秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)資料整理

1、秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)資料1、秘書的涵義、秘書的涵義P1（1）宮中秘藏之書：在我國古代，秘書是指皇宮里秘密珍藏的圖書資料（2）輔臣（3）行政職位：政府秘書均屬國家公務(wù)員，秘書長屬政務(wù)類公務(wù)員，一般秘書是事務(wù)類公務(wù)員（4）社會職業(yè)：屬于第三產(chǎn)業(yè)（限服務(wù)性行業(yè)），處理文書、事務(wù)的知識與能力，管理能力2、秘書的層次、秘書的層次P4中國：①省、廳兩級為高級秘書②處、科兩級為中級秘書③科員級一下為初級秘書（基層機(jī)關(guān)和大多數(shù)小型企業(yè)由于級別和資金限制，無法

2、任用高、中級秘書。三資企業(yè)是例外）國外（英國）自己看書P5①行政級：名牌大學(xué)且專業(yè)訓(xùn)練，不得參與政黨活動②執(zhí)行級：文官學(xué)院或行政學(xué)院③文書級：大專畢業(yè)生④助理文書級：高中畢業(yè)生經(jīng)過短期職業(yè)培訓(xùn)3、秘書的工作內(nèi)容秘書的工作內(nèi)容（辦文、辦會、辦事）辦文、辦會、辦事）P7（1）文書撰寫：上司口述或會議記錄、整理、文件起草、修改、潤色等（2）文書制作：打字、復(fù)印、編排、裝訂等（3)文書處理：收發(fā)、傳遞、辦理、保管、立卷等（4）檔案管理：歸檔、鑒

3、定、管理、提供等（5）會議組織：準(zhǔn)備、記錄、文件、善后等（6)調(diào)查研究：計劃、實(shí)施、分析、研究等（7）信息資料工作：收集、整理、提供、儲存等（8）信訪工作：群眾來信來訪、或顧客投訴處理等（9）接待工作：日常來訪與計劃來訪接待、安排、服務(wù)等（10）協(xié)調(diào)工作：政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等（11）督察工作：政策推行、或決議實(shí)施的督促、檢查等（12）日程安排：為上司安排工作日程、會晤及差旅事宜等（13）日常事務(wù)：通訊、聯(lián)絡(luò)、值班、生活、管

4、理等（14）辦公室管理：環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等（15）其他臨時交辦事項(xiàng)4、秘書工作的作用秘書工作的作用P10（1）助手作用（2）參謀作用（3）協(xié)調(diào)作用（4）信息樞紐作用（5）公共關(guān)系作用5、秘書學(xué)的研究對象秘書學(xué)的研究對象P14①秘書工作：內(nèi)容、規(guī)律、要求、機(jī)構(gòu)、職能、程序、方法②秘書人員：知識、技能、素質(zhì)、職業(yè)道德6、我國秘書工作職能的轉(zhuǎn)變、我國秘書工作職能的轉(zhuǎn)變P19（1）支持決策，由提供信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧忍峁┬畔ⅲ謹(jǐn)M制方案（2）輔助管理，

5、由重在組織、指揮、實(shí)施、督查轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦诜?wù)、協(xié)調(diào)、控制（3）處理信息，由單向發(fā)布、傳達(dá)信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡p向溝通信息（4）計劃工作，由重在層層傳達(dá)計劃轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦讵?dú)立企劃7、秘書與秘書工作的起源、秘書與秘書工作的起源P28（1）古代秘書的工作名不符實(shí)，只能從現(xiàn)代秘書的基本職能去考察。從“輔助管理、處理文書”角度出發(fā)，秘書的起源可以追溯到黃帝時代。上古時代的“史官”和“納言”可以看作是最早的秘書秘書人員應(yīng)根據(jù)不同的工作任務(wù)、不同的工會對象、不同的工

6、作環(huán)境來采取適當(dāng)?shù)男袨榉绞健Ｃ貢鍪赂蓛衾洌瑒幼鳒?zhǔn)確到位。秘書還應(yīng)做到任何場合都不能背后議論上司的長短，不談?wù)摶蛐孤秳e人的隱私。三、時間管理：秘書應(yīng)科學(xué)地支配時間和充分地利用時間。大段或小段時間應(yīng)用，控制工作時間的彈性幅度4、辦公環(huán)境管理；秘書應(yīng)注意對辦公室、辦公桌及用品、辦公室內(nèi)外環(huán)境的管理（提前15分到辦公室打掃）。13、氣質(zhì)與性格氣質(zhì)與性格P74現(xiàn)代心理學(xué)家把氣質(zhì)解釋為人的心理活動的強(qiáng)度、速度、靈敏度等典型的、穩(wěn)定的心理特征。

