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1、2008.7,1,圖書館自動化集成系統(tǒng),Integrated Library Automation System 深圳市科圖自動化新技術(shù)應(yīng)用公司 HTTP://www.ilas.com.cn,2008.7,2,ilasII培訓(xùn)班系統(tǒng)講座 連續(xù)出版物管理子系統(tǒng),連續(xù)出版物是一種特殊的文獻(xiàn)類型，在業(yè)務(wù)處理上與文獻(xiàn)有類同之處，也有其自身的特點，一般與普

2、通文獻(xiàn)分開處理。下面就其特殊之處分 “ 簡明要點；期刊主要流程；主要數(shù)據(jù)庫；管理初始化及主要功能操作；注意事項” 五個方面演講： 一. 簡明要點 編 目：一次性錄入，永遠(yuǎn)利用；有新增或變化時再新錄入數(shù)據(jù)，注重沿革變化，注重檢索和附注說明，注意連接字段的正確著錄： 例：421、422 — 補編、贈刊與正編、正刊的連接 42

3、3 — 合訂、合刊,2008.7,3,430、440 — 繼承、替代 (先前款目、后繼款目) 著錄1：2001_@a讀者 (新刊名) 430_0@12001 @a讀者文摘 (原刊名) 著錄2：2001_@a讀者文摘 (原刊名)

4、 440_0@12001_@a讀者 (新刊名) 436、447、437、446、441、443 — 合并、改出 434、435、444、445 — 吸收、并入 448 — 改回 451 — 其它版本,2008.7,4,訂購: 以續(xù)訂為主，年年做訂購, 有總的情況和缺省。 突出收藏的連續(xù)性，在訂購時要能表

5、現(xiàn)出新訂，續(xù)訂，停訂的不同情況。正確理解新訂、停訂、漏訂; 征訂、報訂、薦購的含義。記到: 以記到方式進(jìn)行驗收，既能反映期刊的詳細(xì)到館卷期, 又便于日后的催缺、裝訂與入藏。系統(tǒng)自動根據(jù)出版頻率提供不同的記到格式。如按日，按卷期等記到。 按日記到, 即對日刊(報紙的驗收); 或按卷期的記到, 每個卷期對應(yīng)一個驗收記錄。 理解普通記到、光筆記到、二次記到的含義, 此外, 還

6、有批記到、合并記到、增加插入記到格、刪除記到格等用于增刊或合并刊的記到的含義。,2008.7,5,催缺: 按設(shè)置條件催缺, 必須作訂購且在出版周期后，一年內(nèi)一期都未曾送到的也可催，(但必須選上 “只催未到期刊”）。理解二次催詢，催詢標(biāo)志的含義。裝訂：期刊實效性較強、使用率高，往往使用一段時間后需要裝訂，按另外一種方式管理。期刊的裝訂一般依照記到進(jìn)行。 期刊一般分現(xiàn)刊、過刊，現(xiàn)刊單獨管理、單獨流通，過刊與普通圖書一樣

7、管理和流通。 期刊的特點是連續(xù)、訂購、記到、裝訂、入藏等業(yè)務(wù)往往是針對固定刊種循環(huán)往復(fù)進(jìn)行，因而瀏覽方式成為期刊的主要檢索方式。 系統(tǒng)提供自動裝訂和手工裝訂兩種方式，按裝訂的 “設(shè)置”進(jìn)行自動裝訂或按實際情況手工裝訂。,2008.7,6,工作集: 數(shù)據(jù)出版周期相同的集合，便于快捷處理業(yè)務(wù)。一般先在系統(tǒng)維護(hù)的 “工作集 維護(hù)” 中先圈定一批數(shù)據(jù)作為一個或若干個工作集，以后在進(jìn)行訂購和記到、裝訂時調(diào)出使用，也可

