[學(xué)習(xí)]崗位說明書編寫說明

1、《崗位說明書》編寫說 明,目 錄,細(xì)節(jié)決定成敗，知識(shí)改變命運(yùn)！ 人力資源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail: qhly_zcl@163.com page 2 of 39,第一部分：概念、重要性及用途第二部分：崗位說明書編寫流程第三部分：填寫說明第四部分：工作安排,1.1 什么是崗位說明書,,,崗位說明書： 是人

2、力資源管理中最為重要的文件之一。是在工作分析基礎(chǔ)上，對(duì)崗位信息、任職資格、職責(zé)、權(quán)限等進(jìn)行描述的成果文件。,細(xì)節(jié)決定成敗，知識(shí)改變命運(yùn)！ 人力資源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail: qhly_zcl@163.com page 3 of 39,1.2 崗位說明書的重要性,,,闡明在公司內(nèi)誰應(yīng)該負(fù)責(zé)什么工作有助于在職者了解該崗位的責(zé)任幫

3、助管理階層分析并改進(jìn)公司的組織結(jié)構(gòu)作為崗位評(píng)價(jià)、薪資調(diào)查以及建立薪資結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ),細(xì)節(jié)決定成敗，知識(shí)改變命運(yùn)！ 人力資源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail: qhly_zcl@163.com page 4 of 39,1.3 崗位說明書的用途,,,為公司人力資源規(guī)劃、人員招聘及甄選、人員任用及配置提供依據(jù)；為企業(yè)薪資調(diào)查、薪酬結(jié)構(gòu)調(diào)整、

4、績(jī)效評(píng)估提供依據(jù)；為企業(yè)做好員工培訓(xùn)與發(fā)展、 職業(yè)規(guī)劃提供依據(jù)；為企業(yè)工作評(píng)價(jià)、職位分類、目標(biāo)管理計(jì)劃、工作流程分析、組織研究提供依據(jù)。,細(xì)節(jié)決定成敗，知識(shí)改變命運(yùn)！ 人力資源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail: qhly_zcl@163.com page 5 of 39,目 錄,第一部分：概念、重要性及用途第二部分：崗位說明書編寫

5、流程第三部分：填寫說明第四部分：工作安排,細(xì)節(jié)決定成敗，知識(shí)改變命運(yùn)！ 人力資源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail: qhly_zcl@163.com page 6 of 39,,,,,,,,,,,,2.1 崗位說明書編寫流程,,,編寫流程,資料分析匯總,編制文檔初稿,討論并修改,形成文檔上報(bào),,,,,,開展工

6、作分析,細(xì)節(jié)決定成敗，知識(shí)改變命運(yùn)！ 人力資源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail: qhly_zcl@163.com page 7 of 39,,2.1 崗位說明書編寫技巧,,,編寫技巧,先將部門職能按預(yù)先設(shè)計(jì)的崗位進(jìn)行分解，形成各崗位的職責(zé)模塊,在職責(zé)模塊下列出所有具體的工作，每一工作可以遵循P、D、C、A的思路

7、來編寫。,編寫時(shí)注意動(dòng)詞的使用，如擬訂不要寫成制定、協(xié)助不要寫成負(fù)責(zé)（詳見后頁(yè)）,模塊及模塊包括的職責(zé)細(xì)則要完全窮盡 所有職責(zé)；模塊之間、模塊的細(xì)則之間都要相互獨(dú)立,細(xì)節(jié)決定成敗，知識(shí)改變命運(yùn)！ 人力資源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail: qhly_zcl@163.com page 8 of 39,目 錄,第一部分：概

8、念、重要性及用途第二部分：崗位說明書編寫流程第三部分：填寫說明第四部分：工作安排,細(xì)節(jié)決定成敗，知識(shí)改變命運(yùn)！ 人力資源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail: qhly_zcl@163.com page 9 of 39,3.1 填寫說明－基本信息1/2,,,《崗位說明書》中一律用仿宋5號(hào)字填寫,◆單位名稱：公司全稱（與公章相一致）◆

9、崗位名稱：明確、具體，填寫公司規(guī)范的崗位名稱，不能使用含糊、通稱之名稱?！綦`屬部門：崗位所在部門◆崗位定員：該崗位定員數(shù),細(xì)節(jié)決定成敗，知識(shí)改變命運(yùn)！ 人力資源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail: qhly_zcl@163.com page 10 of 39,◆直接上級(jí)：該崗位直接上級(jí)的崗位名稱◆直接下屬：該崗位直接下屬的定員數(shù)◆

