三個版本電子文檔管理制度

1、0電子文件歸檔與電子檔案管理辦法（第一個版本）電子文件歸檔與電子檔案管理辦法（第一個版本）一、總一、總則（一）、對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，由行政辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。（二）、電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管、整理和上傳工作，行政辦公室檔案管理員要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。（三）、電子文件的管理由行政辦公室負(fù)責(zé)，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。（四）、為保證電

2、子檔案的可利用性，從電子文件形成就要嚴(yán)格的按照此管理制度和技術(shù)實施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。（五）、歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。（六）、具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬件拷貝。進(jìn)行歸檔時，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬件拷貝一并歸檔。（七）、電子文檔管理分軟件電子文檔管理與普通電子文檔管理。二、電子文件的收集與積累二、電子文件的收集與積累（一）、

3、收集范圍。電子文件的收集范圍：草稿性電子文件；非正式電子文件；正式電子文件；無紙電子文件；文本文件；圖象文件；圖形文件；影像文件；聲音文件；多媒體文件；計算機(jī)程序；數(shù)據(jù)文件；公司業(yè)務(wù)所需的各種文件。（如若違反，扣除月考核分4分）（二）、收集、積累要求1、記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時，行政辦公室檔案管理員須向計算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件進(jìn)行保留，否則可

4、根據(jù)實際條件或需要，確定是否保留。2、保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。3、在“無紙化”計算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。4、用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。2件。（如若違反，扣除月考核分4分）2、電

5、子文件性質(zhì)代碼：c—草稿性電子文件；f—非正式電子文件；z—正式電子文件；w—無紙電子文件；wb—文本文件；p—圖象文件；tx—圖形文件；y—影像文件；s—聲音文件；d—多媒體文件；j—計算機(jī)程序；sj—數(shù)據(jù)文件。（如若違反，扣除月考核分3分）四、電子文件的整理四、電子文件的整理（一）、電子文件的整理由行政辦公室電子檔案管理員以部門、性質(zhì)立卷相對集中整理歸檔。（二）、歸檔電子文件需填寫登記表。（如若違反以上2條，每條扣除月考核分5分）五

6、、電子文件的歸檔。五、電子文件的歸檔。定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機(jī)載體。（一）、歸檔范圍電子文件的歸檔范圍：草稿性電子文件；非正式電子文件；正式電子文件；無紙電子文件；文本文件；圖象文件；圖形文件；影像文件；聲音文件；多媒體文件；計算機(jī)程序；數(shù)據(jù)文件；公司業(yè)務(wù)所需的各種文件。（如若違反，扣除月考核分3分）（二）、歸檔時間1、普通電子文檔由各部門每周六下午5:00前提交，檔案管理員以月為單位立卷

7、，以季（年）度為單位整理，以部門、性質(zhì)、類別、大小分類立卷；行政主管以季度為單位復(fù)查，總裁組織各部門主管實行不定期抽查。2、上傳的電子文檔管理由員工每天下午5:00前根據(jù)自己的權(quán)限上傳，由檔案管理員進(jìn)行檢查，對保管期限到期的文檔按照文檔管理規(guī)定予以撤消；行政主管復(fù)查；總裁組織各部門主管不定期抽查。3、在進(jìn)行電子文件歸檔工作時，按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。（如若違反以上3條，每