(gòu)、報(bào)財(cái)務(wù)部付款；在實(shí)際操作中明確要求確保關(guān)聯(lián)職務(wù)的員工在工作中回避。如需求報(bào)告人與采購(gòu)員分離，檢驗(yàn)員與采購(gòu)員分離，采購(gòu)與驗(yàn)收分離，入賬與采購(gòu)分離；采購(gòu)人員與倉(cāng)管分離，這樣可以消除過(guò)去那種謊報(bào)數(shù)量、以劣充優(yōu)、涂改發(fā)票單價(jià)、倉(cāng)管采購(gòu)聯(lián)手等慣用作弊手法。三、建立并完善企

7、業(yè)的信息化采購(gòu)控制網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)該系統(tǒng)包括：庫(kù)存偏低報(bào)警系統(tǒng)、供應(yīng)商管理系統(tǒng)、貨物出入庫(kù)憑證打印系統(tǒng)、采購(gòu)審核系統(tǒng)及產(chǎn)品質(zhì)量及使用情況反饋系統(tǒng)五大部分組成。具體由主管副總經(jīng)理、采購(gòu)部、倉(cāng)儲(chǔ)部、財(cái)務(wù)部、企業(yè)管理部、質(zhì)量管理部、車(chē)間班組等五大部分。這些部門(mén)通過(guò)各自的后臺(tái)賬號(hào)進(jìn)入系統(tǒng)，填報(bào)相關(guān)數(shù)據(jù)，各部門(mén)通過(guò)采購(gòu)信息互相配合又互相制約。車(chē)間班組在系統(tǒng)上填寫(xiě)有關(guān)原料的使用情況。當(dāng)某種原材料庫(kù)存低于公司設(shè)定的經(jīng)驗(yàn)數(shù)值時(shí)，系統(tǒng)會(huì)通過(guò)庫(kù)存報(bào)警系統(tǒng)向倉(cāng)管員報(bào)

8、警，倉(cāng)管員將實(shí)際庫(kù)存與系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行核實(shí)后向采購(gòu)部發(fā)出采購(gòu)?fù)ㄖ獑?，采?gòu)員在系統(tǒng)上對(duì)需要采購(gòu)的商品情況進(jìn)行查詢，特別是供應(yīng)商以往的報(bào)價(jià)及交貨質(zhì)量等情況，為后續(xù)采購(gòu)活動(dòng)提供比較依據(jù)。采購(gòu)員向系統(tǒng)中的甲級(jí)供應(yīng)商表達(dá)采購(gòu)意向，通過(guò)詢價(jià)、議價(jià)后簽訂采購(gòu)協(xié)議。采購(gòu)協(xié)議書(shū)報(bào)采購(gòu)部主管審批，然后送企業(yè)管理部。企業(yè)管理部審核采購(gòu)價(jià)格和數(shù)量，核準(zhǔn)后報(bào)送公司主管副總經(jīng)理，簽字認(rèn)可后交財(cái)務(wù)部付款（多是預(yù)付部分貨款）。貨物到達(dá)后，由倉(cāng)管部門(mén)會(huì)同采購(gòu)部（非本商品采購(gòu)

9、員）認(rèn)真核對(duì)入庫(kù)的商品生產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息輸入系統(tǒng)打印入庫(kù)詳單并簽字，質(zhì)檢部門(mén)檢查貨物的品質(zhì)和實(shí)際數(shù)量，在入庫(kù)單上簽署本部門(mén)意見(jiàn)。入庫(kù)單共四份，倉(cāng)庫(kù)、企業(yè)管理部、財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部各一份。由于都有操作人員的意見(jiàn)和簽字，便于查找和處理問(wèn)題。企業(yè)管理部還要對(duì)第一次采購(gòu)的商品在系統(tǒng)上建立相關(guān)檔案資料，其中包括生產(chǎn)廠家、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號(hào)、價(jià)格等，可用于比較的基本信息，除此還要對(duì)該廠的產(chǎn)品質(zhì)量體系的建立情況、環(huán)境保護(hù)情況等建立

