加強(qiáng)過程管理降成本提高采購(gòu)效果增效益

1、企業(yè)的采購(gòu)管理包括采購(gòu)活動(dòng)中的計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制活動(dòng)，其管理效果關(guān)系到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的延續(xù)和企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，也是職工參與企業(yè)民主管理的一個(gè)重要內(nèi)容，如何保質(zhì)、保量、適時(shí)和成本最省地進(jìn)行物資采購(gòu)工作，成為企業(yè)各項(xiàng)工作的重中之重。一、加強(qiáng)物資采購(gòu)計(jì)劃管理。提高計(jì)劃的準(zhǔn)確性和及時(shí)性物資計(jì)劃的準(zhǔn)確性直接影響到采購(gòu)任務(wù)的能否正確執(zhí)行和供應(yīng)時(shí)間的長(zhǎng)短。在實(shí)際工作中，因型號(hào)不清或沒有圖紙資料的計(jì)劃給采購(gòu)工作帶來很多被動(dòng)，在商務(wù)談判方面沒有

2、主動(dòng)性，在供貨時(shí)間上也沒有辦法保證。要做好采購(gòu)管理，須做好計(jì)劃的編制、審核工作，準(zhǔn)確、及時(shí)和全面、系統(tǒng)的計(jì)劃是依靠相關(guān)部門和人員共同努力的結(jié)果。1、做好基礎(chǔ)資料的收集、整理工作，齊備完整，及時(shí)歸檔。項(xiàng)目竣工后技術(shù)資料和變更某些部件的圖紙的完整歸檔，以及引進(jìn)新技術(shù)、新設(shè)備和新材料后，在改善勞動(dòng)條件、提高產(chǎn)量質(zhì)量、節(jié)約生產(chǎn)成本的同時(shí)，還得注重第一手資料的收集、整理工作，落實(shí)具體負(fù)責(zé)人，相關(guān)人員現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，實(shí)行目標(biāo)考核，資料不全不予結(jié)算，促進(jìn)資

3、料的完整、及時(shí)歸檔工作，為今后制定采購(gòu)計(jì)劃奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。2、使用單位和相關(guān)管理部門確定專人負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃的擬定、審核工作，并在相關(guān)工作會(huì)議上通報(bào)計(jì)劃內(nèi)容，征求相關(guān)人員對(duì)所需物資名稱、規(guī)格型號(hào)和實(shí)際消耗量等的意見。另外，保持基層單位計(jì)劃員的相對(duì)穩(wěn)定性、專業(yè)性，以及選擇責(zé)任心強(qiáng)的同志做計(jì)劃。計(jì)劃經(jīng)驗(yàn)缺乏或者責(zé)任心不強(qiáng)的同志在擬定計(jì)劃時(shí)很難提高計(jì)劃的準(zhǔn)確性，還會(huì)出現(xiàn)延誤計(jì)劃的2D《當(dāng)代經(jīng)濟(jì)》2006年第8期(上)現(xiàn)象，有時(shí)甚至抄計(jì)劃都會(huì)出現(xiàn)筆

4、誤。在計(jì)劃申報(bào)中就發(fā)生過一個(gè)單位，在幾天內(nèi)竟然申報(bào)同一種物資計(jì)劃，主要是由于擬定計(jì)劃和審核計(jì)劃的同志多人負(fù)責(zé)的結(jié)果。同時(shí)，要求計(jì)劃員經(jīng)常深入生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)，掌握物資的具體規(guī)格型號(hào)和消耗、庫(kù)存情況，掌握采購(gòu)物資使用的質(zhì)量和壽命，做好主要物資的跟蹤記錄。3、注重計(jì)劃申報(bào)的及時(shí)性和數(shù)量性，控制非計(jì)劃物資的采購(gòu)。之所以要求有計(jì)劃，主要是有計(jì)劃的采購(gòu)可以降低采購(gòu)成本，減少中間不必要的浪費(fèi)，在正常周期內(nèi)采購(gòu)的物資，有充足的時(shí)間進(jìn)行比價(jià)，了解市場(chǎng)多方信息，

5、在商務(wù)談判方面占優(yōu)勢(shì)。如果計(jì)劃申報(bào)只允許有一、二天的采購(gòu)時(shí)間，不僅無法進(jìn)行市場(chǎng)信息的了解，而且一旦供貨商知道是急需物資后，價(jià)格沒有辦法降低，特別是本地沒有庫(kù)存的還得臨時(shí)從外地調(diào)運(yùn)，如果計(jì)劃采購(gòu)數(shù)量小，一次采購(gòu)一、二塊鋼板或者幾百公斤鋼材，車輛運(yùn)輸費(fèi)在采購(gòu)金額中占的比例都很大，造成單價(jià)很高。還有的在準(zhǔn)備申報(bào)采購(gòu)時(shí)，時(shí)間較寬裕，但因某個(gè)人擔(dān)擱，或者審批過程過長(zhǎng)，最終造成供應(yīng)的緊迫性，作為急件處理。4、建立健全計(jì)劃申報(bào)(使用部門)、計(jì)劃管理和

