2013電大辦公室管理形成性考核冊(cè)作業(yè)答案

1、1中央廣播電視大學(xué) 中央廣播電視大學(xué) 辦公室管理形成性考核冊(cè)作業(yè)答案 辦公室管理形成性考核冊(cè)作業(yè)答案 第一次形成性考核作業(yè)題目解析一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。這道問題是針對(duì)教材第一章中辦公室實(shí)務(wù)范圍和內(nèi)容予以設(shè)計(jì)的，主要考慮是，讓同學(xué)們對(duì)辦公室的具體業(yè)務(wù)有一個(gè)比較全面的了解，能夠?qū)θ愇膯T，即國內(nèi)一般性文秘工作、國外一般性文秘工作和國內(nèi)外企文員工作的共性工作和一般性區(qū)別有一個(gè)大致的了解。同

2、學(xué)們?cè)谔畋砀駜?nèi)容時(shí)，應(yīng)該注意要會(huì)“合并同類項(xiàng)”，也即將內(nèi)容基本相同的，填在同一行中。當(dāng)然有些內(nèi)容可能因工作管轄范圍和責(zé)任等因素置放在一起未必合適，但只要能夠自己說出理由也是可以有自己的判斷和歸類的。問題源于教材第一章第 2 點(diǎn)“辦公室實(shí)務(wù)的范圍和內(nèi)容”。 （P3—P5 頁）參考性解答：辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表序號(hào) 國內(nèi)一般性 國外一般性 國內(nèi)企業(yè)（含外企）1 文書撰寫 按上司的口頭或書面指示完成信函。 記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。2 文書

3、制作 復(fù)印資料。 打印文稿及表格。3 文書處理 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。 信函和郵件的處理。4 檔案管理 檔案管理。5 會(huì)議組織 安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。 記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。6 調(diào)查研究 協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。7 信息資料準(zhǔn)備好公司要公開的資料；替上司收集演講或報(bào)告的資料；整理并組織好粗略的資料。收集及整理各種信息。8 信訪工作 替上司接洽外界人士。例如記者、工會(huì)職員等。9 接待工作接待來訪賓

4、客；替公司賓客訂飯店的房間、訂機(jī)位、發(fā)電報(bào)、打電話。接待賓客和員工的來訪。10 協(xié)調(diào)工作 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。 11 督查工作 督導(dǎo)一般職員或速記員。12 日程安排 替上司定約會(huì)并做好記錄；為上司安排旅行或考察。13 日常事務(wù)閱讀并分類信件；自動(dòng)處理例行的事務(wù)；替上司保管私人的、財(cái)務(wù)的或其他的記錄。通訊事務(wù)、電話；照料上司身邊的瑣事。14 辦公室管理辦公室環(huán)境的布置和整理；保管辦公室設(shè)備及用品。15 其他臨時(shí)交辦的事項(xiàng)

5、以速記記下上司交待的事項(xiàng)；執(zhí)行上司留在錄音機(jī)中的吩咐。 執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)。16替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。3過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題目時(shí)，需要注意本題一共有兩個(gè)小問題。不僅要闡述文員工作的三個(gè)步驟是什么，而且還要說明三者之間的關(guān)系如何，答案需要自己組織，而且要能夠理解自己所回答的問題。教材中有相應(yīng)

6、的論述，同學(xué)們應(yīng)能夠依據(jù)參考性答案，自己進(jìn)行相應(yīng)的歸納，能夠用自己的語言組織答案更好。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書。本題主要考核本課程的第二章第 1 點(diǎn)的“按照‘優(yōu)先順序’處理工作”這一知識(shí)點(diǎn)。在按照“優(yōu)先順序”制定計(jì)劃書時(shí)，要按以下三個(gè)步驟進(jìn)行：1．將自己要做的事情分為：A.是否應(yīng)該做的事？B.是否做或不做都無所謂的事？C.是否不可以做的事？對(duì)于 A 要集中精力做，對(duì)于 B 和 C 可以從計(jì)

7、劃中刪掉。2．對(duì)于 A 類事情再進(jìn)行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做） ；緊急但是并不重要的事（第二做） ；重要但是并不緊急的事（第三做） ；雖有做的價(jià)值，但是既不重要也不緊急的事（可以請(qǐng)他人代勞） 。3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請(qǐng)示。本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見教材第 28 頁，問題的關(guān)鍵是同學(xué)們應(yīng)該盡量結(jié)合自己的工作生活實(shí)際，我們每個(gè)人在自己的工作生活安排中都會(huì)有自己計(jì)劃做的、急于做的、非做不可的一些事情，而能夠按照“優(yōu)先順

8、序”安排自己的工作并處理事情，就會(huì)極大地節(jié)省時(shí)間，有效利用時(shí)間，就會(huì)使得工作忙而不亂，井然有序。同學(xué)們?cè)谥贫ㄓ?jì)劃書時(shí)一定不要抄襲。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法；2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達(dá)方法；5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。本題源于教材第二章第 3 點(diǎn)的“文員的工作方法”（P32---P39） 。下面以“受意方

9、法”為例組織相關(guān)答案，同學(xué)們可以參照答題思路作答。1．簡要說明受意方法：受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖。可以分為直接受意（即領(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等） 。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)