aa_-報表處理子系統(tǒng)(pdf 51)

1、第4章  報表處理子系統(tǒng),報表處理子系統(tǒng)的主要作用是幫助用戶及時、方便的編制需要的各種會計報表。為了用戶編制會計報表的需要，一般這種報表系統(tǒng)中提供了種類豐富的專用函數(shù)，可以方便的直接從賬務系統(tǒng)提取數(shù)據(jù)生成財務報表、進行財務分析和生成相應的統(tǒng)計圖。因此掌握這些報表系統(tǒng)的使用具有重要意義。,一、會計報表簡介,會計報表的編制過程，就是對有關會計信息進行集中、整理和再加工的過程?！　媹蟊硪员砀窈蛿?shù)字及附帶的文字說明來提供會計資料

2、。 會計報表按不同的標準有不同的分類，分類標準分別為：按報送的對象、按照編制的日期、按報表的編制單位、按報表的結構。 所有這些報表中，根據(jù)《企業(yè)財務會計報告條例》規(guī)定而編制的資產負債表、損益表和現(xiàn)金流量表是會計核算工作中需要編制的最基本的報表。,二、會計報表子系統(tǒng)概述,通用表處理軟件如LUTOS 1-2-3、EXCEL等運算速度快、靈活實用、操作簡便、功能強大，深受用戶歡迎，在各種事務處理中得到廣泛應用。

3、但是，這些通用表處理系統(tǒng)在會計核算工作中由于受到種種因素的制約，目前使用并不廣泛。這些制約因素為： 1.受商品化軟件的制約。 2.受會計人員計算機知識水平的制約。,會計信息系統(tǒng)中專門設計的會計報表處理子系統(tǒng)。具有通用表處理系統(tǒng)的基本功能，便于會計人員方便的編制有關會計報表，但功能比通用表處理系統(tǒng)簡單。,將會計軟件與EXCEL聯(lián)系的所謂“捆綁式”的處理方式。既可以方便的從帳務系統(tǒng)中調取會計數(shù)據(jù)。又可以利用EXCEL強大的表

4、處理功能和數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計及圖形處理功能，方便的編制所需要的各種會計報表并進行會計數(shù)據(jù)的分析和統(tǒng)計處理。,三、報表系統(tǒng)的基本概念,1.報表基本結構分析 報表可以分成簡單表和復合表兩類，復合表可以由簡單表嵌套而成，也可由多個簡單表拼合而成，因此復合表在處理上不如簡單表那樣方便。但無論簡單表還是復合表，就其結構而言基本由兩大部分組成，這就是：基本固定的表格式和隨會計期間不同而不同的表中的數(shù)據(jù)部分。,,www.ufsoft.com

5、,11,2.報表的格式   標題、表頭、表體和表尾是組成報表的基本要素，不同報表的區(qū)別實際上是報表中各要素的內容不同。表處理子系統(tǒng)的基本工作原理就是軟件提供給用戶設置標題、表頭、表體和表尾的功能，用戶只要運行這些功能，就能得到滿足需要的報表。,3.報表公式和關鍵字 (1)  報表公式 (2)  報表關鍵字 (3)  多維表 

6、 會計信息系統(tǒng)中的表處理系統(tǒng)一般是一個三維立體報表處理系統(tǒng)，要確定一個數(shù)據(jù)的所有要素為：表名、列、行和表頁。,4.2.會計報表系統(tǒng)的處理流程和功能結構,一、報表處理流程,二、報表系統(tǒng)的功能結構,4.3 報表系統(tǒng)的設置,一、 報表文件名稱登記 不同的報表，報表名不能相同。報表名是供用戶調用設定的報表結構文件使用的，它與表的標題并沒有直接的關系。它可以是中文，也可以是西文或漢語拼音的縮寫。,二、報表格式設置,1.非直