8、在訂購或記到時邊操作邊建工作集，不過后者得完成一個工作周期才能完整?；厮萁◣? 用系統(tǒng)提供的專用屏幕直接回溯到期刊書目庫和中央館藏庫；另一方式是利用裝訂驗收后再將回溯的館藏交送到中央館藏庫，后者能在期刊的裝訂驗收屏中留下完整的館藏信息便于日后查詢。目次管理: 通過建立與期刊書目相關(guān)連的篇目記錄，進(jìn)一步揭示其篇章內(nèi)容及主題概念等，是書目的進(jìn)一步細(xì)化和展開。便于讀者網(wǎng)上檢索。,2008.7,7,二. 主要流程:,連續(xù)出版物管理包括征

9、訂目錄管理、訂購編目、現(xiàn)刊管理、過刊管理、輔助庫管理、期刊統(tǒng)計、數(shù)據(jù)接口、目次管理、系統(tǒng)維護(hù)等九個模塊。連續(xù)出版物管理主要工作流程如下：,,2008.7,8,三. 連續(xù)出版物主要數(shù)據(jù)庫：,征訂書目庫：需要進(jìn)行征訂訂購處理的必須首先將征訂書目接入或錄入本庫。報訂庫：用于記載網(wǎng)上報訂信息，進(jìn)行集中訂購。訂購庫：專門記載期刊訂購信息，包括新訂、續(xù)訂、停訂等記錄。記到庫：專門記載期刊記到規(guī)則、到館卷期份數(shù)等，是裝訂數(shù)據(jù)的來源之一。裝

10、訂庫：專門記載期刊裝訂信息，用于裝訂處理和裝訂驗收。書次號庫：用于自動分配種次號或類似區(qū)分號。拼音庫：用于中文書目的自動加拼音。機構(gòu)庫：采訪過程中必然要與發(fā)行機構(gòu)打交道，有關(guān)發(fā)行機構(gòu)的詳細(xì)信息需要存儲到專門的 數(shù)據(jù)庫中。有時采訪工作也可能直接面向出版社，出版社的詳細(xì)信息也可存入機構(gòu)庫。訂購財經(jīng)庫：專門用于記載訂購財經(jīng)流水帳，并進(jìn)行財經(jīng)結(jié)算。中央館藏庫：系統(tǒng)最為重要的數(shù)據(jù)庫，除館藏信息外，還有書目

11、連接、流通信息、典藏信息、讀者連接等。規(guī)范庫：規(guī)范數(shù)據(jù)是編目的輔助數(shù)據(jù)，具備對一個名稱（題名、責(zé)任者、主題）的詳細(xì)說明、相關(guān)名稱的說明，專門用于規(guī)范處理。規(guī)范記錄采取MARC結(jié)構(gòu)，規(guī)范控制號是書目記錄是否作過規(guī)范處理的重要標(biāo)志。停用詞庫：用于切分關(guān)鍵詞。關(guān)鍵詞庫：用于切分關(guān)鍵詞。統(tǒng)計庫：用于統(tǒng)計和存儲統(tǒng)計結(jié)果。,2008.7,9,★讀者庫：用于讀者網(wǎng)上薦購和薦購情況查詢?！锬看螏欤河糜谶M(jìn)行期刊目次開發(fā)。主要關(guān)系圖示：,200

12、8.7,10,四. 期刊管理的初始化及主要功能操作中注意事項：,系統(tǒng)管理員－操作員管理：(訂戶，操作權(quán)限分配等。) 期刊分系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置：(包括著錄格式, 種次號分配方式, 拼音追加方式, 裝訂記錄是否直接入藏等。) 設(shè)置通用業(yè)務(wù)參數(shù)：條碼分區(qū)參數(shù)，書目控制號分區(qū)參數(shù)等: 注意操作中 “設(shè)置” 用的是工作區(qū)號！ 書次號庫維護(hù): 期刊系統(tǒng)維護(hù)中提供 “書次號庫維護(hù)”功能，可直接在期

