秘書學(xué) 配ppt秘書學(xué)

1、秘書秘書秘書是國家工作人員（或稱公務(wù)員）眾多職務(wù)中的一種，是為領(lǐng)導(dǎo)中樞和領(lǐng)導(dǎo)者提供綜合性、輔助性服務(wù)的公務(wù)人員，是以文字、調(diào)研、組織、協(xié)調(diào)等能力為手段、圍繞領(lǐng)導(dǎo)意圖進行工作的智力勞動者，是領(lǐng)導(dǎo)的耳目、助手和參謀。秘書的工作內(nèi)容：秘書的工作內(nèi)容：1事務(wù)辦理2中介溝通3文書工作4信息工作5參謀輔助6會務(wù)操辦7綜合協(xié)調(diào)8督促檢查日常事務(wù)管理（辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理）接待事務(wù)（來訪接待、安排服務(wù)等）會議事務(wù)（會議安排

2、、會場布置、會議服務(wù)、會議文件的處理等）行政事務(wù)信訪事務(wù)（群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等）調(diào)查研究事務(wù)（搜集信息，提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇）文書檔案事務(wù)（文書撰寫、制作、處理和檔案管理）寫作事務(wù)（各種文體的寫作）協(xié)調(diào)工作（政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)督察工作（督促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實情況）其他領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)一秘書工作的主要內(nèi)容二作用作用1樞紐作用：2參謀作用3信息傳遞作用4協(xié)調(diào)作用5形象作用三秘書工作的總體特征秘

3、書工作的總體特征是“輔助決策、綜合服務(wù)”；四基本原則基本原則“第一要保密，第二要準確，第三要迅速”五會議籌備會議籌備議程安排1會議應(yīng)發(fā)資料2會議記錄安排3幻燈或錄影設(shè)備4會議預(yù)訂6制作來賓名冊7紀念品的制作與發(fā)放8預(yù)訂回程票辦公環(huán)境的管理原則辦公環(huán)境的管理原則方便→舒適整潔→和諧統(tǒng)一→安全。辦公室的布局與布置辦公室的布局與布置（1）布局①封閉式布局。②開放式布局。C封與開結(jié)合布置要點營造一個安靜的工作環(huán)境；保證良好的采光、照明條件；合理

4、安排座位；力求整齊、清潔。日程安排的基本要求日程安排的基本要求（1）統(tǒng)籌兼顧（2）安排規(guī)范（3）效率原則（4）突出重點（5）留有余地（6）適當保密（7）事先同意接打電話的原則與要求接打電話的原則與要求1表達規(guī)范、正確2禮貌熱情，語氣清晰和婉3語言簡潔、高效保密4注意時間秘書的能力要求秘書的能力要求寫作能力口頭表達能力聽知能力閱讀概括能力社交活動能力協(xié)調(diào)能力觀察分析能力應(yīng)變能力設(shè)備操作能力秘書的素質(zhì)秘書的素質(zhì)1.誠實誠實所謂誠實，就是說老

5、實話，辦老實事，做老實人。當然，作為白領(lǐng)都需要誠實，但為什么對于秘書這一點需要特別強調(diào)呢？比如，你把客人說的“下午14點來拜訪”聽成“下午4點來拜訪”，工作中出現(xiàn)了差錯，就應(yīng)該實事求是地向上司認錯，不是掩蓋事實，或者往他人身上推以逃避自己的責(zé)任；另外，有些人為了自己或自己朋友的私利，故意隱瞞事實的真相，不如實及時地向上司匯報，從而給上司的決策造成失誤。所以，對于秘書來說，誠實是最重要的素質(zhì)。給上司當秘書必須聰明，否則他不會真正地信任你。

6、但是，秘書必須明白，雖然每個上司都有他犯糊涂的時候，但上司很少有弱智的，跟他玩聰明耍心眼，最終結(jié)果往往是搬起石頭砸自己的腳。所以，對于秘書來說，如果少些小聰明，可能是一樣好事。2.2.認真認真在企業(yè)，每一個人都要“認真”工作，這是理所當然，做到“認真”二字也是很普通的要求，但是，從另一個意義上來說也是很困難的。特別是對于年輕人來說，誰沒有配合。如果你不謙遜，不僅得不到各部門的支持，反而到處有人給你使絆，讓你寸步難行。5.5.忍耐忍耐由于