6、物資采購(gòu)等部門的管理網(wǎng)絡(luò)，明確職責(zé)，齊抓共管，根據(jù)物資的需求量、庫(kù)存量和實(shí)際消耗情況全面、系統(tǒng)地安排計(jì)劃采購(gòu)量。充分發(fā)揮計(jì)劃部門和采購(gòu)部門的職能管理作用，防止出現(xiàn)“越俎代皰”的現(xiàn)象，禁止使用單位借緊急需要為由直接安排供應(yīng)商送貨，或者直接要求采購(gòu)某廠家的產(chǎn)品。二、加強(qiáng)物資采購(gòu)過程控制。增強(qiáng)采購(gòu)工作透明度，接受萬方數(shù)據(jù)職工群眾監(jiān)督1、統(tǒng)一采購(gòu)渠道，規(guī)范操作程序1)建立健全采購(gòu)網(wǎng)絡(luò)體系，加強(qiáng)合格供應(yīng)商管理以建立健全物資集團(tuán)化采購(gòu)、專業(yè)化采購(gòu)和

7、職能化采購(gòu)體系為目標(biāo)，堅(jiān)持集中采購(gòu)和分散采購(gòu)并存，主供應(yīng)商和次供應(yīng)商并存，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，降低管理成本，提高管理效果，還可以保持供應(yīng)的穩(wěn)定性。同時(shí)，建立規(guī)范、科學(xué)和可操作性強(qiáng)的合格供應(yīng)商評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)合格供應(yīng)商管理，采取El常業(yè)績(jī)跟蹤和階段性評(píng)比相結(jié)合的方法，從供應(yīng)物資的質(zhì)量和供應(yīng)商的可靠性、能力、服務(wù)水平等方面進(jìn)行考核，實(shí)行供方的動(dòng)態(tài)管理，建立供方檔案。根據(jù)物資類別和供方物資對(duì)生產(chǎn)的影響等，實(shí)行分類控制。2)規(guī)范招議標(biāo)、比價(jià)制度，公開操

8、作過程職工群眾關(guān)注的焦點(diǎn)主要是采購(gòu)質(zhì)量的可靠性、采購(gòu)價(jià)格的合理性、采購(gòu)過程的透明度等，將有關(guān)采購(gòu)信息公開體現(xiàn)了企業(yè)民主管理的程度，也體現(xiàn)出企業(yè)的工作作風(fēng)，一方面既能不斷促進(jìn)職能部I、]的工作效率，防止相關(guān)人員的職務(wù)犯罪；另一方面還可以接受群眾監(jiān)督，讓廣大職工參與企業(yè)管理。公開采購(gòu)操作過程，將招議標(biāo)、比價(jià)工作納入日?；芾矸懂?，實(shí)行“陽(yáng)光”采購(gòu)。在進(jìn)行招議標(biāo)、比價(jià)采購(gòu)時(shí)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)要規(guī)范、可操作性強(qiáng)，要考慮到投標(biāo)單位的規(guī)模層次，以及是否屬于生

9、產(chǎn)型企業(yè)等因素。規(guī)模層次不同，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不同，生產(chǎn)成本就不一樣，在進(jìn)行招議標(biāo)、比價(jià)時(shí)就不能以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)衡量，所以說在進(jìn)行招議標(biāo)時(shí)價(jià)格最低的并不一定是首選的產(chǎn)品。同時(shí)，確定專家?guī)旌捅O(jiān)督人員，抽簽選擇相關(guān)專業(yè)人員和職工代表參與招議標(biāo)全過程。將招標(biāo)公告、評(píng)標(biāo)結(jié)果及比價(jià)采購(gòu)等信息通過一定形式一定渠道及時(shí)進(jìn)行公布，真正做到堅(jiān)持公開、公平、公正的原則。2、完善審核、審批程序，健全采購(gòu)審計(jì)和監(jiān)督考核機(jī)制在一些企業(yè)，采購(gòu)部門往往被當(dāng)作“賊”來防，采購(gòu)監(jiān)控遠(yuǎn)

10、大于利用，談不上發(fā)揮采購(gòu)的作用，采購(gòu)部門成了單純的“出訂單的、作合同的、去提貨的”，不重視采購(gòu)人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，認(rèn)為有錢都能買到東西。也有的采購(gòu)部門，只有幾個(gè)人，工作照樣能維持，但工作效率和采購(gòu)效果如何就不敢肯定，計(jì)劃直接轉(zhuǎn)給供應(yīng)商，供應(yīng)商就成了間接的采購(gòu)單位?；蛘吒纱嘁詢r(jià)格選擇廠家，一昧追求低價(jià)。隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的持續(xù)發(fā)展，采購(gòu)管理的不斷深化，采購(gòu)作用愈顯重要，就得以總成本觀和戰(zhàn)略的思維來對(duì)待采購(gòu)工作。對(duì)相關(guān)采購(gòu)人員加強(qiáng)引導(dǎo)，注重素質(zhì)