7、觀的報表格式設置方式 采用非直觀的報表格式設置方式，在屏幕上看不到成形的表樣，只能通過對話方式，由使用者將報表標題、欄目等報表結構要素輸入計算機，并保存在數(shù)據(jù)庫文件中。,2.直觀的報表格式設置方式 在直觀的報表格式設置方式下，采用整表設置模式，具有“所見即所得”的特性。很多報表系統(tǒng)采用了類似于電子表軟件EXCEI的界面，在屏幕顯示的網(wǎng)格上可以直接填充文字、設置格式，當報表的行、列、文字、字體等不合適時，也可以直接在整張表

8、上改動。目前流行的WINDOWS版的報表系統(tǒng)一般采用直觀的報表格式設置方式。,具體使用方法： (1)報表尺寸定義。 (2)單元屬性和風格定義。 (3)組合單元定義。 (4)關鍵字定義。,三、表公式設置,1.報表運算公式的設置 報表運算公式是在編制報表時，確定表元的數(shù)據(jù)來源的公式 (1)確定表元的數(shù)據(jù)來源及取數(shù)所要滿足的條件。 (2)運算公式的構成：

9、    表單元及坐標、運算符、表達式。 例：某報表系統(tǒng)公式格式為： 列號、行號=QC（“科目編碼”，會計期間，方向，賬套號） (3)運算公式的設置方式 (4)函數(shù),2.報表審核公式的設置 報表審核公式是報表數(shù)據(jù)之間關系的檢查公式。它主要用于：報表數(shù)據(jù)來源定義完成后，審核報表的合法性；報表數(shù)據(jù)生成后，審核報表數(shù)據(jù)的正確性。,3.設置報表公式時應注意： (1

10、)公式中緊接目標單元的運算符一般應是“=”，只有公式過長，需要分成幾個公式時，才可以是其他運算符。 (2)多數(shù)會計報表軟件從帳簿的某個科目取數(shù)時，表處理系統(tǒng)中若設為取某個科目期末借方余額，而實際余額在貸方，則公式的值是零，而不是貸方金額的負值。 (3)通常表示目標單元的行號和列號是指該單元在表中的實際位置，這個值與屏幕提示行顯示的當前行號和列號無關。使用某一特定軟件時應注意該軟件是如何規(guī)定行號和列號的。,4.4 報表系

11、統(tǒng)日常工作的處理,一、報表編制,報表的編制是由計算機在人的控制下自動完成的。它的作用是使系統(tǒng)運行載有設置好的報表結構的文件，使其中的運算公式能從相應的數(shù)據(jù)源中調取數(shù)據(jù)填入相應的表單元中，從而得到數(shù)據(jù)表。 在報表編制過程中，系統(tǒng)將對公式的格式進行檢查，如有語法或句法錯誤系統(tǒng)將給予提示。 每月編制報表前首先應將當月業(yè)務處理完畢（既包括日常業(yè)務的處理也包括期末攤、提、結轉業(yè)務的處理）并結帳。編制季度和年度報表也應按此原

12、則處理。,二、報表輸出,表處理系統(tǒng)報表輸出有兩種方式：一種是屏幕顯示輸出，這種輸出主要為用戶檢查報表設置和編制是否正確用，因此為了顯示盡量多的實質性內容，不是很必要的表格線一般不顯示。另一種輸出是打印輸出，此時輸出的是按正規(guī)要求生成的正式報表。 系統(tǒng)一般還可以打印空表和用戶設置的公式清單供用戶檢查公式設置用。 為了方便用戶打印出滿意的報表，系統(tǒng)一般都提供打印設置功能，該功能可以對報表使用的字型、字號、行距和列距進行設定來

13、調整報表的大小。還可以設置表首的上、下邊距，表左、右邊距等，以調整表在打印紙上的位置。,三、報表的匯總和分析,1.報表的匯總 報表系統(tǒng)的報表匯總功能是指：結構相同，數(shù)據(jù)不同的兩張報表經(jīng)過簡單迭加生成一張新表的功能。在實際工作中，主要用于同一報表不同時期的匯總以便得到某一期間的匯總數(shù)據(jù)，或者同一單位不同部門，同一張報表的匯總，以得到整個單位的合計數(shù)字。,2.報表的分析 (1)圖形分析法 圖形分析法就是將報表中選定

