信息技術(shù)下的采購管理變更

1、計算機光盤軟件與應(yīng)用2011年第18期ComputerCDSoftwareApplications信息技術(shù)應(yīng)用研究—3—信息技術(shù)下的采購管理變更李小光1，鄧彩鳳2（1.中石油昆侖燃?xì)庥邢薰?，北?00101；2.大港油田公司對外合作項目部，天津300280）摘摘摘摘要：要：要：要：當(dāng)今世界已經(jīng)進入信息時代，信息技術(shù)的加速變革對企業(yè)傳統(tǒng)的經(jīng)營觀念和管理模式產(chǎn)生了巨大的沖擊，使企業(yè)生存面臨機遇的同時也面臨挑戰(zhàn)。采購作為企業(yè)生產(chǎn)的一個非常重

2、要的環(huán)節(jié)，對企業(yè)整體經(jīng)營活動效率的提高至關(guān)重要，因此企業(yè)采購管理的信息化無疑是現(xiàn)代企業(yè)采購發(fā)展的必然方向。文章將以信息技術(shù)為前提，論述在Inter環(huán)境下采購管理的變更歷程。關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)（Inter）；信息化采購；購管理中圖分類號：中圖分類號：中圖分類號：中圖分類號：F426.22文獻(xiàn)標(biāo)識碼：文獻(xiàn)標(biāo)識碼：文獻(xiàn)標(biāo)識碼：文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：文章編號：文章編號：文章編號：10079599（2011）18000302

3、ProcurementManagementChangesundertheInfmationTechnologyLiXiaoguang1DengCaifeng2(1.ChinaPetroKunlunGasCo.Ltd.Beijing100101China2.DagangOilfieldCompanyMinistryofFeignCooperationProjectTianjin300280China)Abstract:Todaythewl

4、dhasenteredtheinfmationageinfmationtechnologyacceleratethetransfmationoftraditionalbusinessconceptsbusinessmanagementhasahugeimpactonsurvivalofthebusinessopptunitiesbutalsochallenges.Productionprocurementasaveryimptantpa

5、rtofoverallbusinessactivitiesofenterprisesisessentialtoimproveefficiencysothecpatepurchasingmanagementinfmationtechnologyprocurementofmodernenterprisesisundoubtedlyinevitabletrendofdevelopment.Infmationtechnologywillbeth

6、epremiseofthearticlediscussesthemanagementoftheInterenvironmentchangesinprocurementprocess.Keywds:Inter(Inter)InfmatizationprocurementPurchasemanagement20世紀(jì)90年代以來，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，全球化信息系統(tǒng)逐步形成，當(dāng)今世界已經(jīng)從以機器和原材料為特征的工業(yè)時代，進入了以計算機和信息

7、技術(shù)為特征的信息時代。原有的采購管理模式由于信息溝通不及時、質(zhì)量控制難度大、協(xié)同管理效果差等缺陷越來越不能適應(yīng)激烈的市場競爭，開始探索能夠提高企業(yè)競爭力的新型采購管理勢在必行。信息技術(shù)的加速變革對企業(yè)傳統(tǒng)的經(jīng)營觀念和管理模式產(chǎn)生了巨大的沖擊，使企業(yè)生存面臨機遇的同時也面臨挑戰(zhàn)。采購作為企業(yè)生產(chǎn)的一個非常重要的環(huán)節(jié)，對企業(yè)整體經(jīng)營活動效率的提高至關(guān)重要，因此企業(yè)采購管理的信息化無疑是現(xiàn)代企業(yè)采購發(fā)展的必然方向。一、信息技術(shù)催生新的采購管理