11、、業(yè)務(wù)知識(shí)和警示教育，建立一套完善的審核、審批制度和監(jiān)督、考核方法，既要能充分發(fā)揮采購(gòu)人員的作用，又要有約束措施。審核、審批手續(xù)要靈活、適用，同時(shí)又能有效地控制整個(gè)采購(gòu)過程。匯報(bào)程序多，審核、審批時(shí)間長(zhǎng)，層層要求把關(guān)，到最后層層都難把關(guān)，容易流于形式，既影響采購(gòu)時(shí)間又影響采購(gòu)質(zhì)量。(1)建立采購(gòu)責(zé)任制、使用責(zé)任制和相互監(jiān)督機(jī)制。建立采購(gòu)責(zé)任制。采購(gòu)管理主管為總責(zé)任人，根據(jù)相關(guān)評(píng)價(jià)資料和具體采購(gòu)的執(zhí)行情況，對(duì)不合理的采購(gòu)和不盡職的人員進(jìn)行

12、業(yè)務(wù)調(diào)整，監(jiān)督、控制整個(gè)采購(gòu)過程。計(jì)劃員、采購(gòu)員、審核人員、進(jìn)貨管理員和評(píng)價(jià)人員等相關(guān)人員為具體責(zé)任人，對(duì)自己承擔(dān)的工作內(nèi)容負(fù)責(zé)，同時(shí)責(zé)任人間須相互把關(guān)，及時(shí)反饋不合理的信息。如采購(gòu)計(jì)劃員，其職責(zé)包括需求分析、市場(chǎng)分析、庫(kù)存分析和計(jì)劃的制訂、下達(dá)等，而采購(gòu)員通過實(shí)際市場(chǎng)了解和掌握的庫(kù)存情況，將相關(guān)信息反饋給計(jì)劃員，驗(yàn)證計(jì)劃員分析的準(zhǔn)確性，促使計(jì)劃員及時(shí)制定更準(zhǔn)確、更全面的采購(gòu)計(jì)劃。建立使用責(zé)任制。是指使用單位確定專人負(fù)責(zé)跟蹤物資的使用情

13、況，按照管理程序及時(shí)反饋采購(gòu)的物資質(zhì)量，追究故意隱瞞問題的同志的責(zé)任。另外也是為了更好地防止使用單位與供應(yīng)商間串通，以次充好，或者假借專利產(chǎn)品、新產(chǎn)品和資料不全為由導(dǎo)致采購(gòu)價(jià)格較高，從而損害企業(yè)利益。同時(shí)采購(gòu)部門和使用部門、責(zé)任人之間又要有約束機(jī)制，相互監(jiān)督，對(duì)不合理的采購(gòu)有防范措施。(2)建立財(cái)務(wù)審計(jì)部門的監(jiān)督機(jī)制和采購(gòu)人員的考核機(jī)制。在許多企業(yè)，一般都是以生產(chǎn)為中心，采購(gòu)部門大多處在“被告”地位，“做得好是應(yīng)該的，做得不好就是能力問

14、題”，看不出有什么明顯的成績(jī)，而且領(lǐng)導(dǎo)也很少會(huì)考慮怎樣激勵(lì)他們，導(dǎo)致相關(guān)采購(gòu)人員的積極性和進(jìn)取性差。要做好采購(gòu)管理工作，必須發(fā)揮相關(guān)人員的積極主動(dòng)性，根據(jù)采購(gòu)績(jī)效管理，從成本、質(zhì)量和交貨期等方面對(duì)相關(guān)責(zé)任人員有獎(jiǎng)有罰，財(cái)務(wù)審計(jì)部門通過審核計(jì)劃執(zhí)行情況，以及采購(gòu)資金和采購(gòu)渠道的合理性，結(jié)合部門和個(gè)人工作效率、采購(gòu)效果等對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行考核。3、建立健全職工群眾參與的采購(gòu)管理反饋網(wǎng)絡(luò)將采購(gòu)信息公開，接受群眾的監(jiān)督，吸取好的管理方法，對(duì)反映在執(zhí)

15、行采購(gòu)的過程中和采購(gòu)的質(zhì)量、價(jià)格，以及使用單位和供應(yīng)商之間等存在問題的部門和個(gè)人，財(cái)務(wù)審計(jì)部門和專業(yè)主管部門介入調(diào)查。對(duì)反映屬實(shí)的，將調(diào)查處理情況進(jìn)行通報(bào)，并獎(jiǎng)勵(lì)相關(guān)反映人員，從而不斷促進(jìn)采購(gòu)工作的公開、公平、公正。物資采購(gòu)管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，單靠某一個(gè)部門很難提高采購(gòu)工作效果，需要使用、計(jì)劃、采購(gòu)和財(cái)務(wù)審計(jì)部門間相互配合、相互協(xié)調(diào)，計(jì)劃準(zhǔn)確及時(shí)、采購(gòu)程序規(guī)范、操作過程透明、監(jiān)督機(jī)制完善、反饋網(wǎng)絡(luò)暢通，才能不斷提高采購(gòu)質(zhì)量、降低采購(gòu)