酒店餐飲—采購部管理制度

1、1第七章第七章采購部管理制度采購部管理制度....................................................................17.1酒店采購管理制度.................................................................17.2酒店財務(wù)酒庫廢品詢價管理規(guī)定....................................

2、................267.3菜品原料采購、入庫、領(lǐng)用、盤點管理規(guī)定..........................................27第七章第七章采購部管理制度采購部管理制度7.1酒店采購管理制度酒店采購管理制度目的:為規(guī)范酒店各部門所需物品采購流程，掌握采購原因和用途，明確采購渠道及責任加強到貨物品入庫、保管、出庫管理，規(guī)避風險，避免物品積壓，杜絕浪費，需每天向領(lǐng)導匯報酒店采購物品匯總等相關(guān)事宜.7.

3、1.1采購物品分類、提報依據(jù)和時間、相關(guān)責任人酒店采購根據(jù)采購頻次分為日采、應(yīng)急隨時采購、周采、兩周采、月采、季采、年采等形式，具體為：1、菜品原料的日采、、周采、兩周采、月采類物品按《菜品原料采購、入庫、領(lǐng)用、盤點管理規(guī)定》執(zhí)行2、應(yīng)急物品：由于酒店經(jīng)營的靈活性，時常出現(xiàn)客人急需物品，酒店無此類商品或原計劃采購物品不足，出現(xiàn)類似緊急采購時，部門主管立即以電話或當面形式請示部門經(jīng)理、部門總監(jiān)安排采購人員進行購買。食品、菜品原材料、酒水、

4、飲料可轉(zhuǎn)酒店采購部進行采購，其他物品由各部門自行采購并核銷（按緊急采購流程執(zhí)行）。3、酒水類：高檔白酒、紅酒餐飲部根據(jù)用量隨時提報；中低檔國內(nèi)白酒、紅酒由餐飲部每月5日前根據(jù)本月客流量、下月客流量預估及庫存情況打提料單，啤酒、飲料餐飲部每月采購兩次，分別于1日、15日上報提料單，經(jīng)餐飲部經(jīng)理、餐飲總監(jiān)、酒店財務(wù)部、酒店總經(jīng)理審批轉(zhuǎn)采購部門進行采購（按常規(guī)物品采購流程執(zhí)行）。4、餐飲部消耗品：每月報一次，各部門每月5日前根據(jù)本月客流量、下

5、月客流量預估及庫存情況打提料單，經(jīng)部門經(jīng)理、總監(jiān)、酒店財務(wù)部、酒店總經(jīng)理審批轉(zhuǎn)采購部門進行詢價采購，已簽訂長期供貨合同（使用部門直接打提料單）或超過2000元的請購件經(jīng)總裁審批后轉(zhuǎn)招標部采購（按常規(guī)物品采購流程或非日采有供貨協(xié)議定期結(jié)算付款流程執(zhí)行）。5、餐飲部的糧油類、易存放有固定包裝的調(diào)料類、香煙類、房務(wù)部大堂吧物品類、客吧物品類：每月報一次，餐飲部每月5日前將根據(jù)本月客流量、下月客流量預估及庫存情況打提料單，經(jīng)部門經(jīng)理、總監(jiān)簽字確

6、認，酒店資產(chǎn)會計于7日前審核完畢轉(zhuǎn)酒店總經(jīng)理審核，酒店總經(jīng)理于8日前批轉(zhuǎn)采購部進行采購（按常規(guī)物品采購流程執(zhí)行）。6、辦公用品：每月提報一次。每月10日前各部門綜合科員將本部門下月辦公用品計劃通過OA工作流形式經(jīng)部門總監(jiān)審核后發(fā)送到行政總監(jiān)處，行政總監(jiān)于11日前審核通過后轉(zhuǎn)酒店總經(jīng)理批轉(zhuǎn)集團行政部統(tǒng)一采購。7、印刷品：每月提報一次。每月5日前各部門綜合科員將本部門下月印刷品計劃報件經(jīng)部門總監(jiān)簽字確認后轉(zhuǎn)酒店行政部總務(wù)主管匯總審核，總務(wù)主

7、管于12日審核通過后上報行政總監(jiān)、酒店總經(jīng)理、總裁批轉(zhuǎn)集團招標部統(tǒng)一采購。最低采購量不能低于合同約定數(shù)量。8、勞保用品：每年提報四次。每季度最后一個月10日前各部門綜合科員將本部門下一季度勞保用品計劃報件經(jīng)部門總監(jiān)簽字確認后轉(zhuǎn)酒店行政部總務(wù)主管匯總審核，總務(wù)主管于12日審核通過后上報行政總監(jiān)、酒店總經(jīng)理、總裁，總裁批轉(zhuǎn)集團招標部統(tǒng)一采購。9、房務(wù)部一次性用品類：每年提報四次。每季度最后一個月10日前各部門綜合科員將本部門下一季度一次性用

