論秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

1、論秘書應(yīng)具備的素質(zhì)論秘書應(yīng)具備的素質(zhì)摘要：秘書作為一項(xiàng)綜合性和專業(yè)性都很強(qiáng)的職業(yè)，它對(duì)其從業(yè)人員有很強(qiáng)的能力要求，而且這些能力要求是一個(gè)關(guān)于秘書各方面素質(zhì)的龐大體系。為了給即將從事或已經(jīng)從事秘書工作的人員提供一個(gè)素質(zhì)鍛煉詳細(xì)的內(nèi)容參考，我研究查閱了現(xiàn)有各方面的書籍和信息，粗略的總結(jié)了秘書應(yīng)具備的一些基本素質(zhì)，從業(yè)務(wù)素質(zhì)、智能素質(zhì)、心理素質(zhì)、職業(yè)道德素質(zhì)四方面對(duì)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)加以論述。關(guān)鍵詞：秘書工作業(yè)務(wù)素質(zhì)智能素質(zhì)心理素質(zhì)職業(yè)道德素質(zhì)

2、秘書工作，大約是世界上事務(wù)最繁重、精神最緊張的職業(yè)之一，它是專業(yè)性和綜合性兼有的一門職業(yè)，因此，秘書人員更需要一些特殊的素質(zhì)。秘書工作的基本規(guī)律，決定著秘書人員的素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)和特殊要求。大致說來，“秘書人員應(yīng)當(dāng)具備業(yè)務(wù)、智能、心理、道德四種素質(zhì)秘書人員應(yīng)當(dāng)具備業(yè)務(wù)、智能、心理、道德四種素質(zhì)”[①]，這四種素質(zhì)構(gòu)成了秘書素質(zhì)的有機(jī)整體。我們將在本文探討秘書這四種素質(zhì)的具體內(nèi)容。一、秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)表現(xiàn)為與秘書的本職工作密切相關(guān)的一

3、些能力要求。由于秘書工作的內(nèi)容豐富多樣，所以秘書的能力要求也很多，這些能力要求根據(jù)秘書工作的分類，大致可分為辦事、大致可分為辦事、撰文和技術(shù)三種撰文和技術(shù)三種，我們對(duì)這三種能力分作介紹。（一）辦事的能力“秘書部門是辦事機(jī)構(gòu)，秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力辦事能力是秘書工作的重要能力”[②]。“辦事能力”是我們習(xí)慣上的說法，其實(shí)，它是由多種能力合成的，主要包括以下幾個(gè)方面。1.調(diào)查研究的能力。調(diào)查研究的能力?！罢{(diào)查研

4、究是指人們深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行考察以探求客觀事物的真相、性質(zhì)和富的科學(xué)文化知識(shí)和現(xiàn)實(shí)資料信息、較強(qiáng)的分析和認(rèn)識(shí)問題的能力以及流暢的文筆等多方面富的科學(xué)文化知識(shí)和現(xiàn)實(shí)資料信息、較強(qiáng)的分析和認(rèn)識(shí)問題的能力以及流暢的文筆等多方面素養(yǎng)的綜合反映，也是一種綜合性能力素養(yǎng)的綜合反映，也是一種綜合性能力”[⑤]。秘書人員文字處理能力的形成和提高，既須作綜合的努力，有賴于長(zhǎng)期的、反復(fù)的、刻苦的有賴于長(zhǎng)期的、反復(fù)的、刻苦的寫作實(shí)踐寫作實(shí)踐。只有在寫作實(shí)踐中進(jìn)一步

5、對(duì)有關(guān)寫作知識(shí)加以消化，做到心領(lǐng)神會(huì)，下筆才能左右逢源。提高文字處理能力的關(guān)鍵是自己多寫多練。提高文字處理能力的關(guān)鍵是自己多寫多練。（三）熟練掌握辦公自動(dòng)化設(shè)備的技能“隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代技術(shù)在辦公室已經(jīng)普遍應(yīng)用，辦公室很多工作日趨自動(dòng)化，所以秘書人員為了完成本職工作，還必須熟練掌握辦公自動(dòng)化設(shè)備”[⑥]。這些技術(shù)主要包括：微電腦技術(shù)、打字技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、縮微技術(shù)、攝影技術(shù)、錄音錄像技術(shù)、速記技術(shù)、書法技電腦技術(shù)、打字技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、縮

6、微技術(shù)、攝影技術(shù)、錄音錄像技術(shù)、速記技術(shù)、書法技術(shù)、編輯技術(shù)、校對(duì)技術(shù)術(shù)、編輯技術(shù)、校對(duì)技術(shù)。在目前條件下，秘書人員應(yīng)掌握的主要技能有：會(huì)使用文字處理機(jī)、電子計(jì)算機(jī)、多功能電話、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等，還要懂得其簡(jiǎn)單構(gòu)造，掌握維修保養(yǎng)方還要懂得其簡(jiǎn)單構(gòu)造，掌握維修保養(yǎng)方法。同時(shí)，學(xué)會(huì)用電腦起草、修改文件，以及檔案資料檢索，縮微攝影技術(shù)等。秘書人員不僅要學(xué)會(huì)硬件操作，而且軟件編制，成為既懂秘書業(yè)務(wù)又懂電腦技術(shù)的通才。成為既懂秘書業(yè)務(wù)又懂電腦技術(shù)

7、的通才。一方面秘書隊(duì)伍應(yīng)有一批專業(yè)的技術(shù)能手，另一方面所有人員都應(yīng)掌握自己工作中要用到的技術(shù)手段。二、智能素質(zhì)業(yè)務(wù)素質(zhì)決定于智能的高低、強(qiáng)弱，智能是業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)。因此，秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與他們的智能素質(zhì)密切相關(guān)。智能素質(zhì)包括五方面：知識(shí)結(jié)構(gòu)，思維能力，臨機(jī)處事能力，記憶能力和自省能力。（一）完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)秘書由于長(zhǎng)期從事文字工作，這就要求他們有完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)作為其擁有良好文筆和敏捷才思的基礎(chǔ)。秘書應(yīng)該具有的這種知識(shí)結(jié)構(gòu)主