[教育]帳務處理與總賬子系統(tǒng)

1、會計信息系統(tǒng)Accounting Information System,第三章 賬務處理與總賬子系統(tǒng),第一節(jié) 賬務處理概述第二節(jié) 賬務處理的流程分析第三節(jié) 總賬子系統(tǒng)的總體設計第四節(jié)總賬子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié) 憑證管理第六節(jié) 出納管理第七節(jié)期末處理與賬表輸出第八節(jié) 輔助管理－往來和項目核算和管理第九節(jié) 總賬系統(tǒng)的改進---動態(tài)會計平臺的構建,主要內(nèi)容,,賬務處理的基本概念,賬務處理是指從

2、價值管理的視角出發(fā)，主要運用貨幣形式的信息計量，借助于專門的會計核算方法，對各單位（會計主體）的經(jīng)濟業(yè)務進行核算、控制，產(chǎn)生一系列財務信息和其他經(jīng)濟信息，為企業(yè)內(nèi)部和外部的信息使用者提供服務來創(chuàng)造價值。,從信息系統(tǒng)角度看，賬務處理工作是由會計信息系統(tǒng)的子系統(tǒng)-總賬子系統(tǒng)來完成的，總賬子系統(tǒng)的基本功能是通過采集數(shù)據(jù)、加工和存儲數(shù)據(jù)、報告財務信息，實現(xiàn)對企業(yè)經(jīng)營活動進行核算和控制，保證會計信息的真實、準確和有效。,1．數(shù)據(jù)采集,數(shù)據(jù)采集主要

3、是從經(jīng)濟業(yè)務流程中采集數(shù)據(jù)，為數(shù)據(jù)加工服務。這些數(shù)據(jù)包括:獲取/支付流程的數(shù)據(jù) 轉(zhuǎn)換流程的數(shù)據(jù)銷售/收款流程的數(shù)據(jù)總賬子系統(tǒng)從業(yè)務流程采集數(shù)據(jù),2.數(shù)據(jù)加工與存儲,加工與存儲是將反映經(jīng)濟活動的原始憑證按照會計科目和“有借必有貸，借貸必相等”的原則編制記賬憑證、審核記賬憑證，然后對其進行分類、計算、求和，并將結(jié)果保存在各類賬簿中。,3.報告信息,報告信息是以賬簿、記賬憑證為依據(jù)，編制內(nèi)部報表和外部報表提交給投資人、債權人、管理者、

4、政府部門等。,賬務處理的基本特征,規(guī)范性強綜合性強集成性要求高正確性要求高,第一節(jié) 賬務處理概述第二節(jié) 賬務處理的流程分析第三節(jié) 總賬子系統(tǒng)的總體設計第四節(jié)總賬子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié) 憑證管理第六節(jié) 出納管理第七節(jié)期末處理與賬表輸出第八節(jié) 輔助管理－往來和項目核算和管理第九節(jié) 總賬系統(tǒng)的改進---動態(tài)會計平臺的構建,主要內(nèi)容,,手工環(huán)境下賬務處理的流程分析,1、手工環(huán)境的流程下帳務處理

5、？ 2、存在的問題及缺陷？,手工環(huán)境下賬務處理的流程分析,手工環(huán)境下賬務處理流程的缺陷數(shù)據(jù)大量重復信息提供不及時準確性差工作強度大,IT環(huán)境下賬務處理的流程分析,賬務處理流程中的主要角色業(yè)務人員：經(jīng)濟業(yè)務執(zhí)行的主體（采購人員、銷售人員、后勤人員等）憑證編制人員：將經(jīng)濟業(yè)務信息轉(zhuǎn)換成會計信息－記賬憑證的人員憑證審核人員：對憑證的正確性、合法性、合規(guī)性進行審核的財會人員，他與憑證編制人員互斥記賬與結(jié)賬人員：負責將憑證

6、信息轉(zhuǎn)換成賬簿信息以及月末進行結(jié)賬的財會人員；查詢與分析人員：對于企業(yè)的財務信息有權查詢的人員以及對企業(yè)財務狀況和經(jīng)營成果有權查詢的人員（包括財會人員、財務經(jīng)理、總經(jīng)理等）,IT環(huán)境下和手工環(huán)境下賬務處理流程的異同,數(shù)據(jù)處理的起點與終點不同數(shù)據(jù)處理方式不同數(shù)據(jù)存儲方式不同對賬的方式不同會計資料的查詢統(tǒng)計方式不同,第一節(jié) 賬務處理概述第二節(jié) 賬務處理的流程分析第三節(jié) 總賬子系統(tǒng)的總體設計第四節(jié)總賬子系統(tǒng)的初始設置