8、品計劃報件經(jīng)部門總監(jiān)簽字確認后轉(zhuǎn)酒店行政部總務(wù)主管匯總審核，總務(wù)主管于12日審核通過后上報行政總監(jiān)、酒店總經(jīng)理、總裁，總裁批轉(zhuǎn)集團招標部統(tǒng)一采購。10、辦公設(shè)備：每年提報四次。每季度最后一個月10日前各部門綜合科員將本部門下一季度辦公設(shè)備計劃報件經(jīng)部門總監(jiān)簽字確認后轉(zhuǎn)酒店行政部總務(wù)主管匯總審核，總務(wù)主管于12日審核通過后上報行政總監(jiān)、酒店總經(jīng)理、總裁，總裁批轉(zhuǎn)集團招標部統(tǒng)一采購。11、瓷器餐具類：每年提報四次。每季度最后一個月10日餐飲

9、部綜合科員將本部門下一季度辦公瓷器餐具采購計劃報件經(jīng)部門總監(jiān)簽字確認后轉(zhuǎn)酒店行政部總務(wù)主管匯總審核，總務(wù)主管于12日審核通過后上報行政總監(jiān)、酒店總經(jīng)理、總裁，總裁批轉(zhuǎn)集團招標部統(tǒng)一采購。12、布草類:每半年提報一次，餐飲部、房務(wù)部每年2月15日、8月15日前上報布草請購單經(jīng)主管領(lǐng)導簽字確認后提報總裁批轉(zhuǎn)招標部進行采購。13、綠植類:每年提報一次，餐飲部、房務(wù)部每年2月15日前上報綠植采購單經(jīng)主管領(lǐng)導簽字確認后提報總裁批轉(zhuǎn)招標部進行采購。

10、14、制服類：每年提報一次，房務(wù)部每年2月15日前上報制服采購單經(jīng)主管領(lǐng)導簽字確認后提報總裁批轉(zhuǎn)招標部進行采購。日常新進員工需量體裁衣時，按需提報。3部門進行聯(lián)合驗收，確認是否存在問題隱患，如果有問題，由使用部門給供貨單位下發(fā)聯(lián)絡(luò)函，催其履行維修義務(wù)，如果供貨單位不到場，由使用部門自行進行維修，留存影像資料，必要時進行公證，同時給供貨單位發(fā)聯(lián)絡(luò)函，讓其對發(fā)生的維修費進行書面確認，如果使用部門沒有及時發(fā)函，導致維修費用沒有對方確認或?qū)Ψ讲?/p>

11、認可，則維修費由使用部門承擔。6、對于電腦設(shè)備軟、硬件系統(tǒng)、附件、贈品由集團電腦部、使用部門、采購部門、財務(wù)部門進行聯(lián)合驗收，相關(guān)資料、軟件備份存入集團檔案室。7、涉及到消防器材硬件設(shè)備設(shè)施、附件、贈品，由請購部門、采購部門、財務(wù)部門、行政部安管隊長聯(lián)合進行驗收，相關(guān)資料、軟件備份存入集團檔案室。8、使用部門驗收人員驗收完成后，必須將材料明細、出庫日期在使用部門的《材料到貨驗收登記表》詳細填寫。9、使用部門指定責任人應(yīng)及時查看消耗品、酒

12、水類庫存，及時請購。10、如請購人員未按要求填寫請購單內(nèi)容（品牌、規(guī)格等要求），不予請購。11、如驗收人員將不符合驗收標準的貨物驗收入庫，造成損失的，產(chǎn)生的費用由參加驗收人員同比例承擔。12、若因請購單填寫不全面，或使用部門對前期采購物品關(guān)鍵項未明確說明，導致采購部門采購到貨實物不符合使用要求需換貨，如產(chǎn)生采購差價，產(chǎn)生的差額費用由提料人、直屬上級、部門經(jīng)理、部門總監(jiān)按55%、20%、15%、10%承擔采購差價。13、驗收責任人在驗收過