13、刊數(shù)據(jù)庫中“抽取”書次號直接生成書次號庫；也可接收或輸出書次號庫。,,,,,2008.7,11,征訂目錄管理,,主要用于接收出版發(fā)行者提供的征訂書目，(與采編征訂目錄操作同),2008.7,12,期刊編目,,,2008.7,13,由于連續(xù)出版物一次編目完成，一般不需再處理，所以分編處理一般只有新刊、改名、停刊等情況發(fā)生變化時才可能進(jìn)行分編處理。為方便用戶，ILAS II 2.0在訂購、記到、裝訂、入藏等關(guān)鍵業(yè)務(wù)中均可進(jìn)行一般性編目，包括

14、更改一些變化了的事項。分編處理是一個獨立而全面的功能。屏幕說明 分編處理按照連續(xù)出版物的特性，設(shè)置了左右兩個書目數(shù)據(jù)列表和詳細(xì)書目數(shù)據(jù)，(左屏為連續(xù)出版物期刊庫，右屏為連續(xù)出版物外部庫。)并可顯示訂購列表、記到列表（總表）、裝訂列表、館藏列表。,期刊編目處理,,操作中注意“設(shè)置”好參數(shù)，然后再進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索, 如無命中記錄再作著錄。與中文書區(qū)別主要在于 011(ISSN)，091(統(tǒng)一書刊號），092(訂購號)，207(卷期

15、號), 326(出版周期)，4—(款目連接), 997(刊類型)等字段的著錄。,2008.7,14,期刊聯(lián)機編目(ilas-Z39.50或CALIS-Z39.50）,網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫模式的操作流程與采編同設(shè)置 從地址簿中選擇上連接點 連接 選擇檢索途徑 檢索 上載/下載,,,,,

16、,查詢只是顯示編目中心允許顯示的部分，下載將展現(xiàn)MARC全記錄，同時下載中心會有記錄。,“上載”、“館藏”、“意見”，詳見中心的有關(guān)規(guī)則。,2008.7,15,訂購管理,,2008.7,16,訂購: 可分為征訂、報訂、新訂、續(xù)訂、等。 先設(shè)置好各種參數(shù)(訂購年、訂戶、訂購批標(biāo)識、缺省分配等)。 針對一期征訂目錄進(jìn)行訂購，所訂的數(shù)據(jù)直接連入書目庫； 針對書目庫的數(shù)據(jù)直接訂購或復(fù)制外部庫的數(shù)據(jù)到書目庫后進(jìn)行

17、訂購，都必須先進(jìn)行檢索，檢索不到則要先分編著錄后才能進(jìn)行訂購?！镒鲞^訂購的數(shù)據(jù)下一年訂購便是續(xù)訂;★只有做過停訂處理才能準(zhǔn)確輸出漏訂單;★可利用“工作集” 進(jìn)行批續(xù)訂。輸出: 訂購單、 停訂單、 漏訂單等。,訂購管理,2008.7,17,期刊輸出,期刊輸出以表格式、定位式、混合式的形式, 可自行設(shè)計輸出的內(nèi)容, 包括清單、統(tǒng)計表、卡片、書標(biāo)、期刊登記簿等等。視工作情況選擇輸出。,格式設(shè)計,數(shù)據(jù)選擇,數(shù)據(jù)提取,打印輸出,,,

18、,,,,2008.7,18,例：輸出期刊訂購清單,2008.7,19,例：設(shè)計輸出訂購單,2008.7,20,期刊統(tǒng)計,期刊統(tǒng)計是按照給定的檢索條件，從數(shù)據(jù)庫中將符合條件的信息以表格形式輸出。,格式設(shè)計,2008.7,21,例：期刊訂購分配統(tǒng)計,2008.7,22,注意: 格式設(shè)置直接影響統(tǒng)計,格式設(shè)計中, “統(tǒng)計字段”選擇后, 請注意先點一下“字段屬性”中的“置缺省值”，一般能從系統(tǒng)中的參數(shù)調(diào)出，無缺省的再手工設(shè)置。,2008.7,

