如何確定部門職能及崗位說(shuō)明書

1、如何確定部門職能及崗位說(shuō)明書,人們已經(jīng)知道，企業(yè)中許多問(wèn)題大都是由于職責(zé)管理出現(xiàn)問(wèn)題而產(chǎn)生。例如，崗位或部門之間的相互推諉、扯皮、彼此沖突等，這些都是由于企業(yè)在職責(zé)界定方面不夠合理，從而容易出現(xiàn)有的崗位職責(zé)過(guò)重，而有的崗位卻非常清閑，這就是人們常見的企業(yè)不公平現(xiàn)象。,所以要做崗位分析,什么是工作分析？,工作分析就是對(duì)某項(xiàng)職務(wù)的工作內(nèi)容和職務(wù)規(guī)范（任職資格）的描述和研究的過(guò)程?！　?、弄清楚企業(yè)中每個(gè)職位都在做些什么工作；　2、明

2、確這些職位對(duì)員工有什么具體的從業(yè)要求。,為什么要做工作分析？,1、工作分析是整個(gè)人力資源管理的基礎(chǔ)　　如：崗位設(shè)計(jì)、招募與配置、績(jī)效管理、薪酬設(shè)計(jì)、培訓(xùn)開發(fā)、生涯規(guī)劃、勞保安全等。2、明確職責(zé)，提高工作效率，達(dá)成企業(yè)　目標(biāo)。　　目前公司存在一些崗位職責(zé)不清晰、重疊、遺漏等問(wèn)題，影響工作效率的提升,為什么要做工作分析？,3、為員工的晉升發(fā)展提供依據(jù)4、為員工培訓(xùn)提供基礎(chǔ)性資料5、能夠使員工現(xiàn)有的工作內(nèi)容和工作要求更加明確合理

3、，以便制定切合實(shí)際的管理制度和管理機(jī)制，調(diào)動(dòng)員工的積極性。同時(shí)通過(guò)工作分析這一過(guò)程能夠有效幫助員工重新理解工作的價(jià)值和標(biāo)準(zhǔn)，能夠幫助員工提高工作效能。,進(jìn)行工作分析的步驟：,一、戰(zhàn)略規(guī)劃：企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的確定二、組織設(shè)計(jì)：公司組織架構(gòu)及運(yùn)營(yíng)流程　　　　　　　分解部門職能及工作標(biāo)準(zhǔn)三、進(jìn)行崗位工作分析四、在崗位分析的基礎(chǔ)上形成崗位說(shuō)明書五、根據(jù)企業(yè)發(fā)展或管理需要（如架構(gòu)調(diào)整、增減　　業(yè)務(wù)等），需定期對(duì)崗位說(shuō)明書進(jìn)行評(píng)估及修　　

4、訂。正常情況下一般是一年一修訂。,進(jìn)行工作分析的步驟,企業(yè)戰(zhàn)略,組織設(shè)計(jì),工作分析,,,,五年規(guī)劃,年度規(guī)劃,,運(yùn)營(yíng)流程,部門職能,組織架構(gòu),運(yùn)營(yíng)模式,,,,,,資料收集,分析評(píng)估,崗位說(shuō)明書,,,目前我們需要完成的工作,組織設(shè)計(jì)的最后一個(gè)步聚：　　　　　界定部門職能及工作標(biāo)準(zhǔn)工作分析：崗位說(shuō)明書,如何分解部門職能,部門職能的概念：部門負(fù)責(zé)的工作范圍和責(zé)任。部門職能分解的概念：　　　就是通過(guò)組織結(jié)構(gòu)把公司各個(gè)部門、各個(gè)單位的

5、責(zé)、權(quán)、利匹配形成一種最佳的合作和協(xié)作模式。　　　企業(yè)組織結(jié)構(gòu)確定之后，就要確定部門職能。通常把公司各部門的職能劃分成為三個(gè)級(jí)別：一級(jí)職能、二級(jí)職能、三級(jí)職能，通過(guò)三級(jí)劃分來(lái)保證各部門職責(zé)劃分的規(guī)范和合理。,如何分解部門職能,一級(jí)職能：部門所應(yīng)該承擔(dān)的主要職能是什么?！　∨e例：戰(zhàn)略部一級(jí)職能：戰(zhàn)略規(guī)劃、新業(yè)務(wù)拓展、投資合作等二級(jí)職能：是完成一級(jí)職能所需要做的最需要的幾項(xiàng)工作。　　舉例：供應(yīng)部一級(jí)職能采購(gòu)管理，所需的二級(jí)職級(jí)能包括