13、程中未按嚴格采購標準驗收，使用過程中導致?lián)p失，驗收責任人將承擔全部損失。7.1.6請購物品錄入系統(tǒng)1、酒店現(xiàn)場辦公、宿舍、勞保資產(chǎn)管理由酒店行政部負責。酒店指定綜合科員對傲今系統(tǒng)錄入。請購物品到庫經(jīng)驗收后，15點前到庫的小量物品當天必須錄入系統(tǒng)。15點后到庫的物品或大宗物品必須在次日中午前錄入系統(tǒng)；急件必須隨到隨時錄入系統(tǒng)。2、物品在錄入系統(tǒng)時，必須標有材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單位、單價、經(jīng)銷廠家（包含電話）、品牌、出廠日期、保質(zhì)期限

14、、使用年限、使用位置或類別、庫存量、請購人員、驗收人員及到貨時間，從系統(tǒng)上一目了然，提高相關(guān)部門的工作效率。酒店現(xiàn)場辦公、宿舍、勞保資產(chǎn)錄入責任人：綜合科員。其他固定資產(chǎn)等錄入責任人：酒店資產(chǎn)會計。3、庫存?zhèn)浼仨氫浫雴为毾到y(tǒng)，在上述2款的基礎(chǔ)上必須錄入最低庫存量和現(xiàn)有庫存量，并嚴格按備品、備件最低庫存量把關(guān)。7.1.7庫房管理1、倉庫管理員必須在庫房內(nèi)辦公，每天8：0017：00之間必須保證可以隨時辦理出庫、退庫等手續(xù)，資產(chǎn)會計負責打

15、印出入庫單據(jù)及每天維護傲今系統(tǒng)，沒有特殊事情不允許離崗；若違反以上規(guī)定，責任人按《福佳集團行政考核辦法》執(zhí)行。2、倉庫管理員必須熟知所有物品的品名、規(guī)格型號，具體擺放位置；要合理有效使用倉庫面積，按貨位、貨架、項目合理碼放，無污染及灰塵。建立健全帳卡檔案，物料進出都要及時、認真地登記帳卡，并作好進貨和消耗情況的統(tǒng)計工作，做到日清日結(jié)，若違反以上規(guī)定，責任人按《福佳集團行政考核辦法》執(zhí)行。3、倉庫管理員、資產(chǎn)會計要每月進行清倉盤點一次，檢

16、查賬、物、卡是否相符，檢查物料的收發(fā)工作有無差錯，各種物資有無超額、變質(zhì)和損壞；4、菜品原料的庫房管理按《菜品原料采購、入庫、領(lǐng)用、盤點管理規(guī)定》執(zhí)行。7.1.8物品出庫管理1、領(lǐng)用部門要詳細填寫提料單（日采或經(jīng)緊急采購可現(xiàn)場出庫，事后必須補提料單），內(nèi)容包括領(lǐng)用物品品名、規(guī)格型號、領(lǐng)用數(shù)量、用途等，并經(jīng)部門總監(jiān)簽字確認后將提料單給資產(chǎn)會計打印單據(jù)，信息填制完整準確。2、資產(chǎn)會計將出庫單打印后由領(lǐng)用人簽字確認，并將附聯(lián)轉(zhuǎn)領(lǐng)用人。領(lǐng)用人即

17、刻持出庫單附聯(lián)到倉庫進行領(lǐng)料。倉庫管理員在接到出庫單時開始查找需出庫物品并將物品按出庫單明細交予領(lǐng)用人員.3、領(lǐng)用的物品、設(shè)備投入使用后，使用部門有義務(wù)進行自行監(jiān)控、記錄材料、設(shè)備的使用情況，其他技術(shù)服務(wù)部門可以進行抽查。如果在使用或安裝過程中，材料或設(shè)備因自身質(zhì)量存在缺陷發(fā)生損壞，使用部門必須做好記錄，并留取問題的影像記錄，必要時進行現(xiàn)場公證，同時給供貨單位下發(fā)聯(lián)絡(luò)函，讓其對其所供應(yīng)的材料、設(shè)備出現(xiàn)的質(zhì)量缺陷及維修費用或重新采購更換費

18、用進行書面確認，催促其履行維修義務(wù)。如果對方不來維修或更換，則從其剩余應(yīng)付款中扣除維修費或重新采購費用；如果出庫物品、設(shè)備在安裝、使用過程因使用部門人員操作不當造成損壞，則上述費用由使用部門承擔。4、涉及設(shè)備的質(zhì)保期滿后，使用部門必須根據(jù)各種材料、設(shè)備的使用特性，明確是否需要專業(yè)的維保。如果需要專業(yè)維保，使用部門必須在質(zhì)保期滿前三個月同專業(yè)維保單位簽訂維保協(xié)議，嚴格監(jiān)督維保協(xié)議的執(zhí)行。如果在維保期間出現(xiàn)質(zhì)量問題，要明確原因，若因為維保不