19、23,例：期刊分類統(tǒng)計表,2008.7,24,輸出卡片/ 輸出書標(biāo)(操作與采編同)輸出期刊登記簿(類似采訪的個別登記帳)/輸出館藏目錄,,2008.7,25,期刊記到,2008.7,26,期刊記到,現(xiàn)刊到館采取記到方式驗收，它揭示了期刊的詳細(xì)到館信息，便于查詢、催缺、裝訂與入藏。記到主要采用展開式全屏記到，一種期刊的某一年記到全部記在記到屏上，供用戶編輯修改。如果不刪除，每年的記到都可保存。記到方式：按出版周期選擇記到方式，除一般

20、日報采用按日期記到外、按卷期記到最全面。此外按星期記到則要先設(shè)置應(yīng)到日期。期刊的“卷，期”指什么？一般是一年為一卷，月刊一卷有12期，以此類推，雙月刊就是一年6期，通常期刊記的是總的期數(shù)例：有的期刊中寫到：2001年第6期，第19卷（總第110期）國內(nèi)刊物一般是每年一卷，每卷分幾期（如季刊，就有4期）?！翱俋XX期“是從第一卷第一期為”總第1期“開始計算，不計卷的結(jié)果。2001年第6期，第19卷（總第110期）：2001年是該

21、刊物第19卷了。訂購記到: 根據(jù)訂購信息進(jìn)行的記到 。直接記到: 直接購買刊或贈送交換刊等的記到，不泄及訂購。二次記到: 下級館再作的記到。與初次記到及館藏?zé)o關(guān)，一般可省列。,,2008.7,27,光筆記到: 將光筆設(shè)置成能讀普通條碼+附加條碼的模式, 也就是說, 最后讀出的應(yīng)是期刊上印刷的條碼下面的數(shù)字+附加碼如:977100001190103(共15位，后面兩位是期號)記到應(yīng)按實際情況進(jìn)行，詳細(xì)反映所記到的期、（總期

22、）卷、冊數(shù)、到館日、記到狀態(tài)（到齊與否或有?？?、催遲出版非正常情況等）、記到分配 、價格等。如有特殊，可在“備注”中用文字加以說明。一種刊的第一次記到必須用 “詳細(xì)記到” ，以后可多選若干記到格進(jìn)行 快速“記到”。記到 “冊數(shù)”只能用數(shù)字型，期數(shù)可用數(shù)據(jù)型對于增刊或合并刊的記到，一般可采用增加（或刪除）記到格方式。情況較簡單的只在詳細(xì)記到中加以說明并記到“*+增刊”或“*與*”合刊等說明。,2008.7,28,現(xiàn)刊交接查詢,用于記

23、到刊與館藏地點的入藏確認(rèn)，雙擊左屏數(shù)據(jù)直接交接到右屏?？杀４?，點”歷史“可查以前保存的文件。一次交接未完可從“歷史”調(diào)出后繼續(xù)交接。,2008.7,29,催詢處理,,系統(tǒng)提供“列表式”和“混合式”兩種催詢方式，后者訂購時必須有發(fā)行者信息才行。正確使用各種限定和理解處理“加催詢標(biāo)志, 二次催詢” 的意義。,2008.7,30,裝訂處理,2008.7,31,裝訂處理,裝訂處理是針對記到進(jìn)行的特殊數(shù)據(jù)處理。裝訂的方式有兩種：

24、 自動裝訂：一般用于到刊比較整齊的裝訂。操作時先設(shè)置好一組參數(shù)（如訂戶；按年、按冊等；裝訂批號；價格、條碼區(qū)號），再選 “自動裝訂”，系統(tǒng)會根據(jù)參數(shù)提取原記到信息要求確認(rèn)后作裝訂處理（即將提取的信息存入 “裝訂列表” 框）最后作存盤處理。

