淺論如何在項目采購管理中將成本降低

1、－６７－項目采購管理是在有限的資源條件下，為實現(xiàn)項目目標(biāo)所采取的一系列管理活動。項目采購管理過程包括采購計劃編制、詢價計劃編制、詢價、供方選擇、合同管理以及合同收尾。采購計劃編制就是決定采購什么、使用何種類型的合同以及如何在工作說明書中描述工作。加強(qiáng)分析可以幫助組織確定，它是否能通過采購產(chǎn)品或服務(wù)來節(jié)省成本。在《項目管理》（２００７年一級建造師課材）中提到：“在采購設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過程中，我們必須清楚的界定出特定的需要，并且還要

2、找到最低的價格和最具競爭力的供應(yīng)商?！币韵戮蛯某杀究刂频慕嵌葋碇鹨徽撌鲈陧椖坎少徆芾碇薪档筒少彸杀镜囊恍┐胧＃?、制定采購預(yù)算與估計成本制定預(yù)算的行為就是對組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計劃活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機(jī)制，起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。制定采購預(yù)算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預(yù)測，是對整個項目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項目采購資金進(jìn)行了合理

3、的配置和分發(fā)，還同時建立了一個資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對采購實施行為中的資金使用進(jìn)行隨時的檢測與控制，確保項目資金的使淺論如何在項目采購管理中將成本降低曹章堅佛山市南海區(qū)建筑工程公司摘要項目采購是項目管理中一個重要的內(nèi)容，如何將成本降低是一個重要目標(biāo)。本文所探討的就是在項目的采購管理中，從項目資金的合理使用角度出發(fā)，降低采購成本、減少現(xiàn)金流出、提高項目資金使用效率的管理措施。關(guān)鍵詞項目管理；采購；成本控制用在一定的合理范圍內(nèi)浮動。有了采購預(yù)

4、算的約束，能提高項目資金的使用效率，優(yōu)化項目采購管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項目資金的流向和流量，從而達(dá)到控制項目采購成本的目的。２、供應(yīng)商的選擇供應(yīng)商是項目采購管理中的一個重要組成部分，項目采購時應(yīng)該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機(jī)會，一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)運行的規(guī)則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高項目實施的質(zhì)量。因此，在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注。第一，

5、選擇供應(yīng)商的數(shù)量。供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題，實際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。從采購方來說，單一貨源增加了項目資源供應(yīng)的風(fēng)險，也不利于對供應(yīng)商進(jìn)行壓價，缺乏采購成本控制的力度。而從供應(yīng)商來說，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢，可以給采購方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加費用，有利于減少現(xiàn)金流出，降低采購成本。第二，選擇供應(yīng)商的方式。選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競爭性招標(biāo)采購、有限競爭性招標(biāo)采購、詢價采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其

6、特點來說分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購。我們認(rèn)為，在項目采購中采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價格，幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物；并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購成本。３、采購環(huán)境的利用項目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產(chǎn)生重要的影響，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對項目組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場季節(jié)性的變化、

7、國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國家財政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項目組織的內(nèi)部環(huán)境，包括項目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個好的項目采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場環(huán)境為項目整體帶來利益。充分利用采購環(huán)境的一個重要內(nèi)容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關(guān)項目所需要的貨物及服務(wù)的多方面市場信息。比如，結(jié)合所采購貨物

8、或服務(wù)的種類、性能參數(shù)、質(zhì)量、數(shù)量、價格的要求等，了解熟悉國內(nèi)、國際市場的價格及供求信息，所購物品的供求來源、外匯市場情況、國際貿(mào)易支付辦法、保險合同等有關(guān)國內(nèi)、國際貿(mào)易知識和商務(wù)方面的情報和信息。這就要求項目組織建立有關(guān)的市場信息機(jī)制，以達(dá)到有效利用采購環(huán)境的目的，良好的市場信息機(jī)制包括：建立重要貨物供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫，以便在需要時候能隨時找到相應(yīng)的供應(yīng)商，以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息。建立同一類貨物的價格

9、目錄，以便采購者能進(jìn)行比較和選擇，充分利用競爭的辦法來獲得價格上的利益。對市場情況進(jìn)行分析和研究，作出市場變化的預(yù)測，使采購者在制定采購計劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時，能有可靠而有效的依據(jù)作為參考。只有建立了良好的市場信息機(jī)制，才能在項目采購中做到“知己知彼”，并對采購環(huán)境有充分的了解和把握，這使得采購者能處于供需雙方的有利地位，獲得價格上的優(yōu)勢，不僅取得高質(zhì)量的貨物或服務(wù)，也能取得成本上的利益。否則，如果缺乏了對相關(guān)信息的熟悉