6、：原材料采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)、護(hù)膚品采購(gòu)、價(jià)格管理、貨款結(jié)算等等。三級(jí)職能：只是對(duì)二級(jí)職能的進(jìn)一步細(xì)化描述及為了完成二級(jí)職能的一些主要的業(yè)務(wù)工作。,如何分解部門職能,部門職能分解的基本要求:　　◆按照管理流程進(jìn)行總結(jié)和設(shè)計(jì)。在流程過(guò)程中，保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的獨(dú)立性、操作性，即某一個(gè)活動(dòng)能夠體現(xiàn)在部門職能中，而且是獨(dú)立的，是可操作的?！　舯苊獠块T與部門之間各種職能的重復(fù)、交叉或者脫節(jié)。例如某一項(xiàng)工作，這個(gè)部門也管，那個(gè)部門也管，結(jié)果

7、就會(huì)出現(xiàn)政出多門，讓員工無(wú)所適從；同樣，出現(xiàn)問(wèn)題，部門之間相互推諉，責(zé)任不明，激勵(lì)約束機(jī)制難以落實(shí)。,如何分解部門職能,職能分解的基本原則：　? 標(biāo)準(zhǔn)化原則（統(tǒng)一模板、三級(jí)部門職能的描述要盡量明細(xì)并有要求標(biāo)準(zhǔn)） ? 以流程為中心的原則（部門職能不是對(duì)組織架構(gòu)的描述，而是對(duì)流程內(nèi)業(yè)務(wù)的描述，即對(duì)事不對(duì)崗） ? 流程的搭接原則（注意各職能之間業(yè)務(wù)的搭接，不能出現(xiàn)斷接。如產(chǎn)品需求計(jì)劃至物料采購(gòu)計(jì)劃到產(chǎn)品生產(chǎn)之間的相互搭接）

8、 ? 權(quán)力委讓而責(zé)任不委讓的原則（這是在設(shè)計(jì)上下級(jí)關(guān)系的時(shí)候，可能會(huì)放權(quán)，但是不放責(zé)，不能說(shuō)因?yàn)槲野褭?quán)放給了下級(jí)，那這個(gè)事情我不負(fù)責(zé)了）,如何編制部門職能,一、編寫的流程：,羅列所有工作事項(xiàng),將工作事項(xiàng)歸納模塊,和接口部門對(duì)照,可采用從下而上或工作坊形式,編制一、二、三級(jí)職能,就接口事項(xiàng)主動(dòng)與相關(guān)部門確認(rèn)，找出重疊和模糊、遺漏處,形成文檔再次確認(rèn),包括格式、表述的規(guī)范性,如何編制部門職能,二、職能調(diào)整歸納模塊的方法　1、將工作事項(xiàng)逐一

9、進(jìn)行分析，聯(lián)系緊密且性質(zhì)相似的列入同一類職能下?！?、同一職能等級(jí)內(nèi)的項(xiàng)目參照流程的順序進(jìn)行分解?！　±?jiǎn)T工培訓(xùn)：制定培訓(xùn)計(jì)劃－－師資準(zhǔn)備－－培訓(xùn)實(shí)施－－效果評(píng)估－－總結(jié)改善　　　　產(chǎn)品供應(yīng)：制定物料計(jì)劃－－采購(gòu)管理－－生產(chǎn)管理－－質(zhì)量控制　　　　產(chǎn)品開發(fā)：提出開發(fā)提案－－制定開發(fā)計(jì)劃－－開發(fā)實(shí)施－－新品評(píng)估－－產(chǎn)品定價(jià)－－移交生產(chǎn),如何編制部門職能,三、語(yǔ)言描述時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)：1、避免重疊（本部門內(nèi)、與其它部門）2、避免

10、遺漏（羅列出所有工作事項(xiàng)，再進(jìn)行分類）3、分清結(jié)構(gòu)層級(jí)（注意邏輯性，同一結(jié)構(gòu)層次的不能放在兩個(gè)層級(jí)中）4、文字表達(dá)要有一定概括性，簡(jiǎn)單易懂，且應(yīng)是一個(gè)“動(dòng)作”。讓剛進(jìn)來(lái)的人能看明白，讓管理者明白　例：工資表制作　VS　工資表審核　VS　工資表批準(zhǔn)5、現(xiàn)有的工作事項(xiàng)未必全面體現(xiàn)部門職能，若在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上增加未來(lái)工作事項(xiàng)，可用虛線繪制,如何編制部門職能,四、目前我們采用的標(biāo)準(zhǔn)模板1、一、二級(jí)部門職能以模塊圖的形式表達(dá),部門,,一級(jí)

11、職能,一級(jí)職能,一級(jí)職能,二級(jí)職能,二級(jí)職能,二級(jí)職能,二級(jí)職能,二級(jí)職能,二級(jí)職能,二級(jí)職能,二級(jí)職能,,,,,,,,,,,,,,,,,,如何編制部門職能,2、三級(jí)職能以文字描述的方式在職能明細(xì)表中體現(xiàn),參考部門,1、供應(yīng)部2、戰(zhàn)略部3、開發(fā)部,如何制作崗位說(shuō)明書,崗位說(shuō)明書的概念：是表明企業(yè)期望員工做些什么、員工應(yīng)該做些什么、應(yīng)該怎么做和在什么樣的情況下履行職責(zé)的總匯。崗位說(shuō)明

