2019年推薦 電大辦公室管理完美小抄

1、..一、單選題一、單選題BBBB?辦公室布置要注意(D.必須考慮到符合各種溝通、保密、心理調(diào)適、情緒轉(zhuǎn)換以及休息等要求)。?辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題(A.有共同利益的話題)CCCC?傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的(B.隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送)?傳真機(jī)最好用來傳送以下哪種郵件(A.一般的圖紙)?傳真機(jī)傳送下以哪種文件尤其有優(yōu)勢(shì)？（D.很長(zhǎng)的文件）DDDD?當(dāng)文員獲各婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)(D.查證消息的可靠性

2、)?電子文檔存儲(chǔ)歸檔時(shí)，應(yīng)該（B.TIFF、FPG格式圖片的電子文檔可以直接存儲(chǔ)，有特殊壓縮參數(shù)的需要備注說明）GGGG?關(guān)于握手的禮儀，下面說法錯(cuò)誤的是？（D.為了表示親切，男士和女士握手時(shí)，可以雙手握）HHHH?會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時(shí)文員應(yīng)(D.征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī))JJJJ?將同文多頁(yè)沿邊取齊后均勻錯(cuò)開，從首頁(yè)到末頁(yè)，在頁(yè)邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁(yè)確實(shí)是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之

3、嫌疑，這是(A.騎邊章)。?接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是(D.切勿感情用事)LLLL?領(lǐng)導(dǎo)人簽名章是將領(lǐng)導(dǎo)人員的親筆簽名制成的印章，下列相關(guān)說法錯(cuò)誤的是？（B.領(lǐng)導(dǎo)人簽名章一般由領(lǐng)導(dǎo)人隨身攜帶）RRRR?若上司拒絕接見來訪者，文秘人同在接待時(shí)，下列哪個(gè)做法欠妥？（D.簡(jiǎn)潔明了地告訴對(duì)方上司不愿接見）SSSS?上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)(A.通知上司家人把衣服送達(dá))?上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí)，以下哪一種做法不正確(D.不必提

4、前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn))?上司決定參加某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該(A.只在便箋上寫好會(huì)議名稱)?社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般(B.以右為尊)WWWW?無(wú)紙化辦公過程中，應(yīng)該（A.對(duì)電子文件采取嚴(yán)格的安保措施，保證其不被非正常改動(dòng)）?文書立卷的歸檔制度包括三方面；歸檔范圍、(A.歸檔時(shí)間)和歸檔要求。?文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面(B.歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求)?文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜

5、的？（C.同時(shí)考慮上司的意向和文員本身的工作效率）?文員必須管理好金錢，學(xué)會(huì)節(jié)約開支，以下行為中哪一項(xiàng)是不恰當(dāng)?shù)?A.最好到價(jià)格便宜的商店去購(gòu)買，質(zhì)量并不重要)。?文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的(C.每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力)?文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的(B.應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己)?文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的(A.傳達(dá)可以根據(jù)上司

6、主要意思，夾進(jìn)自己的意見)。?文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時(shí)，不應(yīng)(A.拆開后信紙?jiān)诤?、信封在前，一并裝訂，有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂)?文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，寄信人姓名、地址應(yīng)該打印在(B.左上角)?文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是(C.姓名、部門、地址、國(guó)名)?文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪些做法是錯(cuò)誤的(D.如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會(huì))?文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)

7、備時(shí)，不應(yīng)該做的是(C.會(huì)議場(chǎng)所的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定)?文員如果誤拆了非本人司的信，應(yīng)該(A.在信封上注明“誤拆“，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去)?文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮(D.有無(wú)休息室)。?文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是(A.下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等)?文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的(B.代替上司制定約會(huì)計(jì)劃)?文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見的字

8、，應(yīng)該(D.請(qǐng)教對(duì)方“可否請(qǐng)問一下，這個(gè)字怎么念？“)?文員在拆郵件時(shí)，不正確的做法是(A.拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開)?文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種(A.初次寫信，或有過激言行的)?文員在接打電話時(shí)，正確的做法是(B.在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來)?文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些為是不適宜的(C.較大物的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方

9、)?文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，應(yīng)避免(D.日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄)。?文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中(C.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致)?文秘人員接聽電話時(shí)，應(yīng)該（C.接到電話應(yīng)首先把己方的基本信息告知對(duì)方，如公司名稱、本人身份等）?文秘人員打出業(yè)務(wù)電話時(shí)，下列哪項(xiàng)是正確的？（A.首先自報(bào)家門）?文員人員在將信訪信件拆封時(shí)，應(yīng)該避免下列哪種做法？（C.拆開信件后要將來信信紙裝訂起來，信封則可以丟棄）?文