10、檔案，為今后優(yōu)化和評(píng)估供應(yīng)商提供相關(guān)資料。企業(yè)管理部、財(cái)務(wù)部每月必須對(duì)采購(gòu)活動(dòng)安排一次常規(guī)檢查。財(cái)務(wù)部主要是對(duì)采購(gòu)?fù)ㄖ獑?、付款?bào)告書(shū)及入庫(kù)單、出庫(kù)單等憑證的有效性、合理性和真實(shí)性進(jìn)行確認(rèn)，特別是核查采購(gòu)和倉(cāng)管聯(lián)手多報(bào)入庫(kù)或多報(bào)出庫(kù)等作弊行為。企業(yè)管理部還要與外部關(guān)聯(lián)企業(yè)建立橫向聯(lián)系，準(zhǔn)確了解相同商品在某一時(shí)間的價(jià)格情況。企業(yè)管理部必須深入市場(chǎng)及時(shí)掌握采購(gòu)價(jià)格、質(zhì)量，特別是現(xiàn)金采購(gòu)的小批量原材料，從基層直接了解，特別是使用某一原料的車(chē)間領(lǐng)

11、導(dǎo)和工人，他們對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量情況最有說(shuō)服力，要求認(rèn)真填寫(xiě)情況調(diào)查表。會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)得到的采（轉(zhuǎn)144頁(yè)）2011年4月刊總第308期商業(yè)研究現(xiàn)代交際144用進(jìn)行大量基礎(chǔ)設(shè)施的投入，目的是為了創(chuàng)造可能的需求，這對(duì)于有雄厚實(shí)力的大企業(yè)來(lái)講，無(wú)疑是建立未來(lái)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的戰(zhàn)略選擇。但著眼未來(lái)可能的需求，往往會(huì)因?yàn)榭蛻粢?guī)模增長(zhǎng)過(guò)于緩慢而導(dǎo)致需求不足，致使投資回收出現(xiàn)困難，嚴(yán)重影響現(xiàn)有市場(chǎng)的業(yè)務(wù)開(kāi)展，并出現(xiàn)嚴(yán)重的財(cái)務(wù)危機(jī)，這是造成近年來(lái)全球幾大傳統(tǒng)電信業(yè)巨

12、頭債務(wù)劇增、銷(xiāo)售遲緩甚至下滑的主要原因。為了使開(kāi)發(fā)項(xiàng)目貼近市場(chǎng)，中興通訊公司有這樣一條規(guī)定：主要研發(fā)人員要用50%的時(shí)間去和市場(chǎng)溝通，了解客戶需求；同時(shí)，對(duì)研發(fā)人員的考核和市場(chǎng)掛鉤，即：對(duì)研發(fā)人員的獎(jiǎng)勵(lì)和開(kāi)發(fā)出來(lái)的產(chǎn)品能產(chǎn)生多大的經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，杜絕了技術(shù)人員“技術(shù)惟上”的弊端。這樣，研發(fā)人員在開(kāi)發(fā)的過(guò)程中自然要考慮技術(shù)的先進(jìn)性、工藝的可行性、配件采購(gòu)的便捷性、成本等問(wèn)題。為了更好地使研發(fā)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售緊密相聯(lián)，1999年中興通訊進(jìn)行組織結(jié)

13、構(gòu)調(diào)整，打破原來(lái)獨(dú)立封閉的開(kāi)發(fā)體系的實(shí)行準(zhǔn)事業(yè)部制，形成交換、接入、移動(dòng)、本部等多個(gè)產(chǎn)品事業(yè)部制，各個(gè)事業(yè)部獨(dú)立考核。為此中興通訊總裁殷一民說(shuō)：“你研發(fā)出來(lái)的產(chǎn)品，在市場(chǎng)得到多少應(yīng)用，能夠產(chǎn)生多少利潤(rùn)，這是我們給研發(fā)人員評(píng)價(jià)的最基本的一個(gè)評(píng)價(jià)點(diǎn)?！迸c市場(chǎng)的緊密結(jié)合，極大地提高了中興的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。可十多年前，中興通訊在研制交換機(jī)時(shí)，想的更多的是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)是怎么規(guī)定的，并沒(méi)有考慮到客戶和市場(chǎng)的實(shí)際需求，結(jié)果新產(chǎn)品推出一年多以后，就由于容量不足

