公文寫作規(guī)范

1、日常公文寫作規(guī)范,二O一三年十一月十二日劉海燕,目錄,日常應用文分類公文格式規(guī)定細則總則/細則/其他公文/細則請示/報告/總結(jié)心得,,信——證凡出言，信為先。禮——儀禮者，敬而已矣。宣記,日常應用文分類,行政公文：《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中將行政機關(guān)分為十三類：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要日常應用文：條據(jù)類、告啟類、書信類、電文類、公約類、公關(guān)禮儀類、

2、記錄類、民俗類八大類專用文書：計劃、總結(jié)、調(diào)查報告、經(jīng)濟合同、經(jīng)濟活動分析報告、簡報等新聞宣傳文件：消息、通訊、評論、廣告等法律文書：起訴狀、上訴狀、申訴狀、答辯狀等學術(shù)論文,公文格式規(guī)定細則,總則為使集團的公文格式進一步統(tǒng)一、嚴肅、整潔、標準化，提高公文質(zhì)量，特制定本細則。公文一律采用A4型紙，推薦頁邊距上下2.54 厘米，左右3.17厘米。,常用格式簡表,發(fā)文單位名稱,發(fā)文字號,,標 題,抬頭,正文,附件,發(fā)文時間

3、,簽發(fā)人：,抄送欄,擬稿,校對,,公文格式規(guī)定細則,眉首：指文件首頁紅色反線以上部分，包括發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等內(nèi)容。發(fā)文單位標識：發(fā)文單位標識為公司名稱或規(guī)范化簡稱。集團及各公司、職能部門為“山東和生集團”，分公司文件為“諸城市和生食品有限公司”、“諸城六和東方食品有限公司”，“諸城康誠農(nóng)牧發(fā)展有限公司”小初號字，紅色，宋體，加粗，居中。,公文格式規(guī)定細則,眉首發(fā)文字號：發(fā)文字號由公司代字、用括號括入的年號、順序號組成

4、，如“諸和字（2013）1號”，用4號仿宋體標于發(fā)文機關(guān)標識之下、紅色反線之上靠左位置。字號需連續(xù)編號，不編虛位，不加“第”字。四號，仿宋。規(guī)定為：集團總部發(fā)文用“和生總字”、“和生財字”、“和生人字”，諸城和生食品公司用“和生食字”，東方食品公司用“東方食字”，康誠牧業(yè)公司用“康誠牧字”，公司下屬部門編制制定部門文件編號，文件格式參照集團文件格式制定，如“和生食產(chǎn)字”、“東方食財字”等。,公文格式規(guī)定細則,眉首簽發(fā)人：集團、各公司

5、文件由總經(jīng)理或其委托的副總經(jīng)理簽發(fā)，公司下屬部門由部門負責人簽發(fā)，標于紅色反線之上靠右位置。四號，仿宋。。發(fā)文字號、簽發(fā)人下有一文件紅色反線，線上部分為眉首。,公文格式規(guī)定細則,題目：三號，黑體，加粗，居中。文件抬頭：即文件發(fā)往單位名稱。文件抬頭位于文件標題之下左側(cè)頂格位置。文件抬頭如有兩個以上單位的，應先列主要單位，其次是其他單位。發(fā)往事業(yè)部所屬部門的文件，其抬頭排列一般為：各部門、各分公司。少數(shù)文件如決定、通報、會議紀要等，沒有

6、抬頭。四號，仿宋。,公文格式規(guī)定細則,正文：每段首行空兩格，四號，仿宋。從左至右橫寫、橫排，如文件內(nèi)容較多，超過一頁，可字體調(diào)整至小四號，或調(diào)整行距不低于單倍行距，使文件整頁顯示。建議：一般每頁排25行，每行排29個字。結(jié)構(gòu)層次數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞組、慣用語、縮略語及具有修飾色彩語句中作詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應使用阿拉伯數(shù)字。

