excel函數(shù)在總承包采購管理工作中的運用

1、萬方數(shù)據(jù)Excel函鼓在總最包貢購管理工作中的運用口李太星文獻(xiàn)棟1只碼.AExcel函數(shù)的功能是非常強大的，在工作中靈活地運用它，能夠極大地減少工作量，為工作帶來事半功倍的效果.下面就通過Ex∞l函數(shù)在總承包采購管理工作中庫存管理、庫存分析、庫存物資的處理、銷售清單的確定四個案例中的運用介紹Excel函數(shù)的運用.一、Excel函敏在庫存管理中實現(xiàn)“日清月結(jié)“(一)事情的起因.在工程總承包初期，由于沒有系統(tǒng)的工程管理軟件，很多作業(yè)都是手工

2、作業(yè)。而手工作業(yè)是每月月底結(jié)帳，所以準(zhǔn)確的庫存都只是在月底知道，很難把握實時的庫存信息，這顯然不能滿足工程的需要。(二)解決方案的構(gòu)思與實施.構(gòu)思:庫存工作表中每種材料應(yīng)具有唯一的明細(xì)，這樣方便查詢庫存。庫存有進(jìn)有出，故迸有一塊、出有一塊.通過設(shè)置總?cè)霂炝?、總出庫量之后可以得出庫?實施:進(jìn)按合同進(jìn)，這樣在行底可以合計，以檢查數(shù)據(jù)的正確性。出按施工單位子項出，以進(jìn)行成本核算?？?cè)霂炝苛袑λ泻贤嫌?，出庫量列對所有施工單位子項合計，庫?/p>

3、列可以得出庫存。工作中，倉儲工作人員每進(jìn)行完一筆業(yè)務(wù)，在帳目中置記之后，實時庫存立刻顯現(xiàn)出來。對于多人操作問題，可將文件設(shè)置為共享模式，可供多人同時操作存取數(shù)據(jù).以上“日消“工作完成以后.剩下的就是“月緒“工作.在手工作業(yè)中，每月月底需對各類型材料的月增加數(shù)量、月增加金額、月減少數(shù)量、月減少金額、結(jié)存數(shù)量、結(jié)存金額數(shù)據(jù)進(jìn)行月度總結(jié).而在總承包工程中，各類型材料的明細(xì)眾多，數(shù)據(jù)動態(tài)巨大，手工統(tǒng)計的工作量是非常繁重的，需要將同種類型材料明細(xì)

4、當(dāng)月迸迸出出的數(shù)量及金額累加。如何在Excel中解決這一問題.也成為減輕倉儲工作人員工作量的一項重要事情.實現(xiàn)辦法:根據(jù)各類型材料月結(jié)這一概念，首先將各類型材料進(jìn)行“廣義“的編碼。在這里對“廣義“打上引號，是因為在總承包工程中，材料的種類繁多，逐一編碼的工作量很大，一時無法完成。在這里只是將同種類型材料設(shè)作同一編碼，以便統(tǒng)計使用.第二步將每月月底與手工帳目核對無誤的庫存工作表進(jìn)行備份，并將備份工作表改名為當(dāng)前年、月、日。這樣既醒目，又可

5、避免因每天操作庫存工作表不可道免造成數(shù)據(jù)損失之后無糾正來源.第三步，設(shè)置月結(jié)工作表，在這里主要是用兩258I決策“銷aI20門王軍第10期總第82期個函數(shù)SUMIF、SUMPRODUCT.月增加數(shù)量=SUMIF(庫存工作表的類型列，當(dāng)前類型，庫存工作袤的總?cè)霂炝?SUMIF(上一次備份庫存表的類型列，當(dāng)前類型，上一次備份庫存袤的類型列的總?cè)霂炝?.意義:當(dāng)前類型材料截止到目前總的入庫量截止到上月結(jié)帳時總的入庫量，即為當(dāng)前類型材料當(dāng)月入庫

6、量.月增加金額=SUMPRODUCT((庫存工作表類型列=當(dāng)前類型)(庫存工作表總?cè)霂炝苛袔齑婀ぷ鞅韱蝺r列))SUMPRODUCT((上一次備份庫存表類型列=當(dāng)前類型)(上一次備份庫存表總?cè)霂炝啃躺弦淮蝹浞輲齑姹韱蝺r列))。意義:當(dāng)前類型材料截止到目前總的入庫金額當(dāng)前類型材料截止到上月結(jié)帳時總的入庫金額，即當(dāng)前類型材料當(dāng)月入庫金額。月減少數(shù)量s參考月增加數(shù)量.月減少金額2參考月增加金額.結(jié)存數(shù)量:參考月地加數(shù)量.結(jié)存金額2參考月增加金額