8、模式所謂采購管理，是指為保障企業(yè)物資供應(yīng)而對企業(yè)采購進貨活動進行的管理活動。Inter出現(xiàn)以前沒有有效的工具幫助企業(yè)進行實時信息共享和協(xié)同，企業(yè)與供應(yīng)商溝通的手段和工具相對落后，大部分采用電話、傳真等傳統(tǒng)方式進行信息交流。由于信息不能及時傳達(dá)，導(dǎo)致企業(yè)的采購效率低下；對質(zhì)量和交貨期進行事后把關(guān)，采購方很難參與供應(yīng)商的生產(chǎn)過程和有關(guān)的質(zhì)量控制活動；同時，供應(yīng)商因為信息獲取不及時，反饋速度很慢，進一步影響了企業(yè)自身對生產(chǎn)和市場的反應(yīng)速度，增

9、加了企業(yè)風(fēng)險。面對這種情況，信息技術(shù)的發(fā)展迅速催生了新的采購管理模式——電子采購管理。隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)的快速發(fā)展和Inter的普及應(yīng)用，各個行業(yè)傳統(tǒng)的作業(yè)模式和固有的商業(yè)格局被迅速改變。信息技術(shù)不僅在傳統(tǒng)的招標(biāo)行業(yè)中得到應(yīng)用，而且催生了一種全新的采購管理模式。企業(yè)在基于Inter環(huán)境下的采購是通過電子商務(wù)，利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來實施的，即電子采購。電子采購旨在利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，尋找、管理合格的供應(yīng)商和物品，隨時了解市場行情和庫

10、存情況，編制采購計劃，在線采購所需的物品，并對采購訂單和采購的物品進行在途管理、臺賬管理和庫存管理，實現(xiàn)采購的自動統(tǒng)計分析。二、采購管理的發(fā)展歷程簡單地說，采購就是企業(yè)購買生產(chǎn)和生活所需的物資。它包括提出采購需求、選定供應(yīng)商、談妥價格、確定交貨及相關(guān)條件、簽訂合同并按要求收貨付款的過程。在Inter出現(xiàn)以前，傳統(tǒng)的采購方式主要有招標(biāo)采購、比價采購、詢價采購、議價采購、定價采購和公開市場采購等幾種。隨著采購管理水平的提高，采購的管理更加科

11、學(xué)化，采購又發(fā)展出訂貨點采購、MRP采購、準(zhǔn)時化采購、供應(yīng)鏈采購等技術(shù)。盡管傳統(tǒng)采購仍然在企業(yè)生產(chǎn)中扮演著極其重要的角色，但是隨著時代的發(fā)展，這些優(yōu)勢逐漸顯現(xiàn)出不足的一面，主要有以下幾點：第一，信息共享程度弱，使傳統(tǒng)的采購過程表現(xiàn)為典型的非信息對稱博弈過程。傳統(tǒng)的采購活動中，采購方為了能從多個相互競爭的供應(yīng)商中間選定一個最佳的供應(yīng)商，往往會保留一些私有信息作為權(quán)衡的籌碼，而供應(yīng)商為了保證與其他供應(yīng)商之間的競爭優(yōu)勢也會隱瞞一些自己的信息，

12、這樣就會造成供需雙方信息溝通的不暢，最終影響采購的順利進行。同時，傳統(tǒng)采購操作過程一般采用電話作為信息溝通的主要手段，采購過程缺乏文字記錄，因此也不利于信息共享和失誤追溯，給事后查詢和分析造成不便。人為參與環(huán)節(jié)多也會因為人的主觀性給信息溝通造成不利影響；第二，質(zhì)量控制難度大。傳統(tǒng)采購模式中采購方很難參與供應(yīng)商的生產(chǎn)組織過程和相關(guān)質(zhì)量控制活動中去，在這一點上供需雙方是不透明的，因此只能依靠事先約定的標(biāo)準(zhǔn)，在交貨時進行檢查驗收。這種缺乏質(zhì)量

