外貿(mào)跟單員詳細(xì)工作流程(20141116013448)

1、1跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。一接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當(dāng)事人名稱，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達(dá)成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構(gòu)成書面合同。1下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，F(xiàn)axEmail或書面合同等方式。2接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網(wǎng)

2、站，等等。3接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：（1）合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALESCONTRACT）和購貨合同（PURCHASECONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。（2）確認(rèn)書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書（SALESCONFIRMATION）和購貨確認(rèn)書（PURCHASECONFIRMATION

3、）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn)。4接單的程序：接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個環(huán)節(jié)。（1）詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。（2）發(fā)盤：（OFFER）又叫發(fā)價。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜?xiàng)交易條件，并愿意按照

4、這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。（3）還盤：（COUNTEROFFER）又叫還價。（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項(xiàng)交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。二審單：即審核合同1審單內(nèi)容：確認(rèn)產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。2審單方法：（1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格：審查

5、時產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格。（2）質(zhì)量：也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。（3）數(shù)量：應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認(rèn)為是2。5%，有的認(rèn)為是5%。

6、按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過10%的增減幅度。（4）單價，總額的審查：1、客戶下單有的會將單價標(biāo)出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？新客戶下單，要查看我們給他的報價。2、通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）3（1）工廠現(xiàn)有的款式（2）新款（3）客戶來樣。要領(lǐng)：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新

7、品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品，以免客人在下單時找不到確認(rèn)樣。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要做到：A：有完整的產(chǎn)品資料，主動進(jìn)行宣傳。B：新品的成本，價格要進(jìn)行核算。C：新品的制作要留有實(shí)樣。D：客戶的來樣要保存好原樣。三形式發(fā)票：PROFMAINVOICE買方為了向其本國當(dāng)局申請進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)

8、票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期）。產(chǎn)品信息（品名，數(shù)量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。注意幾點(diǎn)：1.單價條款要明確（FOBCFRCIF）2.交期要明確3.付款條件要明確（LCTT）四出口貨物跟單的基本程序：出口貨物跟單是跟單員對

9、履行合同的跟進(jìn)。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關(guān)，報驗(yàn)，裝船)，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質(zhì)，按量地備好貨物。(2).催審單證：大多數(shù)的支付方式是LC。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對以LC為支付方式的合同進(jìn)行催證，審核和修改的跟蹤工作。催證：貨物快完成時，要催證。審證：審證是銀行和公司

10、的共同職責(zé)，但在范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策面上審，如開證的國家有無貿(mào)易往來，開證行的資信等等。公司則審開證人和受益人是否正確，LC的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份LC，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。(3).訂倉裝船：貨物備妥，LC沒問題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR和CIF成交的，我們負(fù)責(zé)租船訂