辦公效率及時間管理

1、第五章 辦公效率及時間管理,提高效率、管理時間的一般方法1、認(rèn)識時間障礙認(rèn)識時間障礙2、目標(biāo)管理3、分清工作的輕重緩急4、學(xué)會說“不”5、授權(quán)6、管理好電子郵件7、積累節(jié)約時間小竅門8、結(jié)成牢固的社會關(guān)系網(wǎng),日常工作時間安排1、安排商務(wù)日程應(yīng)注意事項2、工作計劃的制定3、工作日程安排4、規(guī)劃器5、工作日志管理6、約會安排,第一節(jié) 提高效率、管理時間的一般方法,認(rèn)識時間障礙目標(biāo)管理分清工作的輕重緩急

2、學(xué)會說“不”委派與授權(quán)管理好電子郵件積累節(jié)約時間小竅門結(jié)成牢固的社會關(guān)系網(wǎng),一、認(rèn)識時間障礙,一、認(rèn)識時間障礙,哈佛大學(xué)有一個非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒有目標(biāo)60％目標(biāo)模糊10％有清晰但較短期的目標(biāo)3％有清晰且長期的目標(biāo),二、目標(biāo)管理——為什么需要目標(biāo)？,25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒有目標(biāo) 60％目標(biāo)模糊

3、 10％有清晰但較短期的目標(biāo) 3％有清晰且長期的目標(biāo),二、目標(biāo)管理——為什么需要目標(biāo)？,社會的最底層，抱怨整個世界,在社會的中下層面安穩(wěn)地生活與工作,成為各行業(yè)的專業(yè)人士,成為社會各界的頂尖人士,像剝洋蔥一樣，將大目標(biāo)分解成若干個小目標(biāo)，再將每個小目標(biāo)分解成若干個更小的目標(biāo)，一直分解下去，直到知道現(xiàn)在該干什么。,目標(biāo)管理方法——剝洋蔥法,樹干代表大目標(biāo)；每一根樹枝代表小目標(biāo)

4、；葉子代表即時的目標(biāo)，即現(xiàn)在要去做的每一件事?！　《噼緲浞繕?biāo)分解的原則：　　小目標(biāo)是大目標(biāo)的條件　　大目標(biāo)是小目標(biāo)的結(jié)果　　小目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)之和，一定是大目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),目標(biāo)管理方法——多杈樹法,帕累托法則:又稱80/20法則、二八定律、帕累托定律、最省力法則、不平衡原則。此法則是由意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的。80/20的法則認(rèn)為：原因和結(jié)果、投入和產(chǎn)出、努力和報酬之間本來存在著無法解釋的不平衡。一般來說，投入和努力可以分為兩種不同

5、的類型：多數(shù)，它們只能造成少許的影響；少數(shù)，它們造成主要的、重大的影響。,你知道圓的面積占正方形面積的多少嗎？,你知道去掉圓的面積正方形面積還剩下多少嗎？,結(jié)論：做重要的少數(shù)事情,三、分清工作的輕重緩急——帕累托法則,——請運(yùn)用80/20法則，找出自己日常工作任務(wù)中重要的20%。,現(xiàn)場思考：,八、分清工作的輕重緩急,三、分清工作的輕重緩急,八、分清工作的輕重緩急,,,,,宏觀,微觀,從微觀到宏觀,,較重要,次重要,從次重要到較重要,

6、——重要度取決于任務(wù)本身對戰(zhàn)略的影響力,三、分清工作的輕重緩急——工作任務(wù)重要程度分析,,八、分清工作的輕重緩急,,,,,時間性強(qiáng),時間性弱,時間性從弱到強(qiáng),,優(yōu)先,次優(yōu)先,優(yōu)先度從小到大,——緊迫性取決于任務(wù)本身時間性的強(qiáng)弱,三、分清工作的輕重緩急——工作時間緊迫性分析,工作優(yōu)先級綜合分析,,,重要度,緊迫性,A 重要而且緊迫,B 緊迫但不重要,D 不重要不緊迫,C重要但不緊迫,八、分清工作的輕重緩急,三、分清工作的輕重緩

