電子郵件禮儀及郵件管理-課件

1、,--讓我們高效的溝通,電子郵件禮儀及郵件管理,如果你是初用郵箱新人。。。,回復(fù)？全部回復(fù)？,抄送？密送？,請問有哪位同事知道被稱為中國“史上最牛女秘書”的是誰？,答：原美國易安信公司(簡稱EMC)職員瑞貝卡(秘書的英文名)EMC公司是全球最大的網(wǎng)絡(luò)信息存儲商，總部在美國。,職場故事：女秘書PK老板事件,職場故事：女秘書PK老板事件,職場故事：女秘書PK老板事件,職場故事：女秘書PK老板事件,本來，這封咄咄逼人的回信已經(jīng)夠令人吃驚了

2、，但是瑞貝卡選擇了更加過火的做法。她回信的對象選擇了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(廣州)、EMC(上海)”。這樣一來，EMC中國公司的所有人都收到了這封郵件。 瑞貝卡這種做法看上去十分過癮，其實相當不職業(yè)。她今后找工作會很難。一封郵件抄送那么多人，這種方式必然造成不和睦。難道沒有其他方式 可以溝通嗎？這種方式對當事人沒有任何好處，職場中也無人會接受。,,召集公司舞蹈隊開會要抄送給誰？,,,,,,郵件主題,？這些標

3、題恰當嗎,1、無主題2、**關(guān)于您*年*月*日提出的**問題的回復(fù)3、王先生收4、關(guān)于**和**等相關(guān)問題的回復(fù)5、RE……,？這些標題恰當嗎,○ 1、一定不要空白標題，這是最失禮的○ 2、標題要簡短，不宜冗長，不要…才能顯示完你的標題○ 3、標題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題○ 4、一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談多件事情，以便 于日后整理○ 5、可適當用使用大寫字母或特殊字符(

4、如“*!”等)來突出標題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼?！?6、回復(fù)對方郵件時，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標題○ 7、標題千萬不要出現(xiàn)錯別字,--簡明、扼要,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,某某,,,,？這樣的郵件恰當嗎,1、直呼收信人全名2、“前一封郵件有遺漏，請以此次發(fā)送郵件為準”3、郵件中文字拼寫錯誤,？這樣的郵件恰當嗎,,,,,,1、Email正文要簡明扼要，行

5、文通暢；2、要用論述的語氣；3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、a）之類的列表；4、一次郵件交待完整信息；5、盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)；6、合理提示重要信息；7、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述；8、不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符，在商務(wù)信件中會顯得輕佻。,,,？這樣處理客戶郵件恰當嗎,1、現(xiàn)在忙，抽時間集中回復(fù) 2、工作中交流的問

6、題比較復(fù)雜，等等再說 3、出差或休假中，不能回復(fù)郵件 4、同一問題，反復(fù)回復(fù)郵件,？這樣處理郵件恰當嗎,回復(fù)郵件是我們與別人溝通交流的重要方式， 及時準確是要實現(xiàn)的目標。,,,(1) 收到重要郵件后， 應(yīng)即刻回復(fù)對方，因為這是對他人的尊重； (2) 理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件；　(3) 對每一份郵件都進行立即處理是很占用時間的，對 于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，

7、 但一般不要超過24小時；(4) 如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說：“收到，我正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，等等”； 重要：及時作出回應(yīng)，哪怕只是確認一下收到。如果你正在出差或休假，應(yīng)設(shè)定自動回復(fù)功能。,,當回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要太簡單，那樣太生硬了，應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資源。,,回復(fù)不得少于10個字,對

8、方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。,3、簽名字體規(guī)格,進行針對性回復(fù),,,如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。　對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。,4、不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓,,,要區(qū)分單個回復(fù)和全部回復(fù)

9、,(1)如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人就行了；(2)如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該“全部回復(fù)”，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情；(3)如果你對發(fā)件人提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。 ★ 點擊“回復(fù)全部”前，請三思而后行！,,為避免無謂的回復(fù)

10、，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。,主動控制郵件的來往,郵件主題,稱呼與問候,正文,附件,結(jié)尾簽名,正確使用發(fā)送、抄送與密送,回復(fù)技巧,,,,,,,,,,,,,,,你的郵箱是這個樣子的嗎？,初始狀態(tài),,若干日月年后。。,(1836),,,,,,,,,,,,,,,,郵件文件夾分類,1、單擊“其他4個文件夾”下拉框,--以163郵箱為例,2、單擊下拉框

11、中的“新建文件夾”,3、對話框中輸入文件夾名稱,九 鼎,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,技巧：收件箱手動清空,,太好了，沒有郵件需要處理,你清空的不是收件箱，是你身上的猴子你清空的不是收件箱，是解放你的大腦將看過的郵件存檔到對應(yīng)的文件夾將需要繼續(xù)跟蹤的郵件存檔到“需要處理”文件夾,,,,,,,,,,,,,,,通訊錄的管理,--添加聯(lián)系人,1、單擊“通訊錄”,2、單擊“新建聯(lián)系人”,3、填寫相關(guān)資料，單擊“保存”,,,,

12、,,,,,,,,,,,,,,,,,,通訊簿的管理,--聯(lián)系人分組,九 鼎,1、單擊“通訊錄”,,,2、單擊“新建聯(lián)系組”,,,3、填寫相關(guān)資料，單擊“保存”,,,,,,,,,,,,,,,,,設(shè)置姓名,--自己的姓名,,3、填寫姓名,,,,2、選中“郵箱設(shè)置”，單擊“個人資料”,1、單擊“設(shè)置”,,,,,,,,,,,,,,,,設(shè)置姓名,--發(fā)信人的姓名,,1、單擊“設(shè)置”,,2、選中“郵箱設(shè)置”，單擊“常規(guī)設(shè)置”,,,3、選中“優(yōu)先顯示通

13、訊錄中對應(yīng)的姓名”,,★電子郵件禮儀的一個重要方面就是節(jié)省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。,★你作為發(fā)信人寫每封Email的時候，要想到收信人會怎樣看這封Email，時刻站在對方立場考慮，將心比心。同時勿對別人回答過度期望，當然更不應(yīng)對別人的回答不屑一顧。,,,,,,,,,,,,,,,經(jīng)過這一系列的交流，大家對電子郵件中的禮儀應(yīng)該有初步的認識了。歸結(jié)到底，兩句話：只發(fā)有必要的郵件!讓郵件為你的工作帶來價值!,?關(guān)注細節(jié)提升