14、的數(shù)據(jù)以圖形方式顯示，使用戶直觀地得到數(shù)據(jù)的大小或變化的情況。 目前國內流行的通用報表處理軟件一般都提供餅圖、直方圖、折線圖、立體圖四種圖形分析功能。計算機制圖要經(jīng)以下步驟：     選取繪圖數(shù)據(jù)。      選擇圖形類型。      根據(jù)系統(tǒng)提示生成圖形。,(2)視圖分析法：

15、 視圖分析法是采用從某一張表或多張表中抽取具有某種特定經(jīng)濟涵義的數(shù)據(jù)，形成一張“虛表”，從而達到對多個報表數(shù)據(jù)在系統(tǒng)生成的“虛表”中進行重新分類、對比分析的效果。 視圖是數(shù)據(jù)報表的寄生表，沒有數(shù)據(jù)報表就不可能產生視圖。這種分析方法是手工報表分析難以實現(xiàn)的，因此這也是報表系統(tǒng)提供的很有意義的重要功能。,四、報表的維護,1.報表刪除 使用報表刪除功能時需要注意，報表刪除功能不光可以刪除編制得到的數(shù)據(jù)表，

16、也可以刪除表結構。報表結構一旦刪除，如果需要使用只有重新設置。一般情況，即使是不常使用的報表，不是絕對必要，也不應刪除報表結構。,2.結構復制 結構復制功能可以在定義新報表時，選擇結構類似的報表進行復制，對復制過來的報表結構按需要進行修改即可使用，從而減少用戶設置的工作量。,4.5 現(xiàn)金流量表的編制,一、現(xiàn)金流量表編制原理,現(xiàn)金流量表的編制基礎是收付實現(xiàn)制，因此主表和附表中的一些相對復雜的項目難以直接從以權責發(fā)生制為

17、基本原則的賬簿中調取數(shù)據(jù)，而只能根據(jù)賬簿和憑證的數(shù)據(jù)分析填列。因此現(xiàn)金流量表的編制方法與資產負債表和損益表等其他會計報表有較大的區(qū)別。在計算機系統(tǒng)中需要采用特別的方法。,1.現(xiàn)金流量表手工編制概述 現(xiàn)金流量表的編制方法，準則規(guī)定主表采用直接法、附注（補充資料）采用間接法編制。同時介紹了工作底稿法和T型帳戶法兩種具體的編制方法。兩種編制方法出發(fā)點不同，編制過程也有差異，但無論哪一種方法都是以資產負債表和損益表數(shù)據(jù)為編制基礎、以總帳

18、、明細帳及記帳憑證等資料為依據(jù)，對每一項目進行分析并編制調整分錄，從而編制出現(xiàn)金流量表。,2.使用手工編制現(xiàn)金流量表方法存在的問題 (1)編制工作量大、編制困難。 (2)人為因素大、編制技術要求高。 (3)報表編制過程難以留下足夠的審計線索。,3.使用報表系統(tǒng)軟件編制現(xiàn)金流量表的基本思想 報表系統(tǒng)軟件編制現(xiàn)金流量表的基本處理應從經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生、會計數(shù)據(jù)輸入計算機時，即將同一科目中與現(xiàn)金流量變化

19、有關和與現(xiàn)金流量無關的數(shù)據(jù)進行分類，以便編制《現(xiàn)金流量表》時分類匯總直接在表中列示。從根本上解決期末編制《現(xiàn)金流量表》的困難。,二、 現(xiàn)金流量表編制方法,1.在現(xiàn)金等科目下分類設置明細科目的方法2.使用設置現(xiàn)金輔助帳的方法3.設立標志字段的方法,本章小結,編制會計報表是財會工作的重要內容。由于會計報表的編制過程有很強的規(guī)律性，所以在一般計算機會計軟件中都提供了會計報表子系統(tǒng)或會計報表模塊，幫助用戶及時、方便的編制需要的各種會計報表。