12、書是在工作分析的基礎(chǔ)上形成的結(jié)果，是整個(gè)人力資源管理的基礎(chǔ)。不要指望崗位說(shuō)明書能夠一步到位，它是一個(gè)相對(duì)動(dòng)態(tài)的描述，只能由淺入深。,如何制作崗位說(shuō)明書,工作分析常用的方法：　訪談法（上級(jí)、專家實(shí)施）　觀察法（上級(jí)主導(dǎo)）　工作日志法（員工記錄為主）　問(wèn)卷調(diào)查法（主要適用于第一次做工作分析）　歷史資料法（有的可以直接應(yīng)用）　典型事例法（適用于項(xiàng)目管理的崗位）,如何制作崗位說(shuō)明書,根據(jù)目前企業(yè)現(xiàn)狀，應(yīng)采用組合方法。即：,員工日志

13、記錄,上級(jí)觀察,查找歷史資料,和員工訪談,,,,以員工記錄為主要參照資料,上級(jí)通過(guò)對(duì)下屬崗位的了解來(lái)核實(shí),查找以前的歷史資料作為補(bǔ)充,和員工進(jìn)行溝通，查缺補(bǔ)漏，定稿,崗位說(shuō)明書模板,崗位說(shuō)明書分解,基本資料,組織關(guān)系,企業(yè)內(nèi)部,其它部門,企業(yè)外部,上級(jí)崗位,本崗位,下屬崗位,,,和本崗位有工協(xié)作關(guān)系的其它部門,和本崗位有協(xié)作關(guān)系的外部單位、人員,崗位說(shuō)明書分解,工作內(nèi)容描述,工作概要,概括介紹本崗位的主要工作,采用三段式描述方式?！?/p>

14、為了……，負(fù)責(zé)……，實(shí)現(xiàn)……的目標(biāo)結(jié)果,核心工作內(nèi)容,描述本崗位的關(guān)鍵職責(zé)及標(biāo)準(zhǔn)要求（產(chǎn)生關(guān)鍵業(yè)績(jī)的工作）,輔助性工作內(nèi)容,描述本崗位的一般性職責(zé)及配合其它部門的主要職責(zé)及標(biāo)準(zhǔn)要求,崗位說(shuō)明書分解,任職資格,學(xué)歷要求,最低學(xué)歷、最高學(xué)歷、專業(yè)（立足于現(xiàn)在，著眼于未來(lái)）,工作經(jīng)驗(yàn),從事類似工作的最少年限（經(jīng)驗(yàn)分類別，如同行業(yè)、同崗位、同企業(yè)規(guī)模等）,職業(yè)資格要求,要求持職業(yè)資格證上崗的職位（如會(huì)計(jì)資格、特種崗位從業(yè)資格、化驗(yàn)員資格證、

15、人力資源管理師資格等）,個(gè)性特征要求,生理要求（性別、年齡）、性格特征（誠(chéng)信、開朗、細(xì)心等）,崗位說(shuō)明書分解,本崗位所需知識(shí)與技能,具備的知識(shí)與技能,知識(shí)：如：會(huì)計(jì)學(xué)知識(shí)、管理學(xué)知識(shí)、統(tǒng)計(jì)學(xué)知識(shí)、法律知識(shí)、心理學(xué)知識(shí)、市場(chǎng)營(yíng)銷知識(shí)、工作分析知識(shí)等,技能：如：會(huì)計(jì)核算能力、組織管理能力、統(tǒng)計(jì)分析能力、法律文書起草能力、心理輔導(dǎo)能力、產(chǎn)品推廣能力、溝通能力、表達(dá)能力、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、用友財(cái)務(wù)軟件運(yùn)用能力等等,上崗前必須接受的培訓(xùn),主要是

16、指入職培訓(xùn)內(nèi)容（基礎(chǔ)性入職培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)）,崗位說(shuō)明書分解,職位關(guān)系,可直接升遷的職位,可互相轉(zhuǎn)換的職位,可升遷至此的職位,一般指直接上級(jí)崗位或內(nèi)容相似的上級(jí)崗位,專業(yè)接近，管理層次相同的崗位,直接下屬、梯隊(duì)人員,崗位說(shuō)明書分解,績(jī)效考核內(nèi)容,即將對(duì)該崗位的哪些關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行考核。如：　　　　本區(qū)域人員流失率（以月為單位）　　單店銷售業(yè)績(jī)提升率（相對(duì)于去年同期）　　人員招聘達(dá)成率（以月為單位）　　人員有效轉(zhuǎn)正率（以月為單位）