14、，在市場(chǎng)推廣中遇到了麻煩。從技術(shù)角度而不是從市場(chǎng)需求出發(fā)做科研，這是當(dāng)時(shí)研發(fā)人員普遍存在的問(wèn)題。三、結(jié)論研究表明：技術(shù)和市場(chǎng)以一種互動(dòng)的方式對(duì)技術(shù)創(chuàng)新起到推動(dòng)作用。但是，對(duì)于發(fā)展中國(guó)家，由于技術(shù)創(chuàng)新能力的限制以及創(chuàng)新資源的束縛，為了提高創(chuàng)新的效率，應(yīng)該更著重于以從市場(chǎng)的角度尋求創(chuàng)新機(jī)會(huì)。特別是對(duì)中小企業(yè)而言，滿足客戶的現(xiàn)實(shí)需求比開(kāi)發(fā)可能的需求更適合自身的資源優(yōu)勢(shì)。中興通訊的實(shí)踐對(duì)于我國(guó)高新技術(shù)企業(yè)有非常大的借鑒意義?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】[1]吳

15、貴生.技術(shù)創(chuàng)新管理.北京:清華大學(xué)出版社2002.[2]許慶瑞.研究與發(fā)展管理.北京:高等教育出版社1986.[3]趙建春等.技術(shù)創(chuàng)新原理及體系構(gòu)建.鄭州:河南人民出版社2002.購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)分析，列出有規(guī)律的圖表，對(duì)有悖常理的情況要求采購(gòu)部門(mén)及采購(gòu)員必須給出讓人信服的解釋，發(fā)現(xiàn)可疑情況公司將啟動(dòng)調(diào)查程序，一查到底。在公司網(wǎng)站上對(duì)入庫(kù)商品的品種、產(chǎn)地、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格等指標(biāo)進(jìn)行公示；讓全體員工了解企業(yè)采購(gòu)情況，起到一定的監(jiān)督作用，也讓

16、職工珍愛(ài)原材料，不造成浪費(fèi)。對(duì)二次以上出現(xiàn)投訴的賣(mài)方企業(yè)、對(duì)有了問(wèn)題得不到馬上很好解決的賣(mài)方企業(yè)及相關(guān)采購(gòu)員要高度關(guān)注；對(duì)一直是由某一個(gè)供應(yīng)商提供產(chǎn)品或服務(wù)的情況要做調(diào)查研究，特別是同樣采購(gòu)條件下是否還有更好的企業(yè)，對(duì)一年以上總依賴單一供應(yīng)商的采購(gòu)情況要視為不正常行為，必須核查清楚，看是否為市場(chǎng)因素還是人為所致。其他更優(yōu)秀的產(chǎn)品的供應(yīng)商發(fā)生抱怨的理由，搞清楚是否為采購(gòu)員個(gè)人有目的的行為導(dǎo)致的。四、公司的大宗原材料采購(gòu)棉花、棉紗是公司的主

17、要采購(gòu)物品，采購(gòu)部門(mén)協(xié)助提供有效的市場(chǎng)報(bào)價(jià)表，而且大宗商品的報(bào)價(jià)有專人盯盤(pán)，這些產(chǎn)品多數(shù)是由公司的長(zhǎng)期合作伙伴提供，相互之間的談判要簡(jiǎn)單得多，產(chǎn)品的質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、運(yùn)輸及價(jià)格都有較好的保證，降低了采購(gòu)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也減少了采購(gòu)漏洞，為相關(guān)部門(mén)檢查落實(shí)其他商品的采購(gòu)活動(dòng)提供了利便。雖然這樣，但由于量大，采購(gòu)員在運(yùn)費(fèi)上還拿過(guò)回扣，后被公司聯(lián)合檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)運(yùn)價(jià)偏高而被查出。五、加強(qiáng)采購(gòu)人員的思想教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，完善機(jī)制定期安排采購(gòu)人員參加

18、思想道德觀念教育，通過(guò)正面事例，提高業(yè)務(wù)員對(duì)社會(huì)腐敗現(xiàn)象的免疫力、抵抗力。通過(guò)反面的教材，讓采購(gòu)人員從中受到教育和警示，遠(yuǎn)離犯罪，遵紀(jì)守法，樹(shù)立正確的人生觀和價(jià)值觀，時(shí)刻把企業(yè)利益放在首位，全面提高員工的職業(yè)道德水平。對(duì)敬業(yè)員工的待遇和獎(jiǎng)勵(lì)制度落實(shí)到位，讓員工從精神到物質(zhì)都有相當(dāng)?shù)臐M意度。掌握現(xiàn)代企業(yè)采購(gòu)管理知識(shí)和物流管理相關(guān)知識(shí)、管理方法；到生產(chǎn)部門(mén)了解更多關(guān)于供應(yīng)商產(chǎn)品的質(zhì)量情況，今后在采購(gòu)時(shí)需要關(guān)注哪些問(wèn)題，確保采購(gòu)貨物的質(zhì)量，保