13、控制的采購過程會導(dǎo)致采購方對所采購物資質(zhì)量控制的難度增加，使驗收檢查成為采購管理中一個難以控制的環(huán)節(jié)，給企業(yè)持續(xù)、正常的生產(chǎn)計劃埋下隱患；第三，供應(yīng)商管理缺乏穩(wěn)定性。在傳統(tǒng)的采購模式中，供需雙方是臨時的、短期合作，并且競爭多于合作的關(guān)系，由于供求雙方缺少溝通、協(xié)作和相互信任，供求雙方就不可能更加深入的合作，使這種關(guān)系缺乏長期性和穩(wěn)定性，造成生產(chǎn)環(huán)節(jié)的波動，直接影響企業(yè)的持續(xù)發(fā)展和市場競爭力；第四，采購成本高。傳統(tǒng)模式下的采購由于采購信息

14、發(fā)布渠道單一、信息發(fā)布速度相對滯后，所以可供選擇的供應(yīng)商較為有限，因此競價之后的差價幅度也很有限，不能最大程度的控制采購成本；傳統(tǒng)采購所需要的時間較長，需要經(jīng)過多家多輪的談判，計算機光盤軟件與應(yīng)用信息技術(shù)應(yīng)用研究ComputerCDSoftwareApplications2011年第18期—4—費時費力的同時也會產(chǎn)生較高的辦公、差旅費用，增加采購的經(jīng)濟、人力和時間成本；第五，響應(yīng)速度慢。傳統(tǒng)的采購模式不僅在競價過程中缺乏優(yōu)勢，由于信息溝

15、通不及時，采購方的響應(yīng)速度自然也就慢，因此在瞬息萬變市場競爭中往往使自己處于不利地位。同時，因為信息反饋的效率不高，還會造成合同變更不及時、庫存壓力大、資金流通率低等不利反應(yīng)。三、信息技術(shù)下采購管理的變更（一）采購驅(qū)動方式的變更。采購管理是企業(yè)管理的重點內(nèi)容之一，它在企業(yè)之間原材料和半成品生產(chǎn)合作交流方面架起一座橋梁，溝通生產(chǎn)要求與物資供應(yīng)的聯(lián)系。信息技術(shù)下的采購管理從根本上改變了傳統(tǒng)采購管理的驅(qū)動方式，使采購實現(xiàn)“從為庫存采購到為訂單

16、采購的變更”、“從采購管理向外部資源管理的變更”和“從一般買賣關(guān)系向戰(zhàn)略協(xié)作伙伴關(guān)系變更”三個方面的變更。1.從為庫存采購到為訂單采購的變更。信息技術(shù)下的電子采購改變了傳統(tǒng)采購以庫存為參考制定采購計劃的模式，采購活動以訂單驅(qū)動的方式進行。采購部門在用戶需求訂單的驅(qū)動下制定制造訂單，制造訂單驅(qū)動采購訂單，采購訂單又驅(qū)動供應(yīng)商，從而形成一條準(zhǔn)時、定量的采購驅(qū)動鏈，以準(zhǔn)時響應(yīng)用戶的需求，從而降低庫存成本，提高物流速度和庫存周轉(zhuǎn)率。2.從采購管

17、理向外部資源管理的變更。傳統(tǒng)模式下的采購由于響應(yīng)速度慢、產(chǎn)品質(zhì)量事后把關(guān)等缺陷，使企業(yè)無法實現(xiàn)同步化運作，因此信息技術(shù)下的電子采購管理提出了對采購物資實現(xiàn)外部資源管理的思路，采用基于訂單流程的準(zhǔn)時化生產(chǎn)模式，參入物資供應(yīng)企業(yè)的生產(chǎn)、運輸?shù)冗^程的監(jiān)控和管理，形成一種內(nèi)外部資源協(xié)同管理的模式，使企業(yè)的業(yè)務(wù)流程朝著無紙化、零缺陷、零庫存、零交貨期、零人力資源浪費等精細(xì)化管理方向發(fā)展?；谶@種協(xié)同的采購管理思想，企業(yè)的內(nèi)外資源被整合在一個統(tǒng)一的