7、急—— 四象限坐標(biāo)圖,■請運(yùn)用四象限方法排列你的工作：,八、分清工作的輕重緩急,三、分清工作的輕重緩急,案例分析,,一天下午，G公司的生產(chǎn)部經(jīng)理李華正在參加公司召開的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會，由于晚上要給他女朋友過生日，心理在盤算這件事。突然收到手機(jī)短信，兩個同學(xué)從外地出差來此，約李華晚上參加校友聚會。這時主持人宣布，由于這次會議時間緊，請全體與會人員晚上要參加分組討論。剛一散會，五金車間的一名班長滿頭大汗跑進(jìn)會場，拉著李華就往外走，原來幾名

8、工人與運(yùn)輸部門的幾個搬運(yùn)工發(fā)生糾紛，現(xiàn)在打起架來了，車間主任和在場的保安制止不了，因此派一個班長來找李經(jīng)理。 ? 假如你是李華，此時此刻你該怎么辦？,三、分清工作的輕重緩急——案例分析,案例分析,,M公司是一家生產(chǎn)注塑機(jī)械設(shè)備的中型企業(yè)，由于市場競爭加劇，近來業(yè)績嚴(yán)重下滑，員工士氣低落，今天上午竟有兩名業(yè)務(wù)骨干向市場部經(jīng)理張文斌提出辭職申請。為穩(wěn)定員工隊伍，張文斌已約定今晚同這兩人談話。但下午接到在北京出差的總經(jīng)理的緊急電話

9、，一位西安的客商今天來本市，晚上六點(diǎn)到機(jī)場，因為這是一個跟進(jìn)了很長時間的大客戶，總經(jīng)理特別強(qiáng)調(diào)要張經(jīng)理代表他親自去機(jī)場迎接并配合辦公室搞好接待。其實(shí)，張文斌的MBA論文尚未完成，這兩天也到了最后的期限，他曾想讓在本市某大學(xué)工作的妻子幫忙，妻子未同意，這樣公事私事便攪得他十分著急。剛過五點(diǎn)鐘張文斌就急匆匆地找到司機(jī)，開車前往機(jī)場。還沒走出市區(qū)，突然手機(jī)響了，里面?zhèn)鱽硪粋€女子焦急的聲音：“你是張文斌嗎？你母親在菜市場前面的馬路上被汽車撞傷，

10、我是路邊商店的售貨員，你母親現(xiàn)在被扶到了我店里，她讓我給你打電話，你趕快來！” ? 假如你是張文斌，從接到總經(jīng)理指示到此時此刻，該怎么辦？,三、分清工作的輕重緩急——案例分析,四、學(xué)會說“不”,■拒絕的學(xué)問不要立刻就拒絕 不要輕易地拒絕不要盛怒下拒絕 不要隨便地拒絕 不要無情地拒絕 不要傲慢地拒絕 要能婉轉(zhuǎn)地拒絕 要有笑容的拒絕 要有代替的拒絕 要有出路的拒絕 要有幫助的拒絕,下列情況應(yīng)考慮拒絕違背自己做

11、人的原則 不符合自己的興趣愛好違背自己的價值觀念 可能陷入關(guān)系網(wǎng) 有損自己的人格 助長虛榮心 庸俗的交易違法犯罪的行為,拒絕常用方法和語言謝絕法：對不起，謝謝，這樣做可能不合適。婉拒法：哦，是這樣，可是我還沒有想好，考慮一下再說吧。不卑不亢發(fā)：哦，我明白了，可是你最好找對這件事更感興趣的人吧，好嗎？幽默法：啊！對不起，今天我還有事，只好當(dāng)逃兵了。無言法：運(yùn)用擺手，搖頭，聳肩，皺眉，轉(zhuǎn)身等身體語言和否定的表情來表示

12、自己拒絕的態(tài)度。緩沖法：哦，我再和朋友商量一下，你也再想想，過幾天再決定好嗎？ 回避法：今天咱們先不談這個，還是說說你關(guān)心的另一件事吧…… 嚴(yán)辭拒絕法：這可不行，我已經(jīng)想好了，你不用再費(fèi)口舌了！補(bǔ)償法：真對不起，這件事我實(shí)在愛莫能助了，不過，我可幫你做另一件事！借力法：你問問他，他可以作證，我從來干不了這種事！自護(hù)法：你為我想想，我怎么能去做沒把握的事？你讓我出洋相啊。,五、 授權(quán),授權(quán)的定義和原因委派授權(quán)是一個向下級分配

