公司文件管理辦法

1、CAPP 公司文件管理辦法為了規(guī)范公司的文件管理，確保文件及時傳遞到相關(guān)部門而不耽誤上下級或同級的工作，以規(guī)范公司的各項文件收、發(fā)（擬稿、會簽、審批、簽發(fā)及實施）工作，制定本法。1 管理原則 管理原則1.1 1.1 辦公室是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)全公司行政公文、協(xié)議、合同類傳遞處理工作。1.2 1.2 公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負(fù)責(zé)，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2 基本要求 基本要求2.1 2.1 各部門需

2、要正式文件發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請，并將文件底稿交辦公室審核備案后。經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批同意發(fā)文.2.2 2.2 送件部門（人）應(yīng)把文件內(nèi)容、報送日期、部門、文件類別、編號、接件人等事項在收發(fā)文件登記簿中填寫清楚。辦公室應(yīng)及時把審閱結(jié)果反饋給報送部門。3 內(nèi)部文件 內(nèi)部文件3.1 3.1 文件起草需公司正式下發(fā)的文件由指定的擬稿人擬稿：公司文件由發(fā)起部門擬稿，行政人事部負(fù)責(zé)組織會審；屬部門專業(yè)文件由各部門指定人員擬稿，部門負(fù)責(zé)人審核。3.2

3、 3.2 文件審核各擬稿部門負(fù)責(zé)提報文件內(nèi)容、方案、文件格式規(guī)范審核上報總經(jīng)理或董事長簽批文件的審核,。辦公室負(fù)責(zé)審核,是否需要行文，是否符合公司有關(guān)制度、規(guī)定，是否發(fā)起部門與相關(guān)部門進(jìn)行了協(xié)商、會簽，文字表達(dá)、文種使用、文件格式是否符公司有關(guān)規(guī)定。3.3 3.3 文件簽發(fā)② 辦公室復(fù)核的重點是：是否需要行文、行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制文件的有關(guān)要求，文件是否符合相應(yīng)規(guī)定，是否符合公司利益，是否符合實際需要。在不改變原意的

4、情況下，審核人員有權(quán)對文件進(jìn)行刪節(jié)和文字加工。內(nèi)容紊亂、文字冗長、需做較大修改的文稿，可提出修改意見，由擬稿人進(jìn)行修改。③總經(jīng)理審核總經(jīng)理對文件內(nèi)容進(jìn)行批示意見后，返回行政人事部。由行政人事部返回擬稿部門進(jìn)行修訂或直接進(jìn)入會簽重走相應(yīng)審批流程。5.2.3 5.2.3 會簽需經(jīng)會簽的文件,應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽，對文件涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)主動與有關(guān)部門協(xié)商并走會簽程序，取得一致意見后方可行文。會簽文稿以會簽部門負(fù)

5、責(zé)人簽字為有效。5.2.4 5.2.4 簽發(fā)文稿經(jīng)審核（須經(jīng)會簽）后,送總經(jīng)理或董事長審定批準(zhǔn)簽發(fā)。5.2.5 5.2.5 復(fù)核 公司級文件正式印刷（打?。┣?，辦公室應(yīng)進(jìn)行復(fù)核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。部門內(nèi)文件由各部門制定人員復(fù)核。5.2.6 5.2.6 印刷（打?。?、用印、分發(fā)① 簽發(fā)后的文件由由辦公室按照相關(guān)制度對文件正式編號、印刷（打印） 。印刷（打?。┍仨毞弦?guī)定格式，字