7、.(三)解決方案的效果.通過以上解決方案以后，當(dāng)每天的出入情況在庫存工作表中輸入后，庫存情況立即顯現(xiàn)出來，月結(jié)表中也會有所顯現(xiàn)，月底核對完庫存工作表之后，月結(jié)情況也隨之出來了.從而極大地減輕了倉儲工作人員的工作量.二、Excel函撾在庫存分析中的運用(一)事情的起因.工程總承包在進(jìn)行到中后期以后，倉庫己庫存較多材料，而在工程中卻緊缺另外許多種材料.基于對工程結(jié)束之后庫存材料偏多的擔(dān)憂，需對庫存材料進(jìn)行一次分析，以查出哪些材料是多余的，哪

8、些材料還需要再來購，以便于后期采購工作的進(jìn)行以及多余材料的處理。(二)解決方案的思路.各材料的總計劃量(已有施工單位各子項計劃表〉即為總需求量，總?cè)霂炝?己有材料庫存表，內(nèi)含各材料總?cè)霂炝?未入庫量(己到貨未辦理入庫手續(xù))在途物資(即己簽合同未到貨)可視為總采購量，通過這兩個數(shù)據(jù)的量差〈采購量差)可以判定材料是否有多買.通過采購量差與庫存的比較，可以知道庫存的材料是否是有用的，或是其中有多少是無用的.(三)方案實施前的準(zhǔn)備.此方案主要通

9、過Sumproduct函數(shù)進(jìn)行多條件取值，即判定三個條件:材料名稱，材質(zhì)，規(guī)格，從各計劃分表中匯總各材料計劃量與各材料總?cè)霂炝孔鞅容^，以查出該材料是否有多采購的情況，所以要對各單位各子項計劃分表的各種材料名稱、材質(zhì)、規(guī)格的表述方式與庫存工作表的表述方式進(jìn)行統(tǒng)一。這個工作量是很大的，在沒有統(tǒng)一的材料編碼及綜合的系統(tǒng)軟件的前提下，這是不得己的選擇.在準(zhǔn)備過程中為簡化方案的難度，還清理了所有的未入庫萬方數(shù)據(jù)量，并視所有己簽合同己執(zhí)行完，此時總

10、采購量=總?cè)霂炝俊?四)解決方案的實施.首先設(shè)置庫存分析工作表框架z從庫存工作表中拷貝出庫存明細(xì)(含材料名稱、材質(zhì)、規(guī)格等信息).在其后設(shè)置總?cè)霂炝苛?、庫存列、采購量差列、計劃合計列及所有施工單位各子項列。?步用SUMPRODUCT函數(shù)在庫存分析工作表中對庫存工作表數(shù)據(jù)動態(tài)取值，分別取出各材料明細(xì)總?cè)霂炝繑?shù)據(jù)及庫存數(shù)據(jù).公式:=SUMPRODUCT((庫存工作表!材料名稱區(qū)域=當(dāng)前材料名稱滬(庫存工作表!材質(zhì)區(qū)域=當(dāng)前材質(zhì)問庫存工作表

11、!規(guī)格區(qū)域=當(dāng)前規(guī)格)氣庫存工作表!總?cè)霂炝繀^(qū)域泊，意義z對庫存工作表中材料名稱、材質(zhì)、規(guī)格分別等于當(dāng)前材料名稱、材質(zhì)、規(guī)格的總?cè)霂炝繑?shù)據(jù)取值。庫存列可參考本公式.第3步在庫存分析工作表中用SUMPRODUCT函數(shù)對各單位各子項計劃表各材料總計劃數(shù)據(jù)取值。第一個公式可參考第2步公式。后面列改動引用工作表名稱即可，其它行套用得所有施工單位所有子項所有材料總計劃。在計劃合計列匯總各材料總計劃量，在采購量差列設(shè)置計劃合計與總?cè)霂炝康牧坎?，于?/p>

12、一個動態(tài)的庫存分析工作表便產(chǎn)生了。在此基礎(chǔ)之上，通過比較庫存與采購量差的關(guān)系，可進(jìn)一步提煉庫存分析數(shù)據(jù)，以得出各類庫存無計劃物資的分布e公式=SUMPRODUCT((材料類型區(qū)域=某種類型)8采購量差0)(采購量差〈庫存)(采購量差))SUMPRODUCT((材料類型區(qū)域=某種類型)(采購量差0)(采購量差異庫存)(庫存))意為2某種類型材料有多采購的時候，庫存小于多采購量時取庫存，庫存大子等于多采購量時取多采購量，其和便某種類型材料總

13、體多采購量.(五)運用的效果.通過設(shè)置動態(tài)庫存分析工作衰，節(jié)省了統(tǒng)計全廠各種材料總計劃量的時間。最重要的是，通過它，能夠?qū)齑娌牧系臓顩r有了一個詳細(xì)的了解，對后期材料的采購以及多余材料的處理有了一個參考性的依據(jù)和指導(dǎo)性的方向。三、Excel函撒在庫存物資處理中的運用(一)事情的起因.工程進(jìn)行到后期以后，倉庫有一些庫存，需要查明這些庫存中哪些是有計劃的，又是哪些單位哪些子項未用的，以利于庫存物資的處理。(二)方案設(shè)計.首先在各單位各子項計