18、信息平臺上進行管理，使企業(yè)變成一個電子化的內(nèi)外部協(xié)同工作的組織，即：以企業(yè)本身為核心，與供應(yīng)商、物流企業(yè)建立Inter信息平臺，來達(dá)到同步作業(yè)、資源共享的目的；3.從一般買賣關(guān)系向戰(zhàn)略協(xié)作伙伴關(guān)系變更。在傳統(tǒng)的采購模式中，供需雙方是臨時的、短期合作，并且競爭多于合作的關(guān)系，這種粗放的供應(yīng)商管理模式使企業(yè)生產(chǎn)資料的供應(yīng)非常沒有保障，并且這種簡單的買賣關(guān)系無法為企業(yè)解決一些涉及全局性、持續(xù)性和戰(zhàn)略性的問題。信息技術(shù)下的電子采購管理，由于信息

19、交流和協(xié)同管理的深入，供需雙方達(dá)成戰(zhàn)略合作關(guān)系已成為可能，也正是基于這一點，電子采購中的供應(yīng)商管理才能更好的適應(yīng)市場競爭的規(guī)律，實現(xiàn)供需雙方共贏。（二）采購管理的優(yōu)勢變更。信息技術(shù)下的電子采購利用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對采購過程中的各個環(huán)節(jié)進行管理，有效地整合了企業(yè)的資源，幫助供求雙方降低了成本，提高了企業(yè)的核心競爭力。在這一全新的商業(yè)理模式下，電子采購管理的優(yōu)勢亦是十分顯著。1.信息共享，采購信息的管理更有價值。利用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行的采購，

20、都以全面的數(shù)據(jù)庫作為支撐。在交易操作的過程中，網(wǎng)絡(luò)交易平臺會根據(jù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行真實的存儲，不僅方便日后查詢，便于總結(jié)經(jīng)驗，還可以通過系統(tǒng)分析實現(xiàn)數(shù)據(jù)整合，針對采購中出現(xiàn)的問題便于決策者做出快速的反應(yīng)。2.降低采購成本，提高采購效率，縮短采購周期。電子采購的網(wǎng)絡(luò)平臺面對全球市場，可以打破傳統(tǒng)采購模式的局限，引入多重競爭，貨比多家，在質(zhì)量、價格多家多重競爭中選擇滿意的供應(yīng)商，最大限度地降低采購成本；電子采購的作業(yè)都是通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)的，不僅避免了

21、與供應(yīng)商面對面的議價、談判過程，大大降低了采購的差旅成本，而且整個業(yè)務(wù)過程在網(wǎng)絡(luò)平臺上信息共享，真正實現(xiàn)了無紙化辦公，提高了采購效益；在網(wǎng)絡(luò)平臺上，采購方與供應(yīng)商的信息溝通更加便捷、準(zhǔn)確、及時，供需雙方可以實時互知供需狀況，一方面便于供應(yīng)商做出快速響應(yīng)，另一方面采購企業(yè)也可以實現(xiàn)準(zhǔn)時化采購，實現(xiàn)由“為庫存而采購”轉(zhuǎn)變?yōu)椤盀橛唵味少彙?，從而降低庫存成本，提高物流速度和庫存周轉(zhuǎn)率；3.實現(xiàn)采購管理向供應(yīng)鏈管理的轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代企業(yè)的競爭已經(jīng)不再

22、是單個企業(yè)之間的競爭，而是供應(yīng)鏈與供應(yīng)鏈之間的競爭，因此要求供需雙方建立起長期的、互利的、信息共享的合作關(guān)系。電子采購模式可以使參與采購的供需雙方進入供應(yīng)鏈，采購方可以及時將數(shù)量、質(zhì)量、服務(wù)、交貨期等需求信息通過電子采購平臺傳送給供應(yīng)方，并根據(jù)生產(chǎn)需求及時調(diào)整采購計劃，使供方嚴(yán)格按要求提供產(chǎn)品與服務(wù)，實現(xiàn)準(zhǔn)時化采購和生產(chǎn)，降低整個供應(yīng)鏈的成本，最大可能的使供需雙方實現(xiàn)“互惠共贏”。4.采購過程公開、公平、公正，提高采購的透明度。電子采購