10、工資等級(jí)：留空白，由人力資源部門填◆崗位代碼：按照崗位編碼規(guī)則（附件）自行編制◆批準(zhǔn)人：留空白，由人力資源部門填◆批準(zhǔn)日期：留空白，由人力資源部門填,3.1 填寫說明－基本信息2/2,,,細(xì)節(jié)決定成敗，知識(shí)改變命運(yùn)！ 人力資源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail: qhly_zcl@163.com page 11 of 39,3.2

11、填寫說明－崗位工作概述1/3,,,工作概述是說明該崗位在整個(gè)組織中的地位和作用，在什么樣的范圍內(nèi)行使自己的職責(zé)，概括性的表述該職位的工作職責(zé)，通常用以下方式撰寫：,細(xì)節(jié)決定成敗，知識(shí)改變命運(yùn)！ 人力資源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail: qhly_zcl@163.com page 12 of 39,3.2 填寫說明－崗位工作概述2/3,

12、,,也可以撰寫為：,3.2 填寫說明－崗位工作概述3/3,,,舉例：,例一：營(yíng)銷總監(jiān) 目的： 為了完成銷售額、實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)及獲得市場(chǎng)占有率， 范圍： 在公司的營(yíng)業(yè)發(fā)展方向和產(chǎn)品政策指導(dǎo)下， 包含動(dòng)詞的主要工作活動(dòng)： 制定營(yíng)銷策略，建立和維護(hù)營(yíng)銷部門的組織結(jié)構(gòu)，提高部門績(jī)效，完善服務(wù)質(zhì)量。例二：分廠廠長(zhǎng) 約束條件 ： 根據(jù)公司的生產(chǎn)計(jì)劃安排， 包含動(dòng)詞的主要工作活動(dòng)：

13、管理和調(diào)配工廠的全部設(shè)施， 目的或結(jié)果： 以按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的要求，在一個(gè)安全的工作環(huán)境下生產(chǎn)預(yù)定的產(chǎn)量。,3.3 填寫說明－工作內(nèi)容和職責(zé)1/14,,,◆編寫原則：PDCA原則,P（Plan） --計(jì)劃，確定方針和目標(biāo)，確定活動(dòng)計(jì)劃； D（Do） --執(zhí)行，實(shí)地去做，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃中的內(nèi)容； C（Check）--檢查，總結(jié)執(zhí)行計(jì)劃的結(jié)果，注意效果，找出問題； A（Action）--行動(dòng)，對(duì)總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，成功的經(jīng)

14、驗(yàn)加以肯定并適當(dāng)推廣、標(biāo)準(zhǔn)化；失敗的教訓(xùn)加以總結(jié)，以免重現(xiàn)，未解決的問題放到下一個(gè)PDCA循環(huán)。,3.3 填寫說明－工作內(nèi)容和職責(zé)2/14,,,◆編寫原則：PDCA原則,3.3 填寫說明－工作內(nèi)容和職責(zé)3/14,,,◆編寫技巧：描述方式和用語(yǔ)關(guān)系到工作說明書的質(zhì)量,標(biāo)準(zhǔn)的工作職責(zé)描述格式應(yīng)該是：“動(dòng)詞＋名詞＋結(jié)果”。 動(dòng)詞：參照工作職責(zé)動(dòng)詞使用規(guī)范表； 名詞：表示該項(xiàng)任務(wù)的對(duì)象，即工作任務(wù)的內(nèi)容； 結(jié)

15、果：表示完成此項(xiàng)工作所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，可用“確保、保證、爭(zhēng)取、推動(dòng)、促進(jìn)”等詞連接。 例：人力資源部經(jīng)理：“組織制定人力資源戰(zhàn)略和人力資源規(guī)劃，保證為公司的發(fā)展戰(zhàn)略提供有效的人力資源支持”。,3.3 填寫說明－工作內(nèi)容和職責(zé)4/14,,,◆表述要領(lǐng)：,準(zhǔn)確使用描述行為的動(dòng)詞以明確角色；揭示工作流程以及信息的流向；指明工作活動(dòng)的目的或所要產(chǎn)生的結(jié)果。,3.3 填寫說明－工作內(nèi)容和職責(zé)5/14,,,◆動(dòng)詞的使用：,崗位職責(zé)