25、 手工裝訂：隨意選擇后從左屏直接拉動至 “裝訂列表”框。裝訂的基本操作：“設(shè)置”－檢索數(shù)據(jù)－填寫參數(shù)－裝訂,2008.7,32,裝訂驗收處理,2008.7,33,裝訂驗收處理,裝訂驗收處理既可對裝訂記錄進(jìn)行驗收，同時也可對沒有訂購、記到的期刊進(jìn)行驗收，如用于回溯建庫。,裝訂驗收直接入藏：如期刊分

26、系統(tǒng)中設(shè)置了裝訂驗收直接入藏，則系統(tǒng)在驗收存盤后便由“裝訂”狀態(tài)變?yōu)椤敖凰汀睜顟B(tài)，表明數(shù)據(jù)已交送到中央館藏庫。否則仍為 “驗收” 狀態(tài)，必須通過 “批交送” 功能才能將館藏信息送到中央館藏庫。 裝訂驗收中的 “館藏地點、流通類型、價格、卷期、條碼、文獻(xiàn)來源” 等一定要準(zhǔn)確著錄。,,,2008.7,34,裝訂批交送,2008.7,35,期刊批交送,交送已驗收的期刊。用于在連續(xù)出版物分系統(tǒng)設(shè)置中未選中裝訂驗收直接入藏時統(tǒng)一將已

27、裝訂驗收的館藏記錄交送到中央館藏庫供流通及網(wǎng)上檢索。注意1.“設(shè)置” 中，如果選擇 “交送后刪除裝訂數(shù)據(jù)”，則裝訂數(shù)據(jù)不再保存，慎重！2. 如果 選擇“允許直接交送未驗收的裝訂記錄” ，被交送的數(shù)據(jù)是否完整準(zhǔn)確？慎重！3.如果選擇 ”強制使用以下缺省參數(shù)” ，則原有已驗收過的所設(shè)參數(shù)全部改為缺省參數(shù)，慎重再三！正確選擇交送檢索途徑，以免誤送。,2008.7,36,目次管理,2008.7,37,目次管理,目次管理是對某一種已存在的期刊

28、書目信息進(jìn)行具體內(nèi)容的細(xì)化和揭示。屏幕上的檢索途徑和具體操作將根據(jù)檢索方式的不同而不同。檢索方式為書目：檢索途徑為期刊的書目索引。可給某種期刊增加新年卷、新期；給某一期增加新的篇目信息；以及對篇目信息進(jìn)行進(jìn)行維護(hù)。檢索方式為篇目：檢索途徑為期刊的篇目索引?？蓪ζ啃畔⑦M(jìn)行增、刪、改。根據(jù)期刊的目次庫（sercontent)結(jié)構(gòu)及模板文件(sercontent-Input.txt)格式著錄數(shù)據(jù)，建立目次庫。操作一般流程：設(shè)置→檢

29、出書目/篇目→新增/刪/改（新年卷、新篇目）。此外，在這里也可以接收目次頁(文本)或摘要(文本)。,2008.7,38,工作集維護(hù),2008.7,39,工作集維護(hù),工作集是用于書目檢索的一種特殊概念，工作人員可以利用此模塊事先圈定一些書目作為一個集合即“工作集” ，以備在進(jìn)行訂購、記到、裝訂處理時將工作集的所有書目記錄顯示出來，通過瀏覽查找確定要處理的數(shù)據(jù)，以減少錄入檢索條件的時間。工作集不應(yīng)設(shè)置過大，一般按出版周期、分類號等設(shè)定，如