13、工作的過程, 它通常與一個領(lǐng)導(dǎo)者的責(zé)任以及決策權(quán)利有關(guān) 委派授權(quán)是幫助你節(jié)約時間的有力武器 委派授權(quán)可以增強(qiáng)一個領(lǐng)導(dǎo)者的聰明才智,授 權(quán) 應(yīng) 有 的 心 態(tài),把工作授權(quán)給下級, 應(yīng)該存在一個給下屬發(fā)展的機(jī)會 它不是用來懲罰下級 不是讓經(jīng)理擺脫自己不喜歡做的事情,授權(quán)的形態(tài),主要可以分成兩種形態(tài)： 下達(dá)指令 充分信任,委派授權(quán)技巧,預(yù)期的成果解釋所分配工作的重要性訂出需要的結(jié)果詢問下屬的意見及疑問,應(yīng)守的規(guī)則訂出

14、下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定達(dá)到完成工作限期的共識訂出跟進(jìn)時間表肯定成就, 提高士氣,如何介定哪些工作委派,,,,,,必須自己做,應(yīng)該做, 但有些人可以幫助你,可以做, 但如果其他人有機(jī)會也可以做,其他人應(yīng)該做, 但情況緊急時你可以幫他,其他人必須做,六、管理好電子郵件,如何有效過濾電子郵件如何書寫電子郵件的內(nèi)容,見教材112—113頁,七 、積累節(jié)約時間小竅門,不要把等待的時間白白浪費(fèi) 2. 參加一個快速閱讀班3. 當(dāng)你拜訪顧客

15、時，總要先打電話4. 總是把汽車停放在易于駛出的位置 5. 談話時記筆記 、匯報時抓要點(diǎn)6. 避開浪費(fèi)時間的人7.將表撥快三分鐘 8.隨身攜帶空白卡片，隨時記錄自己的想法 9.盡量早睡早起 10.要依靠各種長處，自己的、上司的、同事或下級的長處,八、結(jié)成牢固的社會關(guān)系網(wǎng)1、以個人利益和個人職業(yè)利益為中心2、正確評估對方利用價值3、專門記錄，并不斷鞏固4、保持經(jīng)常聯(lián)系（充分利用節(jié)假日）5、熱心為他人辦事，尤其是私人

16、之事6、真誠待人，要有親和力7、所有的見解，正確與否，不在于你說什么，而在于你怎么說，什么時候說 8、建議閱讀《厚黑學(xué)》9、學(xué)會交際的其它技巧和方法,第二節(jié) 日常工作時間安排,一、安排商務(wù)日程應(yīng)注意事項,時間要科學(xué)合理（準(zhǔn)確、緊湊、嚴(yán)密、有彈性）按活動性質(zhì)（輕重緩急）排定先后次序同等條件下，注意內(nèi)外兼顧積累城市交通、賓館、火車、航班等信息日程要適當(dāng)保密要征得領(lǐng)導(dǎo)的同意合理編制日程表,一、安排商務(wù)日程應(yīng)注意事項——

17、外事安排,回避節(jié)假日 明確領(lǐng)導(dǎo)的意圖上下班時間 守時與不守時注意時差和時間換算 了解當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗民情接待外商要準(zhǔn)備的13項事,二、工作計劃的制定,（一）、什么是計劃？計劃是對即將開展的工作預(yù)先提出目標(biāo)，制定出步驟、方法、措施，并用書面語言表達(dá)出來的應(yīng)用文。（或計劃是單位、部門或個人，在一定的時間內(nèi)，為完成某項任務(wù)或為達(dá)到既定目標(biāo)所作的打算和安排。）（二）、計劃的特點(diǎn)：全面性、時限性、科學(xué)性(指導(dǎo)性和可操作性）、預(yù)見性（前瞻

18、性）、針對性（三）、計劃的作用 ： 1、可以做到心中有全局，奮斗有目標(biāo)、行動有遵循，避免或減少盲目性和被動性，增強(qiáng)主動性2、可以使行動有條不紊，能合理安排人力、物力、財力和時間，避免出現(xiàn)輕重倒置和先后不分。3、可以預(yù)先估計可能出現(xiàn)的問題和情況，提前做好安排，取得應(yīng)變的主動權(quán)。4、便于總結(jié)，推動工作的全面進(jìn)步。,（四）、計劃的分類1、按名稱不同來分：規(guī)劃、方案、安排、打算、要點(diǎn)、設(shè)想、意見等2、按性質(zhì)不同來分：綜合性、專