7、市場競選越來越激烈，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的壓力也越來越大，因此，他們在工作中出現(xiàn)不順也是常有的事。一旦工作出現(xiàn)挫折，他們就有可能要找個目標發(fā)泄心中的焦慮。自然而然，秘書就是公司領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)泄的最佳對象，因為一是發(fā)泄方便，二是發(fā)泄后的代價很小，幾乎可以說是“free”。所以，秘書要有忍耐精神。日常工作中經(jīng)常會出現(xiàn)這種情況，比方說，秘書為上司約好了到某公司會談的時間，但因?qū)Ψ脚R時有變，讓上司空跑了一趟，這本來不是秘書的責(zé)任，但上司心里窩火，于是他就有可能

8、給秘書一些臉色看。有些女秘書容易情緒化，一聽到批評，特別是錯誤的批評，當著上司的面，馬上就淚如泉涌，嚎啕大哭。對于上司來說，他可能會動惻隱之心，當時不會再多說什么，但是從內(nèi)心來講，他可能會更看不起這種嬌氣的作風(fēng)。對于秘書來說，出現(xiàn)這種情況更加可怕。當秘書首先必須有很強的心理承受能力。受了委屈之后就要想開一點。所謂想開一點，就是你要想到，上司也是人，他也有喜怒哀樂，他也有需要發(fā)泄的時候，他不朝你這個當秘書的發(fā)泄，朝誰發(fā)泄6.6.開朗開朗有

9、許多上司把“性格是否開朗”當作選擇秘書的第一個條件。一個開朗的秘書，能感染整個辦公室的氣氛，給所有的人帶來愉悅，提高工作效率。要做到開朗，你就一定要熱愛生活。秘書一方面要勤奮地工作，另一方面在衣著打扮上要嚴格地自我控制。那么，難道是要求秘書過著象中世紀的清教徒一樣的生活嗎？不！事實恰恰相反，它要求每一個秘書盡情地享受現(xiàn)代社會的各種精神文明和物質(zhì)文明，使自己業(yè)余生活變得豐富起來，從而對工作保持一種永不衰竭的熱情。有些秘書看上去挺忙，一天到

10、晚忙忙呼呼，走路也象帶著一陣風(fēng)似的，但是，由于這種人在生活里不會自我調(diào)節(jié)，精神上從不放松，所以他們辦事，老是事半功倍，甚至根本沒有什么效率。這種人不僅自己工作干不好，而且由于他們辦事咋咋呼呼的，極容易影響周圍同事的工作情緒。所以在那些年齡偏高的上司看來，這種毛手毛腳簡直是一種不能容忍的粗野。秘書處于公司管理系統(tǒng)的中樞，地位的特殊，事務(wù)的繁重，角色的復(fù)雜，經(jīng)常使她們的心理經(jīng)常處于高度緊張狀態(tài)。如果不能及時加以調(diào)整，久而久之就會造成心理失調(diào)

11、，出現(xiàn)包括缺乏自信心、失敗感、愧疚感以及相互交織的不安和憂慮的精神狀態(tài)，所以，秘書最忌諱的就是不會自我放松。7.7.自信自信有些人以為只有領(lǐng)導(dǎo)需要自信，秘書需要的只是理解和執(zhí)行，其實，秘書同樣需要自信！確實有些秘書，特別是女秘書，她們唯唯是諾，默默無聞，沒有什么個性，上司說一，她就不會說是二；上司說是馬，她就不會說是鹿。但是，在實際工作中需要秘書非常自信！隨著時代的發(fā)展，企業(yè)之間的競爭加劇，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人身上的責(zé)任和壓力也越來越大。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)

12、身上的責(zé)任和壓力越大，他們對秘書的期望值自然也就越來越高。因此，秘書也一樣地面臨著時代越來越嚴峻的挑戰(zhàn)！面對這種挑戰(zhàn)，如果沒有自信，秘書會變成什么樣子呢？只有充滿自信，才能開啟主觀能動性的閘門；只有充滿自信，才能發(fā)動聰明才智的馬達。有了主觀能動性和聰明才智，有什么樣的挑戰(zhàn)不能戰(zhàn)勝可以說，一個優(yōu)秀的秘書，比一般的白領(lǐng)更需要有自信。當然，秘書的自信，大多不是掛在嘴上，而是化作了行動；秘書的自信，很少顯在臉上，而是滲進了骨頭里；一個優(yōu)秀的秘書