16、動(dòng)詞使用規(guī)范表,3.3 填寫說明－工作內(nèi)容和職責(zé)6/14,,,◆動(dòng)詞的使用：,亦可擴(kuò)展使用以下動(dòng)詞：負(fù)責(zé) 制定 批準(zhǔn) 審閱 準(zhǔn)備 提出 建議 檢查 開發(fā) 指導(dǎo) 評(píng)估 編制實(shí)施 審定 監(jiān)督 審批 指導(dǎo) 接待 走訪 收集 確保 審核 制定 編寫承擔(dān) 擬訂 辦理 草擬 計(jì)算 統(tǒng)計(jì) 督促 起草 購(gòu)買 檢測(cè) 決定 建議分析 設(shè)計(jì) 回答 匯總 報(bào)告 安排 研究 建立 參與 核對(duì) 抄寫 傳送確認(rèn) 提供 確定 考查 總結(jié) 協(xié)助 布置 調(diào)查 完

17、成 巡查 預(yù)測(cè) 修改保持 匯報(bào) 發(fā)放 驗(yàn)收 整理 保管 登記 簽訂,3.3 填寫說明－工作內(nèi)容和職責(zé)7/14,,,◆動(dòng)詞的使用：,從PDCA角度劃分P和D角度: 指揮 編制 草擬 指導(dǎo) 接待 執(zhí)行 組織 落實(shí) 收集 建立 實(shí)施 計(jì)算……C的角度：檢查 監(jiān)控 監(jiān)督 督導(dǎo)……A的角度：解決 糾正 改進(jìn) 改良 改善……,3.3 填寫說明－工作內(nèi)容和職責(zé)8/14,,,◆注意事項(xiàng)：

18、,①使用的詞語(yǔ)必須非常清晰，以保證使用該崗位說明的人能正確理解所說明的內(nèi)容。 模糊不清或有各種理解的詞語(yǔ)應(yīng)避免使用。 例如“進(jìn)行”、“開展”、“做好”、“處理”等動(dòng)詞沒有具體指出工作的具體內(nèi)容。對(duì)于“盡可能多的”、“典型的”、“復(fù)雜的”、“困難的”一類的形容詞，不同的人會(huì)有不同的理解。如 ： 抓好企業(yè)文化建設(shè)，營(yíng)造積極向上、團(tuán)結(jié)奮進(jìn)的氛圍，增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力和競(jìng)爭(zhēng)力；反映青年的要求和呼聲，維護(hù)青年的合法權(quán)益；做好安全保衛(wèi)

19、工作；盡可能多地收集市場(chǎng)信息。,3.3 填寫說明－工作內(nèi)容和職責(zé)9/14,,,◆注意事項(xiàng)：,②盡量避免使用“負(fù)責(zé)+動(dòng)詞”的表述方法，“負(fù)責(zé)”一詞要慎用。例如，“負(fù)責(zé)組織”，“負(fù)責(zé)組織領(lǐng)導(dǎo)”、“負(fù)責(zé)提出”一類的表述就不規(guī)范的，應(yīng)當(dāng)直接表述為“負(fù)責(zé)—”、“組織—”、“提出—”。 如： 組織公司年度經(jīng)營(yíng)管理會(huì)議；組織質(zhì)量管理體系 ISO9001 的內(nèi)部審核工作。,3.3 填寫說明－工作內(nèi)容和職責(zé)10/14,,,◆注意事項(xiàng)：,③以下動(dòng)

20、詞可以和其他動(dòng)詞搭配使用： 組織、協(xié)助、配合、參與， 例如，“組織制定”、“配合制定”、“參與制定”。 如 ： 組織對(duì)現(xiàn)場(chǎng)情況的調(diào)查，協(xié)助解決生產(chǎn)過程存在的問題。,3.3 填寫說明－工作內(nèi)容和職責(zé)11/14,,,◆注意事項(xiàng)：,④盡量以動(dòng)詞開頭,3.3 填寫說明－工作內(nèi)容和職責(zé)12/14,,,◆注意事項(xiàng)：,④用語(yǔ)要簡(jiǎn)潔,3.3 填寫說明－工作內(nèi)容和職責(zé)13/14,,,◆其他說明：,①每個(gè)崗位只需撰寫一份崗位說明書 ，

21、如果工作職責(zé) 70%以上發(fā)生重疊且沒有10%以上的顯著不同，則可視為同一種崗位； ②從事同一種崗位的多個(gè)人可共用同一份崗位說明書，而不用一人一份。 ③工作職責(zé)最好8-15條，占工作內(nèi)容 5% 以下的工作職責(zé)可不必填寫；,3.3 填寫說明－工作內(nèi)容和職責(zé)14/14,,,◆其他說明：,④在崗位說明書中應(yīng)當(dāng)使用客觀的描述性詞匯，最好不要用過多的體現(xiàn)規(guī)范性要求的形容詞； ⑤最終的崗位說明書所描述