7、第五節(jié) 憑證管理第六節(jié) 出納管理第七節(jié)期末處理與賬表輸出第八節(jié) 輔助管理－往來和項目核算和管理第九節(jié) 總賬系統(tǒng)的改進---動態(tài)會計平臺的構建,主要內(nèi)容,,基本功能,為什么需要進行會計科目的編碼？,會計科目是對會計業(yè)務具體核算內(nèi)容進行分類的名稱。會計科目編碼設計是根據(jù)會計制度的規(guī)定及會計科目的設置，按照一個系統(tǒng)的方案確定出各級科目唯一數(shù)字編碼的方法。會計科目編碼在手工操作下一般不使用，但是采用計算機處理會計數(shù)

8、據(jù)時，則需要采用會計科目編碼。,1.采用會計科目編碼便于反映會計科目間的邏輯關系2.保證會計科目的唯一性3.便于計算機處理和分類4.節(jié)省存儲空間5.提高處理速度,科目編碼方法與編碼原則,方法：.順序編碼位數(shù)編碼分組編碼原則：.規(guī)定性原則層次性原則1501固定資產(chǎn)150101固定資產(chǎn)——甲車間150101001固定資產(chǎn)——甲車間——A型機床150101002固定資產(chǎn)——甲車間——B

9、型機床一致性原則簡短性原則擴展性原則,科目體系結(jié)構,定長定位方法,定位定長不定長方式立體科目,科目體系結(jié)構,立體科目方法是指將科目中大量重復的科目從科目體系中分離出來，按照項目進行存儲，并將項目和科目建立動態(tài)鏈接，在滿足優(yōu)化會計科目體系的同時，達到精細核算的目的。,總賬子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件設計,計算機會計信息系統(tǒng)中，所有的賬、證、表都必須存放在計算機存儲器中，在存儲器上，各種數(shù)據(jù)均以文件(或數(shù)據(jù)文件)的形式存放。那么IT環(huán)境下總

10、賬子系統(tǒng)中的賬、證、表以哪些文件、用何種結(jié)構在計算機中存儲呢？ 實際上，總賬子系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件的設計與系統(tǒng)設計時產(chǎn)生的賬務處理流程有關、與設計人員的思路有關，還與數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等多種因素有關。,三個關鍵文件,科目文件匯總文件憑證文件,第一節(jié) 賬務處理概述第二節(jié) 賬務處理的流程分析第三節(jié) 總賬子系統(tǒng)的總體設計第四節(jié)總賬子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié) 憑證管理第六節(jié) 出納管理第七節(jié)期末處理與賬表輸出第八節(jié)

11、輔助管理－往來和項目核算和管理第九節(jié) 總賬系統(tǒng)的改進---動態(tài)會計平臺的構建,主要內(nèi)容,,什么是初始設置？,總賬子系統(tǒng)是一個通用性較強的系統(tǒng)，為了使其能夠在各行各業(yè)應用，設計時重點考慮各單位會計核算和財務管理的一般特性。在進行賬務處理之前，首先要根據(jù)本單位的業(yè)務屬性進行具體設置，即將企業(yè)個性化特征的信息保存在相應的數(shù)據(jù)文件中，這種設置工作稱之為初始設置工作。 參加流程,初始設置－－設置賬套,設置賬套模塊的功能是建立核算單位，即在

12、系統(tǒng)中為本企業(yè)建立一套核算賬套。總賬子系統(tǒng)中的核算賬套實際上是相互關聯(lián)的賬務數(shù)據(jù)構成的數(shù)據(jù)文件。一般單位只有一套賬。具體設置賬套時，根據(jù)系統(tǒng)的提示對賬套進行參數(shù)的定義。賬套參數(shù)定義的內(nèi)容 賬套參數(shù)定義的內(nèi)容主要包括：賬套（賬套號、賬套名稱、單位名稱、企業(yè)性質(zhì)等）、會計科目編碼方案（即各級科目的編碼位長、位數(shù)）、啟用日期、記賬本位幣、會計主管姓名等。,案例,單位名稱：北京燕豐酒業(yè)股份有限公司（簡稱：燕豐酒廠）