10、秘人員在差旅結(jié)束后，應(yīng)該（B.整理好出差的單位領(lǐng)導(dǎo)分送出差地特產(chǎn)）?文秘人員要關(guān)心上司的健康，如果上司生病初愈后，文員的行為中哪一項(xiàng)是恰當(dāng)?shù)?？（D.注意安排好上司的飲食）YYYY?一般而言，文秘人員是特定上司的直屬員工，其業(yè)務(wù)具有從屬性，從屬性意味著（B.文秘人員照料好上司，能夠使得上司專心工作，提高其工作效率）?一般而言，在辦公室里，（A.離入口最遠(yuǎn)）的位置是上座。?以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷如問函與復(fù)函等用(A.

11、通訊者特征立卷)?以下餐巾的使用方法是正確的(C.用來擦嘴唇嘴角)?以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的(A.審查功能)。?以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的(D.穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后腿跪，上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰)?以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的(A.錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON“位置)?以下關(guān)于名片的使用方式，哪些是錯(cuò)誤的(D.名片只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的)?以下關(guān)于確認(rèn)上司日

12、程安排計(jì)劃的行為中，哪一些是不適宜的(A.以電話方式?jīng)Q定面談或開會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃，不用再以書面形式確認(rèn))?以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜(B.由過程先說)。?以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的(D.應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能)?以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中，哪一項(xiàng)是正確的(D.吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去)。?以下關(guān)于文員對(duì)辦公室的情況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤的(B.辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整

13、齊，東西可放得滿一些)?以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說法，哪一個(gè)是不正確的(D.把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做)?以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是(C.雙方有很多人時(shí)，可以交叉握手)?以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的(D.不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明)?以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的(C.應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系)?以下哪項(xiàng)不是辦公室事務(wù)管理的特征？(B.決策性)?以下

14、哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的(C.按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀)?以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)(B.制造)?以下哪些接打電話的行為是不正確的(A.受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)??以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議(C.圓桌型)?以下哪種接打電話的行為是不正確的(A.受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)??以下說明宴會(huì)的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是正確的(C.工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早午、晚舉行均可)?以下文員

15、的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的(B.文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力)。?以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的(B.讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品)。?以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的(C.標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名)。?以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的(C.未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi))。..WWWW57.為來自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，

16、最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（）58.文本文件是沒有格式控制的純字符文件，在使用時(shí)不受計(jì)算機(jī)軟硬件類型的控制，兼容性好。（√）59.文秘人員對(duì)上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（）60.文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務(wù)、私事方面的協(xié)助、財(cái)物管理及其他活動(dòng)。（√）61.文秘人員在會(huì)議接待中，對(duì)參會(huì)人員的隨行文秘、司機(jī)等，無(wú)需安排和關(guān)照。（）62.

17、文秘人員不公要在公務(wù)上做上司的輔助人員，而且也要照料上司的飲食、著裝等。（√）63.文秘人員或文書人員依然照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的對(duì)應(yīng)條款歸入卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。（）64.文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔“，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（）65.文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語(yǔ)加多或減少，以個(gè)人的口吻把話轉(zhuǎn)達(dá)。（）66.文員向下級(jí)機(jī)關(guān)傳達(dá)上司信息時(shí)，應(yīng)以上司口吻把話

18、轉(zhuǎn)達(dá)。（）67.文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng)。因?yàn)樯纤菊鹋?，自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語(yǔ)氣也應(yīng)該變成上司的語(yǔ)氣。（）68.文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。（）69.文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（√）70.文員對(duì)于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報(bào)告上司。（）71.文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該

19、一同鎖入抽屜。（）72.文員對(duì)上司進(jìn)言，無(wú)論是關(guān)于什么事，都應(yīng)該在個(gè)別場(chǎng)合私下表達(dá)（）73.文員因?yàn)橐呀?jīng)打過電話，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了，“做過某項(xiàng)工作“和““完成某項(xiàng)工作“是完全相同的。（）74.文員應(yīng)避免必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。（√）75.文員應(yīng)有效利用時(shí)間，可以把重要工作如寫報(bào)告等與其他工作安排在一起去做。（）76.文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)該去洗手間。（√）77.文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)