22、的內(nèi)容是該崗位應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任，而不是某個(gè)人當(dāng)前實(shí)際承擔(dān)的工作內(nèi)容； ⑥在崗位說明書中不應(yīng)包括任職者個(gè)人的優(yōu)點(diǎn)或缺點(diǎn)等諸如此類的信息； ⑦在臨時(shí)性項(xiàng)目小組中工作的人不需撰寫崗位說明書。,3.4 填寫說明－關(guān)鍵考核指標(biāo)1/1,,,根據(jù)工作職責(zé)對(duì)其工作完成情況的基本評(píng)價(jià)。盡量做到既全面，又要表達(dá)簡(jiǎn)潔。 基本格式為：在――工作中，達(dá)到――效果 或，――工作的結(jié)果

23、如何（可量化的盡可能量化）。,3.5 填寫說明－崗位任職資格1/4,,,任職資格是本崗位對(duì)人的最低要求，是對(duì)任職者需具備的最低要求，不是針對(duì)現(xiàn)職人員的要求；其作用是為崗位價(jià)值評(píng)估、人員招募、培訓(xùn)開發(fā)的提供重要依據(jù)，崗位說明書中的任職資格條件具有牽引和導(dǎo)向功能。 學(xué)歷：初中、中專、高中、大專、本科、研究生等，對(duì)學(xué)位有特殊要求的，在學(xué)歷后面緊跟學(xué)位； 專業(yè)：崗位對(duì)專業(yè)有特殊要求，則注明，否則填不限；

24、 年齡、性別：特殊崗位對(duì)年齡或性別的特殊要求，若無，則填寫“不限”；,3.5 填寫說明－崗位任職資格2/4,,,業(yè)務(wù)知識(shí)：如“具有經(jīng)濟(jì)學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)”或“電路知識(shí)”等； 技能要求： 專業(yè)技能，如會(huì)計(jì)證、律師證、特種作業(yè)上崗證、計(jì)算機(jī)、英語(yǔ)等級(jí)證書等； 通用技能，注明本崗位所需的能力素質(zhì)要求，主要包括決策能力、計(jì)劃或策劃能力、組織與協(xié)調(diào)能力、研究和分析能力、創(chuàng)新精神、溝通能力、學(xué)習(xí)能力

25、、文字和語(yǔ)言表達(dá)能力，結(jié)合本崗位實(shí)際進(jìn)行選擇。對(duì)各種能力的要求程度一般分為5個(gè)檔次，即較弱、一般、較高（強(qiáng)）、很高（強(qiáng)）、極高（強(qiáng)），語(yǔ)言組織上可力求精練。如： “應(yīng)具備較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力、處理人際關(guān)系的能力”、“應(yīng)具備較強(qiáng)文字表達(dá)能力”等。,3.5 填寫說明－崗位任職資格3/4,,,工作經(jīng)驗(yàn)要求： 同行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)，如：電力行業(yè)管理行業(yè)工作2年以上； 同崗位工作經(jīng)驗(yàn)，如：從事財(cái)務(wù)經(jīng)理崗位工作2年以上； 其它特定

26、公司的工作經(jīng)驗(yàn)，如： 2年以上××行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)等； 專業(yè)技能所必需的工作磨練，如： 2年以上財(cái)務(wù)或證券或人力資源工作經(jīng)驗(yàn)等。 大多為以上的結(jié)合:具有2年以上電力行業(yè)財(cái)務(wù)經(jīng)理工作經(jīng)驗(yàn)。,3.5 填寫說明－崗位任職資格4/4,,,,培訓(xùn)要求：分兩部分，一部分為本崗位上崗前應(yīng)參加的培訓(xùn)；另一部分為在本崗位每年需參加培訓(xùn)課時(shí)的最低要求。 職業(yè)資格要求：本崗位職稱、技能等級(jí)最低要求。,

27、3.6 填寫說明－工作關(guān)系1/1,,,,縱向關(guān)系－內(nèi)部所受監(jiān)督、所施監(jiān)督情況；橫向關(guān)系－內(nèi)、外部的合作、聯(lián)系情況。,3.6 填寫說明－工作時(shí)間1/1,,,,主要注明該崗位上班時(shí)間以及是否需要加班加點(diǎn)等。如：正常班、四班三運(yùn)轉(zhuǎn)，經(jīng)常需要加班加點(diǎn)等。,3.6 填寫說明－工作環(huán)境1/1,,,,主要說明本崗位工作地點(diǎn)、使用工具或設(shè)備、危險(xiǎn)性等。其中危險(xiǎn)性中必須注明有無危險(xiǎn)、環(huán)境污染和職業(yè)病危險(xiǎn)等。,目 錄,第一部分：概念、重要性及用途第二部