13、啟用日期：2001年4月1日 會計期間：1月25日——12月25日 記賬本位幣：人民幣（RMB） 企業(yè)類型： 商 業(yè) 行業(yè)性質(zhì)：股份制 會計科目編碼結(jié)構：4－2－2－2－2 客戶分類編碼級次：2－2－3 供應商分類編碼級次：2－2－3 部門編碼級次：1－2－2 結(jié)算方式編

14、碼級次：1－2,初始設置,科目設置錄入余額 人員權限設置 結(jié)算方式設置,案例,第一節(jié) 賬務處理概述第二節(jié) 賬務處理的流程分析第三節(jié) 總賬子系統(tǒng)的總體設計第四節(jié)總賬子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié) 憑證管理第六節(jié) 出納管理第七節(jié)期末處理與賬表輸出第八節(jié) 輔助管理－往來和項目核算和管理第九節(jié) 總賬系統(tǒng)的改進---動態(tài)會計平臺的構建,主要內(nèi)容,,憑證管理模塊的功能,主要是完成對憑證的日常處理工作，它又

15、可劃分為憑證輸入、憑證審核、憑證查詢打印、憑證匯總、記賬等功能模塊。,憑證錄入與控制機制,憑證類型和憑證號。憑證號是記賬憑證的標識，按會計制度要求，不同類型憑證每月分別從1開始連續(xù)編號，不能有重號、漏號。 因此，當用戶輸入憑證類型后，其控制機制為： 系統(tǒng)檢查出該類最后一張憑證號，自動加一后生成當前憑證號。憑證日期。憑證日期用于標識經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的時間，憑證日期必須為公立日期，憑證日期應該隨憑證號遞增而

16、遞增等。 因此，其控制機制為： 憑證日期為公歷日期，輸入日期不能為結(jié)賬月份的日期附單據(jù)數(shù)。即本憑證的附件張數(shù)。摘要。輸入本筆分錄的業(yè)務說明，摘要要求簡潔明了。,憑證錄入與控制機制－科目,科目是經(jīng)濟業(yè)務分類的主要依據(jù)，憑證錄入模塊提供對科目編碼設置一系列的控制機制： 存在性檢查：即檢查憑證中科目編碼是否存在。財會人員在輸入記賬憑證時，輸入一科目編碼，如果財會人員在進行初始設置科目設置時設置

17、了該科目編碼，即“科目文件”有該科目編碼存在，那么檢查結(jié)果為“正確”或“真”，否則，檢查結(jié)果為“錯誤”或“假”。,是否是明細記賬科目的檢查：檢查憑證中科目編碼是否為最底級科目編碼或記賬明細科目。在計算機條件下，科目是分級的。輸入記賬憑證時，只能輸入記賬明細科目或最底級科目，不能輸入控制性科目或父科目。如果輸入記賬明細科目，檢查結(jié)果為“正確”或“真”，否則，檢查結(jié)果為“錯誤”或“假”。,憑證錄入與控制機制－科目,與憑證類型是否相符的檢查：

18、 即檢查輸入的借方科目或貸方科目與憑證類型是否相符的檢查。特定的憑證類型有時要求憑證中必須出現(xiàn)某些科目。如付款憑證中貸方科目必須出現(xiàn)“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目；收款憑證中，借方科目必須出現(xiàn)“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目。若滿足上述條件，檢查結(jié)果為“正確”或“真”，否則，檢查結(jié)果為“錯誤”或“假”。,憑證錄入與控制機制－科目,憑證錄入與控制機制－金額,任何一張憑證都滿足“有借必有貸，借貸必相等”的原則。因此，對每一張憑證存入憑證文件之前，其

19、控制機制為： 自動進行借貸平衡檢查。如果平衡，檢查結(jié)果為“正確”或“真”，否則，檢查結(jié)果為“錯誤”或“假”。 只有當所有檢查結(jié)果都為“正確”或“真”，該張憑證被計算機接收，否則計算機拒絕接收。,審核與記賬,,第一節(jié) 賬務處理概述第二節(jié) 賬務處理的流程分析第三節(jié) 總賬子系統(tǒng)的總體設計第四節(jié)總賬子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié) 憑證管理第六節(jié) 出納管理第七節(jié)期末處理與賬表輸出第八節(jié) 輔助