30、社科+日刊作為一個工作集，每天記到時可直接調(diào)出依次記到。新增工作集：,1選“新增”，在工作集列表中即產(chǎn)生一標(biāo)識[新工作集] (文件存于lib目錄下)；2檢索數(shù)據(jù)，在記錄列表中，將想加入工作集的左屏選中記錄雙擊即將當(dāng)前的記錄加入右屏[新工作集]后存盤即可。,2008.7,40,1. 期刊增加著錄前一定要先查重，如果原已有書目且?guī)в杏嗁徎蛴浀叫畔ⅲ俅卧黾愉浫霑繑?shù)據(jù)時，處理不好會將原有書目信息覆蓋而查不到原來的訂購或記到信息,

31、因為訂購和記到都是必須先著錄書目的。 2. 期刊的書目一旦帶有館藏就不能再刪除；作書目數(shù)據(jù)合并時也應(yīng)相當(dāng)準(zhǔn)確！一般是只復(fù)制一些字段補充完整即可, 不要輕易刪除書目, 否則很麻煩。 3. 打印卡片(舊)報非法操作原因：①客戶端沒安裝win98+office97, 而且里面的access控件一定要完全安裝；②卡片格式設(shè)置不準(zhǔn)確(如底版尺寸大于打印機自定義紙張的尺寸)；③卡片參數(shù)設(shè)置也要準(zhǔn)確。 4

32、. 期刊無自動追加ISSN “—”的功能，要錄入；期刊追加拼音的方式要在分系統(tǒng)中先設(shè)置；期刊的目次庫未區(qū)分中西文；期刊的110字段編輯模板文件SCNfixed.mdl可修改(存于screen目錄下)；打印期刊登記簿要輸出過刊的總價格即裝訂后的總價BNDq字段(參見系統(tǒng)管理員手冊)。,五、注意事項,2008.7,41,5.輸出訂購單：如果在訂購設(shè)置中有標(biāo)識或在附注中有注明為“核心刊”也可輸出。 6.期刊數(shù)據(jù)庫分庫后，原數(shù)據(jù)可

33、用“數(shù)據(jù)接口——輸出MARC數(shù)據(jù)處理”分別輸出各文種期刊數(shù)據(jù)后分別接入各庫。只需加上限制字段：如997a或997c等，或用控制號限制也行。 7.期刊部份館藏地點批修改時，可用“定長庫批處理”或“重新入藏”功能。 8.期刊的訂購批號(訂購批標(biāo)識ACQh)可以在清單中輸出，但不能作檢索鍵值，因期刊的訂購批相應(yīng)較集中。未能為其建索引，如確需要可修改相應(yīng)的模式文件后重組。做時一定要備份，慎重！ 9.二次記到一般

34、是下級館的記到，用現(xiàn)刊交接查詢也行。,2008.7,42,10. 網(wǎng)上圖書館中的新書通報含書和刊。所以，在新書通報的命名上最好能有所體現(xiàn)，方便讀者查詢。 11. 工作集中的數(shù)據(jù)可增可刪，最好在系統(tǒng)中先設(shè)置。記到時也可邊記到邊追加，但訂購則不行。 12. 期刊的館藏清單在“典藏管理 ——館藏輸出文獻(xiàn)單” 中輸出，注意必須是已“交送”的數(shù)據(jù)。如果只處于 “裝訂”或“驗收”狀態(tài)則不行。 13. 現(xiàn)刊流

35、通可用掃描條形碼 (商品碼+附加碼，期刊上印刷的條形碼下面的數(shù)字) 方式進(jìn)行，但記到時，如用光筆記到，則掃入的條形碼在期刊書目檢索時，不能作為檢索鍵值。系統(tǒng)只為011著錄字段即印刷的條形碼上面的“ISSN”建索引。兩者不同。 14. 訂購時，可根據(jù)期刊著錄中的011d價格字段及326a出版周期字段自動調(diào)整訂購的價格：先點 “設(shè)置” 書目中價格字段011d為何價（如季價、年價等），并確認(rèn)出版周期326a字段，訂購時系統(tǒng)自動調(diào)