7、,公文格式規(guī)定細則,附件：如有附件，應于正文之下（空一行）、文件落款之上，注明附件的順序和名稱。主件和附件要裝訂在一起；不能裝訂在一起的，應在附件首頁的左上角注明主件的發(fā)文字號。格式同正文。,公文格式規(guī)定細則,落款：正文末尾加蓋的發(fā)文單位印章和成文時間（注：正文末尾不再署寫發(fā)文單位名稱），位于正文以下偏右位置，距右端空2-4個字位置。成文時間以最后簽發(fā)日期或會議討論通過的通過日期為準。有公章的各分公司公文均應加蓋印章。格式同正文。印章

8、應端正蓋在日期中間的上方，上距正文5毫米，居中下壓日期。,公文格式規(guī)定細則,抄送欄：四號，仿宋。下劃一橫線分隔。擬稿人、校對人欄：置于文件末頁靠近頁腳處，分居左右兩側(cè)，用于標示文件主辦單位擬稿人、相關(guān)單位核稿人。四號，仿宋。頁碼：文件超過一頁應加頁碼，位于頁腳右側(cè)，小五號，宋體。,常用格式簡表,機關(guān)名稱,發(fā)文字號,,標 題,主送機關(guān),正文,附件,發(fā)文時間,小初號字，紅色，宋體，加粗，居中,四號，仿宋,三號，黑體，加粗，居中,,四

9、/小四，仿宋，根據(jù)文章長短調(diào)整行距及字號，常報文件盡量一頁顯示。,存檔稿手簽,范例,簽發(fā)人：,抄送欄,擬稿,校對,,四號，仿宋,公文格式規(guī)定細則,其他公文對外傳真公函、內(nèi)部簽呈 格式詳見附1、附2樣例。其他文件格式，由使用部門參考本細則自行規(guī)定。,公文格式規(guī)定細則,附則集團簽發(fā)的集團及財務文件原件應在事業(yè)部財務部存檔，相關(guān)部門存打印版復印件；各公司文件在公司企管部存檔；其他部門文件在本部門存檔。文件原件應有簽發(fā)人本人簽字，下

10、發(fā)文件可使用打印版文件。超過2頁的文件應裝訂，統(tǒng)一裝訂于文件左上方。本規(guī)定自2013年11月12日實施。,請示-注意事項,一文一事主送一個機關(guān)，不越級請示語氣謙恭，不能以決定的口吻說話。如在寫請示事項時，只能寫“擬”怎么辦理，不能寫“決定”怎么辦理。不能與報告合用。,報告-向上級機關(guān)匯報工作，反映情況、提出意見或者建議，答復上級詢問。,報告緣由：三言兩語表達，不能多寫報告的事實和問題：突出重點，既有概括性，又有具體性。事件寫

11、明起因、經(jīng)過、結(jié)果；問題寫明產(chǎn)生原因、表現(xiàn)、影響、解決辦法。結(jié)束語：提出建議或意見，供領(lǐng)導參考，注意不要當成請求事項?；蛘摺疤卮藞蟾妗?、“請指正”等一語結(jié)束。,報告-要求,除綜合報告（年報、季報）外，一文一事中心突出，不要面面俱到實事求是報告請示務必分開,請示與報告的區(qū)別,目的不同。報告是陳述性的公文,重在匯報工作、反映情況、提出建議；而請示是請求性的公文，重在獲得批準，解決問題。 時限不同。報告是在事前、工作進行中和事后都可

12、以行文，而不需要上級批復的公文；而請示則必須在事前行文，請上級批復。內(nèi)容不同。報告的內(nèi)容可以是多方面的，不能寫請示事項；請示的內(nèi)容單一，請求事項明確、具體。,工作總結(jié)的要領(lǐng),基礎(chǔ)：實事求是，一分為二。關(guān)鍵：研究材料，找出規(guī)律。方法：概括寫面，具體寫點。要求：敘議結(jié)合，事理相關(guān)。,語言要求,注意語言的分寸，褒貶適當。真實準確，言簡意明簡潔清晰圖表合理，有數(shù)據(jù)→有分析→有結(jié)論→有措施,學而時習之，不亦樂乎。