20、管理－往來和項目核算和管理第九節(jié) 總賬系統(tǒng)的改進---動態(tài)會計平臺的構建,主要內(nèi)容,,期末轉(zhuǎn)賬,借：本年利潤 貸：產(chǎn)品銷售成本管理費用財務費用產(chǎn)品銷售費用產(chǎn)品銷售稅金及附加其他業(yè)務支出營業(yè)外支出,期末自動轉(zhuǎn)賬的基本原理,帳表輸出,綜合查詢,綜合查詢?nèi)掌冢?年 月 日 到 年 月 日 科目： 憑證號： 摘要：

21、 金額： 到 客戶： 供應商： 部門： 個 人： 項目： 票號： 結(jié)算方式： 制單人：

22、 審 核 人：,第一節(jié) 賬務處理概述第二節(jié) 賬務處理的流程分析第三節(jié) 總賬子系統(tǒng)的總體設計第四節(jié)總賬子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié) 憑證管理第六節(jié) 出納管理第七節(jié)期末處理與賬表輸出第八節(jié) 輔助管理－往來和項目核算和管理第九節(jié) 總賬系統(tǒng)的改進---動態(tài)會計平臺的構建,主要內(nèi)容,,輔助管理－往來和項目核算和管理,,〖案例〗 北京光華木材廠是全國最大的木材綜合加工企業(yè)之一，生產(chǎn)產(chǎn)品包

23、括幾十個大類，產(chǎn)品行銷全國各地，全部往來客戶多達幾千戶。采用傳統(tǒng)的會計科目體系往來賬科目如“應收賬款”、“應付賬款”、“其他應收款”、“預付賬款”、“其他預付款”、“預收賬款”等科目，按不同的往來單位或個人設置明細科目：1131應收賬款113102應收銷售款11310101應收中密度款1131010101北戴河環(huán)境保護中心1131010102大連理工學院1131010103大同設備廠…….

24、11310202應收目制品款1131020201……1131020202……,問題？,〖案例〗光華木材廠改進后的往來科目體系為：科目編碼科目名稱輔助核算1131 應收賬款113102 應收銷售款11310201 應收中密度款 往來核算11310202 應收木制品款 往來核算11310203

25、。。。。。。往來核算,好處？,第一節(jié) 賬務處理概述第二節(jié) 賬務處理的流程分析第三節(jié) 總賬子系統(tǒng)的總體設計第四節(jié)總賬子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié) 憑證管理第六節(jié) 出納管理第七節(jié)期末處理與賬表輸出第八節(jié) 輔助管理－往來和項目核算和管理第九節(jié) 總賬系統(tǒng)的改進---動態(tài)會計平臺的構建,主要內(nèi)容,,傳統(tǒng)會計流程的缺陷分析 會計流程是基于落后的勞動力分工論思想，導致會計系統(tǒng)以信息“孤島”存在。會計流程

26、遠離業(yè)務流程和管理流程，導致會計信息的實時性、相關性、有用性受到極大的影響，無法滿足管理的需要。 傳統(tǒng)會計流程限制了財會人員的工作視野，制約了會計實時控制職能的發(fā)揮,解決業(yè)務問題需要了解企業(yè)的戰(zhàn)略、業(yè)務過程、組織結(jié)構、計量標準和IT環(huán)境的使用情況，當財會人員無法得到所需信息時就將視野局限于“會計問題”，而不是“業(yè)務問題”。 這種隔閡可能導致業(yè)務過程管理與財會工作之間不必要的緊張，而且無法有效地起到會計控制作用。例如，當財

27、會人員遠離業(yè)務過程時，他們不知道物料的作用、質(zhì)量、以及物料的真正實際價格。當一張價格嚴重失真的采購發(fā)票擺在他們面前時，只能根據(jù)發(fā)票付款起到一個記錄員而非控制員的作用。,應用流程再造思想重構會計流程的設想,建立IT環(huán)境打破傳統(tǒng)財務會計流程建立起財務業(yè)務一體化流程 將實時信息處理嵌入業(yè)務處理過程中 從會計信息處理到幫助管理者制定業(yè)務處理規(guī)則,動態(tài)會計平臺IT模型的設計,2004年在北京國家會計學院向參加第十三期國有重要骨干企業(yè)總會計