10、，會造成采購工作的延誤，采購預(yù)算的超支，失去成本控制的優(yōu)勢。因此，在項目采購管理中充分利用采購環(huán)境，建立良好的市場信息機(jī)制，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。４、供應(yīng)商的管理基于長期的降低采購成本的理念出發(fā)，我們認(rèn)為，在項目的采購管理中應(yīng)該貫穿一個“供應(yīng)商管理”的思想，也即是把對供應(yīng)商的管理納入項目采購管理的一個部分。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優(yōu)勢，對降低項目采購中的成

11、本有很大的好處。有以下兩點值得注意：第一，與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。對于采購方來說，一旦確定了可以長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險共擔(dān)”的原則，建立一種雙贏的合作關(guān)系，使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶，以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立，下轉(zhuǎn)第６９頁－６９－足業(yè)主使用要求及工期要求的前提下，優(yōu)化施工方案及施工工藝是控

12、制投資和降低工程項目造價的重要措施和手段。施工組織設(shè)計與工程造價同等重要，二者是密切聯(lián)系，相互確定的關(guān)系。工程造價的高低除了與預(yù)算有關(guān)外，很大程度上取決于施工方案的先進(jìn)與否，不同的施工方案所反映的價格是不一樣的。只有根據(jù)合理的施工方案，才能做出正確的工程單價，確定的工程造價才合理。而工程造價的合理確定同樣影響著施工方案的優(yōu)化。要做出一個合理的施工方案，施工技術(shù)人員還必須掌握并借助一定的工程概算知識。如在施工布置、設(shè)計合理而施工方案不同的

13、情況下，除方案本身的優(yōu)劣外，工程造價計算準(zhǔn)確與否將直接影響施工方案的優(yōu)選。施工組織設(shè)計根據(jù)工程工期進(jìn)度、施工條件來配備施工機(jī)械，工程造價的相關(guān)計算又為優(yōu)化施工組織設(shè)計提供可靠依據(jù)［３］。４優(yōu)化施工組織設(shè)計，合理確定工程造價優(yōu)化施工組織設(shè)計、合理確定工程造價歸根結(jié)底是工程造價管理的范疇，是經(jīng)濟(jì)與技術(shù)統(tǒng)一的管理過程。搞好施工組織設(shè)計是工程造價的一項重要內(nèi)容，周密組織施工、施工方案優(yōu)化、工期總進(jìn)度計劃安排、機(jī)械設(shè)備效率的提高、施工管理水平的提

14、高，從而使工程建設(shè)成本降低，所有這些都可以通過施工組織設(shè)計得以實現(xiàn)。優(yōu)化施工組織設(shè)計、合理確定工程造價的措施：（１）保證施工組織設(shè)計的編制質(zhì)量是合理確定工程造價的關(guān)鍵。在施工組織設(shè)計的編制過程中，施工方案的選定不能簡單地確定，而應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真的比較討論，從技術(shù)經(jīng)濟(jì)兩個方面綜合評定。（２）優(yōu)化施工組織設(shè)計是控制工程造價的基礎(chǔ)。施工方案的設(shè)計是施工組織設(shè)計的中心環(huán)節(jié)，工程造價能否得到控制，首先取決于方案是否優(yōu)良。在施工組織過程中，應(yīng)對各種方案進(jìn)

15、行比較，在充分準(zhǔn)備的基礎(chǔ)上，從中選擇最佳的方案。（３）采用新技術(shù)、新工藝是降低工程造價的主要手段。在施工組織編制時應(yīng)考慮新技術(shù)、新材料、新工藝、新設(shè)備的應(yīng)用，既可以提高生產(chǎn)效率，又可以降低工程造價。５流于形式的施工組織設(shè)計正常情況下，在簽訂工程承包合同時，建設(shè)單位要認(rèn)真審查承施工單位的施工組織設(shè)計，并進(jìn)行技術(shù)經(jīng)濟(jì)比較或技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析，確定工程承包合同價款。但由于承施工單位從收到招標(biāo)文件到送交投標(biāo)書往往時間很短，使投標(biāo)書中關(guān)于施工組織設(shè)計的