23、的全部過程都是在公開的網(wǎng)絡(luò)平臺上完成的，避免了交易雙方的私下接觸，增強采購工作的透明性和公開性，有效地防止采購過程中由于人為因素造成的暗箱操作等腐敗行為的發(fā)生，使采購過程更公平、公正；由于采購過程公開在網(wǎng)絡(luò)上，不僅交易雙方、監(jiān)督部門可以全程了解、監(jiān)控，普通群眾也可以參與監(jiān)督，避免了采購中的黑幕，真正實現(xiàn)“陽光采購”。5.優(yōu)化采購流程，實現(xiàn)采購流程的標(biāo)準(zhǔn)化。電子采購根據(jù)信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點，對傳統(tǒng)采購的業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化、重組，設(shè)計出更加科

24、學(xué)、更加規(guī)范的采購操作流程，使電子采購的各個環(huán)節(jié)都能最大限度的發(fā)揮作用，并根據(jù)相應(yīng)的法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，按照設(shè)定好的標(biāo)準(zhǔn)化流程，從技術(shù)上限定所有操作流程必須按限定的程序完成，操作人員無法改變操作流程，最大限度減少人為因素影響，從而保證了采購流程的規(guī)范性。（三）采購管理的效果變更。信息溝通不及時、采購成本高、質(zhì)量控制難度大、協(xié)同管理效果差、采購方式單一等問題一直是傳統(tǒng)采購無法逃避的難題，基于信息技術(shù)的電子采購無疑成了破譯這些難題的鑰匙。事

25、實上，電子采購利用先進的信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在Inter環(huán)境下搭建起相對開放的網(wǎng)絡(luò)交易平臺，供需雙方通過平臺實現(xiàn)無縫性的商業(yè)交易。由于電子采購的網(wǎng)絡(luò)平臺面對全球市場，采購方有條件選擇更多的供應(yīng)商參入競爭，貨比多家，最大限度地降低采購成本；采購的信息化，使供求雙方的溝通變得更加便捷、準(zhǔn)確、及時，從而提高物流速度和庫存周轉(zhuǎn)率；采購信息化的另一個優(yōu)勢就是它實現(xiàn)了信息共享。信息共享不僅為供需雙方提供了及時的供需狀況，還為群眾參入采購監(jiān)督提高了方便，

26、使采購更加透明化，真正實現(xiàn)了“陽光采購”。四、結(jié)束語實踐證明，加強采購管理，是企業(yè)降低成本、保證產(chǎn)質(zhì)量的重要手段，是提高企業(yè)生產(chǎn)效率的重要前提，是增強企業(yè)核心競爭力的重要途徑。全球經(jīng)濟一體化進程快速推進的今天，企業(yè)之間的競爭日益劇烈，如何使企業(yè)在激烈的競爭中謀求更大發(fā)展，不僅要在產(chǎn)品開發(fā)、銷售等環(huán)節(jié)上尋找突破口，還需要在物資采購上挖掘潛力。因此，企業(yè)必須要有一套科學(xué)、系統(tǒng)、行之有效的采購管理方法來指導(dǎo)實施物資采購，以保障生產(chǎn)需求，為企業(yè)

27、參與市場競爭、獲得持久發(fā)展提供動力。基于信息技術(shù)的物資采購管理，正好順應(yīng)了企業(yè)發(fā)展的這一需求，更加淮確、及時、從容的處理物資采購過程中遇到各種的問題，成為現(xiàn)代企業(yè)物資采購管理的首要解決方案。參考文獻(xiàn)：[1]趙晨.第二代ERP引導(dǎo)企業(yè)信息化的明天[J].經(jīng)濟日報200211(7):12[2](美)布瑞德福特康納爾著張志強王春香譯.公司價值評估[M].北京:華夏出版社2001[3]肖勝萍蕭鵬.現(xiàn)代物流管理[M].北京:中國紡織出版社2003