7、氣質(zhì)表現(xiàn)為人的感受性（感覺能力的大?。?、耐受性（感覺的強(qiáng)化或消退）、敏捷性（言語、動作、記憶、思考、注意力轉(zhuǎn)移的快慢）、可塑性（根據(jù)外界事物變化而改變自己適應(yīng)性行為的程度）、興奮性（情緒興奮的強(qiáng)弱和情緒表現(xiàn)的強(qiáng)烈程度）、傾向性（情緒、言語、動作等反應(yīng)傾向于外或是傾向于內(nèi)）。氣質(zhì)和性格的關(guān)系氣質(zhì)部分地決定或構(gòu)成了人的性格。膽汁質(zhì)的人勇猛、果斷、頑強(qiáng)，但是暴躁粗心；多血質(zhì)的人熱情、開朗、活躍，多變、缺乏毅力；粘液質(zhì)的人溫順、隨和、文雅，但膽

8、小、猶豫不決；抑郁質(zhì)的人冷靜、細(xì)心、堅定但固執(zhí)己見。氣質(zhì)是先天性的、遺傳的，性格雖與氣質(zhì)有關(guān)，卻在更大程度上受后天影響，也即，性格可以改變，可以有意識培養(yǎng)。氣質(zhì)、性格與秘書職業(yè)的關(guān)系p7514、心理調(diào)試心理調(diào)試P77①博覽群書、開闊胸襟②培養(yǎng)廣泛興趣、豐富業(yè)余生活③善于反省、自我調(diào)適④傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情緒15、秘書的考核秘書的考核P871、考核內(nèi)容：①德:政治思想品德。政治態(tài)度、思想作風(fēng)、遵紀(jì)守法、廉潔奉公、遵守職業(yè)道德和社會公德②能：

9、工作能力。管理、辦事、操作、業(yè)務(wù)和技術(shù)③勤：工作出勤率和工作態(tài)度④績：工作業(yè)績。工作任務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、時間。終點(diǎn)考核工作實(shí)績2、考核標(biāo)準(zhǔn)：①直接量化②比率化③綜合指標(biāo)化④類比指標(biāo)化3、考核方法：①平時考核：每月一次②年終考核：自我評價、辦公室或業(yè)務(wù)部門民主評議、主管領(lǐng)導(dǎo)審定16、秘書的角色意識秘書的角色意識P92①共性意識和個性意識②角色組合③配角意識與主角意識17、人際關(guān)系的內(nèi)容和方式人際關(guān)系的內(nèi)容和方式P93人際關(guān)系的含義：這里所討

10、淪的人際關(guān)系是指人與人之間在學(xué)習(xí)、工作、生產(chǎn)、交際等社會活動中所發(fā)生的交往關(guān)系。這是一種社會性、職業(yè)性的關(guān)系影響因素：①距離的遠(yuǎn)近②交往的頻率③態(tài)度相似性④需要的互補(bǔ)性⑤情景因素⑥中介因素障礙：①心理障礙（自卑感、羞怯感）②語言障礙（語言、語義）③地位障礙④物理障礙方式：①語言②體態(tài)或身勢③物質(zhì)自主性：強(qiáng)調(diào)行為目的、基本態(tài)度的獨(dú)立自主以及也不違反社會制約的條件下有自己獨(dú)立的行為方式和獨(dú)特的魅力。適應(yīng)性：根據(jù)社會的共同要求，采取人們普遍能

11、接受的方式以表現(xiàn)自己的行為態(tài)度達(dá)到自己的行為目的。18、禮貌和禮儀禮貌和禮儀P97入際關(guān)系中尊重的最初步也是最基本的形式就是禮貌。禮貌要求秘書在公司或其他場合會見領(lǐng)導(dǎo)、上司、同事或客人時，首先應(yīng)做到服裝整潔、修飾得體，表情自然，待人接物時，面帶真誠的微笑，舉止文雅；與人交談時，用語得體、口齒清晰、語音溫和。在各種交際場合自覺注重和嚴(yán)格遵守各種禮儀禮節(jié)。禮儀是人際交往中約定俗成的行為方式。如與客人見面時應(yīng)搶上一步，頓首、微笑、主動伸手、問