28、師崗位培訓班的學員發(fā)放了此問卷。 選擇國有重要骨干企業(yè)作為調(diào)查對象，是基于以下兩個原因。第一，大中型企業(yè)管理工作規(guī)范，工作流程清晰、合理，而且建設信息系統(tǒng)時有充足資金保障；第二，大中型企業(yè)管理難度大，領導層面重視信息的及時獲取，企業(yè)本身需要實施財務業(yè)務一體化核算。調(diào)查對象在企業(yè)財務部一般都擔任中高層領導，他們對企業(yè)實施財務業(yè)務一體化核算模式有全面、細致的了解，因此，調(diào)查的結(jié)果具有合理性。,本次調(diào)查對象來自：制造、運輸、建筑、商業(yè)

29、、采掘、對外貿(mào)易、科技服務、等行業(yè)，在行業(yè)類別上具有一定的廣泛性。本次研究共發(fā)放問卷223份，收回有效問卷152份，占發(fā)放問卷的68％；其中有效問卷中有119家企業(yè)未實現(xiàn)財務業(yè)務一體化核算，占有效問卷的78％，33家企業(yè)實現(xiàn)了財務業(yè)務一體化核算，占有效問卷的22％。,表1：財務業(yè)務一體化核算模式下會計信息相關性統(tǒng)計表,綜合上述分析可知，四個指標的平均值在3.4和4.5之間，意味著在財務業(yè)務一體化核算模式確實能夠顯著提高會計信息相關

30、性；,,,,,,,,,表2：財務業(yè)務一體化核算模式下會計信息可靠性統(tǒng)計表,綜合上述分析可知，四個指標的平均值大于3，其中有三個指標都大于3.5，意味著在財務業(yè)務一體化核算模式是能夠提高會計信息的可靠性。,,,,作 業(yè),簡述IT環(huán)境下與手工環(huán)境下帳務處理的異同。 在憑證錄入模塊中為什么要有正確性檢查措施-控制機制？ 簡述憑證錄入模塊應該包含哪些正確性檢查措施。,已知輸出明細帳的數(shù)據(jù)流圖如下：,試用文字簡要描述“輸出明細帳”模塊的

31、處理過程。,4 中盛公司根據(jù)本公司的特點給出總帳子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理過程：(1)由錄入員通過鍵盤輸入憑證，或通過自動轉(zhuǎn)帳生成機制憑證，輸入的憑證經(jīng)檢查無誤后，寫入記帳憑證文件； (2)對記帳憑證中未審核的憑證進行審核；(3)隨時用記帳憑證文件更新科目余額文件，以便隨機查詢?nèi)我鈺嬁颇康漠斍敖璺桨l(fā)生額、貸方發(fā)生額及期末余額；(4)根據(jù)科目余額文件和記帳憑證文件編輯輸出現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳以及其他各種明細分類帳；(

32、5)根據(jù)記帳憑證文件和對帳單文件對銀行業(yè)務進行對帳，只能對對帳單文件中的已達帳刪除； (6)根據(jù)科目余額文件編輯輸出總帳；(7)根據(jù)科目余額文件和記帳憑證文件生成會計報表。要求：根據(jù)中盛公司帳務處理的要求，繪制相應的數(shù)據(jù)處理流程圖。,5 眾生公司科目文件結(jié)構如下：序號 字段名1科目代碼2科目名稱3科目類別4輔助核算 5 父科

33、目,,,6 某研究院是石油天然氣總公司最大的綜合性科研單位之一，擁有40多個處、所、公司，研究的課題數(shù)量大。在傳統(tǒng)核算方式下，科目設置方法：一級科目為“在研課題費用”；二級科目分為“橫向”和“縱向”；三級科目為各處、所名稱；四級科目為課題號；五級科目則是勞務費、原材料費、差旅費、設備購置費、專用業(yè)務費、院所管理費、研究室管理費等12個欄目，而五級科目的重復率最高。如果將這種科目設置方式照搬到計算機上，則課題越多，科目越龐大，該單

34、位僅“在研課題”科目下屬的明細科目記錄到達二千五百多個。這樣在計算機上填制有關課題業(yè)務的憑證時速度就非常慢，同時，也不利于各明細費用的橫向統(tǒng)計。,為了更好地核算每個項目，該研究院采用了用友軟件公司的項目管理模塊，使用項目核算和管理可以核算項目（如課題）的成本費用和收入情況，它以項目為中心進行核算管理。這樣不但便于操作，而且速度快，帳表有任意選擇格式，并且可以得到各種項目統(tǒng)計分析表，使得課題的收入與支出一目了然。,〖要求〗：（1） 列出