16、內(nèi)容比較粗糙，僅側(cè)重于施工現(xiàn)場的規(guī)劃和布置，而對一些具體的施工操作方案，質(zhì)量控制方法，安全措施，勞動力，物資，技術(shù)保證措施等內(nèi)容未能作出全面的反應(yīng)。更有甚者則拿其他工程項目照搬套用，結(jié)果是驢頭不對馬嘴，漏洞百出?？上攵?jīng)濟(jì)效益與投資控制從何談起。編制施工組織設(shè)計是一項技術(shù)經(jīng)濟(jì)性很強(qiáng)的工作。但仍然有少數(shù)施工單位既不熟悉又不鉆研施工組織設(shè)計的編寫程序和編制方法，不認(rèn)真研究施工組織措施，甚至認(rèn)為只要有一個總平面布置圖或工程進(jìn)度計劃表就可以了

17、，就算完成了施工組織設(shè)計的編制，這樣就使施工組織設(shè)計流于形式，直接影響到工程造價的控制。６強(qiáng)化學(xué)習(xí)，提高施工組織設(shè)計人員的素質(zhì)施工組織設(shè)計是指導(dǎo)施工的一項技術(shù)經(jīng)濟(jì)性文件，所以編寫施工組織設(shè)計的人員必須是具有施工經(jīng)驗而且還要具有一定工程造價控制方面的專業(yè)知識技術(shù)人員。因此，在編制過程中，應(yīng)考慮到是否符合標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、工藝的要求，及能否滿足使用要求，還要分析施工的可行性和經(jīng)濟(jì)合理性，以保證各項安排準(zhǔn)確得體，避免結(jié)算超過總投資，使得施工過程中工

18、程造價趨于合理。７結(jié)束語作為施工企業(yè)，在項目投標(biāo)、競標(biāo)中能否引起發(fā)包方的重視，除了自身的資質(zhì)等級、實力、信譽(yù)等外，其主要因素還是取決于其報價是否合理，而恰如其如此激烈的競爭的建筑市場，施工企業(yè)應(yīng)根據(jù)擬建工程的現(xiàn)場條件和工程概況，進(jìn)行周密的部署，認(rèn)真研究各項技術(shù)指標(biāo)、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)及有關(guān)組織措施、安全措施，確定合理的施工方案，使施工方案具有先進(jìn)性、合理性、競爭性、適用性和可操作性。它既要考慮到業(yè)主方面的經(jīng)濟(jì)利益，同時也要考慮到施工企業(yè)方面的經(jīng)濟(jì)

19、利益，真正的使項目在施工過程中達(dá)到高質(zhì)量、低消耗的目的。在建筑工程中，施工組織設(shè)計是控制工程造價的重要環(huán)節(jié)。因此，應(yīng)該重視施工組織設(shè)計的編制、審查工作。參考文獻(xiàn)［１］魏璇施工組織設(shè)計指南［Ｍ］北京：中國水利水電出版社１９９９［２］成虎工程項目管理［Ｍ］北京：中國建筑工業(yè)出版社２００４［３］黃自強(qiáng)工程造價電算編制［Ｍ］鄭州：黃河水利出版社２００５參考文獻(xiàn)［１］項目管理（一級建造師課材）中國建筑工業(yè)出版社２００７年能給采購方帶來長期而有效的

20、成本控制利益。第二，供應(yīng)商行為的績效管理。在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對供應(yīng)商的行為進(jìn)行績效管理，以評價供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。如建立供應(yīng)商績效管理的信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商進(jìn)行評級，建立量化的供應(yīng)商行為績效指標(biāo)等等，并利用績效管理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作：增大或減少供應(yīng)份額、延長或縮短合作時間等，對供應(yīng)商以激勵和獎懲。這樣能促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時的供貨，從而有效的降低項目采購總成本。５、全流程成本概念，控制總成

21、本在探討項目采購管理中降低成本的問題時，應(yīng)該確立采購全流程成本的概念，我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個項目采購流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采購貨物或服務(wù)的價格。獲得了低價的采購物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。同時，降低采購成本不僅指降低采購項目本身的成本，還要考慮相關(guān)方面的利益，成本就像在Ｕ形管中的水銀，壓縮這邊的成本，那邊的成本就增加。單獨降低某項成本而