20、妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（）78.文員在接聽投訴電話時(shí)，如果對(duì)方無(wú)端辱罵，可把他使用的字眼寫下來或使用電話錄音，以做證據(jù)，再慢慢地向他解釋：“鄧先生，如果你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了?！埃ā蹋?9.文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。（√）80.文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（）81.文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（）82.無(wú)論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)

21、的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)“，便表示穿無(wú)尾正式禮服。（√）83.無(wú)論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送，因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真。（）XXXX84.小辦公室的優(yōu)點(diǎn)是節(jié)省空間，空氣流通，聯(lián)系方便。（）YYYY85.宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。（）86.宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（）87.要發(fā)問或有意見時(shí)，

22、應(yīng)該等上司說完話這后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。（）88.要發(fā)問或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。（）89.英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。（）90.用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放入嘴里，或用舌頭去舔。（）ZZZZ91.正確的郵件信封拆封位置是在信封的右邊冊(cè)。（√）92.在電子文件的歸檔工作中，草稿文件一般情況下可以不保留。

23、（√）93.在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。（）94.在信訪接待工作中，即使來訪者言辭過激甚至出口傷人，接待者也要以禮相待，切記簡(jiǎn)單草率或拒之門外。（√）95.值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（√）96.注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（√）三、簡(jiǎn)答題三、簡(jiǎn)答題AAAA1.1.按照按照20002000年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公

24、文處理辦年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？種？答：（1）命令（令）；（2）決定；（3）公告；通告；（4）通知；通報(bào)；（5）議案；（6）報(bào)告；（7）請(qǐng)示；（8）批復(fù)；意見；（9）函；（10）會(huì)議紀(jì)要。BBBB2.2.辦公室的四種含義。辦公室的四種含義。答：（1）廣義的：泛指一切辦公場(chǎng)所，區(qū)別于教室、車間、醫(yī)療室、實(shí)驗(yàn)室等。（2）狹義的：是指某一類職業(yè)人員或某

25、一級(jí)職務(wù)人員的辦公場(chǎng)所，如廠長(zhǎng)辦公室等。（3）特指的：黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，級(jí)別高的以稱辦公廳，如河北省政府辦公廳。（4）專指的：某種專門的獨(dú)立的工作機(jī)構(gòu)，如國(guó)務(wù)院臺(tái)灣事務(wù)辦公室。3.3.辦公室事務(wù)管理的服務(wù)性表現(xiàn)在哪三個(gè)方面？辦公室事務(wù)管理的服務(wù)性表現(xiàn)在哪三個(gè)方面？答：一是為上司服務(wù)，使上司擺脫繁雜瑣事的壓力，把主要精力集中在重要工作上。二是為組織服務(wù)，為組織員工提供一個(gè)高效、舒適的工作生活環(huán)境。三是為公眾服務(wù)，保

26、證組織與外界的信息渠道通暢，密切與社會(huì)各界聯(lián)系。4.4.辦公室人員為了說服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該辦公室人員為了說服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？怎么做，要領(lǐng)有哪些？答：(1)清楚地知道在所說的事項(xiàng)中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對(duì)目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點(diǎn)；(2)說服時(shí)，要盡量具體客觀，使對(duì)方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī)；(3)偶爾也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗(yàn)談等等；(4)要具體了解對(duì)方的

27、立場(chǎng)和意向，先注意聆聽對(duì)方所說的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。要掌握對(duì)方不能了解的地方，努力加以說服；(5)主動(dòng)發(fā)問，了解對(duì)方的想法，對(duì)方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等；(6)以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言，不要使用另對(duì)方反感的言詞；(7)讓對(duì)方打開心扉，使對(duì)方對(duì)自己的看法產(chǎn)生興趣（讓對(duì)方認(rèn)同自己）；(8)不可傷害對(duì)方的自尊心。CCCC5.5.從文員工作的角度對(duì)比說明打電話和接聽電話從文員工作的角度對(duì)比說明打電話和接聽電話的異

28、同。的異同。同：同：（1）都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。異：異：（1）打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽；（2）打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。DDDD6.6.單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？些規(guī)定？答：（1）

29、單位印章、套印章；（2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；（3）刻制公章有兩種情況；一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頒發(fā)；（4）另一種由法人代表申請(qǐng)，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用；（6）加蓋公章，是哪一級(jí)的公章，須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；（7）將蓋用文件名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