14、劃表中設(shè)置己領(lǐng)用歹IJ、量差列、庫存列，。通過對庫存工作表中庫存列和當(dāng)前單位及子項出庫數(shù)據(jù)的取值可以取出庫存數(shù)據(jù)和己領(lǐng)用數(shù)據(jù)，量差設(shè)置可得。通過設(shè)置，可以看出各單位各子項未領(lǐng)用材料明細(xì)庫存情況。第2步設(shè)置各單位各子項未領(lǐng)用材料庫存總表，以便于總體掌握庫存物資的未領(lǐng)用情況.列出所有單位及其工程子項，并將鋼材類材料細(xì)分為線材，板材，型材，管材四類，以便于分別掌握它們總的未領(lǐng)用庫存情況.第3步匯總各單位各子項計劃表中數(shù)據(jù)。由于在總表中鋼材類材

15、料有細(xì)分，在這里也必須細(xì)分。通過在各計劃表中增加材料類別列，分別指定1，2.3.4對應(yīng)上述材料類別予以解決統(tǒng)計問題。第4步:在總表中對各計劃分表計劃數(shù)據(jù)及己領(lǐng)用數(shù)據(jù)取值。取值用Sumif函數(shù)即可，由于其引用的工作表名稱可由總表中施工單位子項編號組成(與各計劃分表名稱表述方式一致).所以考慮嵌套使用lNDlRECT函數(shù)來動態(tài)引用各個計劃分表以省去改動參數(shù)。(二)i!.用的效采.通過此方案設(shè)計，對于詳細(xì)的材料未領(lǐng)用庫存情況及總體的未領(lǐng)用庫存

16、情況均有了一個充分的了解，對于庫存物資的處理也有了一個參考的依據(jù).四、Excel函數(shù)在設(shè)備銷售清單的確定中的運用(一)事情的起因工程收尾階段，所采購的設(shè)備在經(jīng)過多次銷售，并經(jīng)轉(zhuǎn)手以后已不知具體哪些設(shè)備未銷售了，只知己銷售金額與總合同金額是對不上的，需要清理出未銷售的設(shè)備清單.(二)方案分析.這一問題初看起來時猶如是大海撈針的，因為總的設(shè)備合同有500多個，總的設(shè)備明細(xì)有6000多項，而且有些合同只銷售了部分，這就更加增加了問題的難度。己

17、有的素材:1)各次己銷售設(shè)備清單〈含合同號、設(shè)備名稱、合同金額等等〉。2)合同資金支付臺帳〈含合同號、合同金額等等〉。3)每一合同具有Wd文本，內(nèi)含合同金額及明細(xì)。(三)解決方案的思路.用合同金額減去銷售清單中各合同己銷售金額，應(yīng)該可以看出各合同己銷售或未銷售的情況。(四)實施步驟.第一步匯總各次己銷售設(shè)備清單，并拷貝合并的清單中合同號列至新增工作表sheetl.通過數(shù)據(jù)刪除重復(fù)項~項CExce12007)刪除重復(fù)I頁，保留唯一合同號。

18、第二步在sheetl中用Sumif函數(shù)通過對己銷售設(shè)備清單匯總得出己銷售清單中各合同銷售額。第三步拷貝合同資金支付臺帳中合同編號、合同金額列至sheetl，將兩份消單分別排序，可大體對應(yīng)起來。在合同資金區(qū)域后用Sumif函數(shù)取出對應(yīng)合同的己銷售金額，可得出差額，此差額即為各合同己銷售或未銷售的情況。在其中會涉及將兩份清單中合同編號表述方式統(tǒng)一的問題，統(tǒng)一之后即可.(五)運用的效果.通過實施之后，有問題的合同己詳細(xì)定位出來.通過它可以對那

19、些部分未銷售或完全未銷售的合同擬定設(shè)備銷售清單，為設(shè)備的最終完全銷售鋪平了道路.五、結(jié)束語在工作中靈活運用Excel函數(shù)，能夠極大地提升工作的效率。經(jīng)過Excel函數(shù)處理數(shù)據(jù)統(tǒng)計中的一些問題，能夠為工程管理帶來很大的幫助。口(作者單位:中銘國際遵義工程總承包項目部)參考文獻(xiàn)z川胡順起.豐曉君，周茂山等Excel函數(shù)在農(nóng)業(yè)氣象理~埔工作中的巧用.安徽農(nóng)業(yè)科學(xué).2010.38(2):837839[21吳豐革斗，蘇厚勤，朱~群.Excel對象