19、題性3、按內(nèi)容不同來分：工作、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)、科研、銷售、實(shí)驗等4、按時限不同來分：長期、中期、短期、年度、季度、月、周等5、按范圍不同來分：國家、單位、部門、個人、班組等6、按表達(dá)形式不同來分：表格式、條文式、綜合式,（五）、條文式計劃的格式和寫法,1、標(biāo)題：第一行 居中（1）、全稱標(biāo)題：單位+時限+內(nèi)容+文種（2）、非全稱標(biāo)題：黨政機(jī)關(guān)為指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)相應(yīng)部門的工作而發(fā)的，可以省略單位或時限（3）、需經(jīng)討論或批準(zhǔn)的，在

20、標(biāo)題后用括號加“草案”、“初稿”“討論稿”字樣2、正文 （1）、前言部分：指導(dǎo)思想、制定的依據(jù)、基本情況、總目標(biāo)、工作的簡單回顧等（2）、主體部分：目標(biāo)明確（任務(wù)和要求）——做什么 措施得力（方法和措施）——怎么做 步驟合理（時間和進(jìn)度）——何時做何事（3）、其它事項：注意事項、檢查辦法、修訂辦法、重難點(diǎn)說

21、明等3、附件說明4、具名和日期（落款）（1）、不要與標(biāo)題重復(fù) （2）、是單位的要加公章,三 要 素,,,幾種計劃的區(qū)別,規(guī)劃：是具有全局性的、較長時期的設(shè)想，內(nèi)容粗略涉及面廣，只是 交代工作的大概的輪廓。方案：從目的、要求、方式、方法、步驟等方面作全面而細(xì)致的安排。安排：是對短期內(nèi)工作進(jìn)行具體布置的計劃，內(nèi)容單一，措施具體。設(shè)想：是初步的草案性的計劃，是一種粗線條的非正式的工作安排。打算：是短期內(nèi)工作的要點(diǎn)式的計劃，它的

22、指標(biāo)和措施都較為粗略，具有草案性。要點(diǎn)：是列出工作的主要目標(biāo)的計劃，它只是交代政策，提出原則性的要求。它可以是上級對下級的，也可以是本單位內(nèi)部的。意見：是上級對下級布置任務(wù)，交代政策，提出要求，制定措施的計劃。,×××學(xué)校2012—2013學(xué)年度第二學(xué)期工 作 行 事 歷,三、日程安排的形式,年計劃表季計劃表月計劃表周計劃表日程表,日程計劃表的編制步驟,年度和季度1、上一年度或季度結(jié)

23、束之前高層管理人員召開辦公擴(kuò)大會，與中層干部商討下一年度或季度的工作安排2、辦公室主任或秘書根據(jù)會議情況進(jìn)行安排，包括對時間、進(jìn)程、責(zé)任人等安排3、分發(fā)給各分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行修訂4、打印分發(fā)給各領(lǐng)導(dǎo)和職能部門,旬和周1、前旬或周末把工作預(yù)定表發(fā)級中高級管理人員，填寫下一時間段的計劃2、對照月計劃或年計劃表，對本時間段的計劃進(jìn)行修訂，然后填寫到日程表中3、分發(fā)給主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行修訂4、打印分發(fā)各領(lǐng)導(dǎo)和職能部門,四、規(guī)劃器的種類,電子計

24、算機(jī)（QQ提示、電子郵件提示或Excel表格備注）臺歷或掛歷工作筆記（每天一頁）手機(jī)設(shè)置黑板或白板,五、日志管理,手工日志和電子日志注意事項手工日志和電子日志的優(yōu)缺點(diǎn)（略，見教材126—129頁）,日志的內(nèi)容,一、當(dāng)天的工作重點(diǎn)，即主要精力用于做什么了； 二、值得記錄的工作方法，即在當(dāng)天工作中學(xué)習(xí)和領(lǐng)會到的工作方法，也就是每天的提高； 三、工作中的重大失誤及解決方式，不要怕問題暴露，這是為了避免犯重復(fù)的錯誤；